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コピー機(複合機)の見積書の見方とポイントを徹底解説！信頼できるコピー機販売店とは？
コピー機(複合機)は仕事に欠かせない事務機のひとつです。
しかし、業務用コピー機(複合機)は高額な商品になるので、導入するにに躊躇する企業もいるかと思います。
インターネットで『コピー機』と検索すると沢山のサイトが出てくるので、選ぶのも一苦労です。
まずは見積書を取得すると思いますが、どこに注意して確認してますか？
コピー機(複合機)の見積書には必ず確認するポイントがいくつかあります。
また、コピー機販売店が沢山いる中で、信頼できる販売店を見つけ出すポイントもあります。
本記事ではコピー機(複合機)見積書の見方やポイント、信頼できるコピー機販売店の特徴などを解説させて頂きます。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非参考にしてみてください。
コピー機(複合機)の導入方法について
コピー機(複合機)の見積書の前に、まずはコピー機の導入方法について解説させていただきます。
コピー機の導入方法は一括購入、リース契約、レンタル契約の３つに分かれます。
業務用コピー機(複合機)は高額な商品になるので一括で購入する企業は少なく、一般的にはリース契約をして導入しております。
おおよそ7割の企業がこのリース契約を用いてコピー機の導入をしております。
なのでコピー機(複合機)の販売店に見積依頼をすると、基本的にリース契約前提の見積書が届く事が多いです。
コピー機(複合機)のリース契約とはコピー機をユーザー側で選び、それをリース会社が購入し、リース会社がユーザー側に一定期間貸し出す契約となっています。
契約期間は5年6年7年と選ぶ事が可能で、ユーザー側はリース会社に毎月リース料金として支払っていく仕組みになります。
基本的にはコピー機販売店がリース会社を紹介してくれます。
コピー機(複合機)のリース契約には「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」があります。
また、リース会社によってリース料率が違ったり、動産総合保険の適用範囲も違います。
下記の記事でリース契約に関して詳しく解説しておりますので気になる方はご覧ください。
⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！
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リース料金とカウンター料金の違いを理解しよう
コピー機(複合機)の見積書はリース契約前提での内容が多いと解説させていただきました。
見積書内でもうひとつ理解しておいてほしい箇所は『カウンター料金』です。
カウンター料金とはコピー機(複合機)の保守に関わる金額となります。
コピー機の保守は『カウンター保守契約』『キット保守契約』『スポット保守契約』の３つに分かれます。
上記の保守契約の中では9割以上が『カウンター保守契約』になります。
なのでこちらも、カウンター保守契約前提で見積書が届く事が多いです。
保守契約に関しては下記の記事で解説しているので確認してみてください。
⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説
コピー機(複合機)の見積書にはリース料金とカウンター料金の記載があります。
リース料金(本体価格)は契約するリース会社に支払う。
カウンター料金(保守料金)は契約するメーカー又は保守会社に支払いを行います。
コピー機販売店はあくまで紹介するだけで、契約を取り交わす事はありません。
簡単にお伝えすると、本体価格の抜き分で利益を得ています。
例えば、人気メーカーでもある富士フィルムビジネスイノベーションのコピー機公式サイトを見てみると、Apeos C2570 (Model-PFS)であれば標準価格2,166,000円(税別)と記載されております。
販売店の実績などにもよりますが、コピー機販売店はこの価格の15％～20％ぐらいで仕入れができます。
その仕入れ価格に対しての上乗せ分がコピー機販売店の利益です。
上記の場合だと、カウンター保守契約は富士フィルムビジネスイノベーションになり、カウンター料金はフィルムに支払います。
なので、カウンター料金はメーカーの頑張りです。
リース料金(本体価格)の頑張りは、見積書を出してくれるコピー機販売店になります。
この事は必ず頭に入れるようにしておきましょう。
⇒業務用コピー機(複合機)リース料金の相場金額はどれくらい？自分に見合ったコピー機選び
コピー機(複合機)の見積書を徹底解説！
続いては、コピー機(複合機)の見積書に記載されている基本となる情報を解説させていただきます。
見慣れない項目や必要がない項目がある場合は、しっかり販売店に確認して自分にとって必要なのかどうか理解をしましょう。
本体価格
そのままではありますが、コピー機本体の金額となります。
ここ最近では部品の高騰や半導体不足によって、コピー機(複合機)の本体価格は上昇傾向にあります。
コピー機のスペックにもよりますが、ほとんどの機種は100万円を超える金額となります。
そのメーカーが提示している小売希望価格から販売店の割引が入ります。
また、各コピー機メーカーには人気シリーズがあります。
富士フィルムビジネスイノベーションは『Apeos』。キャンは『image RUNNER』。京セラは『TASKalfa』というような感じです。
この人気シリーズの中に一分間で印刷できる枚数が20枚、30枚、40枚といったように変わります。
見た目や機能面は同じでも印刷スピードが変わることによって本体価格も大きく変わります。
例えば、先ほども紹介した富士フィルムビジネスイノベーション Apeos C2570 (Model-PFS)は標準価格2,166,000円(税別)になります。
Apeos C2570は数字4桁の最初の2桁が印刷スピードになるので、Apeos C2570は25枚機となります。
同じシリーズのApeos C5570 (Model-PFS)は標準価格3,340,000円(税別)になります。
印刷スピードが25枚/分から55枚/分に変わるだけで、標準価格が1,174,000円もの差があります。
なのでどのコピー機メーカーにするのか？何枚機にするのか？は慎重に考える必要があります。
人気シリーズの中でも20枚機や30枚機は生産量が多いのでその分、販売店は安く仕入れる事ができます。
そこから、コピー機販売店がどれくらい割引を入れるかはそれぞれですよ！！
それがコピー機販売店の利益になるので、知識や相場観がない人にはもちろん高く提案がきます。
⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2024年版～
オプション料金
オプション料金は、本体価格とは別に追加したオプション機能の料金となります。
これはメーカーによって表記は異なりますが、コピー機の一般的な構成で金額を出しているメーカーもあれば、「ADF（原稿送り装置）」「給紙キャビネット」「FAXキット」がオプションとして表記しているメーカーもあります。
最低限必要な機能は抑える必要はありますが、本当にそのオプションは必要なのか確認するようにしましょう。
例えば、ADF（原稿送り装置）を高速タイプに変更する事や、給仕キャビネットを4段ではなく幅が広い3段にする事もできます。
そもそもADF（原稿送り装置）が必要ない場合は、コンビニでよく見かけるプラテンカバーに変更する事も可能です。
販売店が提示してくれる見積書を鵜呑みにしないで、自分にとって必要なオプションかどうか見極めるようにしましょう。
ただ、先ほど伝えたようにメーカーによってはコピー機(複合機)の一般的な構成で金額を提示している事もあります。
それは、一番生産量が多いシリーズやスピードもそうですが、オプションも一緒です。
一般的な構成が一番出荷されているので、販売店の割引率も変わります。
その事も頭に入れつつ、オプションについて判断してみるようにしましょう。
⇒選べるコピー機(複合機)のオプション機能！おすすめのオプションを５つ紹介
搬入設置料金
搬入設置料金はコピー機(複合機)の搬入・設置料金です。
コピー機は総重量が100kgを超えるため、基本的に搬入作業は2人がかりで行います。
階段作業やパソコン設定などがあると、もちろんプラス料金となります。
一般的には搬入設置料金は、45,000円～60,000円程になります。
階段作業は6,000円程で、パソコン設定は1台4,000円程になります。
メーカーによってはパソコン設定が1台無料であったり、5台無料って事もあります。
リース契約の場合は、本体価格や搬入設置料金などの支払い総額を毎月のリース料として支払っていくので、初期費用掛かりません。
ただ、支払い総額を分割しているだけなので、相場は把握しておくようにしましょう。
本体価格ではなく、この搬入設置料金や階段作業などもメーカーから販売店に卸価格として提示されております。
本体価格ではなく、搬入設置料金などを多額にしてくることもあるので、しっかり理解するようにしましょう。
⇒業務用コピー機(複合機)の階段作業は大変！！階段作業で費用が掛かる理由とは
カウンター料金
続いてはカウンター料金です。
カウンター保守契約はメーカーもしくは保守会社と契約する事になります。
カウンター料金は、モノクロ印刷、カラー印刷の１枚当たりの金額となります。
また、カウンター料金の他に基本料金というものも設定されております。
これは、例えば一枚も印刷しなくても基本料金は保守料金として支払うものになります。
カウンター料金はリース期間中に金額が変更されることは基本的にありません。
むしろ、5年後以降はカウンター料金が上がる傾向になります。
カウンター保守契約書に、カウンター料金の改定について記載されているので確認するようにしましょう。
カウンター料金はメーカーによって相場が異なります。
また、毎月の印刷枚数や設置場所によってもカウンター料金の設定が変わります。
一般的にはモノクロ印刷〇〇円/枚、カラー印刷〇〇円/枚となりますが、メーカーによってはモノカラー(2色)のカウンター料金が出ることもあります。
カウンター料金を安くしてもらうポイントなどもあるので、気になる方は下記の記事を参考にしてみてください。
⇒コピー機のカウンター料金を安くする方法！！導入後でもカウンター料金は安くできます！
リース料金
リース料金は契約期間中のリース会社に支払う月額料金です。
リース料金は先ほどお伝えした通り、本体料金・オプション料金・搬入設置料金の合計金額にリース料率を上乗せした金額になります。
基本的には５年間(60ヶ月)でリースが組まれます。
それはコピー機の法定耐用年数が5年間と設定されているからです。
5年以外にも6年や7年でリース契約をする事も可能です。
契約期間が長くなれば長くなるほど、分割する回数が多くなるので毎月の支払金額は少なくなります。
ただ、リース料率が変わるので、長くなれば長くなるほど支払い総額は上がります。
また、このリース料率は契約するリース会社であったり、提案してくれるコピー機販売店によって変わります。
毎月のリース料金だけ見るのではなく、リース期間であったり、リース料率にも目を向けてみましょう。
⇒コピー機の法定耐用年数と減価償却について解説！経費計上はできるのか？
その他
上記で解説させて頂いた内容以外にコピー機(複合機)の仕様や標準装備などの詳細情報を記載してくれる販売会社もあります。
逆に上記内容の記載がなく、機種名とリース料金だけ記載されている見積書もあったりします。
コピー機販売店は毎月の印刷コスト(リース料やカウンター料)で提案してきたり比較してくると思います。
しかし、リース契約を長くすれば毎月のコストを安く見せる事ができます。
また、カウンター料金は比較的安いメーカーを提案すれば安くみせる事ができます。
コピー機(複合機)を導入する側は、見積書の内容をしっかり理解して、販売店のいう事を鵜呑みにしないで判断するようにしましょう。
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コピー機の見積書を確認する際のポイント・注意点！
コピー機(複合機)の見積書を貰った時の注意してみておくべきポイントを具体的に紹介させていただきます。
見積書の内容を理解し、しっかりと確認することで、より安く適切なコピー機を導入することができます。
現在、コピー機(複合機)の見積書が手元にある方や、これから見積依頼する方は是非、参考にしてみてください。
リースの契約期間
コピー機(複合機)をリース契約する際には、リースの契約期間を必ず確認しましょう。
コピー機の法定耐用年数は5年とされており、一般的には5年のリース契約が主流です。
しかし、6年や7年といった長期間でのリース契約も可能です。
リース期間が長くなるほど、月々のリース料金は安くなりますが、長期間のリースにはいくつかのリスクが伴います。
リスクの1つ目として、リース期間中にコピー機が寿命を迎える可能性があります。
法定耐用年数が5年であるため、6年以上のリース契約では複合機が途中で故障するリスクが高まります。
また、リース期間が長ければリース料金は月々安くなりますが、リース料率が変動されるので、総支払額は増えることも考慮しなければなりません。
⇒業務用コピー機(複合機)のリース契約が終わる前にやる事！リース契約終了時はどういう選択があるの？
印刷速度とオプション機能
先ほどお伝えしましたが、コピー機(複合機)は印刷速度によって本体価格が大きく変わります。
また、給紙カセットや自動原稿送り装置(ADF)、フィニッシャーなどのオプション機能があります。
提案がきている見積書は適正なコピー機ですか？
なんでその印刷速度にしたのですか？
そのオプションは本当に必要ですか？
まずは上記内容を考えてみてください。
また、販売店にも何でこの機種・機能なのかを確認してみるようにしましょう。
販売店の担当がしっかり説明してくれないと論外です。
機能面をしっかり理解して納得したうえで検討するようにしましょう。
参考までに京セラの公式ページのオプション一覧がございますので、下記に記載します。
保守契約の内容
見積書には細かく記載されていませんが、一緒に保守契約の内容についても必ず確認しましょう。
保守契約には大きく分けて3種類あり、「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」があります。
カウンター保守はカウンター料金の中に修理費や消耗品のトナーなどが入っているため、無料で修理・交換を行ってくれます。
カウンター保守は年間の印刷枚数が多い会社向けの保守契約となっています。
カウンター保守は基本料金が設定されていることが一般的になりますので、基本料金がいくらになっているか注意が必要です。
また、考えていただきたいのは「リース契約」と「保守契約」は別物という事です。
カウンター保守契約の契約期間は基本的に5年間とされております。
リース契約は６年や７年で大丈夫ですか？
カウンター保守契約の中身をしっかり確認してみましょう。
保守契約期間が超えた、５年以降はコピー機の耐用可能かを確認したうえで問題なければ１年毎のサービス更新となります。
また、６年目10％増し、７年目20％増しといったようにカウンター料金が割増しとなります。
リース契約時のコピー機(複合機)の所有権はリース会社になるので、保守対応で本体の入れ替えはできません。
保守契約しているメーカーや保守会社は部品交換でなんとか対応します。
５年以降となるとコピー機(複合機)の故障頻度が増えるので、カウンター料金も割り増しとなります。
または、保守契約してるメーカーや保守会社から、今後のメンテナンスが出来ないと相談が来ることもあります。
⇒すべて無料じゃないの！？コピー機の保守契約で有料対応になる場合
コピー機(複合機)の見積もりを安くする方法！
コピー機(複合機)の見積もりでの注意点を理解しましたら、次にどれだけ安く導入できるかが重要です。
こちらではコピー機を安く購入する為のポイントをお伝えします。
⇛コピー機(複合機)の見積もりを安くする裏技3選！！導入を検討している方は絶対みてください！！
リース料金・カウンター料金の相場を知る
リース料金とカウンター料金の相場は事前にチェックしておきましょう。
先に説明した通り、現在のカウンター料金の相場がモノクロ1.0円～1.2円 カラー 10.0円～15.0円となっています。
もちろんメーカーによってカウンター料金の相場も変わります。
リース料金の相場も事前に知っておくことで、相場より高い見積書を貰った際に指摘することができます。
ただ見積書には有効期限がありますので、見積書が送られてきてから時間が経過している場合は予め確認しておきましょう。
※リース料金やカウンター料金の金額は半導体不足やトナー原料の値上がりによって変動することがあります。
下記のコラムでは具体的な相場価格を解説しているので参考にしてみてください。
⇒営業マンに騙されるな！！コピー機(複合機)の相場価格を暴露！
相見積をする
相見積は複数の会社から見積書をもらい金額などの比較を行うことを言います。
この相見積をする事が一番重要です！！
メーカーや販売会社によって金額は異なりますので、必ず比較しましょう。
相見積もりを取り、販売会社により安い見積書を見せることで値段を下げる交渉ができます。
コピー機(複合機)は単価が高い分、利益率も非常に高い為、自社の利益率を落としてお客様に安い金額を提案する事はよくあります。
価格が安いメーカーや機種を選ぶ
日本には10社以上のコピー機メーカーが存在し、競い合っております。
それぞれのメーカーで売り出しているポイントや特徴があります。
その中で比較的安いメーカーで人気機種を選べば、もちろん安く導入する事ができます。
代表的な価格が安いメーカーとしては、京セラ、シャープです。
京セラはコピー機業界ではトップクラスの安さを誇っています。
本体価格もそうですが、特にカウンター料金が他社メーカーに比べると安いです。
高速機だと総額では他社と比べて100万円以上の差があります。
多くの会社で人気の25枚機、35枚機でも他社と比べて総額40万円近くの差があるため、コストを重視するお客様には京セラの複合機がおすすめです。
⇛京セラのコピー機(複合機)と他メーカーとの違いとは？3つの特徴を紹介
印刷枚数を多めに伝える
カウンター料金を安くする方法として販売会社の担当者に月間の印刷枚数を多めに伝えることで、カウンター料金を安く設定してもらえる場合があります。
メーカーからすれば印刷すればするほど売上げが上がるので、その分、カウンター料金が割安になります。
印刷枚数を多めに伝えることで値下げ交渉に対応してくれる可能性が上がるので伝えてみましょう。
ただ、大幅な枚数を伝えてしまうとカウンター料金は低くなったとしても、最低基本料金が高くなる場合があります。
最低基本料金は一枚も印刷しなくても費用が発生します。
カウンター料金がモノクロ0.7円カラー7円だとしても、最低基本料が10,000円になる事もあります。
⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？
入れ替え時には他メーカーへの乗り換え
コピー機(複合機)の入れ替え時に他メーカーへ乗り換えることで安くなる可能性があります。
現代のコピー機市場では新規のお客様を取ることが非常に難しく、基本的には既存のお客様へ新品コピー機の入れ替えか、他社からの奪い取りがほとんどになります。
そのため、他社から乗り換える場合は現状のカウンター料金よりも安く設定してくれる事もあります。
逆に同じメーカーで新しい機種を入れ替えとなると、同じカウンター料金になります。
⇒リース契約中にコピー機(複合機)を入れ替える必要はある？リプレイスするメリットとデメリット
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信頼できるコピー機の販売会社の特徴
コピー機(複合機)を導入をしようとした時に、基本的に販売店からの導入になります。
コピー機販売店の中には利益を重視して契約前は対応が良くても、アフターサービスがよくない業者もあります。
その中で、信頼できる販売店の見分け方をお伝えします。
コピー機の保守を自社で行っている
一般的なメーカー保守の場合、販売店は契約を進めて終わりで、その後の事は基本的に考えてないです。
リース契約はリース会社との契約締結。保守契約はメーカーと契約締結。この通り、販売店は契約になにも関与しておりません。
法人間の契約になるのでクーリングオフもできないので、売るだけ売ってアフターサービスも何もない販売店も存在します。
その中で自社で保守作業を行っている会社は、導入後もお客様対応が続くので売って逃げるって事はありません。
また、カウンター料金を自社で設定できるので、良心的な金額を提案してくれる可能性があります。
カウンター保守契約だけではなく、キット保守契約などメーカーにはできない保守サービスなど柔軟に対応してくれる事もあります。
コピー機を売った後もスピーディーかつ親身に対応してくれる販売会社を選びましょう。
⇒業務用コピー機の保守メンテナンス体制を比較！おすすめメーカーをご紹介
コピー機にかかる費用を明確に説明してくれる
コピー機とインターネットで調べればいろんなサイトは出てきますが、何が自分にとっていいかは判断するのが難しいのが現状です。
知識や相場観がない人に高く売るのが当たり前です。
そんな中、コピー機(複合機)にかかる費用などをきちんと説明してくれる販売会社は信用できると言えます。
販売店は『どのメーカーでも取り扱いできますよ』と言いますが、得意とするメーカーが存在するので、結局そのメーカーを提案してきます。
なぜ、そのメーカーでその機種が良いのかを明確に説明できない販売店は良くないです。
最近では、広告やホームページにコピー機のリース価格を掲載している会社もあります。
しかし、実際に見積書を取ったら金額が違ったというケースも多々あります。
ホームページ掲載の金額を鵜吞みにせず、また営業マンの言葉も鵜吞みにしないようにしましょう。
⇒なぜ高い？コピー機業界の現状と【ゼロコピ】サービスに懸ける想い
まとめ
コピー機のリース契約や購入を検討する際には、まず見積書を取得し、内容を確認することが必要不可欠です。
見積書には本体料金、オプション料金、搬入設置料金、カウンター料金、リース料金などが記載されており、見積書の内容を把握することで正確なコスト把握が可能になります。
また、リース契約には「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」があり、各特徴を理解した上で、自社に最適な契約を選ぶことが重要です。
コピー機には様々なオプション機能が存在し、必要な機能のみを追加することでコストを節約できます。
見積書を確認し、自分に必要なオプションが含まれているか、不要なオプションが含まれていないかを見極めることが重要です。
特に自動原稿送り装置やフィニッシャーなどのオプションは、有料で提供されることが多いので、必要に応じて申告しましょう。
さらに、保守契約の選択も重要になってきます。
カウンター保守、キット保守、スポット保守の中から適切な契約を選ぶことで、先のトラブルを回避できます。
また、相見積もりを取り、リース料金やカウンター料金の相場を把握し、信頼できる販売会社を選ぶことも大切です。
特に自社保守を行う会社は迅速な対応や定期メンテナンスを提供し、長期的なサポートが期待できます。
コピー機の導入において見積書の理解はとても重要です。
初めてコピー機を導入する方は、このアドバイスを参考に、最適なコピー機選びを行いましょう。
■お安い大型レンタルをお考えの方はこちら（業界でもびっくりな価格表）
■リースをお考えの方はこちら（メーカーに我々が直接値引き交渉ができるので安い）
■小型機のレンタルをお考えの方はこちら（1週間無料お試し）