コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか?3つの保守契約を解説

業務用のコピー機(複合機)を導入すると、大半の場合はメーカーや保守会社と「保守契約」を結ぶことになります。

このコピー機の「保守契約」とはどういう契約なのか、みなさん理解していますでしょうか?

契約書の内容をあまり読まなない契約をしていないでしょうか?

保守契約には種類がいくつかあり、料金仕組みも異なるため、イマイチ詳しくわからない!という人が多いと思います。

そんな人のために、今回はコピー機(複合機)の代表的な3種類の保守契約について、わかりやすく解説していきます。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

 

コピー機(複合機)の保守契約って必要?

コピー機(複合機)はとても繊細な精密機械になります。

パソコンやスマホなどと比べて故障頻度が高く、乾燥や湿気、少しの汚れやパーツの劣化、印刷用紙の種類など、ちょっとしたことが原因で故障につながってしまいます。

そのため、故障しないよう定期的にメンテナンスを受けたり、トラブルが起きたときに修理してもらうために契約するのが保守契約です。

もし保守契約を結んでいないと、故障した場合の修理費は自己負担で払わなければなりません。

その場合の修理費はかなりの高額になり、新しいものに交換するパーツ代や、作業員の移動費、人件費を合わせると、一回の修理に10万円ほどかかる場合もあります。

そういったリスクを回避するためにも、コピー機(複合機)の導入時に保守契約の加入は必須になっているのです。

⇒業務用コピー機の保守契約を徹底解剖

 

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コピー機(複合機)導入時の3つの保守契約 

コピー機(複合機)の保守契約の中で一般的なのが「カウンター保守契約」ですが、実はその他にも保守契約の種類があります。

代表的なものとして3種類の保守契約があるのでそれぞれご紹介させていただきます。

 

カウンター保守契約

保守契約の中で最も一般的なのがこのカウンター保守契約で、業務用コピー機では全体のおよそ8割を占めています。

特徴としては、モノクロ印刷・カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価が設けられており、印刷枚数に応じた保守料金を月に一回支払います。

カウンター料金は設置場所・毎月の印刷枚数などにより金額が設定されます。

コピー機メーカーによってもカウンター料金の相場料金が違います。

また、カンター料金以外に最低基本料金が設定されており、月に一枚も印刷しない場合であっても基本料金を払う必要があります。

定期メンテナンスや修理はすべて無料で受けることができるので、コピー機の突然トラブルが起きた場合も大きな出費がないので安心できます。

保守料金の中にトナーカートリッジなど、消耗品の料金も含まれているため、交換するトナーカートリッジは無料交換してもらえます。

上記の内容から保守契約の中でカウンター保守契約が一番人気となります。

⇒複合機のカウンター料金とは -仕組み・相場・節約方法・注意点-

 

■カウンター保守契約のポイント

・毎月カウンター料金を支払う

・一枚も印刷していなくても最低基本料金を毎月支払う

・修理費、メンテナンス費、トナー代がすべて無料

・メーカーによってカウンター料金の相場が違う

・設置場所・月間印刷枚数によってカウンター料金が決定される

 

 

スポット保守契約

続いてスポット保守契約を解説させていただきます。

スポット保守契約の特徴としては、毎月決められた保守料金の支払いはありません。

コピー機(複合機)故障した場合や不具合が発生した場合に、その都度メーカーに保守サービスを依頼する必要があります。

修理やメンテナンスにかかる費用はすべて自己負担になります。

コピー機(複合機)のメンテナンス部品や消耗品でもあるドラムカートリッジなども、交換した場合は実費請求されます。

それに加えて、技術料と出張料がかかるので、事前にいくらになるか確認しておく必要があります。※数十万程度掛かる可能性も、、、

しかし、コピー機(複合機)を利用していく中で継続的にかかる費用はトナーカートリッジなどの消耗品のみなので、毎月かかる支払いは、必要最低限に抑えることができます。

スポット契約は、印刷枚数が少ない人や、月々の出費を抑えたい人に向いている保守契約になります。

⇒コピー機の保守契約!スポット保守契約とは?

 

■スポット保守契約のポイント

・毎月の保守料金の支払いが無い

・修理やメンテナンスはその都度自分で依頼する

・パーツ代やトナー代などの消耗品も自己負担

・技術料と出張料もかかる

 

 

キット保守契約

最後にキット保守契約を解説させていただきます。

キット保守契約は、「コピーキット」保守契約とも呼ばれ、コピー機(複合機)本体を購入する時に、保守付きトナーカートリッジを購入することで保守を受けることができます。

トナーカートリッジが切れたらその都度、保守付きのトナーカートリッジを購入する事で定期メンテナンスなどの保守サービスを受ける事ができます。

なので毎月の保守サービス料の支払いはありません

トナーカートリッジが無くなるまでのあいだ保守を受けることができ、消耗品を再購入することで保守契約が自動的に継続される仕組みとなります。

一定期間の間、コピー機(複合機)を使用する見込みがなかったり、普段は印刷枚数が少なくても月によってはたくさん印刷することがあるというような、毎月の印刷枚数が一定ではない人にキット保守契約が向いています。

ただ、現在ではほとんどのメーカーではこのキット保守契約は打ち切りになってしまい、珍しい契約となります。

⇒【ZEROコピでも採用】コピー機のキット保守契約とはどんな契約?

 

■キット保守契約のポイント

・トナーカートリッジがなくなるまで保守が継続される

・毎月の保守サービス料の支払いがない

・保守期間中は修理費、メンテナンス費などが無料

・再購入することで自動的に継続できる

・毎月の印刷枚数に幅がある場合に適している

 

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3つの保守契約の中で何が一番いいの?  

コピー機(複合機)導入時の代表的な保守契約のカウンター保守契約・スポット保守契約・キット保守契約をご紹介させていただきましたが、結局どの保守契約が一番いいのでしょうか?

まずは業務用コピー機(複合機)を導入するうえで、スポット保守契約とキット保守契約を対応していないメーカーや保守会社がほとんどです。

カウンター保守契約は最低基本料金が設定されているので、メーカーや保守会社に毎月利益が生じます。

なので、メーカーや保守会社としてはカウンター保守契約で導入したいというのが本音だと思います。

そういう背景もあり、カウンター保守契約が8割以上を占めているとも考えられます。

 

私の個人的な意見だと「キット保守契約」がお得に利用できるかと思います。

ほとんどの企業は毎月の印刷枚数に変動があると思うので、印刷枚数が極端に少ない月などカウンター保守契約の最低基本料金を支払うのが勿体なく感じます。

ただキット保守契約の注意点はトナーを都度購入するので、カラーのベタ塗印刷が多い場合は、すぐにトナーが無くなってしまいます。

トナーカートリッジの使用枚数目安はメーカーで設定されておりますが、あくまで目安になるので〇〇枚まで印刷できる保証はありません。

印刷可能枚数の算出方法は国際標準規格(ISO)およびJIS規格(日本工業規格)で規定された印字試験の結果に基づいて算出されております。

簡単にお伝えすると A4用紙で印字密度5%を片面印刷した場合が各メーカーで記載している印字可能枚数となります。

なので、キット保守契約を選べる場合はどのような印刷物が多いか確認し、色をどれくらい使用するかでカウンター保守契約とどちらがいいか検討するようにしましょう・。

⇒複合機、コピー機の印字可能枚数とは?

 

 

まとめ 

今回はコピー機(複合機)の保守契約について3種類を解説させていただきました。

カウンター保守契約が一般的ではありますが、スポット保守契約やキット保守契約という保守サービスもあるので、コピー機を使用していく中でどの保守契約が一番適しているのか確認しましょう。

スポット保守契約・キット保守契約を対応していないメーカーや保守会社もあるのであわせて確認しましょう。

 

コピー機(複合機)は一度購入すると長く使用する事務機器です。

長く使用していくにつれて故障やトラブルの頻度も上がっていきます。

保守サービスは必ず必要になりますので、保守契約書の内容をしっかり理解して、適切な契約をしていただければと思います。

 

 

補足

弊社がサービスを行っている大型コピー機レンタル「ZEROコピ」では月額料金の中に保守サービスも含まれております。

通常のリース契約・保守契約とは異なり、契約期間の縛りがないレンタル契約となります。

お客様の状況に応じて4つのプランをご用意させていただいております。

新しく事業を始められる方やコピー機をグレードアップをお考えの方におすすめです。

新しく事業を始める方であれば月額2,980円で定価100万以上する業務用コピー機をレンタルする事が可能です。

どこよりも安くサービスを設計しておりますので、気軽にお問合せください。

 

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