コピー機(複合機)利用者の上手な使い方！便利機能おすすめ5選！

業務用のコピー機(複合機)は高価な商品になり、便利な機能が沢山あります。

みなさんはコピー機(複合機)の機能を使いこなせていますでしょうか？

ちょっとした知識を付け、使いこなせれば作業効率が格段に上がります。

最近のコピー機(複合機)に搭載されている機能の中から５つのオススメ機能をご紹介します！

すでにコピー機(複合機)を導入している方やこれから導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

コピー機のクラウド連携
割り込み印刷・割り込みコピー
コピー機ファクスのPDF変換
コピー機のソート機能
コピー機のフィニッシャー機能
まとめ

コピー機のクラウド連携

まず最初にオススメする機能は、コピー機(複合機)のクラウドサービスとの連携です。

クラウドサービスとは、インターネット上にソフトフェアやデータを保存しておけるサービスのことです。

基本的にデータを保存するときは、受け入れ先となる記録媒体が必要になってきますが、クラウドサービスはその記録媒体がハードディスクなどではなく、インターネット上にあるというイメージです。

最近のコピー機(複合機)ならクラウドサービスと連携できるものが多くあるので、これを利用しない手はありません。

クラウド連携をしていなコピー機(複合機)だと、データの呼び出しや編集などは、いちいちパソコンを介して行わなければなりません。

クラウドサービスを利用することで、クラウド上から印刷したいもののデータを直接呼び出し、コピー機(複合機)で直接印刷できるようになります。

また、コピー機(複合機)以外のいろいろな端末からもデータを呼び出して編集することも可能です。

注意点としては、クラウドサービスには様々な種類があります。

代表的なクラウドサービスはいくつかありますが、それぞれで特徴や強みが違います。

しっかりと特徴を理解し、上手にクラウドサービスを利用しましょう。

⇒コピー機のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！

・パソコンを介さずにコピー機で直接印刷できる

・スキャンしたデータをパソコンを介さずにクラウド上に保存できる

・他の端末から保存したデータを閲覧、編集できる

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割り込み印刷・割り込みコピー

印刷データを大量にコピー機(複合機)でコピーやプリントアウトをしているとき、急ぎで違うものを数枚印刷しなければいけない状況に遭遇したことはありませんか？

何百枚ものコピー、印刷が終わるのを待つ必要はありません。

割り込み印刷機能を使って、必要な印刷をサッと済ませてしまいましょう。

割り込み印刷のやり方に関しては各コピー機やメーカーで細かな方法が異なってきますが、基本的には操作パネルに搭載されている割り込みボタンを押すことで使用できるでしょう。

割り込みボタンを押せば印刷を中断することが出来るので、その間に新しいものを印刷出来ます。

印刷した後はもう一度割り込みボタンを押せば再開します。

複雑な機能ではないので、一度お使いのコピー機(複合機)の割り込み印刷方法を調べて使ってみることをオススメします。

⇒急いでるときに使いたい！コピー機【割り込み印刷】機能を上手に活用しよう

・大量印刷の途中に割り込んで印刷することができる

コピー機ファクスのPDF変換

コピー機(複合機)には、受信したFAXの文章をPDFデータに変換して保存できる機能が備わっています。

いちいち印刷しなくても端末間でPDFデータでのやり取りが出来るので、無駄な印刷を減らすことができるためオススメです。

こちらもやり方は各メーカーによって少し異なりますが、基本的にコピー機(複合機)本体で受信データボックスと宛先を設定しておくことで、受信したFAXデータが転送されPDF化出来るようになります。

設定には少し手順が要るので、こちらもお使いのコピー機の設定方法を調べてみると良いでしょう。

⇒コピー機（複合機）のFAX送信方法『PDF変換など便利機能紹介』

・読み取った文章をPDFデータ化できる

・端末間でPDFデータでのやり取りができる

コピー機のソート機能

こちらも最近のコピー機(複合機)にはほとんど搭載されている機能です。

会社の資料冊子などを作成するとき、部数が多くて困ったことはありませんか？

例えば１０ページ分の資料を５０部印刷しなければならないとき、手作業でやっていくとするとそれぞれのページを５０部ずつ印刷し終わった後に１０ページを順番に仕分けて製本する必要がありますが、これは大変手間がかかります。

そんなときにソート機能が活躍します。

印刷する時に複合機、コピー機でソート設定をしておくことで、自動で部数ごとにページを仕分けて印刷することが出来るのです。

具体的には、まず１部目の１～１０ページ目までを印刷してから２部目の１ページ目、といった順番に印刷することが出来ます。

知っていると知らないとでは効率や手間に大きな差が出てくるので、何ページもの印刷をする場合は、是非ソート機能を活用してみてください！

⇒コピー機のソート機能とスタック機能の違いを解説？使い分けで業務効率アップ

・部数ごとに順番にページをわけて印刷することができる

コピー機のフィニッシャー機能

こちらはオプションになりますが、ソート機能に関連した機能になります。

フィニッシャー機能は全てのコピー機(複合機)に標準で搭載されている機能ではありませんが、オプション機能として取り付けることが出来る場合が多いです。

この機能を簡単に説明するならば、製本機能や自動ホチキス止め機能です。

このフィニッシャー機能を使うと、ソート機能を使って印刷した資料をコピー機が自動でホチキス止めまでやってくれるようになります。

つまり人が行う作業としてはコピー機(複合機)のタッチパネルを操作するだけで、自動で冊子まで完成してしまうというわけですね。

また、このフィニッシャー機能では針無し有りを選ぶことができ、少ない枚数の印刷なら、針なしを選ぶことで、シュレッダーにかけるときの針外しの手間も省くことができます。

ソート機能に合わせてフィニッシャー機能を導入することで効率がグンと上がるので、大変オススメの機能です。

⇒コピー機(複合機)のフィニッシャーとは？適正なフィニッシャーの選び方

・ソート印刷した書類を自動でホチキス止めしてくれる

まとめ

コピー機(複合機)の便利な機能をご紹介しましたが少しは参考になりましたでしょうか？

メーカー様の企業努力により、最近の複合機、コピー機には作業効率が少しでも上がるよう、非常に多くの便利な機能が搭載されています。

今回ご紹介した５つの便利機能は多くのコピー機で搭載されていますが、しっかりと使いこなすことが出来れば業務効率アップは間違いありません。

これを機会に是非活用してみて下さい！