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カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して
みなさん、こんにちは！！！
コピー機(複合機)の契約種類というのは様々ありますが、今回はもっともポピュラーな「カウンター保守契約」の印刷枚数の算出方法について説明したいと思います。
カウンター保守契約を聞いた事がある方は多いかもしれません。
ただ、カウンター料金は契約している法人によってバラバラです。
そもそも会社によってなんで料金にバラつきがあるのか？そもそもどういう契約なのか？印刷コスト削減方法なども触れながら解説したいと思います。
それではいってみましょう！！！！
コピー機のカウンター保守契約とは
コピー機(複合機)のカウンター保守契約とは、一枚印刷する度に重量課金制で料金が発生する保守契約の事になります。
モノクロ印刷、カラー印刷で一枚あたりの金額が異なり、印刷1枚あたりの金額をカウンター金額またはカウンター料と表現します。
また、モノクロ、カラーの２つのパターンだけでは無く、メーカーによっては「モノカラー印刷」といい2色の色を使った場合のカウンター料も設定される事があります。
カウンター保守契約はカウンター料金の他に最低基本料が設定されております。
簡単にお伝えすると1枚も印刷しなくても最低基本料の支払いが発生いたします。
カウンター保守契約には【カウンター料金】【基本料金】の支払いがあるので覚えておきましょう。
この、カウンター料金と最低基本料はコピー機メーカーによって相場が異なり、毎月の印刷枚数や導入するエリアによっても金額が異なります。
各コピー機メーカーで相場感は異なりますが、現在ではモノクロ印刷1円/枚、カラー印刷10円/枚、最低基本料金2,000円/月といったところだと思います。
上記で分かるように、カウンター料金はモノクロ印刷とカラー印刷で料金の差には約10倍ほどあります。
カウンター料金で「モノカラー印刷」の設定がない場合は、印刷物に赤色の文字が1文字だけ入っていてもカラー印刷カウントになるので要注意です。
印刷枚数は1ヶ月でモノクロ、カラー印刷の枚数を集計して保守会社からカウンター料金・基本料金の請求があります。
一見、料金が高く感じてしまいがちですが、「カウンター保守契約」はカウンター料金・基本料金を支払う代わりに修理費や部品代などすべて無料になります。
保守契約をしていないと故障した度に高額請求になるのでとても画期的な契約といっていいでしょう。
コピー機(複合機)をリース契約して導入している80％以上がこの「カウンター保守契約」で締結しています。
⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
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カウンター枚数の算出方法に関して
コピー機(複合機)は印刷をする度に自動的にカウンター枚数を数えてくれます。(超優秀！！！)
モノクロ、カラーと２つのパターンで算出し、保守契約の内容によってモノカラー(2色)の印刷枚数も数えてくれます。
印刷枚数の対象としては、プリントアウト、コピー、FAXで印刷したものすべてが該当されます。
カウンター枚数の集計は毎月行うとお伝えしましたが、現時点の枚数を確認する事はできません。
コピー機(複合機)ではトータルの印刷枚数を確認する事はできますが、今月何枚印刷したかは保守会社からの明細で確認する流れとなります。
コピー機(複合機)のカウンター枚数は単純に印刷した枚数でカウンター金額が発生する為、ミスプリントやミスコピーなどを減らすことがコスト削減のポイントとなります。
特にカラー印刷はモノクロ印刷の約10倍の料金になるので、カラー印刷は要注意です！！
社内資料などは極力、モノクロ印刷を心がけましょう。
また、印刷をする前にプレビューで確認してか印刷するなど、社内ルールの徹底をしていきましょう。
カウンター枚数はあくまで印刷した枚数を数えるため、FAXで受信したデータを印刷するのではなく、自動的にデータ転送をしたり、スキャン機能をうまく活用し、ペーパレス化をしていけばコスト削減に繋がっていきます。
下記の記事ではFAX受信設定の方法などを記載していますので気になる方は確認してみてください。
⇒コピー機(複合機)のFAX受信方法を紹介！！意外と知らない４つの受信方法
両面印刷した場合の印刷枚数は？
モノクロ印刷、カラー印刷の1枚あたりでカウンター枚数が算出されますが、両面印刷はどのようなカウントになるのでしょうか？
結論としては両面印刷した場合は2カウントとなり、2枚分のカウンター料金(ダブルカウント)が発生いたします。
経費削減の為に両面印刷を推奨している企業はあるかも知れませんが、カウンター料金の削減にはなりません。
ダブルカウントになるためカウンター料金の削減にはなりませんが、両面印刷は印刷用紙のコスト削減に繋がります。
カウンター料金の削減はカラー印刷を減らす事です。
何度もお伝えさせて頂いておりますが、モノクロ印刷の約10倍の金額です。
また、1文字カラーを使うだけでカラー印刷カウントとなります。
この内容を理解するだけでも大幅な印刷コストの削減に繋がると思います。
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用紙サイズが大きい場合、小さい場合の印刷枚数は？
コピー機(複合機)はA３サイズやハガキサイズなど様々な用紙サイズや用紙種類に対応しています。
A４サイズとA3サイズは同じカウンター金額なの？と思った方もいるのではないでしょうか？
結論としては基本的には用紙サイズや種類に関係なく全て１カウントの算出となります。
A3サイズの方が色を多く使用するはずなのですが、カウンター保守契約では用紙サイズで枚数カウントに変動はありません。
なのでA３サイズの印刷用紙を上手く活用するようにしましょう！！
「１枚の用紙に2ページ分のデータを割り付けて印刷」する2in1印刷や、4ページ分のデータを割り付けて印刷する4in1印刷という設定があります。
この2in1印刷はA３サイズだけではなく、一般的なA4サイズの印刷用紙にも活用ができます。
2in1印刷だと単純に2ページを1ページにして印刷をするので印刷代も半額になります。
4in1印刷だと印刷代は4分の1です！！
印刷用紙のサイズでカウンター料金の変動はないので上手く活用すてば印刷コスト削減に繋がるので是非、試してみてくださいね。
⇒印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア 5つを紹介
印刷枚数の確認方法は？
コピー機(複合機)のカウンター保守契約は1枚印刷する度に料金が発生するので、印刷枚数を気にしていく必要があります。
毎月、保守会社から月間のカウンター金額の明細が届くので、その明細で枚数の確認ができます。
また、コピー機本体の「コピー」のボタンを長押しすれば確認する事ができます。(豆知識！)
ただし、コピー機本体から確認する場合は月間のカウンター枚数では無く、総印刷枚数(モノクロ、カラー)のみしか確認がとれないので、細かく確認した場合は毎月、定期的にチェックしていく必要があります。
コピー機本体からも毎月のカウンター枚数が確認とれるようになればいいのですが、基本的には保守会社からの明細での確認となります。
コピー機保守業者の印刷枚数の確認は設置されているコピー機(複合機)から定期的に保守業者に印刷枚数のデータを自動的にメールでお送りしています。(自動検針システム)
カウンター保守契約書の中にもその内容が記載されているので確認してみましょう！
ちなみにインターネットネットを契約していない場合やセキュリティの兼合いでメールを自動的に飛ばす事ができない場合は、毎月保守業者から印刷枚数の確認の連絡が入るので対応する必要があります。
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まとめ
今回はコピー機(複合機)の印刷枚数の算出方法についてご説明いたしましたが、少しは参考になりましたでしょうか？
コピー機(複合機)の印刷枚数の算出方法を理解すれば印刷コストの削減に繋がります。
ポイントはこの3つです。
モノクロ印刷よりカラー印刷の方が約10倍高い
両面印刷はダブルカウント
印刷用紙のサイズでカウンター料金の変動はない
この内容を理解した上で社内ルールの徹底が必要です。
少しの心がけだけで印刷コストは大幅に変わります。
毎月の印刷枚数にもよりますが年間で数十万コスト削減できるかもしれません。
今回の記事を是非、参考にしていただければと思います。
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