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正しいコピー機選びを出来ていますか？ちょっとした知識で損しない方法！
コピー機(複合機)の導入をお考えの皆さん、どんな条件でコピー機を探そうとしていますか？
「複合機 安い」「複合機 おすすめ」「複合機 リース」…
コピー機(複合機)は富士フィルムビジネスイノベーション(旧：富士ゼロックス)やキャノン、リコーなど様々なメーカーがあり、その中で機種も沢山あります。
いきなり検索してみても、「購入かリースかレンタルか」「メーカーや機種、機能面はどうするか」迷ってしまいますよね。
自分にあったコピー機(複合機)選びをする事はとても大変です。
また、適正なコピー機選びをできている人は少ないのではないでしょうか？
今回の記事では、正しいコピー機(複合機)の選び方についてご説明します。
これからコピー機(複合機)を導入する方や、入替えを検討している方は是非、参考にしてみてください。
コピー機(複合機)の選び方を間違えるとどうなる？
そもそも適正なコピー機選びをできていないとどうなるのでしょうか？
とりあえず「価格が安いから」という理由でコピー機(複合機)を選んでしまうと、後悔することになるかもしれません。
「コピー機の本体代とは別に多額の料金を支払わされた。」
「コピー機に使わない機能が付いていて、気付かないうちに多く料金を支払っていた。」
「印刷量に対してコピー機のスペックが低すぎて、業務に支障をきたしている。」
「カウンター料金が安いから選んだら、修理・メンテナンスの対応が遅かった。」
上記は本当によく聞く事例です。
初めてコピー機(複合機)を導入する方や、今後入替え換えの予定がある方はこのような失敗をしないように、正しいコピー機(複合機)の選びをしましょう。
続いて具体的な正しいコピー機の選び方をご紹介します。
ぜひ、自分に合ったコピー機(複合機)を見つけるときの参考にしていただければと思います。
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コピー機の選び方1. 【希望・悩みを確認】
コピー機(複合機)の選び方としてまず大事なのは、ご自身の業務に対し、コピー機をどんな場面・頻度で使いたいか、明確化しておくことです。
また同時に、コピー機(複合機)は本来業務効率を上げるために導入するもの。
こうなったら業務効率が下がる、困る、と言う場面を想像しておくことも大切です。
まずは以下の5項目に気になるものがないかチェックしてみましょう。
１.印刷枚数が多いので印刷スピードを重視したい
２.印刷枚数が少ないのでとりあえずコストを抑えたい
３.印刷の品質を重視したい
４.保守・メンテナンスを重視したい
５.業務効率の改善やセキュリティ対策をしたい
気になる項目はありましたか？
新しくコピー機(複合機)を導入する場合はなかなイメージが湧かないかもしれませんが、ある程度の事は予想して予め考えるようにしましょう。
コピー機の選び方2. 【優先順位をつける】
コピー機(複合機)を導入する際は求める項目、基準は様々になります。
【コピー機の選び方1】でチェックした項目の中で最も気になるものはどれか考えてみましょう。
ご自身のオフィス環境や業務内容に合わせてチェックできたら、次は優先順位をつけます。
冒頭でもお伝えした通り、コピー機(複合機)は様々なメーカーや機種が沢山あります。
メーカーによっても推しているポイントが違うのでまずは優先順位をつける事によって、どのメーカーのどの型番がいいかが見えてきます。
ご自身で決めないで、コピー機販売店が言った事をそのまま鵜呑みにしてしまうと失敗してしまう事があります。
下記の記事ではコピー機営業の裏側を記載してますので、気になる方は確認してみてください。
⇒コピー機サイトが沢山あるのは何故？コピー機(複合機)営業の理屈を暴露します！！
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コピー機の選び方3. 【項目別選び方ポイント】
コピー機(複合機)選びで最も改善・対策したい項目などはありましたか？
選んだ項目ごとに気を付けるべき、コピー機の選び方のポイントを見ていきましょう。
１.印刷枚数が多いので印刷スピードを重視したい
「社員が多く、印刷渋滞が心配」「印刷物が多い」といったお悩みがある場合などは印刷速度を気をつけたコピー機(複合機)の選び方を知ることが大切です。
印刷渋滞や、作業効率の悪化を招く原因ともなるため、複合機の印刷速度は重要なポイントです。
各コピー機メーカーでは人気シリーズがあります。
富士フィルムビジネスイノベーション(旧：富士ゼロックス)は【ApeosPortシリーズ】、キャノンは【imageRUNNERシリーズ】と言った感じです。
人気シリーズは「ApeosPort C2570」「ApeosPort C3070」「ApeosPort C3570」といったように型番に違いがあり富士フィルムイノベーションでは数字4桁の前の2桁が印刷スピードとなります。
⇒コピー機の適正な印刷速度をご存知ですか！？３つの印刷基準と２つの単位（ipm,ppm）
各コピー機メーカーも同じように機能は同じだけど印刷スピードに違いがあります。
この印刷スピードによって本体価格が大きく違うので注意しておきましょう。
「ApeosPort C2570」本体価格：1,900,000円(税別)
「ApeosPort C7070」本体価格：4,190,000円(税別)
上記の場合だと、分速25枚と分速70枚では約200万円の違いがあります！！
印刷速度が速ければ速くなるほどコピー機(複合機)がハイスペックな機種になり、本体価格が高くなります。
なので印刷スピードがどれくらいの機種にするかはとても大切です。
１ヶ月で印刷する枚数（月間印刷枚数）に合ったコピー機を選ばないと、スペックオーバーとなり、高い料金を支払うことになります。
そうならないためにも、契約前に月間印刷枚数を把握しておくことが大切です。
月間印刷枚数を調べるには、以下のような計算式で概算することができます。
※一日の印刷枚数×１ヶ月の営業日＝月間印刷枚数
（一日の印刷枚数の中には、「コピー枚数」「FAX枚数」「パソコンからの印刷枚数」すべての枚数がカウントされます。両面印刷は2枚分としてカウントされます。）
とは言っても、繁忙期など特定の時期に印刷枚数が一気に増えることもあると思います。
一般的に分速20～30枚あたりのコピー機で問題ないかと思います。
毎月5,000枚以上の印刷を想定される場合は分速35枚以上を検討してみるのもいいでしょう。
２.印刷枚数が少ないのでとりあえずコストを抑えたい
毎月の印刷枚数が少ない方は上記でお伝えしたように印刷速度は分速20枚程度で問題ないと思います。
また、コストという部分ではコピー機(複合機)の場合は大きく分けて「本体価格」と「保守料金」の二つがあります。
分速20～25枚の機種で本体価格を比べて見てみましょう。
①富士フィルムビジネスイノベーション「ApeosPort C2570」本体価格：1,900,000円(税別)
②キャノン「imageRUNNER C3520FⅡ」本体価格：1,350,000円(税別)
③リコー「RICOH IM C2500」本体価格：1,350,000円(税別)
④京セラ「TASKalfa 2554ci」本体価格：1,560,000円(税別)
⑤シャープ「MX-2661」本体価格：1,585,000円(税別)
メーカーによって多少バラつきがあるようです。
上記の金額は本体価格ですがコピー機(複合機)を導入する際はメーカーや保守会社と【保守契約】を締結します。
保守契約の種類もいくつかありますが、一般的に【カウンター保守契約】を締結します。
このカウンター料金もメーカーによってバラつきがあります。
コピー機人気メーカーの富士フィルムビジネスイノベーションやキャノン、リコーは比較的にカウンター料金が高く設定されています。
コストを抑えたいのであれば京セラやシャープなどを選ぶと良いでしょう！！
⇒コピー機(複合機)のカウンター料金の仕組みとは？ -メリットとデメリット・相場・節約方法・注意点-
３.印刷品質を重視したい
コピー機メーカーの中で印刷品質に優れているのは富士フィルムビジネスイノベーション、キャノン、リコーです。
その中でも富士フィルムビジネスイノベーションは特に印刷品質に定評があり、デザイン系の会社などにも人気です。
コピー機(複合機)の本体価格と保守料金を見て頂いたと思いますが、簡単に伝えると保守料金が高いメーカーは印刷品質が優れています。
４.保守・メンテナンスを重視したい
こちらは印刷品質と同様に富士フィルムビジネスイノベーション、キャノン、リコーが保守・メンテナンスに定評があります。
この3社はコピー機(複合機)導入シェアの70％以上を占めています。それぞれ20％以上のシェアを分け合っている状態です。
導入台数が多い分、保守拠点が多くあります。
なのでトラブルや故障が起きてしまった際は迅速な対応が見込めます。
⇒業務用コピー機(複合機)メーカー別シェアランキング～2022年版～
５.業務効率の改善やセキュリティ対策をしたい
現在、コピー機(複合機)にはたくさんの機能が備わっており、その多機能性がメリットではありますが、場合によってはそれが同時にデメリットにもなってしまいます。
何人かの社員で共同で使うことが多い場合、なるべくシンプルな機能だけに絞った方が使いやすいという側面があります。
反対に、コピー機能や印刷機能だけでなく、便利な機能が豊富に備わっていた方が、ビジネスシーンにおいてはあらゆる場面で役に立ちます。
業務効率の改善やセキュリティ対策はオプション機能を搭載する事で実現ができます。
現在、IOT技術が進み、各コピー機メーカーも新しい製品を出しております。
冊子機能、穴あけ機能などはフィニッシャーというオプションを付ければ可能になります。
各メーカーでフィニッシャーを出しておりますが、中身はさほど変わりが無いようにも思います。
セキュリティ対策に関してもICカード認証などのシステムなど様々ございます。
こちらに関してはどれくらいの頻度で活用するのか？本当に必要なのか？を見極める必要があります。
また、フィニッシャーでいうと種類が沢山あります。
基本的に外付けになりますが、内部オプションで補える場合もあります。
どういう折り込みをしたいのか？穴あけは1か所なのか？2か所なのか？にとって、フィニッシャーの種類が変わり、金額も変動します。
セキュリティに関してはオプションとして搭載しなくても、標準装備で備わっている機能もあります。
オプションは特に、どういう機能が必要なのかしっかり相談した上で適正な物を購入するようにしましょう。
コピー機導入時の保守契約確認
コピー機選びの基準が明確になりましたら、コピー機(複合機)の保守契約も考える必要があります。
カウンター保守契約が一般的になりますが、実はカウンター保守契約以外にも保守契約が存在します。
それぞれの保守契約に関して解説しますので参考にしてみてください。
カウンター保守契約
一般的に多くの企業が「カウンター保守契約」に加入しており、全体のおよそ８割を占めています。
カウンター保守契約の大きな特徴として、一枚あたりの印刷に単価が設けられており、毎月決められたカウンター料金を支払います。
その代わり、コピー機(複合機)の修理費用はすべて無料で、トナー代もカウンター料金に含まれているためメーカーから純正トナーが届き、月間印刷枚数が多いほど、ランニングコストを安く抑えることができます。
ランニングコストのカウンター料金は最初の契約時にメーカーと保守契約を結び決定しますので、かならずカウンター料金の確認する事をおすすめします。
カウンター料金は月間印刷枚数の他にコピー機メーカーや導入するエリアによって変動します。
↓↓↓↓↓↓↓詳しい内容は下記、コラムよりご確認ください。↓↓↓↓↓↓↓
⇒コピー機(複合機)のカウンター料金の仕組みとは？ -メリットとデメリット・相場・節約方法・注意点-
スポット保守契約
「スポット保守契約」の特徴としては、コピー機(複合機)が故障した場合や不具合が起きた場合に、自分で修理業者に依頼をしなくてはいけません。
修理費用や部品交換費用、訪問費用もすべて自己負担です。
しかし、継続的に支払う費用はトナーなどの消耗品のみなので、他の保守契約のような継続的な費用がかかりません。
一見すると、安上がりのようですが、思いがけず多額の修理費用がかかる可能性もあるので、注意が必要です。
毎月100枚も印刷しない企業にとっては費用が掛からない分メリットかもしれませんが、
量販店などで購入した場合の卓上インクジェット機と似たようなイメージです。
メーカーから出している純正トナーカートリッジ、純正インクカートリッジを使用していないと、保守対象外になってしますので注意が必要です。
キット保守契約
「キット保守契約」はメーカーから保守・メンテナンス付きのトナーを購入することで保守を受ける契約で、月間印刷枚数が少ない企業に向いています。
コピー機(複合機)を使う頻度が少なければ少ないほど1ヶ月あたりにかかるランニングコストが安くなるのが、キット保守契約の特徴です。
月間印刷枚数が500枚以下の企業にとっては、メリットが大きいと言えます。
現状では「キット保守契約」で進めている企業は少ないです。
業界の裏話になりますが、複合機、コピー機のメーカー側でも「キット保守契約」をしたく無いのが現状です。
「キット保守契約」の場合、販売店側は【トナーカートリッジ1本で実質10,000枚の印刷が可能なので、1枚あたり〇円で利用できます！】と、営業をしています。
実質10,000枚の印刷とはあくまで指標であり、写真のようなベタ塗り印刷をした場合、10,000枚より印刷枚数が少なくなります。
今までそのような事例が多くあり、クレームの原因となっていました。。。
なので、コピー機メーカーは「キット保守契約」を嫌がります。
また、保守・メンテナンス付きのトナーカートリッジは金額が高い傾向にあります。
キット保守契約で進める場合は、よく印刷する印刷物の
・モノクロとカラーの比率は？
・ベタ塗印刷が多いのか？
上記、内容を把握したうえで、保守契約を進めていきましょう。
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まとめ
今回の記事では正しいコピー機(複合機)の選び方、重視するべきポイントについて説明しました。
はじめてコピー機(複合機)の導入を考えている人にとっては、多少難しい内容だったかもしれません。
コピー機を選ぶ基準は、使う場所・使う頻度・どのような目的で使いたいかによって大きく変わってきます。
特にコピー機の印刷速度を何枚にするかでコピー機本体の価格が大きく変動いたします。
1分間20枚の印刷ができるコピー機と1分間50枚の印刷ができるコピー機では本体価格が200万円以上も変わります。
なので特に重要なのは、毎月何枚印刷するのか、モノクロ印刷とカラー印刷はどちらが多いかになります。
コピー機(複合機)は長く使用するものです。
コピー機を導入してしまってから後悔しないためにも、事前にしっかり確認しておきましょう。
補足
大型コピー機レンタル「ゼロコピ」では業務用コピー機のレンタル契約サービスを行っております。
日本の企業では8割以上が「リース契約」になり、業務用コピー機のレンタルサービスを行っている業者は少ないのが現状です。
弊社、「ゼロコピ」サービスでは月額2,980円から利用ができ、大型コピー機を手軽に利用できるようにまずは「安さ」を追求しました。
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