複合機のカウンター料金とは
-仕組み・相場・節約方法・注意点-

複合機、コピー機を導入する際は「リース契約」だけではなく、コピー機の保守会社と「保守契約」を結ぶ必要があります。

保守契約はいくつか種類がありますが、今回は一般的な「カウンター保守契約」と、その「カウンター保守契約」で発生するカウンター料金についてご説明します。

 

複合機、コピー機は高額で「リース契約」だと5~7年と長期的な契約となります。

複合機、コピー機を利用するためには「リース契約」「保守契約」の2つの契約が必要になるので、契約内容をしっかり理解したうえで導入しましょう!

 

⇒複合機、コピー機導入時の悩み”保守契約”

 

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コピー機の「カウンター料金」とは

カウンター料金とは、複合機、コピー機で印刷枚数がカウントされ、その枚数に応じて課金される料金のことです。

カウンター料金はモノクロ印刷とカラー印刷の2種類に分類され、それぞれ料金が異なります。
(コピー機メーカーによって2色印刷でカウンター料金が設定される事もあります。)

 

また、カウンター料金の他に最低基本料が設定されており、
1枚も印刷しなくても最低基本料の支払いが発生いたします。

この、カウンター料金と最低基本料はコピー機メーカーによって相場が異なり、
毎月の印刷枚数や導入するエリアによっても金額が異なります。

 

カウンター料金はモノクロ印刷とカラー印刷で料金の差があります。

また、コピー機メーカーによってはモノカラー印刷(2色印刷)といって、
モノクロ印刷とカラー印刷とは別に
2つの色を使うと印刷カウントされる方式もあります。
(コピー機メーカーのリコーなどはモノカラーが一般的です。)

 

カウント枚数は1ヶ月でそれぞれの枚数(モノクロ、カラー)を集計し、メーカーから毎月カウンター料金の請求があります。

印刷用紙のサイズもそれぞれカウンター料金に差が出ます。

例えばA3で印刷する場合は「ダブルカウント」と言って、A4×2枚分とみなされることもコピー機メーカーによってはあります。

A3用紙でよく印刷される方は、ここも契約前に注意してみてみましょう。

また、両面印刷の方が片面印刷よりも節約になる、という認識があるかもしれませんが、これはカウンター料金の概念で言うと間違いです。

確かに用紙代は節約されるのですが、カウンター料金は用紙一面でカウントされるので両面印刷の場合は2カウントされます。

要は両面印刷の場合は表面のカウントと裏面のカウントで2枚分のカウンター料金が発生します。

 

ただ、「カウンター保守契約」はどれだけ印刷しても修理費や部品代などすべて無料になるので、
「リース契約」で複合機、コピー機を導入している80%以上の企業が「カウンター保守契約」で締結しています。

 

 

⇒コピー機のカウンター料金の相場~カウンター料金にバラつきがあるのは何故?~

 

 

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「カウンター料金」のメリット

この「カウンター料金」のメリットの一つに、ランニングコストの見通しが楽、という点があります。

 

「リース契約」の場合、コピー機は5~7年と長期で使う機械になります。

長く使っていれば、定期的にメンテナンスや修理も必要になりますし、
印刷枚数が比較的多い企業なら消耗品のトナーカートリッジの交換も高頻度で必要となります。

 

カウンター保守契約を結んでいれば、修理費用やトナー購入費用が掛からずに利用できます。

複合機リース・レンタル契約の「カウンター料金」の経費は消耗品費や事務用品費で仕訳します。

⇒コピー機は経費処理できる?

 

トナーカートリッジが無くなった場合は連絡一本ですぐに届けてくれます。
トナー交換もすぐにしてもらえるので業務に支障をきたす心配もありません。
また、トナー交換は保守員を呼ばなくても、ご自身で簡単に交換ができます。

 

「カウンター料金」は毎月の印刷枚数が多いほど一枚当たりの金額が安くなります。

これは毎月カウンター料金が変動するのではなく、
「カウンター保守契約」の契約前に保守会社からカウンター料金が提示されます。

保守会社としては毎月の印刷枚数が多ければ多いほどカウンター料金の総額が大きくなるので、印刷枚数が少ない企業より印刷枚数が多い企業の方がカウンター料金を安く提示してくれます。

上記の内容を把握する事によって保守会社に「カウンター料金」の交渉ができるようになるので重要なポイントです。

 

印刷枚数が多いほどランニングコストが抑えられるのもメリットの一つになります。

 

■カウンター料金のメリット■

1.  修理・メンテナンス代がカウンター料金に予め含まれているので、ランニングコストの見通しが楽。

2.  印刷枚数が多いほどランニングコストが抑えられる。

 

 

「カウンター料金」のデメリット

続いて「カウンター料金」のデメリットをご紹介させていただきます。

「カウンター料金」はモノクロ印刷〇円/枚、カラー印刷〇円/枚と1枚当たりの金額が設定されています。

このカウンター料金とは別に最低基本料金という金額も設定されております。

 

最低基本料金が設定されているので、月間で1枚も印刷しない場合でも基本料金の支払いがあります。
なので、印刷枚数が極端に少ない企業にとっては勿体無く感じてしまいます。

 

また、月間の印刷枚数が多い企業でも印刷ミスを大量にしてしまったり、無駄な印刷が多くなってしまうと、カウンター料金の請求額が高くなってしまうと言うのも注意しなければデメリットとなります。

 

「カウンター料金」はモノクロ印刷とカラー印刷でカウンター料金が違います。
モノクロ印刷に比べてカラー印刷は10倍ほど高くなります。

印刷物に赤文字がちょっとでも入っていると高額なカラー印刷のカウントとなりますので注意が必要です。

 

■カウンター料金のデメリット■

1.  印刷枚数がどんなに少なくても最低基本料金の支払いがある。

2.  印刷ミスなど無駄な印刷が増えると請求が高くなる。

 

⇒コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法

 

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コピー機の印刷コスト=リース料+カウンター料金+?

複合機、コピー機のランニングコストとして一般的に必要なのは、

①リース料金(本体代)

②カウンター料金(メンテナンス代)

③消耗品代(用紙など)

上記の3つです。

 

①リース料金(本体代)

リース料金は契約したリース会社に5~7年かけて支払います。
個人でいうローンみたいなイメージになるので、連帯保証人を付けて審査が必要になります。

また、リース会社に毎月、金利を払う必要があります。
金利が高いリース会社や販売店によってリース契約の金利に違いがあるので確認する事をおすすめします。

「リース契約」はコピー機をリース会社から借りているイメージとなりますので、契約満了になった場合はコピー機をリース会社に返却する必要があります。

⇒コピー機にリース契約が多い理由とは

 

②カウンター料金(保守・メンテナンス代)

カウンター料金リース会社ではなく保守契約を締結した保守会社に金額を支払います。
一般的には導入したコピー機のメーカーとの契約となります。

コピー機のメーカーではなく、地場に強い事務機屋さんなどと保守契約を結ぶケースはありますが、カウンター料金が高額になるのであまりおすすめしません。

⇒複合機、コピー機は大手企業にお願いするべき?

 

③消耗品代(用紙など)

カウンター契約でトナーカートリッジやメンテナンス部品などは保守会社から無償で提供してもらえます。

その他で掛かる費用としては「印刷用紙」はお客様負担になります。

また、細かいですが、コピー機の「電気代」もお客様負担となります。
コピー機の電気代を詳しく知りたい方は下記のコラムから確認してみてください。

⇒コピー機・複合機の消費電力は?節電方法もご紹介!

 

 

コピー機を契約をする際は、ほとんどの場合はコピー機の販売店から提案を受けると思いますが、そのコピー機の販売店と契約するのではなく、リース会社」と「保守会社」の2つの契約をする必要があります。

なので基本的には「リース会社」「保守会社」に印刷コストを支払っていきます。

 

 

カウンター料金の相場

次に具体的なカウンター料金や最低基本料金の相場をご紹介させていただきます。

毎月の印刷枚数や設置場所で金額に相違がありますので、あくまで目安として確認してみてください。

 

複合機、コピー機のカウンター料金の大体の相場は

モノクロ印刷=1~3円/枚

カラー印刷=8~15円/枚

最低基本料=2000~3000円/月

 

モノクロ印刷とカラー印刷で料金の差が大きいので、やはりカウンター料金の節約にはカラー印刷を減らすことが一つのポイントになります。

 

10年以上前はコピー機の販売業者がメーカー提示のカウンター料金に対してカンター料金の金額の上乗せをして、ストック利益を獲得していました。

近年ではネットの普及やカウンター料金自体が安価になってきているので上乗せする販売業者も少なくなってきてカウンター料金の相場は抑えられている傾向になります。

 

カウンター料金は導入するコピー機メーカーや月間印刷枚数、設置場所によって相場が異なります。

カウンター料金が比較的安いメーカーもありますので、導入を検討している方はいろんなコピー機メーカーから見積をとる事をおすすめします。

 

⇒コピー機のカウンター料金の相場 ~カウンター料金にバラつきがあるのは何故?~

 

 

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カウンター料金を安くする裏技!?

カウンター料金の相場をお伝えしたかと思いますが、それはあくまで相場価格となります。
相場価格より高い場合もあれば、安くなる場合もあります。

 

ここではカウンター料金を安くする秘訣をお伝えさせていただきます。

下記の内容はコピー機を導入する前に確認する項目になりますので、これから導入を検討している方は是非、確認してみてください。

 

毎月の印刷枚数

複合機、コピー機を導入する際は必ず毎月の印刷枚数を聞かれると思います。

簡単に言うと、毎月の印刷数が多いほどカウンター料金の単価が安くなります。

 

毎月の印刷枚数が多い企業に関してはメーカー側の利益がある程度見込めるのでカウンター料金が安くなります。

 

毎月の印刷枚数はモノクロ印刷とカラー印刷の枚数が必要になります。

カラーの印刷枚数が多いほうがカウンター料金は安くなる傾向になります。

 

ただ、毎月の印刷枚数を聞かれても新設法人の場合などはどれくらい印刷するのか分からないと思います。
また、コピー機の切替を検討している方も今までどれくらい印刷していたのか正確に把握している人はなかなかいないと思います。

 

この毎月の印刷枚数は想定しているモノクロ印刷とカラー印刷の枚数で問題ないです。

極端に印刷枚数を増やして報告するとあまり良くないですが、
契約後に保守会社からカウンター料金の価格の引き上げをするといった事はありません。

なので、毎月の印刷枚数に変動があると思いますが、一番印刷枚数が多い月を想定して伝えていただければと思います。

 

この内容を知っているだけで、カウンター料金の相場価格より安くなる事もありますので覚えとくと良いと思います。

 

 

コピー機の設置エリア

導入するコピー機メーカーの保守拠点から離れてしまうとカウンター料金は割高なってしまいます。

保守会社目線で言うと、保守拠点からメンテナンス場所までに距離があると、
移動時間が掛かってしまうので一日潰れてしまう。という事もあります。

そう考えると、保守拠点から遠い設置場所より近い場所の方が優遇されます。

なので、保守拠点が都心部に構えているので都心部の近いほうがカウンター料金が安くなる傾向になります。

 

コピー機を導入する立場から考えると、どうしようもない事ですが、ある程度は度配慮していただければと思います。

どのメーカーも保守拠点は全国に多く構えていますが、
導入するコピー機メーカーや保守会社がどこからメンテナンスに来るのか確認する必要があります。

 

 

既存のコピー機メーカー

コピー機の販売店から「今、コピー機は利用していますか?」と良く聞かれると思います。

この内容は新しくコピー機を導入する方は関係ない話しになります。

 

既にコピー機をリース契約で導入している場合、営業に来た販売店から同じメーカーのコピー機を導入する事は基本的にはできません。

冒頭でも話した通り、コピー機はリース契約で5~7年の契約をしています。

元々、別の販売店さんの契約がある中で同じコピー機メーカーの提案は業界としてタブーとされています。

余程の理由があれば新しいコピー機の販売店さんから提案して頂けると思いますが、
コピー機メーカーとしてはお客様の取り合いはNGです。

 

例えば、今までキャノンのコピー機をリース契約していると仮定した場合、新しい販売店さんからリコーの提案を受けるとします。
コピー機メーカーのリコー社とすれば、キャノンから乗り換えてほしいので、キャノンのカウンター料金より安く提示してくれます。

一見当たり前のように思いますが、コピー機を導入する際は重要な内容となります。

 

なので、コピー機メーカーは様々ありますが、いろんなメーカーに声を掛けて値引き交渉する事がポイントです。

凄く手間ではありますがコピー機は高額な商品で、長く利用する事務機器になるので、このポイントは抑えていただきたいです。

 

 

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カウンター料金が安いと修理が遅い?注意点とは

カウンター料金が安い場合、注意したいのは「保守・メンテナンス」の質です。

コピー機は精密機械になるので長く利用していくと劣化していきます。
トラブルは付き物になるので「保守・メンテナンス」は重要なポイントになります。

カウンター料金はもちろん安いにこしたことはないですが、料金だけで選んでしまうと「修理が遅い」「アフターフォローが無い」などの事例もあります。

例えば、日本国内の複合機、コピー機の導入シェア率トップ3の「富士フィルムビジネスイノベーション(旧:富士ゼロックス)」「リコー」「キャノン」は導入台数が多い分、保守拠点も日本全国に多く構えております。

 

保守拠点が多いのでトラブルが起きた際は迅速なメンテナンス対応が見込めます。

ただ、コピー機の設置場所から保守拠点がどれくらいの距離なのかは確認する事をおすすめします。

 

カウンター料金だけではなく「保守・メンテナンス」の質は重要になりますので、その点に注意してコピー機メーカーをを選びましょう。

 

⇒複合機、コピー機メーカーランキング

 

 

カウンター料金が無料の会社とは

大型コピー機レンタル「ZEROコピサービスは今まで紹介した一般的なリース契約ではなく、レンタル契約のサービスになります。

小型コピー機ではレンタルサービスは多くありますが、大型コピー機でサービス展開をしているのはかなり珍しいかと思います。

 

「ZEROコピサービスはお客様にあわせた4つのプランで構成されております。

すべてのプランに対しで「保守・メンテナンス代」は無償で受けれるようにサービス設計をしました。

 

「ZEROコピ」【スタンダードプラン9,800円/月】では月額料金の中にモノクロ印刷2,500枚/月、カラー印刷500枚/月が含まれておりカウンター料金の支払いがありません。

また、消耗品のトナーカートリッジも無償で提供されるので毎月9,800円のみで大型コピー機の利用が可能です。

 

カウンター料金が安い際に注意すべき「保守・メンテナンス」についても、「ZEROコピ」は心配ありません。

東京、神奈川、千葉、埼玉エリアでサービス展開を絞り、保守メンテナンスを柔軟に対応します。

ZEROコピ専用の保守、操作窓口を設け、電話で改善されない場合は当日対応、遅くても翌日の午前までに対応させていただきます。(無料にて対応)

 

コピー機の導入を検討している方は是非、お問合せください。

 

 

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まとめ

今回は複合機、コピー機の「カウンター料金」について説明しましたが、参考になりましたでしょうか?

「カウンター契約」が一般的な保守契約となり、メンテナンス費用や部品交換費用、トナーカートリッジが無料で対応してくれる事がメリットです。
ただ、カラー印刷のカウンター料金がモノクロ印刷に比べて割高になるため、カラー印刷をする際は注意する必要があります。

 

複合機、コピー機のカウンター料金は各メーカーや毎月の印刷枚数、設置エリアで変動しますので、
見積りを取得する場合は1社だけではなく、いろんなメーカーから見積りをもらう事をおすすめします。

 

また、弊社【ZEROコピ】サービスではリース契約ではなくレンタル契約のサービスを展開しております。

月額サービス料の中にメンテナンス費用や部品交換費用なども含まれており、業界初の契約期間縛りなしで展開しております。

大型の複合機、コピー機が月額サービス料2,980円~で利用可能となっておりますので、是非お問合せください。

 

 

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