コピー機は経費計上できるのか？導入方法による経費の勘定科目と仕訳方法をご紹介

仕事をするうえでコピー機(複合機)は欠かせない事務機器のひとつです。

業務用コピー機(複合機)は高額な商品になるので慎重に導入を進める必要があります。

コピー機の導入が問題なく完了してから、そのコピー機の経費処理はどうすればいいのか気になる方も思います。

今回の記事ではコピー機(複合機)を導入した後の経費計上についてご説明させていただきます。

コピー機(複合機)の契約内容やサービス内容などをしっかり理解したうえで、導入後もスムーズに処理できるようにしましょう。

導入方法の違いによる経費計上
コピー機をリース契約した場合の経費計上
リース契約時の保守料金に関して
コピー機をレンタル契約した場合の経費計上
コピー機を買取りした場合の経費計上
経費計上の勘定科目
まとめ
補足

導入方法の違いによる経費計上

コピー機(複合機)を導入するためには【リース契約】【レンタル契約】【買取り】の３つの方法がございます。

8割以上の企業ではリース契約でコピー機(複合機)を導入しております。

契約種類でメリットやデメリットはもちろんありますが、経費計上の仕方も変わります。

経費計上の違いを理解する事によって導入方法の考え方も変わるかもしれません。

コピー機(複合機)はリース契約が一般的だから流されていませんか？

導入後の支払いもしっかり把握したうえで適正なコピー機選びをできるようにしましょう。

コピー機には様々なコストがかかり、契約形態や用途によって勘定科目は変わります。

複式簿記や財務諸表を記入するときに勘定科目を間違えないために、それぞれの計上の仕方を理解しましょう。

今回は【リース契約】【レンタル契約】【買取り】それぞれでどのような経費計上をする事ができるのか解説させていただきます。

⇒リース契約が当たり前！？コピー機のレンタル契約のメリットとデメリットを解説

■お安い大型レンタルをお考えの方はこちら（業界でもびっくりな価格表）
■リースをお考えの方はこちら（メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い）
■小型機のレンタルをお考えの方はこちら（1週間無料お試し）

コピー機をリース契約した場合の経費計上

コピー機(複合機)をリース契約した場合は「リース資産」として経費計上ができます。

リース契約の際はリース料率が設定されており、リース会社に金利を支払う必要があります。

この金利は「リース資産」には含まれません。

リース料の金利は支払利息として処理する必要があります。

⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！

コピー機(複合機)のリース契約には「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」2つの取引形態があります。

コピー機の導入の場合は基本的に「ファイナンスリース」での契約となります。

ファイナンスリースとはリース契約期間中に契約解除ができないという特徴があります。

ファイナンスリースでさらに細かく区分され、「所有権移転ファイナンスリース」と「所有件移転外ファイナンスリース」に分かれます。

この二つのリース契約の区分で経費処理の方法が変わるので解説させていただきます。

まずはリース契約した場合のコピー機の所有権はリース会社にあるという事を前提に確認していただければと思います。

所有権移転ファイナンスリースとは

所有権移転ファイナンスリースはリース期間満了するとリース契約していた資産の所有権を移せるという事です。

要は期間満了後にコピー機(複合機)をリース会社から貰う受け、そのまま使用する事が可能です。

経費計上としては「リース資産」として計上する事が可能です。

支払い時には「リース債務」として費用計上となります。

所有権移転外ファイナンスリースとは

所有権移転外ファイナンスリースはリース期間満了した場合、リース会社にコピー機を返却する必要があります。

コピー機(複合機)を返却する際はリース会社が支持した場所に返却する必要があります。

費用は実費となり、設置場所から距離が遠い場合もあったります。

経費計上は所有権移転ファイナンスリースと同様に「リース資産」として計上する事が可能で、支払い時には「リース債務」として費用計上となります。

リース責務として費用計上しますが、「リース資産定額法」が適用されるため減価償却を行う必要があります。

具体的にはリース資産総額をリース契約期間の月数で割り、事業年度ごとにその年度の契約月数分の金額を「減価償却費」として処理しなくてはいけません。

詳しくは下記の記事で紹介しているので参考にしてみてください。

⇒コピー機の法定耐用年数と減価償却について解説！経費計上はできるのか？

「所有権移転ファイナンスリース」と「所有件移転外ファイナンスリース」を解説させていただきましたが、参考になりましたでしょうか？

簡単にお伝えすると、リース期間満了した時にコピー機を貰い受けるか、リース会社に返却するかになります。

コピー機(複合機)リース契約の場合は「所有件移転外ファイナンスリース」が大半になります。

なのでコピー機(複合機)のリース契約が満了した場合は、リース会社が指定する場所にコピー機を返却する必要があります。

また、再リースという手段もあります。

再リースに関して気になる方は下記の記事をご確認ください。

⇒コピー機の再リース契約とは何か？リース契約が終わったらどうなる？

リース契約時の保守料金に関して

リース契約の「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」を解説させていただきましたが、コピー機(複合機)をリース契約した場合はリース料の支払いだけではありません。

リース契約とは別に保守契約をコピー機メーカーもしくは保守会社と締結する必要があります。

コピー機(複合機)を導入するにはリース契約、保守契約の２つの契約が必要になり、支払いもバラバラとなります。

保守契約では一般的ににカウンター保守という契約を締結します。

カウンター保守契約とは一枚印刷するごとにモノクロ印刷〇〇円、カラー印刷〇〇円と設定されております。

一枚印刷するごとに発生する料金の事をカウンター料と言います。

このコピー機メーカーもしくは保守会社から請求が来るカウンター料金は「消耗品費」として経費計上ができます。

今回はカウンター保守契約に関して解説させていただきましたが、保守契約の内容によって経費処理の方法が変わります。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

コピー機をレンタル契約した場合の経費計上

コピー機(複合機)をリース契約した時の経費計上の仕方や、リース契約に不随した保守契約に関しても解説させていただきました。

保守契約の内容で脱線してしまいましたが話しを戻します。

コピー機(複合機)の導入方法として【リース契約】【レンタル契約】【買取り】の３つがあるとお伝えしましたがレンタル契約はどうなのでしょうか？

結論として、コピー機(複合機)をレンタル契約した場合も経費計上ができます。

レンタル契約した場合の勘定科目は「貸借料」となります。

レンタル契約の場合は基本的にコピー機の搬入設置が完了した日が契約日となり、費用計上ができます。

リース契約の場合はリース会社と保守会社の２つの契約が必要でしたが、コピー機(複合機)をレンタル契約をした場合は基本的にはレンタル会社からのみの請求となります。

コピー機(複合機)のレンタル料金の支払いは賃借料の計上ですが、レンタル料金の他に請求が発生する場合もあるのでサービス内容を確認する事をおすすめします。

⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？

コピー機を買取りした場合の経費計上

コピー機を買取りした場合は購入金額によって経費計上の勘定科目が変わります。→(注意！)

科目が変更ある金額はズバリ10万円です。

コピー機(複合機)の買取り価格が10万円以上の場合は、勘定科目が〈工具器具備品(有形固定資産勘定)〉となります。

あまり聞きなれた勘定科目ではないかもしれませんが、コピー機の買取り価格が10万円以上の場合は、購入時に費用計上ができません！

会社の資産として減価償却をしながら、5年かけて計上する流れとなります。

５年で減価償却するということは、経費ではなく資産として５年かけて資産価値を減らして費用計上するということになります。

また、コピー機の購入価格が10万以上20万未満の場合は「一括償却資産の3年均等償却」として処理をすることができます。

簡単にお伝えすると5年間かけて減価償却をするのではなく、決算時にコピー機(複合機)購入価格の3分の一の金額を減価償却していきます。

の一括償却資産の3年均等償却を選択すると、勘定科目は「一括償却資産」となります。

コピー機(複合機)の購入価格が10万未満の場合は、勘定科目が〈消耗品費(販売管理費勘定)〉となります。

税法上ではコピー機の購入価格が10万円未満の場合は少額減価償却資産として損金処理ができます。

そのため〈消耗品費(販売管理費勘定)〉として一括で購入時に費用計上ができます。

コピー機(複合機)の買取りをした場合は所有権はもちろん購入者になるので金額次第で会社の資産として見なされます。

リース契約・レンタル契約でコピー機を導入した場合の所有権はリース会社・レンタル会社の契約元になります。

経費計上の勘定科目

コピー機(複合機)を導入方法としてリース契約、レンタル契約、買取りの３つを解説させていただきました。

どの導入方法でもコピー機(複合機)の機械本体費用だけでは無く、印刷するためには費用が掛かかる項目があります。

機械本体以外の項目について、ご紹介させていただきます。

▼搬入・設置費用　→　消耗備品費

▼インク・トナーカートリッジ費用　→　消耗品費

▼カウンター費用　→　消耗品費

▼コピー用紙費用　→　事務用品費

▼保守・メンテナンス費用　→　修繕費

コピー機の保守契約は様々あるので、出費する費用や勘定科目も変わります。

保守・メンテナンス費用が無料のサービスやインク・トナー代が含まれているサービスなどもあったりします。

なので、コピー機(複合機)を導入する際は、導入後にどのような費用が発生するのか予め確認しておくといいでしょう。

まとめ

今回はコピー機の経費計上に関して解説させていただきましたが参考になりましたでしょうか？

コピー機(複合機)を導入した場合、勘定科目の違いはありますが基本的に経費計上ができます。

ただし買取りでコピー機を導入する場合は注意が必要です。

コピー機を買取りする場合は購入金額が10万以上なのか確認しましょう。

コピー機が10万以上の場合は資産となってしまうので経費計上はできません。

減価償却をしながら、5年かけて計上する流れとなります。

また、コピー機本体の代金だけではなく、コピー機を導入してからは印刷コストが発生します。

印刷コストは保守内容やサービス内容によって様々になるので自分に見合ったサービスを選ぶ事が重要です。

今回の記事で少しでも参考にしていただければと思います。

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスではその名の通り、レンタル契約となります。

レンタル契約の場合は〈借貸料〉として経費計上ができますので覚えておいてくださいね♪

月額2,980円からご案内させていただいております。

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスはカウンター料金は発生いたしません。

サービス料の中に印刷する料金が含まれているプランや必要に応じてトナーカートリッジを購入していただくプランがございます。

どのプランが一番安く利用できるのか、ご説明させていただきますので、気になった方は是非、お問合せください。