コピー機でスキャンしたデータのファイル形式はなにがいい?

「コピー機でスキャンする場合のファイル形式って何がいいの?」

「そもそもファイル形式はどんな種類があるの?」

「PDF形式がおすすめのケースを教えてほしい」

など、データのファイル形式について疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

実際、ファイル形式には数多くの種類があり、ビジネスマンの悩みのタネでもあります。

そのため、ファイル形式の知識を深めれば、ビジネスマナー向上に繋がりお相手からの評価が格段にアップ。

 

今回はおすすめのファイル形式についてや、コピー機(複合機)でスキャンした場合のファイル形式について徹底解説させていただきます。

是非、最後まで読んでもらい、できるビジネスマンになりましょう!

 

 

ファイル形式の特徴を紹介

ファイル形式には、あまり知られてない形式も含めて数多く存在します。

ファイル形式にはそのデータ内容に応じてオススメの形式があります。

 

例えば、写真や画像はJPEG形式があすすめ。

文章データなどはPDF形式がおすすめになります。

ここからはファイル形式の特徴をそれぞれ見ていきましょう。

 

 

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JPEG形式

JPEG形式は1,677万の色数を持つ一般的な画像ファイルです。

色数が他のファイル形式よりも多いため、鮮やかな色や細かい風景の色までよりリアルに近い状態で表現可能。

ビジネスであれば、会社の雰囲気が分かる写真や社員の様子が映った画像はきれいに出力したいですよね。

JPEGはそんなビジネスマンの悩みを解決してくれる、再現性に強い形式なのです。

 

また、JPEG形式は非可逆圧縮形式(データを圧縮して保存する方法)であるため、JPEGの変換を何度も行うと画像が劣化するデメリットがあります。

劣化した画像は元に戻らないため、あらかじめ元データを複製しておくなどの対策をしておきましょう!

⇒コピー機でキレイに写真を印刷するためのポイントを解説!

 

 

PDF形式

PDFはコピー機(複合機)などでスキャンする際の一般的な形式です。

おそらくみなさんが一番使う形式がPDFなのではないでしょうか。

それほどPDFは汎用性に優れており、様々な環境で閲覧できる形式として有名ですね。

 

最大の特徴は文章を鮮明に分かりやすく保存可能。

取り込む際の認識に秀でているため、会議資料や請求書などの重要書類の保存に最適です。

 

また、PDFは加工・編集を行うには別途有償ツールが必須になります。

代表的なのは「Acrobat」と呼ばれるPDF加工・編集ソフトです。

ページの削除や分割など、自分なりにアレンジが効きやすい点が人気の理由になります。

文章が中心の文書の場合、PDF形式を選んでおけば間違いないです!

⇒紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット

 

 

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TIFF形式

TIFF(ティフ)はJPEGと同じ画像ファイルです。

「Tagged Image File Format」の略称で、一般的に使われる機会は少ないですが、使用経験のある方もいるのではないでしょうか。

TIFFの最大の特徴は画像を繰り返し使用しても劣化されない点です。

JPEGは変換を何度も行うと画像に劣化が見られますが、TIFFは可逆圧縮方式であるため、画像の質を維持できます。

 

ところが、重要なインターネット上に画像アップできない上に、データ容量が非常に重いです。

送受信の場合はデメリットが多いため、一般的に画像の受け渡しはJPEGになります。

加えて、時代の流れでJPEGの画質の高さが上がり、TIFFの武器である画質の良さが隠れてきたため、現在は画像ファイルの保存はJPEGが主流になってきています。

 

 

XPS形式

XPSはWindowsであつかうExcelやWordなどを保存するファイル形式です。

アプリケーションがインストールされていないPCでも閲覧でき、使用機種やOSに関係なく文書を確認できるのがポイントです。

PDFと比較されるケースが多いですが、違いは編集ができるか否かです。

PDFは簡易的な編集ソフトの導入や編集機能付きPDFを使えば加工可能。

しかし、XPSは編集や加工ができず、閲覧専用形式となります。

 

文書の急な変更が必要になった場合は対応できないため、悩みが多いビジネスマンも多いでしょう。

そのため、現在はXPSよりもPDF形式が主流です。

請求書や契約書などのあくまで確認専用の書類にふさわしいと言えるでしょう。

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回はおすすめのファイル形式について徹底解説しました。

ファイル形式は「JPEG」「PDF」「TIFF」「XPS」があり、現在はJPEGとPDFが主流です。

その中でも、JPEGは画像データ・PDFは文書データに向いているファイル形式であり、使用ケースによって使い分けていくといいでしょう。

 

スキャン時のファイル形式について知識を深めれば、より取引先に配慮の行き届いた対応が可能です。

是非、今回のポイントを参考にしていただければと思います。

 

 

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