複合機の見積もりを安くする裏技3選!!コピー機導入を検討している方は絶対みてください!!

複合機(コピー機)を導入したいが、何を選べばいいのか?予算がわからない」と、お悩みの担当者様も多いかもしれません。

インターネットで検索すれば様々なコピー機サイトが出てくるので、どこに問合せをすればいいのか難しいです。

また、ネット上では〇〇円と記載されていても、問合せをしてみると、どんどん金額が上がった。という事例もあったります。

適正なコピー機選びは難しいのが現状です。

 

そこで、今回は複合機業者の見積もり内容とその内訳。

安くするための3つのポイントをお伝えさせていただきます。

 

複合機(コピー機)の導入に向け、見積もりを検討されている方はぜひ最後までご覧ください。

 

複合機の見積もりをする際の内訳とは

複合機業者が作成する見積もりの内訳はおおまかに分けて以下の5項目と言われています。

  • 機器の本体価格
  • 設置する際の諸経費
  • オプション内容
  • リース期間(リース契約をする場合)
  • 保守契約(カウンター料金)

 

機器の本体価格

複合機(コピー機)の見積もりは、最初にメーカーや機種の選定をします。

販売業者からすれば得意なメーカーが存在するので、いろんなコピー機業者から見積書を取得する事をおすすめします。

同じメーカーで同じ機種でも販売業者によって本体価格は変わります。

本体価格の差分で販売業者は利益を確保しているので相見積もりして見比べる必要があります。

⇒複合機、コピー機は大手企業にお願いするべき?

 

設置する際の諸経費

複合機(コピー機)の金額は本体の購入価格だけではありません。

搬入設置費用や派遣費なども掛かったりします。

コピー機の販売店によって必要以上に諸経費が多い事もあるので確認しておく必要があります。

 

オプション内容

複合機(コピー機)は一般的にコンビニに置いてある機器をイメージするかと思いますが、

給紙カセットや自動原稿送り装置(ADF)などはオプション商品になります。

コンビニに設置してあるコピー機は自動原稿送り装置(ADF)の取付けはされておらず、プラテンカバーという、コピーなどをする際に蓋をするだけの装置が取り付けられております。

コンビニのように硬貨を入れて印刷したい場合はコインベンダーが必要になります。

また、パンチ機能や折込みをしたい場合はフィニッシャーというオプションが必要になります。

コインベンダーとフィニッシャーは複合機(コピー機)の横に取り付ける感じになります。

オプションは細かくいうと他にも沢山ありますが、複合機(コピー機)を設置する際に本当に必要な物なのか確認する必要があります。

⇒コピー機(複合機)のフィニッシャーとは?

 

リース期間(リース契約をする場合)

事務所に導入する事務機器の中で複合機(コピー機)は高額な商品になるので、一括購入では無く、リース契約をして導入するのが一般的になります。

機器の本体価格を5~7年で分割支払いをしていくイメージとなります。

リース契約は個人でいうとローンに似た契約となり、連帯保証人を付ける必要があります。

また、複合機(コピー機)の所有権はリース会社になるのでリース期間を終えるとコピー機をリース会社に返却する必要があります。

 

ここで注意する事はリース料率になります。

リース契約をした場合はリース会社に料率を支払う必要があります。

要はリース会社の取り分の料率を上乗せした金額を毎月リース料金として支払いをしていきます。

リース料率は複合機(コピー機)の提案をもらった販売店によって変動されます。

単純に大手の方がリース料率が低い傾向になります。

複合機(コピー機)の一括購入金額を見るだけでは無く、毎月支払っていくリース料金も確認するようにしましょう。

ちなみに複合機(コピー機)の見積書の中にリース料率が記載されている見積書は少ないです。

⇒コピー機をリース契約した場合の料率とは?

 

保守契約(カウンター料金)

複合機(コピー機)を導入する場合は必ず保守契約を保守会社と締結します。

保守会社は基本的にメーカーと契約する事になりますが、地場に強い保守会社と契約する事もあります。

保守契約はメーカーと締結した方が安心です。

保守会社との契約の場合はその会社によって対応スピードや質が変わるので予め確認を取る事をおすすめします。

保守契約の内容はいくつかありますが、一般的にはカウンター保守契約でコピー機を導入します。

このカウンター金額は特に注意して確認する必要があります。

カウンター金額は設置住所や毎月の印刷枚数などで変動されます。

もちろんメーカーによってもバラつきはありますが、毎月の印刷コストになるので確認しておきましょう。

リース料(リース会社)とカウンター料(保守会社)の2社に支払いをしていく事になります。

カウンター料の相場や安くするポイントなどもあるので下記、記事でご確認ください。

⇒複合機のカウンター料金とは -仕組み・相場・節約方法・注意点-

 

 

以上、5つに分けて解説させていただきました。

複合機(コピー機)の導入は確認する項目が沢山あります。

販売店から提出される見積書の型も様々あるので細かく確認していきましょう。

 

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正確な見積もりを出してもらうコツ

見積もりを依頼した際、複合機(コピー機)の業者によって見積内容は様々だと言えます。

大雑把であったり、逆に詳細な項目まで記載されていたりもするでしょう。

より細かく詳細な見積書は、実際に掛かる費用と大差のない把握が可能ですので、なるべく正確な見積書を作成してもらうことが大切になってきます。

 

そのためには、自社の要望や使用する環境などを詳しく業者に説明することも必要になるかもしれません。

複合機業者から求められる情報としては、おおむね以下のようなものが考えられます。

 

  • どのような理由で複合機を導入するのか?(新設、リース期間満了、故障のタイミングなど)
  • コピー機の設置住所は?
  • 現在使用しているコピー機のメーカーや型番は?
  • 希望している導入方法は?(リースor購入orレンタル)
  • 希望の機種やメーカーなどはあるのか?
  • どのような機能を使用したいか?
  • 1ヶ月の印刷枚数(モノクロ・カラー)はどのくらいなのか?

 

上記の内容以外にも細かい要望などを伝えておくことで、最適な機種の選定まで一緒に考えてくれ、正確な見積もりを出してもらえます。

日本には10種類以上のコピー機メーカーがあり、自分に見合った複合機(コピー機)選びは大変です。

このメーカーが〇〇の特徴があって相場価格は〇〇円くらい。

など、すべてのメーカーの特徴や相場感を把握するのは難しいです。

 

印刷品質重視なのか?料金重視なのか?これのどちらなのかは予め考えておきましょう。

より細かい要望があればコピー機の販売業者も正確な見積書を作成してくれると思います。

1社だけに見積依頼をするのではなくて、いろんな会社から見積書を取得する事がポイントです。

手間が掛かり面倒ですが、複合機(コピー機)は大きな買い物になるので慎重にコピー機選びをしていきましょう。

⇒業務用コピー機メーカーランキング~2021年版~

 

 

見積もりを安くするためのポイント

ここでは、複合機業者の見積もりを安くするためのポイントを3つお伝えします。

とても重要な内容になるので是非、参考にしてみてください。

 

ポイント1 月間印刷枚数を多めに申告する

複合機(コピー機)の月間印刷枚数とは、ひと月に印刷するおよその枚数であり、カウンター料金にダイレクトに反映されるものです。

カウンター料金はどの業者も基本的に、印刷枚数が多いほど安くなる傾向があります。

そのため、実際の月間印刷枚数より多く申告することで、ある程度の値引きになるかもしれません。

 

ただ、月間印刷枚数を正確に把握している方はなかなかいないと思います。

業種によっては毎月の印刷枚数にバラつきがある企業も多いはずです。

それに新設会社などはさらに月間印刷枚数は分からないですよね。

この月間印刷枚数は想定される枚数なので、ある程度ざっくりで問題ないです。

毎月の印刷枚数にバラつきがある企業は一番印刷する月の枚数を申告するといいでしょう。

 

ただ、カウンター保守契約には最低基本料金というものが設定されています。

印刷枚数が多い企業はカウンター料金が安くなっても、最低基本料金が高くなる傾向があります。

仮に最低基本料金が10,000円と設定されている場合、1ヶ月で一枚も印刷をしなかった場合でも10,000円を支払う必要があります。

月間印刷枚数は参考にするものであるため、極端に多く申告すると逆に損してしまうこともあるので注意しましょう。

 

また、モノクロ印刷よりカラー印刷の方が約10倍カウンター料金は高くなります。

そのため、カラー印刷を多く行う業種であれば、これも事前に伝えておくことで積極的に値引き交渉をしやすくなります。

なので、月間印刷枚数を申告する場合はモノクロ印刷〇〇枚、カラー印刷〇〇枚というふうにできるだけ細かく伝えるようにしましょう。

⇒コピー機のカウンター料金の相場~カウンター料金にバラつきがあるのは何故?~

 

ポイント2 必ず相見積もりを行う

複合機(コピー機)の導入に限った話ではありませんが、1社だけに頼らず必ず複数の業者に相見積もりを依頼しましょう。

その理由は、相見積もりを行うことで業者間による価格競争が生まれ、結果として値引きに応じてもらいやすくなるからです。

さらに言えば、メーカーではなく代理店や販売店であれば、割とあっさり値段を下げてもらえる可能性も見えてきます。

相見積もりをすることで相場も把握できますので、有利に交渉を進められるうえ、悪徳業者であれば見抜くことができるかもしれません。

最低でも3社から見積書取得するようにしましょう。

⇒『複合機のリース契約』料金比較の3つのポイントとは

 

ポイント3 要らないオプション機能を見極める

複合機(コピー機)には、追加できるオプション機能というものがあります。

複合機業者の中には、見積もり段階であらかじめオプション機能を含めている場合もあるので、見積書の内訳をよく確認して不要であればオプションは削除しましょう。

要らないオプション機能を除外することで、見積もり金額を抑えることができるかもしれません。

仮に、導入した後でオプション機能が必要になった場合は、後付けできるものもあるので複合機業者に相談してみると良いでしょう。

 

特に自動原稿送り装置(ADF)は見積書の中で標準装備ですが、本当に必要か見極める必要があります。

自動原稿送り装置(ADF)はコピー機やスキャンをする際にガラス面では無く、コピー機の上に装着されてある自動原稿送り装置(ADF)に用紙をセッティングすれば楽々できますよってオプションです。

コンビニなどの複合機(コピー機)は自動原稿送り装置(ADF)は装着されておらず、かわりにプラテンカバーが装着されているので参考に確認してみるのもいいと思います。

自動原稿送り装置(ADF)は通常タイプと高速タイプがあり、金額もかわります。

複合機(コピー機)のオプションといっても様々な種類があるので細かく確認しましょう。

 

また、複合機(コピー機)のオプションとは別でサポートオプションなどが含まれている事もあります。

これはコピー機販売業者独自のサービスになりますので、分からない事は細かく確認するようにしましょう。

⇒複合機、コピー機の便利機能『ADF』でできること・注意点

 

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まとめ

今回は複合機(コピー機)の見積を安くするポイントを解説させていただきましたが、いかがだったでしょうか?

複合機の見積もりを正確に提示してもらうには、設置環境や要望などをキチンと伝えることが大切です。

さらに複数の業者へ相見積もりを取り、要らないオプション機能などを除外することで見積金額を安くできるでしょう。

 

この記事を参考に、ぜひ上手に複合機(コピー機)を導入なさってください。

 

それでは最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

 

おまけ

弊社の大型コピー機レンタル「ZEROコピ」サービスでは名前の通り、リース契約ではなく、レンタル契約をメインにご案内させていただいております。

レンタル期間の縛りがなく、月額2,980円(スタートアッププラン)で業界最安値でサービス展開をさせていただいております。

現在、地域限定で行っているサービスですが拠点も徐々に増やしております。

サービスプランもいくつかご用意させていただいておりますので、お客様のご要望にあわせて専任のスタッフがご案内させていただきます。

もちろんリース契約でもご案内ができますので、レンタル契約とリース契約の違いなど、包み隠さずお伝えさせていただきます。

 

これから複合機(コピー機)の導入を検討している方は気軽にお問合せください。

 

 

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