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業務用コピー機(複合機)はいつ導入するべき？？複合機を利用するメリットとデメリット
会社を新たに立ち上げたり移転したりしたときに、オフィスに複合機タイプかプリンタータイプのどちらを置くかは悩ましい問題です。
予算や利便性などを考えていくと、どちらが正解なのか分からなくなってしまう人も少なくないのではないでしょうか？
ある程度まとまった印刷業務が発生するなら、複合機の導入がおすすめです。
そもそも複合機とプリンターの違いを分からない方もいるかも知れません。
そこで今回は、企業がコピー機(複合機)を利用するメリットやデメリットについて詳しく解説します。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
コピー機(複合機)コピー機の代表的な機能は4つ
コピー機(複合機)には印刷機能以外にもさまざまな機能が搭載されています。
ここでは、代表的な機能を4種類紹介させていただきます。
①印刷機能
複合機のもっとも重要かつ基本的な機能です。
印刷はプリンターでも可能ですが、複合機は資料作りなどに便利なさまざまな印刷方法を指定できます。
両面印刷はもちろんの事、冊子印刷や2in1印刷なども可能です。
別途オプションになってしまいますが、ホッチキスで自動的に製本したり、印刷後に二つ折りなど折り込みを入れる事も可能です。
※プリンターとはこの印刷機能のみの機械の事を差します。
⇒コピー機(複合機)のフィニッシャーとは？適正なフィニッシャーの選び方
②コピー機能
もともと用意されている資料などを複製する機能です。
最近ではプリンターで簡易コピーを行える機種もありますが、複合機は高品質なコピーが可能です。
色の濃度などの設定もできるので、読みやすい印刷結果を期待できます。
通常はガラス面にセットしてコピーを行いますが、複合機はADFが搭載されているので複数枚をセットして一気に読み取る事も可能です。
⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点
③スキャン機能
用意した紙の資料を読み取ってPDFなどに変換し、複合機のストレージやネットワーク上の共有フォルダなどに保存する機能です。
手元にある紙媒体の資料をPC上で編集したい場合や、チームのメンバーで共有したい場合などに役立ちます。
紙を印刷せずにデータを確認できるので、用紙代の節約や環境への配慮にもつながります。
⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
④FAX機能
特定の相手にFAXを送受信する機能です。
プリンターとFAX機を別々に用意する必要がなく、複合機があれば1台で対応ができます。
今ではネットワークFAX機能が搭載されており、印刷した資料を持って別の場所に置いてあるFAXのところに足を運ぶなどの手間がなくなります。
また、受信したFAXを印刷後に削除したり、誤送信を防ぐために2回入力したりするなどのセーフティ機能なども充実しているので、安心して使えるのもメリットです。
⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介
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複合機を利用するメリット
ここでは、複合機を利用する4つのメリットを紹介します。
①印刷速度が速い
プリンターに比べると、複合機は搭載しているソフトウェアが高性能なので、高速な印刷が可能です。
たとえば会議用の資料を何十人分も作らなければならない場合でも、製本まであっという間に自動で完了するので、準備の時間を短縮できます。
コピー機(複合機)の本体価格は印刷速度で大きく左右されます。
適正な印刷速度の決め方などもあるので、気になる方は下記の記事を参考にしてみてください。
⇒コピー機の適正な印刷速度をご存知ですか！？３つの印刷基準と２つの単位（ipm,ppm）
②毎月の費用を予測しやすい
大型の業務用コピー機(複合機)は印刷がカウント式になっていて、印刷した枚数だけ業者に支払うタイプのものが数多くあります。
自社でトナーを用意していると、備品がいつなくなるか分からないので急な支出が発生する場合もあるでしょう。
しかし、カウント式ならトナーの補充代金も含まれている場合が多いので、毎月の費用を事前に予測しやすいというメリットがあります。
複合機タイプは様々なメーカーや保守サービスがあるので自分に見合ったサービスを見つけていきましょう。
⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2022年版～
③ランニングコストが安い
一般的に、プリンターよりも複合機のほうが印刷単価は安いので、ランニングコストを抑えられます。
長く使うほど差が出るので、長期的に印刷機能を利用する予定がある場合は複合機を導入するのがおすすめです。
また、印刷枚数が多い方は複合機を選ぶようにしましょう。
④さまざまな機能がある
前述したコピーやスキャン機能のほかにも、ICカードリーダーで認証したり、ネットワークを構築して拠点間で印刷データを共有したりする機能が付いている複合機もあります。
複合機には、日々の業務を便利にするさまざまな機能が搭載されているのです。
⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！
複合機を利用するデメリット
便利な一方で、デメリットもあります。導入の前に、事前に十分検討しましょう。
①本体の費用が高い
購入して使う場合、複合機の本体はプリンターよりも高額になります。
初期設定などの費用がかかることもあるので、初期費用が思ったよりも高くなることもあるでしょう。
高性能になるほど、価格は上がる傾向になるので、自分に見合ったコピー機(複合機)を選びましょう。
⇒家庭用と業務用コピー機のどちらを選ぶべき？自分に見合ったコピー機選び
②十分な設置スペースが必要
複合機はプリンターに比べるとサイズが大きいので、オフィスに設置するには十分なスペースが必要です。
天井が低かったり、通路の狭い部屋は機種によっては設置に適さない場合もあるので、設置場所を計測しておきましょう。
⇒業務用・家庭用コピー機のサイズ選び！導入前に確認しておく事とは？
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コストを抑えて複合機を使うには？
日々の業務を効率的に行うには、やはり複合機を導入するのがおすすめです。
とはいえ、あまりコストをかけられない企業も多いでしょう。
初期費用がネックになっているなら、リース契約やレンタル契約を検討するのも選択肢のひとつです。
特にレンタル契約なら1ヶ月単位でいつでも解約できるサービスもあるので、利用期間が決まっている場合などには便利です。
保守費用なども含まれているのが一般的なので、難しい手続きもなく安心して利用できます。
選択の手段としては毎月の印刷枚数を指標にするといいです。
毎月500枚以上印刷が見込める場合は大型の業務用コピー機(複合機)の導入を検討してみましょう。
⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？
まとめ
ここまで、企業が複合機を利用するメリットやデメリットについて解説してきました。
プリンターに比べて多機能な複合機は、日々の業務を大幅に効率化してくれます。
機器の購入は予算面で導入が難しいという場合でも、レンタルなどの方法もあるので、ぜひ導入を検討してみてください。
補足
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスでは月額2,980円から複合機の利用が可能です。
契約期間の縛りを無くし、誰でも気軽に複合機を利用できるようにパッケージしました。
現状では一都三県(東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県)のみのサービス展開ではありますが、今後はサービスエリアの拡大も視野にいれております。
少しでも気になる方があればお問合せください。
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