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コピー機のリース契約が終わりそうな企業必見！！コピー機を少しでも安く入替える方法
利用しているコピー機(複合機)のリース期間が満了に近づいてくると、次のコピー機はどうすればいいか不安になる方は多いのではないでしょうか？
再リース？新しいコピー機に入替え？又は、リース契約ではない別の選択？
リース契約は5年～7年の長期的な契約になりますが、5年以上経過すると、様々なサービスがリリースされていたりします。
コピー機(複合機)を切替える場合、どのように進めたらいいのか不安に思っている方は沢山います。
今回の記事ではそんな方に向け、コピー機(複合機)切替え時の流れを解説させていただきます。
入替え時の確認しておくポイント・注意点や少しでも安く入替える方法などを伝授させていただきます。
これからコピー機(複合機)入替えをご検討の方は是非、参考にしてみてください。
⇒今の時代だからこそ？複合機を新規導入するならレンタルがおすすめ！
コピー機(複合機)の入替時の確認事項
利用しているコピー機(複合機)のリース期間を確認し、リース終了日の半年前くらいから、次のコピー機(複合機)の入替え準備を進めましょう。
コピー機(複合機)のリース期間が満了になる前にリース終了手続きを行わないとタイミングによっては再リース料が発生してしまいますので、入替えは余裕を持って進めるように心がけましょう。
コピー機(複合機)の入替え時に考える事は沢山あります。
導入の仕方や、希望するコピー機(複合機)の機能、搬入経路の確認や、現行機のリース契約書と利用明細書の確認などなど、、、
それぞれ解説させていただきますので参考までにご確認ください。
⇒コピー機の再リース契約とは何か？リース契約が終わったらどうなる？
1.コピー機(複合機)の導入方法
大型の業務用コピー機(複合機)は高価な事務機器で数百万程度するのがほとんどです。
一括購入が難しいので一般的にはリース契約で導入する企業が多いです。
導入方法の選択肢としては【リース契約】【一括購入】【レンタル契約】の3つに分かれます。
当たり前のようにリース契約を選択していないでしょうか？
今では大型の業務用コピー機(複合機)をレンタル契約で導入する事も可能です。
自分に見合った契約内容を考えるようにしましょう。
それぞれの特徴は下記の記事に記載してますので参考にしてみてください。
⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？
2.コピー機(複合機)の機能確認
新たに入替えるコピー機(複合機)について、どれくらいの機能やスペックが必要なのか考えてみましょう。
現行のコピー機(複合機)と同じにするのか？印刷枚数が増えたから印刷スピードを上げるのか？新たにオプションを追加してより便利にするのか？それとも余計な機能を落として価格を下げるのか？
機能面を考える事でコピー機(複合機)の本体価格が大きく変わるので、検討するようにしましょう。
⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！
3.コピー機(複合機)のメーカーや保守契約
続いて、希望するメーカーと保守契約を確認しましょう。
日本には数十社以上のコピー機メーカーがあり、【富士フィルム】【リコー】【キャノン】【コニカミノルタ】【シャープ】【京セラ】などが挙げられます。
導入シェア率が高い人気メーカーもあるので調べてみるのも良いかもしれません。
そぞれぞのメーカーで競い合っているのでメーカーの特徴も様々です。
全部のメーカーの特徴を理解するのは難しいと思いますが、重要なポイントは【印刷品質】【本体価格・保守料金】【保守体制】の３つになります。
品質を重視するのか？価格を重視するのか？だけでも検討してみるといいかも知れません。
⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2022年版～
また、保守契約にも【カウント保守契約】【キット保守契約】【スポット保守契約】の３種類があります。
メーカーによっては対応していない保守契約内容もありますが、契約内容を見比べてみるのもいいでしょう。
コピー機(複合機)の保守契約内容を詳しく知りたい方は下記の記事で解説していますので参考までにご確認ください。
⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説
■お安い大型レンタルをお考えの方はこちら（業界でもびっくりな価格表）
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コピー機販売店から見積り依頼
新しく入替えるコピー機(複合機)詳細がある程度、決まりましたらコピー機販売店から見積り依頼をしましょう。
ここで大切なポイントは1社に絞らない事です。
コピー機(複合機)の見積り依頼は無料になります。
なので見積り依頼はできるだけ沢山の業者にするようにしましょう。
最低でも3社くらいに問い合わせをすると良いと思います。
複数社から見積りをもらう事を相見積もりと言います。
相見積もりをする事によって、それぞれのコピー機メーカーの特徴や金額の相場も見え、自分にとって最適なコピー機(複合機)選びができます。
少し面倒かと思いますが、コピー機(複合機)は数百万する高価な事務機器になるので、慎重に選ぶようにしましょう。
⇒複合機の見積もりを安くする裏技3選！検討している方は絶対みてください！！
リース契約・保守契約終了の手続き
コピー機(複合機)の見積り内容に問題なければ、いよいよ入替え作業になります。
コピー機の入替え前に現行の契約の終了手続きを行います。
コピー機(複合機)を利用する場合にはリース契約と保守契約の２つがあります。
リース契約はリース会社に連絡、保守契約は保守・メンテナンスをしてくれているメーカーや保守会社に連絡するようにしましょう。
先述の通り、リース終了手続きが遅れてしまうと、再リース料が発生してしまう可能性もあるので注意しましょう。
リース契約をしている場合はコピー機の所有権はリース会社にあります。
なのでリース契約が終了した場合はリース物件であるコピー機はリース会社に返却する必要があります
返却場所は解約連絡をリース会社にした際にリース返却用紙が届くの、リース会社指定の返却場所に返却するようにしましょう。
返却はコピー機(複合機)の入替え時に業者に一緒に作業してもらうと便利です。
なので新しく導入するコピー機の販売店に返却場所は予め共有するようにしましょう。
⇒コピー機(複合機)を入替えるタイミングとは？入替える時に注意するべきポイント！！
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コピー機(複合機)の搬入・設置
コピー機(複合機)の入替え作業は通常でも半日は掛かる事を想定しておきましょう。
今ある場所に入替えるだけでしょ？思うかもしれませんが、メーカーなども変わるので搬入・設置に苦戦することもあります。
基本的には付き添いが必要になるので、業務に支障のない日時を選択しましょう。
コピー機(複合機)の搬入は必要に応じてFAXフォルダやスキャンフォルダの設定やFAX短縮ダイアル登録を行います。
設定が完了したら、コピー機の基本的な操作方法やトナーカートリッジの交換手順の説明を受けます。
実際に印刷してみて問題ないか？又は利用したい機能に不具合はないのか？を確認しましょう。
導入後にパソコン設定や操作が分からなく、保守業者を呼ぶ場合はその都度、費用が掛かってしまうので、最初の段階で聞けることは聞いておきましょう。
⇒コピー機のリース契約＝保守メンテナンス無料ではない！？導入するための２つの契約をご紹介
入替え前の注意するべき点とは？
コピー機(複合機)を入替える注意点も解説させていただきます。
今まで利用しているコピー機のメーカーや性能なども変わるので予め確認しておきましょう。
1.コピー機(複合機)の使い勝手・印刷品質
コピー機(複合機)の入替えは基本的に別のメーカーや違う機種になります。
今まで当然のように利用していた機能などメーカーによっては使い勝手が悪くなったり、そもそも機能が搭載されていない事もあります。
新しく導入するコピー機(複合機)が会社のパソコンOSに対応しているかの確認も必要です。
会社の業務システムの都合上、Windows7などのサポートが終了したOSのパソコンを現役で使用している会社さんもいらっしゃることでしょう。
メーカーやモデルによってはサポートが終了したOSは対応しない(ドライバーがインストールできない)可能性があるので、対応しているコピー機(複合機)を別途用意するなど対応しましょう。
また、macでコピー機(複合機)を使用したいかどうかによって、必要な構成が変わる場合があるので注意しましょう。
特にmacユーザーの方はメーカーによってはオプションが必要な場合があります。
普段のコピー機利用時に使用している機能などは予め把握して販売店に相談するようにしましょう。
また、印刷品質を予め確認しておくことも大切です。
コピー機メーカーによって印刷物の色味は変わります。
お客様に提出する資料や写真印刷が多い場合などは印刷データを渡して、印刷サンプルをもらうようにしましょう。
折角新しいコピー機(複合機)を導入したのに『想像していた色合いと違う・・・』なんてことにならないようにしたいところです。
これまでレーザー形式のコピー機を利用していたのが、新しいコピー機ではインクジェット形式なんてパターンの場合は特にテスト印刷をオススメします。
⇒どっちが最適！？インクジェットプリンターとレーザープリンターの違いを解説
2.コピー機(複合機)の搬入経路・設置場所
まずは設置場所までの搬入経路の確認を行いましょう。
当然ながら複コピー(複合機)の搬入は出入り口から設置場所まで業者が運ぶことになりますが、コピー機のサイズはメーカーやモデルによっても異なります。
同じコピー機メーカーでもモデルが1世代違うとサイズが10センチも20センチも大きくなって搬入経路が確保できずに導入ができない場合もあります。
また、搬入するのにクレーンが必要になり別途料金が発生することも可能性としてはあるので注意するようにしましょう。
不安な場合はコピー機販売店に確認することをオススメします。
もしくは希望のモデルの型番でインターネット検索し仕様一覧の『外寸(外形寸法)』でサイズを確認しましょう。
⇒コピー機(複合機)のサイズはどれを選ぶのがおすすめ？事業規模に適したコピー機選びをご紹介
まとめ
コピー機(複合機)を新しく入替える手順や注意事項を解説させていただきました。
今回、ご紹介させていただいた流れはあくまで一例です。
実際にはコピー機販売店に細かく確認するようにしましょう。
お伝えしている通り、確認する販売店は最低でも３社です。
それぞれのメーカー特徴を理解して、自分に見合ったコピー機選びをすることが大切です。
また、少しでも安く導入できるように、大変ですが相見積もりをしましょう。
今回の記事で少しでも皆様のお役に立てればと思います。
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