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急いでるときに使いたい！コピー機【割り込み印刷】機能を上手に活用しよう
「急いでいるから、他の人が印刷している最中に優先的に自分の印刷を行いたい」
「大量のコピーを行っているけど、一枚印刷のために割り込みできないかな？」
「今の印刷作業を一旦停止して、コピーをしたいけどできる？」
上記のように、コピー機(複合機)の大量印刷などで多くの悩みを抱えることはありませんか？
とくに急いでいるときに限って、なかなか印刷が終わらないこともありますよね。
そこでおすすめしたいのは「割り込み印刷」機能です。
割り込み印刷機能は、コピー機(複合機)の印刷中に他の印刷を行ったり、ファックスを行っている最中に優先的にコピーをする機能になります。
割り込み印刷機能を活用することで印刷物の優先順位をつけられるため、大量の印刷物があっても、急な依頼に対応することができるのです。
今回はそんな「割り込み印刷」について、メリットや注意点をメインに紹介していきます！
是非最後まで読んでもらい、割り込み印刷の利便性に気付いてもらえれば幸いです。
割り込み印刷機能を使う3つのメリット
まずはコピー機(複合機)の割り込み機能のメリットをご紹介させていただきます。
自分の希望する印刷物を優先的に印刷できる
「このままだと部長から頼まれてる印刷物が間に合わない..」急いでいるときに限って、他の人が長時間コピーをしているときは多いですよね。
そんなときに「自分の希望する印刷物を優先的に印刷できる」のが割り込み印刷機能のメリットです。
わずか1枚印刷するためだけに数十分と待たされるのは骨が折れます。
しかし、割り込み印刷機能を使えば、ほんの数秒印刷を停止してもらうだけで自分の印刷を行うことができるのです。
そのため、迷惑になることもなく気軽に印刷できるのが割り込み印刷機能の特徴になります。
全体の業務時間短縮につながる
誰かひとりが長時間の印刷を行えば、本来他の人は印刷はできません。
印刷ができないことによって、印刷を希望していた他の人の作業は一時的にストップしてしまいます。
しかし、割り込み印刷機能を使用することで「全体の業務時間短縮」につながるのです。
コピー機(複合機)の前に長蛇の列ができることはありません。
大量印刷が行われていても、一言声を掛ければ印刷ができるので、業務が流れるようにスムーズにいきますね。
結果、会社全体の生産性が向上し、自分にとっても会社にとってもメリットになります。
印刷に対するストレスを軽減できる
「まだ印刷できないよ..」仕事中はコピーに対するストレスが多くなるのも現状です。
とくに長時間印刷が続いて、自分の印刷の順番がなかなかまわってこない瞬間はフラストレーションがたまりますよね。
ところが、割り込み印刷機能を使えば、そんな社員のストレスも軽減できます。
モヤモヤするのはなにも自分だけではありません。
ペーパーレス時代になったと言ってもまだコピー機を使用する場面は多く、コピー機(複合機)を社員全体が重宝しているのも現状です。
コピー機に対するストレスを減らすことができれば、良い雰囲気の中で仕事ができますね。
それが実現できるのが割り込み印刷機能と言えます。
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割り込み印刷機能の設定方法
コピー機(複合機)の割り込み印刷機能の設定方法はシンプルでボタン一つで出来てしまいます。
また、メーカー共通の操作方法であることが多いので、一般的な操作方法は以下のとおりです。
1.「コピー」を取る
2.急ぎの印刷物がある場合は「割り込み」を押す
3.割り込みを押すことで一時中断される
4.その間に希望の印刷を行う
5.あらためて割り込みを押すことで、中断していたコピーが再開される
以上の簡単な操作で割り込み印刷が可能となります。
操作方法を理解していれば誰でも簡単に割り込み印刷ができるようになります。
作業効率が上がるので是非、覚えておくようにしましょう。
割り込み印刷機能を使う3つの注意点
続いて割り込み印刷する際の注意点を解説させていただきます。
簡単操作でメリットが多い割り込み印刷ですが注意点を理解していないと周りに迷惑をかける事もあるので確認しておきましょう。
※メーカーや機種によって異なる場合があります
割り込みプリント待ちのジョブがある場合は割り込みできない
割り込み印刷機能を使おうと思っても、すでに先約が入っている場合は割り込み印刷が完全に終了するまで待たなければいけません。
(割り込みプリント待ちのジョブがある場合)
そのため、割り込みを行う場合は、他に割り込み印刷が行われていないかを確認しましょう。
割り込んでもプリント出力することはできない
割り込みを行ってコピーをとることはできても、プリント出力することはできません。
あくまで「コピー」に特化した機能になりますので、プリント出力する際は気長に待つ必要があります。
スキャン中は割り込みできない
割り込み印刷機能はどんな状態でもできるわけではなく、例外もあります。
それは「スキャン中」です。
プリント中に限られ、スキャン中は割り込み印刷することができません。
そのため、スキャン印刷であった場合は、完了してから余裕をもって印刷しましょう。
⇒コピー機(複合機)のタイムスタンプ機能とは？タイムスタンプの活用方法をご紹介
まとめ
いかがでしたでしょうか？
コピー機(複合機)で割り込み印刷機能を使うメリットや設定方法などを紹介してきました。
割り込み印刷機能を使うことで、自分の仕事がよりスピーディーに行うことができます。
しかし、操作方法のミスで印刷が止まってしまう事もあります。
注意するべき事もあるので予め把握しておきましょう。
是非この機会に割り込み印刷機能を使ってもらい、業務効率の改善に役立てれば幸いです。
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