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コピー機(複合機)のランニングコストとは？コストを抑える秘訣
ペーパレスと言われておりますが、仕事をするうえでコピー機(複合機)は欠かせない事務機機器です。
大型の業務用コピー機(複合機)は高額になり、数百万程度するコピー機もございます。
コピー機(複合機)は本多価格だけではなく、利用するうえでランニングコストが発生します。
ランニングコストとはコピー機(複合機)の維持費のことですが、いろいろ内訳があります。
大型の業務用コピー機(複合機)を導入するにあたって重要な要素となるランニングコストですが、正しく理解していればコストを抑えることが可能です。
今回はランニングコストについての詳しい説明と、ランニングコストを抑える方法をご紹介致します。
コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
コピー機のランニングコストとは
ランニングコストとは、購入後のコピー機(複合機)に継続的にかかってくる維持費のことを言います。
具体的にあげると、一括購入ではなくコピー機をリース契約で導入した場合は月々のリース料金、保守料金、消耗品、その他電気代などです。
項目としてはいくつかありますが、現在多くの企業ではコピー機を導入する際はこのリース契約を結んでおります。
またリース契約とあわせて、コピー機の保守会社とカウンター保守契約を結んでいます。
なので、リース会社とリース契約、メーカー又は保守会社とカウンター契約の２つの契約が必要となります。
リース契約はコピー機の本体価格を5～6年かけてリース会社に支払いを行います。
カウンター保守契約とはモノクロ印刷一枚あたり〇〇円、カラー印刷一枚あたり〇〇円と印刷すればするほど従量課金制で料金を支払います。
カウンター保守契約はこの保守料金にトナーカートリッジなどの消耗品の交換などが含まれております。
まとめると大型の業務用コピー機(複合機)に掛かってくるランニングコストは大きく分けてリース料金、カウンター保守料金の２つになります。
・ランニングコスト＝リース料金＋保守料金
⇒業務用コピー機(複合機)の保守料金とは何ですか？保守サービスについても解説
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コピー機のランニングコストを抑える方法
大型の業務用コピー機(複合機)に掛かってくるランニングコストを理解いただけましたでしょうか？
ランニングコストの内訳がわかったところで、それぞれのコストを抑える方法をご紹介致します。
基本的にはリース料金とカウンター料金の割合が高く、この２つを抑えることでランニングコストを大きく削減することが可能です。
リース料金
月々にかかってくるランニングコストのなかでも大きな割合を占めているのがリース料金です。
リース料金はコピー機（複合機）の機種やスペックによってある程度相場が決まっており、スペックの低いものはもちろん割安になっています。
安いものでは月々５０００円未満のものもありますが、高いものだと３００００円以上のものもあるため、高すぎるスペックのものを選ばず、自分にあったスペックのコピー機（複合機）を選ぶことで、月々のリース料金を大きく節約できます。
また、たとえ同じ機種でもリース会社によってリース料金は変わってくるため、コピー機のリースを考えている場合は複数の業者に連絡して見積もりを提示してもらうことをおすすめします。
しかし、リース料金が安すぎる場合は代わりにカウンター料金が高く設定されている場合が多いため、自分の月々の印刷枚数などを考慮して総合的に選ぶことが重要です。
・機種、会社によって価格の幅が広く、自分にあった契約を探すことが重要
・リース料金が安い契約はカウンター料金が高い場合が多い
カウンター料金
カウンター料金とは、カウンター保守契約を結んだ時にかかってくる料金のことです。
コピー機（複合機）のメンテナンスや消耗品の交換など、各種サービスを受けられるかわりに、月々に印刷した枚数をカウントし、印刷枚数に応じた額を毎月支払います。
現在多くの企業がカウンター保守契約を結んでいますが、このコストを抑える方法は２つあります。
１つめは月々の印刷枚数を減らすこと。
２つめはカウンター料金の安い契約を探すことです。
月々の印刷枚数はさまざまな工夫によって減らすことが可能ですが、注意するのは２つ目の方法、安いカウンター保守契約を探すことです。
保守会社によってカウンター保守契約の料金はさまざまですが、こちらもリース料金と同じく一概に安ければ良いというわけではありません。
カウンター料金が安すぎると、故障した時の修理が遅かったり、サポートの体制がしっかり整ってなかったりと、保証やサービスなどが薄くなっている可能性があります。
料金とサービスのバランスを考えて、複数の業者から見積もりを提示してもらい選ぶことが重要です。
・保守会社、契約によって価格幅が広いが、安すぎるとサービス・保証が悪くなる可能性がある
⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？
消耗品（紙・トナーカートリッジ）
こちらは消耗品の無料交換サービスなどをカウンター保守契約で結んでいない場合になります。
紙やトナーカートリッジなどの消耗品は印刷すればするほどコストがかかるため、これを抑えるには印刷枚数を減らしたり、カラーコピーを少なくするほかありません。
ミスプリントを減らす努力はもちろんですが、最近のコピー機はクラウド接続などである程度ペーパーレス化することも可能になっているため、クラウドサービスを利用することもオススメです。
・クラウド接続などを利用しペーパーレスに務めることでコストカット可能
⇒印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介
電気代
ランニングコストとして忘れがちなのが電気代です。
業務用の大型複合機は消費電力も大きく、電気代がかかります。
電気代は、コピー機（複合機）に搭載されている省エネモードを活用したり、コピー機（複合機）を起動させた時にまとめて印刷したりといろいろな工夫で節約することが出来ます。
コストの他に環境問題にも関わってくるため、自身の環境でできる範囲でなるべく節約して使用しましょう。
・省エネモード、まとめて印刷などを利用することで電気代の節約が可能
⇒業務用コピー機(複合機)の消費電力や電気代はどれくらい？節電方法もご紹介！
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まとめ
以上、ランニングコストを削減する方法でした。
リース契約は初期費用が安く、簡単に手を出すことが出来ますが、その後にかかってくるランニングコストにも目を向けてしっかりと考えなくてはなりません。
ランニングコストを抑えるためにも、ご自分にあった機種、契約を探すことが重要です。
補足
大型コピー機レンタル「ゼロコピ」ではレンタル契約はもちろん、リース契約時にも適正な機種、プランを選定させていただきます。
コピー機(複合機)を安く導入するポイントはいくつかあります。
ゼロコピスタッフがお客様の代わりにメーカーに直接交渉をさせていただきます。
コピー機(複合機)の導入を検討している方は気軽にご連絡ください。
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