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コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
みなさん、こんにちは！
現在のオフィス環境において、PDFは広く一般的に使われているファイル形式と言えます。
オンラインでデジタル書類をやり取りする際に、とても便利ですよね！
なぜPDFはここまで普及したのでしょうか？
また、紙文書をPDFにするとどんなメリットがあるのでしょうか？
あらゆる業態においてデジタル化が急速に進む中、関心はあるもののよく分からないな～とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
そこで本記事は、PDFの主なメリットとデメリットについて解説していきます。
一般的なコピー機(複合機)にはスキャン機能が備わっているので、これからPDFを活用してデジタル化を進めたい担当者様はぜひ参考にしていただきたいと思います。
そもそもPDFとは
PDFとは「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の略で、デジタル情報の配布や交換、または蓄積を電子的に行う目的で生まれました。
文字や図形、表などを紙に印刷する際、そのページの状態でハードディスクなどに保存できるようにするファイル形式の名称です。
最大の特徴は文章を鮮明に分かりやすく保存可能です。
文書のデザインやその配置など、これまで紙に印刷して交換していた情報をPDF形式はほとんどそのまま表現できます。
言い換えると、PDFはデジタル的に保存可能な紙のようなものです。
PDFはアプリの印刷機能から作成する方法が一般的で、そこから作成されるPDFには印刷した場合とほぼ同様のイメージが保存されます。
それだけなら画像として保存しても同じかもしれません。
しかしPDFはテキストやレイアウトなどの情報を保持することができるのが特徴ですので、画像には無いメリットと言えます。
画像形式で保存した場合、文字は単なるドットの集合体でしかありません。
文章にしろ図形にしろ、それは見えている情報だけの状態です。
しかしPDFは、フォントや文字サイズ、配置や行間などの情報を持ったまま保存可能なので、画像よりもはるかに汎用性があるのです。
また、PDFは加工・編集を行う事も可能です。
有償ツールになりますが、代表的なのは「Acrobat」と呼ばれるPDF加工・編集ソフトです。
ページの削除や分割など、自分なりにアレンジが効きやすい点が人気の理由になります。
それでは、紙文書をPDFにするメリットとデメリットについて、もう少し詳しく解説していきましょう！
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PDFにするメリット
ファイル形式の中で人気が高いPDFですが、紙文書をPDFにするメリットを解説させていただきます。
専用の閲覧アプリが要らない
PDFを閲覧する際、専用の特殊アプリなどが不要です。
当然ながら、閲覧するためのアプリ自体は要ります。
しかし、無料で利用できるものが広く配布されており、フォトショップなどの有料アプリを購入する必要がありません。
一般的な編集アプリを使えば、PDF形式の保存や閲覧は標準の機能となっています。
※スマホやタブレットであれば閲覧が可能です。
たとえ使用するアプリや環境が違う人とやり取りする場合でも、PDF形式のデータは問題なく閲覧や保存をすることができるのです。
レイアウト崩れが起こりにくい
PDFはアプリの違いによるレイアウト崩れがほとんど起こりません。
フォントなどの文字データや、レイアウトの情報をファイルが保持しているからです。
そんなメリットから、デザインや文章の校正や依頼などをPDFで行う印刷業の方も多いようです。
画像ファイルを添付する必要がない
フォトショップなどでデータを作成した際によく有りがちなのが、画像のリンク配置で画像ファイルの添付を忘れてしまうこと。
あとから気付き、慌てて修正するなんて場面もあるかと思います。
PDFファイルを使えば、リンクされた画像が自動的に埋め込まれます。
そのため、画像ファイルを添付する必要がありません。
さらに、ファイルひとつで複数のページを保存できるのでデータをまとめるための手間も省け、作業効率がアップするではないでしょうか。
OS環境を選ばない
PDF形式のファイルは、あらゆるOS環境に左右されることなく閲覧できます。
macOSやWindows、LinuxやAndroidなど、どの様なプラットフォームでも問題ありません。
OSの違いを考慮する必要が無いので、オフィスの作業環境を統一するコストも削減可能となります。
また、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末との連携もスムーズに行えるかと思います。
データ量の軽減ができる
機器の設定や、データの圧縮方式にもよりますが、PDFは作成物の容量を軽くすることができます！
ダウンロードに時間がかからないため、オンラインにおけるデータのやり取りがとても便利になります。
これまで受信側の環境によってはハードディスクを圧迫していたり、時間的負担を与えていたりしたかもしれない部分を軽減できるのは大きなメリットでしょう。
また、複数のページを１つにまとめてもファイルサイズがコンパクトに収まるので、保存する際にもデータの軽量化は助かりますよね。
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PDFのデメリット
続いてPDFのデメリットを解説させていただきます。
気軽に編集できない
多くの場合、PDF閲覧は問題なく行えるのですが、ファイル自体を編集する際にはどうしても専用の有料アプリが要ります。
もし修正が必要となった場合、専用アプリで編集して再びPDF形式で保存し直すといった手間が増えてしまいます。
とはいえ、これは改ざんされにくいという面もあるので捉え方によるかもしれませんね。
埋め込まれないフォントがある
フォントの種類によりますが、情報として埋め込まれないものが存在します。
PDFを作成する際、通常は文字サイズやフォント情報が埋め込まれます。
しかし、フォントの中にはPDFに対応していない種類のものがあり、そのようなフォントを使用したファイルをPDF形式で保存するとレイアウトが崩れるかもしれません。
もしそんな事態になったら、別のフォントで編集し直しましょう。
ウェブサイト経由の表示に適していない
紙に印刷する表示が得意なPDF形式は、そもそもオフラインでの閲覧が想定されていると言えます。
そのため、ホームページなどでPDF形式のファイルを表示すると、時間がかかったり見にくかったりすることがあります。
特に理由が無いなら、ウェブサイトでPDFを使うのは避けた方が良いでしょう。
二次使用がしにくい
PDFは、いわゆるコピー＆ペーストができません。
文書をファイルとしてコピーすることは可能ですが、中身の一部だけを気軽に二次使用することはできないのです。
この点も捉え方によっては、デメリットと言えるかもしれません。
PDFの特徴を活かす
ここまでPDFのメリットとデメリットを、いくつかご紹介してきました。
紙文書をPDF化することで、データ容量を軽減できたりOS環境によらず共有できたりすることで、業務の効率化とデジタル化をスムーズに進められます。
逆に、気軽に編集できなかったり二次使用がしにくかったりしますので、デメリットもよく理解したうえで利用しましょう！
コピー機(複合機)のスキャン機能を使えば、紙文書のPDF化も手軽に行えます。
これからオフィスのデジタル化やペーパーレス化を進めたい担当者様は、ぜひ参考にしてPDFを活用してみて下さい♪
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