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コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
コピー機(複合機)を導入する際は「リース契約」だけではなく、コピー機の保守会社と「保守契約」を結ぶ必要があります。
保守契約はいくつか種類がありますが、今回は一般的な「カウンター保守契約」と、その「カウンター保守契約」で発生するカウンター料金についてご説明します。
カウンター保守契約の仕組み・相場・節約方法・注意点に関して解説させていただきます。
業務用の大型コピー機(複合機)は高額で「リース契約」だと5～7年と長期的な契約となります。
コピー機(複合機)を利用するためには「リース契約」「保守契約」の２つの契約が必要になるので、契約内容をしっかり理解したうえで導入しましょう！
⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説
コピー機の「カウンター料金」とは
まずはコピー機(複合機)で一般的な保守契約でもある「カウンター料金」について解説させていただきます。
カウンター料金とは、コピー機(複合機)で印刷枚数がカウントされ、その枚数に応じて課金される料金のことです。
カウンター料金はモノクロ印刷とカラー印刷の2種類に分類され、それぞれ料金が異なります。
(コピー機メーカーによって2色印刷でカウンター料金が設定される事もあります。)
カウンター料金の他に最低基本料が設定されており、1枚も印刷しなくても最低基本料の支払いが発生いたします。
この、カウンター料金と最低基本料はコピー機メーカーによって相場が異なり、毎月の印刷枚数や導入するエリアによっても金額が異なります。
カウンター料金は10年以上前に比べて安くなってきております。
各コピー機メーカーで相場感は異なりますが、現在ではモノクロ印刷1円/枚、カラー印刷10円/枚、最低基本料金2,000円/月といったところだと思います。
上記で分かるように、カウンター料金はモノクロ印刷とカラー印刷で料金の差があります。
※約10倍ほど価格が違います。
また、コピー機メーカーによってはモノカラー印刷(2色印刷)といって、モノクロ印刷とカラー印刷とは別に2つの色を使うと印刷カウントされる方式もあります。
(コピー機メーカーのリコーなどはモノカラーが一般的です。)
カウント枚数は1ヶ月でそれぞれの枚数(モノクロ、カラー)を集計し、保守会社から毎月カウンター料金の請求があります。
印刷用紙のサイズ違いで、それぞれカウンター料金に差が出る事もあります。
例えばA3で印刷する場合は「ダブルカウント」と言って、A4×2枚分とみなされることもコピー機メーカーによってはあります。
A3用紙でよく印刷される方は、ここも契約前に注意してみてみましょう。
また、両面印刷の方が片面印刷よりも節約になる、という認識があるかもしれませんが、これはカウンター料金の概念で言うと間違いです。
確かに用紙代は節約されるのですが、カウンター料金は用紙一面でカウントされるので両面印刷の場合は2カウントされます。
要は両面印刷の場合は表面のカウントと裏面のカウントで2枚分のカウンター料金が発生します。
ただ、「カウンター保守契約」はどれだけ印刷しても修理費や部品代などすべて無料になるので、「リース契約」で複合機、コピー機を導入している80％以上の企業が「カウンター保守契約」で締結しています。
⇒コピー機のカウンター料金の相場～カウンター料金にバラつきがあるのは何故？～
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コピー機の保守契約「カウンター料金」のメリット
続いて「カウンター料金」のメリットについて解説させていただきます。
「カウンター料金」のメリットの一つに、ランニングコストの見通しが楽、という点があります。
「リース契約」の場合、コピー機は5～7年と長期で使う機械になります。
コピー機(複合機)を長く使っていれば、定期的にメンテナンスや修理が必要になります。
印刷枚数が比較的多い企業なら消耗品のトナーカートリッジの交換も高頻度で必要となります。
保守契約を結んでいない場合はトラブルが起きた際にその都度、見積りなります。
コピー機(複合機)ではこのメンテナンス費用や消耗品やメンテナンス品が高額になります。
カウンター保守契約を結んでいれば、修理費用やトナー購入費用が掛からずに利用できます。
トナーカートリッジが無くなった場合は連絡一本ですぐに届けてくれます。
トナー交換もすぐにしてもらえるので業務に支障をきたす心配もありません。
※また、トナー交換は保守員を呼ばなくても、ご自身で簡単に交換ができます。
「カウンター料金」は毎月の印刷枚数が多いほど一枚当たりの金額が安くなります。
これは毎月カウンター料金が変動するのではなく、「カウンター保守契約」の契約前に保守会社からカウンター料金が提示されます。
保守会社としては毎月の印刷枚数が多ければ多いほどカウンター料金の総額が大きくなるので、印刷枚数が少ない企業より印刷枚数が多い企業の方がカウンター料金を安く提示してくれます。
上記の内容を把握する事によって保守会社に「カウンター料金」の交渉ができるようになるので重要なポイントです。
印刷枚数が多いほどランニングコストが抑えられるのもメリットの一つになります。
また、カウンター料金は経費として費用計上ができます。
「カウンター料金」の経費は消耗品費や事務用品費で仕訳します。
経費に関しては下記の記事で細かく解説しておりますので、気になる方は確認してみてください。
■カウンター料金のメリット■
1. 修理・メンテナンス代がカウンター料金に予め含まれているので、ランニングコストの見通しが楽。
2. 印刷枚数が多いほどランニングコストが抑えられる。
3. 経費計上ができる。
コピー機の保守契約「カウンター料金」のデメリット
続いて「カウンター料金」のデメリットをご紹介させていただきます。
「カウンター料金」はモノクロ印刷〇円/枚、カラー印刷〇円/枚と1枚当たりの金額が設定されています。
このカウンター料金とは別に最低基本料金という金額も設定されております。
最低基本料金が設定されているので、月間で1枚も印刷しない場合でも基本料金の支払いがあります。
なので、印刷枚数が極端に少ない企業にとっては勿体無く感じてしまいます。
また、月間の印刷枚数が多い企業でも印刷ミスを大量にしてしまったり、無駄な印刷が多くなってしまうと、カウンター料金の請求額が高くなってしまうと言うのも注意しなければデメリットとなります。
「カウンター料金」はモノクロ印刷とカラー印刷でカウンター料金が違います。
モノクロ印刷に比べてカラー印刷は10倍ほど高くなります。
印刷物に赤文字がちょっとでも入っていると高額なカラー印刷のカウントとなりますので注意が必要です。
カラー印刷が10円/枚と想定した場合、10枚のカラー資料を10部印刷してミスをしてしまうと、それだけで1,000円をゴミ箱に捨てる事になります。
上記の事を理解していないで、印刷をしてしまうと高額請求になる可能性があるので社内ルールを徹底する必要があります。
■カウンター料金のデメリット■
1. 印刷枚数がどんなに少なくても最低基本料金の支払いがある。
2. 印刷ミスなど無駄な印刷が増えると請求が高くなる。
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コピー機の印刷コスト＝リース料+カウンター料金＋？
コピー機(複合機)のカウンター料金のメリットとデメリットを解説させていただきました。
解説させていただいた、カウンター保守契約は業務用の大型コピー機(複合機)を導入している8割以上の企業がを結んでいる契約になります。
メリットは沢山ありますが、契約の内容を理解していないと多額の請求が発生する可能性があります。
カウンター保守契約でコピー機(複合機)を利用する場合の費用面に関して深堀りさせていただきます。
コピー機(複合機)を導入する場合はカウンター料金だけではなく、一般的に下記のランニングコストも必要となります。
①リース料金（本体代）
②カウンター料金 + 基本料金（メンテナンス代）
③消耗品代（用紙など）
④電気代
①リース料金(本体代)
リース契約でコピー機(複合機)を導入した場合はリース料金を契約したリース会社に5～7年かけて支払います。
個人でいうローンみたいなイメージになるので、連帯保証人を付けて審査が必要になります。
また、リース会社に毎月、金利を払う必要があります。
金利が高いリース会社や販売店によってリース契約の金利に違いがあるので確認する事をおすすめします。
「リース契約」はコピー機をリース会社から借りているイメージとなりますので、契約満了になった場合はコピー機をリース会社に返却する必要があります。
②カウンター料金 + 基本料金(メンテナンス代)
カウンター料金はリース会社ではなく保守契約を締結した保守会社に金額を支払います。
モノクロ印刷〇円/枚、カラー印刷〇円/枚と一枚印刷するごとに費用が上乗せされていきます。
また、基本料金が設定されており、一枚も印刷していない場合でも毎月の費用負担があります。
一般的には導入したコピー機のメーカーとの契約となります。
コピー機のメーカーではなく、地場に強い事務機屋さんなどと保守契約を結ぶケースはありますが、カウンター料金が高額になるのであまりおすすめしません。
③消耗品代(用紙など)
④電気代
カウンター契約でトナーカートリッジやメンテナンス部品などは保守会社から無償で提供してもらえます。
その他で掛かる費用としては「印刷用紙」はお客様負担になります。
また、細かいですが、コピー機の「電気代」もお客様負担となります。
コピー機の電気代を詳しく知りたい方は下記のコラムから確認してみてください。
コピー機(複合機)を契約をする際は、ほとんどの場合はコピー機の販売店から提案を受けると思いますが、そのコピー機の販売店と契約するのではなく、「リース会社」と「保守会社」の２つの契約をする必要があります。
なので基本的には「リース会社」「保守会社」に印刷コストを支払っていくので予め把握しておきましょう。
業務用コピー機のカウンター料金の相場
次に業務用の大型コピー機(複合機)の具体的なカウンター料金や基本料金の相場をご紹介させていただきます。
毎月の印刷枚数や設置場所で金額に相違がありますので、あくまで目安として確認してみてください。
業務用の大型コピー機(複合機)のカウンター料金の大体の相場は
モノクロ印刷＝1~3円/枚
カラー印刷＝8~15円/枚
最低基本料＝2000~3000円/月
モノクロ印刷とカラー印刷で料金の差が大きいので、やはりカウンター料金の節約にはカラー印刷を減らすことが一つのポイントになります。
10年以上前はコピー機(複合機)の販売業者がメーカー提示のカウンター料金に対してカンター料金の金額の上乗せをして、ストック利益を獲得していました。
近年ではネットの普及やカウンター料金自体が安価になってきているので上乗せする販売業者も少なくなってきております。
なので、カウンター料金の相場は抑えられている傾向になります。
カウンター料金は導入するコピー機メーカーや月間印刷枚数、設置場所によって相場が異なります。
カウンター料金が比較的安いメーカーもありますので、導入を検討している方はいろんなコピー機メーカーから見積をとる事をおすすめします。
⇒コピー機のカウンター料金の相場 ～カウンター料金にバラつきがあるのは何故？～
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カウンター料金を安くする裏技！？
業務用の大型コピー機(複合機)のカウンター料金の相場をお伝えしたかと思いますが、それはあくまで相場価格となります。
相場価格より高い場合もあれば、安くなる場合もあります。
ここではカウンター料金を安くする秘訣をお伝えさせていただきます。
下記の内容はコピー機を導入する前に確認する項目になりますので、これから導入を検討している方は是非、確認してみてください。
毎月の印刷枚数
コピー機(複合機)を導入する際は必ず毎月の印刷枚数を聞かれると思います。
簡単に言うと、毎月の印刷枚数が多いほどカウンター料金の単価が安くなります。
毎月の印刷枚数が多い企業に関してはメーカー側の利益がある程度、見込めるのでカウンター料金が安くなります。
毎月の印刷枚数はモノクロ印刷とカラー印刷の枚数が必要になります。
カラーの印刷枚数が多いほうがカウンター料金は安くなる傾向になります。
ただ、毎月の印刷枚数を聞かれても新設法人の場合などはどれくらい印刷するのか分からない場合もあると思います。
また、コピー機(複合機)の切替を検討している方も、毎月の印刷枚数は変動があるので、今までどれくらい印刷(モノクロ・カラー)していたのか正確に把握している人はなかなかいないと思います。
この毎月の印刷枚数は想定しているモノクロ印刷とカラー印刷の枚数で問題ないです。
極端に印刷枚数を増やして報告するのは良くないですが、契約後に保守会社からカウンター料金の価格の引き上げをするといった事はありません。
なので、一番印刷枚数が多い月を想定して伝えていただければと思います。
この内容を知っているだけで、カウンター料金の相場価格より安くなる事もありますので覚えとくと良いと思います。
コピー機の設置エリア
導入するコピー機(複合機)メーカーの保守拠点から離れてしまうとカウンター料金は割高になってしまいます。
保守会社目線で言うと、保守拠点からメンテナンス場所までに距離があると、移動時間が掛かってしまうので一日潰れてしまう。という事もあります。
そう考えると、保守拠点から遠い設置場所より近い場所の方が優遇されます。
なので、保守拠点の大半は都心部に構えているので、都心部に近いほうがカウンター料金が安くなる傾向になります。
コピー機(複合機)を導入する立場から考えると、どうしようもない事ですが、ある程度は配慮していただければと思います。
導入するコピー機メーカーや保守会社がどこにあって、どこからメンテナンスに来るのか確認する必要があります。
人気のコピー機メーカーは保守拠点を全国に多く構えているので、人気のコピー機メーカーから見積りを取得する事をおすすめします。
⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2022年版～
既存のコピー機メーカー
コピー機の販売店から営業を受ける際、「今、コピー機は利用していますか？」「どのメーカーのコピー機を利用していますか？」と良く聞かれると思います。
既にコピー機(複合機)をリース契約で導入している場合、営業に来た別の販売店から同じメーカーのコピー機を導入する事は基本的にはできません。
冒頭でも話した通り、コピー機はリース契約で5～7年の契約をしています。
元々、別の販売店さんの契約がある中で同じコピー機メーカーの提案は業界としてタブーとされています。
余程の理由があれば新しいコピー機の販売店さんから提案して頂けると思いますが、コピー機メーカーとしてはお客様の取り合いはNGです。
例えば、今までキャノンのコピー機をリース契約していると仮定した場合、別の販売店さんからリコーの提案を受けるとします。
コピー機メーカーのリコー社とすれば、キャノンから乗り換えてほしいので、キャノンのカウンター料金より安く提示してくれます。
一見当たり前のように思いますが、コピー機(複合機)を導入する際は重要な内容となります。
なので、コピー機(複合機)メーカーは様々あるので、いろんなメーカーに声を掛けて値引き交渉する事がポイントです。
これは切替ではなく、新規導入する場合も同じ事が言えます。
凄く手間ではありますが業務用の大型コピー機(複合機)は高額な商品で、長く利用する事務機器になるので、このポイントは抑えていただきたいです。
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カウンター料金が安いと修理が遅い！？
業務用の大型コピー機(複合機)のカウンター料金が安い場合、注意したいのは「保守・メンテナンス」の質です。
コピー機(複合機)は精密機械になるので長く利用していくと劣化していきます。
トラブルは付き物になるので「保守・メンテナンス」は重要なポイントになります。
カウンター料金は、もちろん安いにこしたことはないですが、料金だけで選んでしまうと「修理が遅い」「アフターフォローが無い」などの事例もあります。
例えば、日本国内のコピー機(複合機)の導入シェア率トップ３の「富士ﾌｨﾙﾑﾋﾞｼﾞﾈｽｲﾉﾍﾞｰｼｮﾝ(旧：富士ゼロックス)」「リコー」「キャノン」は導入台数が多い分、保守拠点も日本全国に多く構えております。
保守拠点が多いのでトラブルが起きた際は迅速なメンテナンス対応が見込めます。
ただ、コピー機の設置場所から保守拠点がどれくらいの距離なのかは確認する事をおすすめします。
カウンター料金だけではなく「保守・メンテナンス」の質は重要になりますので、その点に注意してコピー機メーカーをを選びましょう。
カウンター料金が無料の会社とは
ここで弊社のサービスをご紹介させて頂きます。
大型コピー機レンタル「ゼロコピ」は今まで紹介した一般的なリース契約ではなく、レンタル契約のサービスになります。
リース契約は5～7年と長期的な契約になり、連帯保証人をたてる必要がありました。
「ゼロコピ」のレンタルサービスでは契約期間の縛りが無く(業界初)、個人の方でも気軽にコピー機を利用できるように設計させていただきました。
小型コピー機ではレンタルサービスは多くありますが、大型コピー機でサービス展開をしているのはかなり珍しいかと思います。
「ゼロコピ」サービスはお客様にあわせた４つのプランで構成されております。
すべてのプランに対しで「保守・メンテナンス代」は無償で受けれるようにサービス設計をしました。
「ゼロコピ」【スタンダードプラン9,800円/月】では月額料金の中にモノクロ印刷2,500枚/月、カラー印刷500枚/月が含まれておりカウンター料金の支払いがありません。
また、消耗品のトナーカートリッジも無償で提供されるので毎月9,800円のみで大型コピー機の利用が可能です。
カウンター料金が安い際に注意すべきポイントとして「保守・メンテナンス」を解説させていただいたかと思います。
「ゼロコピ」はとことん経費を削り、安いサービスにさせていただきましたが、「保守・メンテナンス」に心配ありません。
東京、神奈川、千葉、埼玉エリアでサービス展開を絞り、保守メンテナンスを柔軟に対応します。
ゼロコピ専用の保守、操作窓口を設け、電話で改善されない場合は当日対応、遅くても翌日の午前までに対応させていただきます。(無料にて対応)
コピー機メーカーでも翌日以降の対応が通常になりますが、「ゼロコピ」ではメーカー様よりも早い対応をさせていただきます。
業務用の大型コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。
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まとめ
今回は業務用の大型コピー機(複合機)の「カウンター料金」について説明しましたが、参考になりましたでしょうか？
「カウンター契約」が一般的な保守契約となり、メンテナンス費用や部品交換費用、トナーカートリッジが無料で対応してくれる事がメリットです。
ただ、カラー印刷のカウンター料金がモノクロ印刷に比べて割高になるため、カラー印刷をする際は注意する必要があります。
コピー機(複合機)のカウンター料金は各メーカーや毎月の印刷枚数、設置エリアで変動しますので、見積りを取得する場合は1社だけではなく、いろんなメーカーから見積りをもらう事をおすすめします。
また、弊社【ZEROコピ】サービスではリース契約ではなくレンタル契約のサービスを展開しております。
月額サービス料の中にメンテナンス費用や部品交換費用なども含まれており、業界初の契約期間縛りなしで展開しております。
大型の複合機、コピー機が月額サービス料2,980円～で利用可能となっておりますので、是非お問合せください。
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