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リース契約中にコピー機(複合機)を入れ替える必要はある？リプレイスするメリットとデメリット
大型の業務用コピー機(複合機)をすでに利用している方は多くいらっしゃると思います。
ペーパレス時代に突入しても、まだまだコピー機(複合機)の印刷は欠かせないものですよね。
NTT西日本の“複合機利用実態調査2018年”によると、なんと8割を超える企業がコピー機(複合機)を導入済みと調査結果がでております！
コピー機(複合機)は【リース契約】【買取り】【レンタル契約】と大きくわけて３つの導入方法があります。
大型の業務用コピー機(複合機)を導入する8割以上の企業がリース契約でコピー機を導入しております。
今回はコピー機(複合機)の導入に対して、最も多いリース契約について深堀したいと思います。
また、リース契約期間中にコピー機(複合機)を入れ替えるメリットとデメリットについてご説明いたします！！
それではいってみましょうーーー！！
コピー機の導入方法のリース契約とは
まずはリース契約とは、そもそもどんな契約なのかを解説させていただきます。
リース契約とはコピー機(複合機)を導入する際、物件を購入するのではなく、リース会社から長期間(5～7年)借りて利用する契約を指します。
基本的にコピー機販売店がリース会社を紹介してくれる流れとなります。
リース契約は審査が必要となり、連帯保証人を付ける必要があります。
リース契約の対象は、複合機、コピー機、ビジネスフォンといったOA機器や、パソコン、サーバといったIT機器、机やロッカーといった事務用品などがあります。
リース契約は最新のコピー機(複合機)を利用する事ができ、初期費用なく少額で導入できることがメリットです。
また、毎月のリース料は経費計上ができ月額料金が一定のため、ランニングコストを管理しやすいといったメリットもあります！
⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！
デメリットとしてはコピー機(複合機)の所有権がリース会社にあり、リース満了になると再リースを組むか、コピー機を返却する必要があります。
コピー機を返却する際は、リース会社が指定する場所に期日までに返却する必要があります。
なお、返却時の費用は実費負担となります。設置場所から遠い場所に返却する事もあります。
リース契約は5～7年と長期間の契約となり途中解約はできません。
どうしても解約したい場合は残りのリース料を一括支払いし、強制的に契約満了にすることしかできません。
また、リース料金にはリース会社の手数料や保険料、金利、固定資産税などが含まれており、一括で【買取り】するよりもコピー機(複合機)の支払総額が割高になります。
⇒コピー機(複合機)を安く導入する裏技！？そもそもリース契約とは何？
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リース契約中の悩みをご紹介
リース契約の内容について理解いただけましたでしょうか？
時代の流れが速い中で、会社の情勢も移り変わりが激しくなると思います。
そんな中でコピー機(複合機)のリース契約は5～7年と解約ができない長期契約になるのはデメリットな部分です。
リース契約を締結してコピー機(複合機)を導入してから、こんなお悩みを耳にする事があります。
「思っていたより印刷コストの負担が大きい」
「印刷枚数が増えてきて印刷スピードに不満がある」
「もっと多機能な機種に入れ替えたい」
「長く利用して故障の頻度が増えてきた」
お伝えしている通り、コピー機(複合機)のリース契約は長期契約になり、途中解約をする事はできません。
ただし、残りのリース料金を一括支払いし、強制的に契約満了にする事ができます。
残りのリース料金(残債)を一括支払いし、新しいコピー機に入れ替える事(リプレイス)はよくあります。
コピー機のリプレイスをした事がある方は多いのではないでしょうか？
果たしてこのリプレイスする事によるメリットとデメリットはどんなものがあるのでしょうか？
コピー機(複合機)をリプレイスするメリット
まずは、コピー機(複合機)をリプレイスする事のメリットを解説させていただきます。
①最新機種が利用できる
コピー機(複合機)はメーカーにもよりますが、2年周期ぐらいで最新機種が発表されます。
以前のコピー機(複合機)より性能が良くなり、便利な機能が利用できるようになります。
性能や機能が増え、最新機種を導入できるのは誰もが嬉しいメリットですね。
また、もちろん新品のコピー機(複合機)の入替えになるので、故障頻度も軽減されます！
⇒業務用コピー機(複合機)メーカー別シェアランキング～2022年版～
②現状に合わせたコピー機(複合機)が選べる
コピー機(複合機)を長く利用していくうちに、会社の印刷状況なども変わっていくと思います。
会社の状況をみると現状のコピー機がアンダースペックやオーバースペックになっている事もあります。
コピー機(複合機)は印刷速度に応じて本体価格が大きく変動します！
1分間で23枚の出力枚数のコピー機と50枚の出力枚数のコピー機では100万円以上本体価格が違います。
今の状況を把握して適正なコピー機を入れ替える事ができます！
⇒コピー機の適正な印刷速度をご存知ですか！？３つの印刷基準と２つの単位（ipm,ppm）
③印刷コストが軽減できる
月額印刷コストに不満がある場合はコピー機(複合機)をリプレイスする事によって印刷コストが軽減できる事があります。
まずは印刷枚数が少なくなり、オーバースペックの場合は印刷スピードが今より遅いコピー機に入れ替えれば本体価格は安くなります。
また、コピー機(複合機)を導入している方はリース契約の他に各コピー機メーカーと保守契約を締結しております。
コピー機をリプレイスする事により保守契約も解約して新しく契約をし直すので、料金の見直しができます。
一般的な保守契約としてカウンター保守がありますが、このカウンター料金を安くする事ができます！
⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説
2010年ごろのカウンター金額の相場はモノクロ2円、カラー15円ぐらいでした。
今ではモノクロ1円、カラー10円。
メーカーによってはモノクロ0.6円、カラー6円になりカウンター金額はここ最近で一気に下がりました。
現状のカウンター料金が高い場合は、コピー機(複合機)をリプレイスする事によってカウンター金額を下げ、印刷コストの軽減ができます！
⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
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コピー機(複合機)をリプレイスするデメリット
続いて、コピー機(複合機)をリプレイスする事のデメリットを解説させていただきます。
とくにデメリットをしっかり理解したうえでリプレイスを検討するようにしましょう。
①現状のリース料金の残債一括支払いが発生する
リース契約は途中解約をする事ができず、残りのリース料金(残債)を一括支払いする事によって契約満了にする事ができます。
例えば5年のリースで契約した場合、、
毎月のリース料金が12,000円で12ヶ月分リース契約が残っていたとすると、12,000円×12ヶ月＝144,000円となります。
144,000円のリース残債を一括支払いすると契約満了にする事ができます。
リース契約の残りの月数によって残債金額に変動があるので、残債額によって入れ替えを検討する必要があります。
現状のコピー機(複合機)の残債を一括支払いするかは新しいコピー機に入れ替えることによって印刷コストが軽減できるか比較してみましょう。
基本的にはコピー機販売店が残債金額も加味して見積を提案してくれるので確認してみましょう！
⇒コピー機サイトが沢山あるのは何故？コピー機(複合機)営業の理屈を暴露します！！
②入れ替え作業に追加費用が発生する
コピー機(複合機)は大型で精密機械になるため、入れ替え作業には費用が発生します。
また、リース契約はコピー機(複合機)の所有権はリース会社になるため、入れ替えた古いコピー機はリース会社が指定する場所に返却をする必要があります。
リース会社にコピー機(複合機)を返却するのも基本的には新しいコピー機を導入した業者が行ってくれます。
返却先の場所が遠かったりすると追加で費用が発生する事もあるので事前に確認しておきましょう！
③リース期間が長くなる
コピー機(複合機)のリプレイスは単純に現状のリース残債を支払って、新しくリース契約をする事です。
なので、リース期間が残り12ヶ月だった契約を新しく5～7年のリース契約をする事になります。
新しくリース契約をするので、再度審査から始まります。
一度、与信を通過しているので審査落ちする事は考えにくいです。
新しいリース契約の連帯保証人に、もちろん入る必要があるので、デメリットに感じる方も多いかと思います。
⇒業務用の大型コピー機(複合機)のリース審査基準とは？審査通過率をあげる方法！
まとめ
今回は大型の業務用コピー機(複合機)をリース契約し、入れ替えた場合のメリットとデメリットについてご説明させていただきました。
すでにリース契約でコピー機(複合機)を導入している方はリプレイスの提案が来るかもしれません。
今回の記事を参考にしてもらい、少しでもお役立てしてもらえればと思います。
コピー機をリプレイスするポイントは今より良い性能、適正な機種選び、なおかつ印刷コストが軽減されるかが重要です！
印刷コストでいうと残債金額が多いとコスト削減になかなか繋がらないので、リース契約してから4年目以降がねらい目だと思います。
また、注意していただきたいのはコピー機(複合機)の入れ替えは再度、5～7年の長期的なリースを組みなおすという事です。
当たり前の事ですが、5年リースより7年リースのほうが毎月支払うリース料は安くなります。
そこを理解しないで、月間の印刷コストが削減できたから満足するのは間違いです！
理解していないお客様も中にはいるので、今までは5年リースだったけど、新しいコピー機は気づかぬうちに7年リースになっていたという事もあります。
大型の業務用コピー機(複合機)は高価な商品になるのでメリット、デメリットをちゃんと理解して慎重に導入をすすめる事が必要です。
1社のコピー機販売店だけではなく、いくつかのコピー機販売店から見積を取得する事をおすすめします！
⇒コピー機(複合機)は大手企業にお願いするべき？安く手に入れるポイントを紹介
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