複雑なコピー機(複合機)の見積書！！騙されない為に注意して見てほしいこと

ペーパレスと言われ印刷枚数は減ったものの、仕事をするうえでコピー機(複合機)が必要不可欠な事務機器になります。

新しく業務用コピー機(複合機)を導入しようとしても、コピー機の種類、機能、導入方法など考える事が沢山あります。

業務用コピー機メーカーは日本に10社以上存在し、そのコピー機を取り扱っている販売店にいたっては数百社以上あります。

そんな中、とりあえず見積書を出してもらっても、カウンター料金？基本料金？リース料金？リース料率？どこを注意したら良い？分からないことだらけですよね。

また、コピー機の見積依頼するのにも、知り合いの販売店？飛び込みで来た販売店？それともネット検索の販売店？人によって色々なパターンだと思います。

コピー機販売店が、どうであれ一番損する導入のやり方は『相手のいいなりになること』です。

コピー機(複合機)のことについてある程度知識を持ってない。

無知なままで任せっぱなしだと、場合によっては数十万円以上も損してしまうこともあります。

特に知り合いの業者に依頼する場合は『知り合いだからきっと相場より安くしてくれるだろう』と安心しきってお任せすると、半年後に明細を見てびっくり。

他社より全然高い！というお客様をたくさん見てきました。

たとえ知り合いでも任せっぱなしにするのではなく、ある程度はコピー機(複合機)の予備知識を習得しておきましょう。

また、コピー機(複合機)の知識を習得した上で見積もり時に交渉するのがベターです。

今回は業務用コピー機(複合機)の見積書の内容をわかりやすく説明させていただきます。

これから業務用コピー機(複合機)の導入を考えている方や、入替えを検討している方は是非、参考にしてみてください。

⇒営業マンに騙されるな！！コピー機(複合機)の相場価格を暴露！2023年版

コピー機(複合機)見積書の注意点 ※リース契約
コピー機(複合機)の保守契約の注意点
コピー機(複合機)の保守契約は必要？
コピー機(複合機)のトータルコストとは？
まとめ
補足

コピー機(複合機)見積書の注意点 ※リース契約

まずは業務用コピー機(複合機)を導入するうえで一般的なリース契約の見積書について注意点を解説させていただきます。

業務用コピー機(複合機)の導入では8割以上の企業がこのリース契約を用いて導入しております。

見積書で確認するポイントをみていきましょう。

リース料金

まずは一番目に付くリース料金です。

これは毎月リース会社に支払いをする金額になります。

リース料金は一定金額になり、経費処理が可能となります。

まずは毎月支払うリース金額を確認しましょう。

⇒コピー機の法定耐用年数と減価償却について解説！経費計上はできるのか？

リース契約期間

リース料金を確認した後は、リース契約期間も必ず確認しましょう。

業務用コピー機(複合機)のリース契約では5～7年で選択する事が可能です。

ちなみにコピー機(複合機)の法定耐用年数は5年と定められています。

よってコピー機のリース期間は5年間で契約する場合が多いです。

単純に毎月のリース料金が10,000円と想定すると、60回(5年)払いで支払い総額が60万、84回(7年)払いだと支払総額が84万円になります。

契約期間によって支払総額が変わるのは当たり前の事ですが、毎月のコストだけに意識が集中しまいがちです。

この例だと、どの契約が支払総額が一番高くなるでしょうか？

①リース料金(5年)9,000円

②リース料金(6年)7,500円

②リース料金(7年)6,500円

正解は③です。

①の支払総額54万、②も54万、③は54.6万になります。

毎月のリース料金は6,500円で一番安いですが、支払総額は一番高くなります。

リース契約期間を見落としてしまう事もあるので注意しましょう。

⇒コピー機の再リース契約とは何か？リース契約が終わったらどうなる？

一括購入金額

コピー機(複合機)をリース契約するので、一括で購入する場合の金額は関係ないのでは？と思う方も多いかもしれません。

一括購入金額もかなり重要です。

先ほど例に挙げたリース料(〇年)〇〇円と資料だけだと、知識がない人は③の6,500円/84回払い(7年)を選びがちです。

リース料金の計算は一括購入金額から算出されております。

なので、見積書に記載されていない場合は、仮に一括でコピー機(複合機)を購入した場合はいくらになるのかを確認しましょう。

リース金額で誤魔化して提案してくる販売店もあるので注意しましょう。

⇒騙されるな！！コピー機(複合機)のリース契約に潜むリスクを見破る方法

リース料率

ちょっと難しくなってしまうかも知れないですが、できればリース料率も確認するようにしましょう。

こちらはコピー機(複合機)の見積書にはほとんど記載されていないです。

皆さんはお家を購入する場合や、車を購入する場合はローンの金利を気にしますよね？

低金利で契約できれば嬉しいはずです。

コピー機(複合機)の場合でも同じです。

高額な商品になるのでリースを組むわけですが、その料率も確認するようにしましょう。

当たり前の事ですが、リース料率はリース契約期間によっても変わります。

リース会社によって『審査は厳しいけど料率が安い』『審査は厳しくないけど料率が高い』などの傾向があります。

また、販売店の実績でリースが通りやすかったり、料率が低かったりします。

5年でリースを組んだ場合のリース料率の相場は1.9％ぐらいです。

コピー機(複合機)の一括購入価格が60万だとすると、、、

毎月のリース料金は11,400円となります。

支払総額は11,400円×60回で684,000円となります。

リース料率で支払総額が変わるので確認しましょう。

⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！

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コピー機(複合機)の保守契約の注意点

業務用コピー機(複合機)の多くは、導入時に保守契約を結ぶことが一般的です。

保守契約とは、使用しているコピー機に不具合が生じた場合、修理や部品交換を無償で行うサービスのことをいいます。

この保守契約はコピー機メーカー又は保守会社と締結する事になります。

リース契約とは全く別の契約になるので予め確認しておきましょう。

保守契約には大きく分けて3種類あるのでそれぞれ見ていきましょう。

(1)カウンター保守契約

まずはカウンター保守契約です。

8割以上の企業が、この保守契約を結んでいます。

カウンター料金と聞いた事がある方は多いかも知れませんが、モノクロ印刷〇〇円、カラー印刷〇〇円という様に毎月の印刷枚数に応じて従量課金される仕組みとなります、

カウンター料金の他に基本料金の設定もあり、毎月一枚も印刷しない場合でも基本料金を支払う必要があります。

このカウンター料金を契約している保守会社に毎月支払うことにより、トナーの交換だけでなく定期的なメンテナンスやトラブルにも対応してくれます。

保守契約を結ばず機器がトラブルを起こしてしまうと、1回の修理で10万円ほど費用がかかってしまいます。

なんので、カウンター保守契約は長期的にみてお得な契約方式となっています。

⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？

(2)キット保守契約

キット保守契約とはコピー機(複合機)の保守会社から、トナーカートリッジをその都度購入します。

その購入したトナーカートリッジの代金に保守費用が含まれている契約となります。

トナーカートリッジに保守費用が含まれているので、通常購入する金額より割高になります。

基本料金などもないので、印刷枚数が極端に少ない企業には喜ばれておりました。

最近ではカウンター保守を契約する場合が多く、キット保守契約を結べるコピー機(複合機)は減少傾向にあります。

ほとんどのコピー機メーカーではキット保守契約を廃止しております。

コピー機メーカーではなく、保守を専門としている保守会社が独自に行っている場合もあります。

⇒【ゼロコピでも採用】コピー機のキット保守契約とはどんな契約？

(3)スポット保守契約

スポット保守とは、保守料金が決められておらず、コピー機(複合機)が故障した際にその都度、有償でメンテナンスを行う保守契約です。

消耗品であるトナーカートリッジも通常の金額で購入ができ、保守会社へ毎月の支払もありませんが、コピー機(複合機)にトラブルがあった際は高額な請求となります。

訪問費用、部品費用、交換費用、、、といった感じで、訪問対応を依頼した場合は10万円を超えるケースが多いです。

⇒コピー機の保守契約！スポット保守契約とは？

コピー機(複合機)の保守契約は必要？

３つの保守契約を解説しましたが、保守契約はそもそも必要なのでしょうか？

結論からお伝えすると、必ず保守契約は締結しましょう。

家庭用コピー機は必要ないですが、業務用コピー機(複合機)は精密機械になります。

各コピー機メーカーの企業努力により、業務用コピー機(複合機)の性能や耐久性が上がってきております。

耐久性が上がったのと企業努力のおかげで保守料金も、以前より減少傾向にあります。

業務用コピー機(複合機)は高額な商品になり、印刷をすればするほど故障頻度があがります。

なので、業務用コピー機(複合機)を導入する際は保守契約を結ぶようにしましょう。

保守契約は販売店から提案されます。

注意して見たほうがよいのは見積書のリース金額だけではありません。

見積書に保守料金も記載されているので必ず確認するようにしましょう。

リース料金とカウンター料金をもとに算出したトータルコストがどれくらい掛かるかが、一番重要なポイントとなるでしょう。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

コピー機(複合機)のトータルコストとは？

業務用コピー機(複合機)をリース契約した場合、掛かるコストはリース料金とカウンター料金の2種類です。

リース料金は毎月一定の金額の支払いですが、カウンター料金は印刷枚数によって金額が変動されます。

また、カウンター料金は各メーカーによって相場金額が異なります。

おさらいとして販売店からの見積事例をみて、コスト比較をしてみましょう。

◆コピー機の前提条件

・使用期間：未定

・設置場所：東京都23区

・月間使用平均枚数：モノクロ2,000枚、カラー500枚

提案①

リース料金(5年)：13,300円

カウンター内訳：モノクロ印刷2円/枚、カラー印刷13円/枚、基本料金5,500円/月

カウンター料金：2,000枚×2円＝4,000円　500枚×13円＝6,500円

月間コスト：13,300円+10,500円＝23,800円

本体代合計：13,300円×5年間＝798,000円

提案②

リース料金(7年)：11,800円

カウンター内訳：モノクロ印刷1.0円/枚、カラー印刷10円/枚、基本料金2,500円/月

カウンター料金：2,000枚×1円＝2,000円　500枚×10円＝5,000円

月間コスト：11,800円+7,000円＝18,800円

本体代合計：11,800円×7年間＝991,200円

この2つの事例を見て頂きいかがでしょうか？

月間コストは提案②の方が毎月5,000円ほど安くなるので、提案②の方がお得だと思う方も多いかもしれません。

毎月安くなるならそれで良いよ！！このように思っている方も多いのではないでしょうか？

ここでのポイントは本体代合計です。

提案②は7年リースで合計金額が提案①より20万程度高くなります。

提案①でも利益は確保している中で、提案②のこの上乗せ分がコピー機販売店の追加利益となります。

カウンター料金が保守する会社の企業努力の金額で、販売店には関係ありません。

販売店の企業努力はコピー機(複合機)の本体代です。

単純に考えると、提案②でいくと20万円分を上乗せしているので、逆に交渉が可能です。

⇒コピー機サイトが沢山あるのは何故？コピー機(複合機)営業の理屈を暴露します！！

まとめ

今回はコピー機(複合機)の見積書で注意したい点をまとめてみました。

リース契約とカンター保守契約に絞って解説させていただきましたが、導入方法や保守契約の種類はいくつかあります。

それをすべて理解して、比較するのは難しいです。

トータルコストの比較も一部の事例にすぎません。

コピー機メーカーの本体価格、カウンター料金の相場があり、またそのコピー機の機種やスペックによっても相場は異なります。

なので、業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は、いろんな販売店から見積を取得するようにしましょう。

最低でも3社から見積書もらいましょう。

その3社の見積書を見比べて、自分に見合ったコピー機を選択するといいでしょう。

今回の記事で少しでもお役に立てればと思います。

ありがとうございました。

補足

弊社は大型コピー機レンタル『ゼロコピ』サービスを展開しております。

リース契約ではなく、名前の通りレンタル契約です。

業務用コピー機(複合機)の8割以上の導入がリース契約とお伝えしましたが、レンタル契約も可能です。

レンタル業者はまだまだ少ないです。

弊社のゼロコピも全国展開はできておらず、東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県の一都三県と大阪府全域、一部の関西エリアで展開しております。

エリア限定には理由があります。

それは業務用コピー機(複合機)は保守が一番大切だからです。

保守拠点に限りがあるのでサービスエリアを絞り、迅速に訪問保守できるように体制を整えております。

ゼロコピはレンタル契約になり、保守サポートも弊社で行っております。

カウンター保守契約ではなく、弊社独自のサービスを行っております。

紹介させて頂いたキット保守契約も採用させていただいており、お客様の印刷枚数にあわせたプランをいくつか用意しております。

もちろん一般的なリース契約も提案は可能です。

コピー機(複合機)を熟知しているからこそ、お客様に一番いい提案が可能です。

また、ゼロコピは通常のリース契約よりもお得になるように設計しております。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。