業務用コピー機(複合機)を導入するタイミングとは？3つのポイントを解説！

電話回線やネット回線、パソコンと同様にオフィスに欠かせない機器であるコピー機・複合機が挙げられます。

多くのオフィスに導入されているもので必要だとは思うものの、中々導入のタイミングが分からないという方もいらっしゃるかと思います。

今回はそんな方に向けて、業務用コピー機(複合機)をオフィスに導入するタイミングについて解説します。

今回の内容を押さえていただければ、業務用コピー機(複合機)が、今のご自身の環境に必要なのか、またいつから必要になるのかといったことがお分かりいただけるかと思います。

業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

業務用コピー機(複合機)導入の決め手はこの3つ！
コピー機の印刷枚数が多い
コピー機でオフィスの文書管理を行いたい
コピー機でテレワーク環境を構築したい
まとめ
補足

業務用コピー機(複合機)導入の決め手はこの3つ！

早速、業務用コピー機(複合機)導入のタイミングですが、決め手としては以下の3つが考えられます。

印刷枚数が多い

オフィスの文書管理を行いたい

テレワーク環境を構築したい

それぞれの詳しい内容について、以下で詳しく見ていきましょう！

⇒家庭用と業務用コピー機のどちらを選ぶべき？自分に見合ったコピー機選び

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コピー機の印刷枚数が多い

業務用コピー機(複合機)導入の最も基本的なタイミングとしては、オフィスで扱う印刷物が多い場合があげられます。

業務用コピー機(複合機)は家庭用プリンターと比べ物にならない生産性能を有しており、中には1分間に100枚以上出力が可能な機種も存在します。

印刷枚数が多いかどうかの基準については、「月にどれくらい印刷するのか」を表す指標である【月間印刷枚数】を算出して考えます。

業務用コピー機(複合機)導入の際は機種選びや契約選びにも必ず関わってくる極めて重要な指標になりますので、ここでしっかりとチェックしておくことをオススメします。

具体的な月間印刷枚数の計算方法ですが、以下の式から算出することができます。

月間印刷枚数　＝　従業員数　×　従業員1人あたりの1日の利用枚数　×　月間営業日数

月によって印刷枚数に変動があるケースもあるかと思いますが、年間での平均など大まかな数字で問題ありません！

月間印刷枚数が500枚を超えるかどうかが業務用複合機導入の目安とされています。

月間印刷枚数が500枚以上であれば、家庭用プリンターより、業務用コピー機(複合機)の方がトータルコストは安くなる傾向にあります。

家庭用プリンターは印刷枚数が少ない方向けに設計されており、機械の耐久性が低いです。

なので、月間印刷枚数が多いとすぐに壊れてしまう可能性があります。

また、家庭用プリンターの消耗品が高いです。

特に印刷時に使用するインクカートリッジは高額になるので、月間印刷枚数が多いと交換頻度が高くなり高額な支払となります。

まずはこちらを導入のタイミングとして、月間印刷枚数が500枚を目途にお考えになると良いでしょう。

⇒コピー機で【月間印刷枚数】を聞かれるのは何故？誰でもできる3つの裏技！！

コピー機でオフィスの文書管理を行いたい

月間印刷枚数の他には、オフィス文書をより効率的に管理したい場合も業務用コピー機(複合機)導入のタイミングと言えるでしょう。

ホチキス留めや小冊子印刷など業務用コピー機(複合機)の有する、フィニッシャー機能やソート機能を活用することで出力物をまとめて管理することができます。

他にはFAXやスキャンのペーパーレス機能を活用することでオフィスの省スペース化だけでなく文書のデータ化による効率的な文書管理にも寄与することができます。

文書管理というと「コピー機(複合機)に頼らずとも可能なのでは？」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、例えば以下のような機能を活用することで圧倒的に効率的な文書管理を行うことが可能になります。

FAX文書やスキャン文書を複合機内に保存し、限られたユーザーだけが確認できるようにする

チームや部門ごとに利用枚数や機能を管理する、または利用記録をレポートとして出力する

領収書や伝票などをまとめてスキャンし、OCR処理によって自動的にデータ変換する

これらは業務用コピー機(複合機)の持つ機能のほんの一部に過ぎませんが、これだけでも現代の複合機が単にプリントやスキャンを行うだけでない優れた文書管理の機器であることがお分かりいただけるかと思います。

以上のような機能を活用してオフィスの効率的な文書管理を実現したい場合も業務用コピー機(複合機)の導入を検討されると良いでしょう！

⇒選べるコピー機(複合機)のオプション機能！おすすめのオプションを５つ紹介

コピー機でテレワーク環境を構築したい

コロナウイルスをきっかけとして、テレワークを導入されているオフィスも多いかと思いますが、テレワーク環境を充実させるのに非常に便利なのが業務用コピー機(複合機)になります。

先ほども少し触れたように現代のコピー機(複合機)は包括的な文書管理の機器としての役割を担っており、FAXやスキャンのペーパーレス機能の他にモバイルやクラウドとの連携機能も有しています。

テレワーク環境の構築においては、例えば以下のようなシーンでコピー機(複合機)が役立つことが考えられます。

FAX受信やスキャンした文書をネットワークやメールを通して、リモート環境のパソコンやスマートフォンなどに転送する

クラウド連携機能により、プリントデータやスキャン文書をリモート環境下にいるチーム間で共有する

また、テレワーク環境の構築で気になるのがセキュリティの問題ですが、この点も認証機能やIPフィルターなどのアクセス制限、暗号化などにより強固な対策がなされています。

このようにコロナ以前からペーパーレスや文書管理のための機能を充実させてきた業務用コピー機(複合機)はテレワーク環境の構築に大いに役立つ特徴を多数有していますので、テレワーク環境を構築したい場合にもコピー機(複合機)導入を検討されると良いでしょう。

⇒テレワークにコピー機(複合機)は必要？テレワークに便利な機能をご紹介！！

まとめ

今回は業務用コピー機(複合機)導入のタイミングについて解説しました。

改めておさらいしておくと、以下の3点がコピー機(複合機)導入のタイミングと言えます。

月間印刷枚数が500枚を超える場合

ペーパーレスをはじめとしたオフィスの文書管理を行いたい場合

クラウド連携などを活用してテレワーク環境を構築したい場合

このうち最も基本的な導入タイミングは「月間印刷枚数が500枚を超える」場合ですが、「文書管理を行いたい」「テレワーク環境を構築したい」場合に関しても業務用コピー機(複合機)が大きく貢献することは間違いありません。

また、業務用コピー機(複合機)と言っても機種によって様々な性能差があります。

業務用コピー機(複合機)は日本で数十社以上あり、機械本体も数百万円する精密機械になります。

特に1分間に何枚印刷がでるのか？この印刷速度によって業務用コピー機(複合機)の本体価格が大きく変わります。

なので、導入は慎重に考える必要があります。

今回の内容をご参考に「複合機を導入すべきか」そして「導入する場合どういった性能を求めるか」について、ぜひ一度お考えいただければと思います。

⇒コピー機(複合機)の印刷速度はどう選ぶべき？印刷速度の基準とおすすめの速さを解説

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスでは業務用コピー機(複合機)のレンタル契約サービスを展開しております。

業務用コピー機(複合機)は高額になるため、なかなか手が出せないのが現状です。

そんな中、ゼロコピでは月額2,980円から利用できるサービスとなります。

また、業界初で契約期間の縛りがありません。

業務用コピー機(複合機)の導入で一般的なリース契約は5～7年と長期的な契約となります。

また、リース契約には審査が必要で、仮に審査に落ちてしまった場合は導入する事ができます。

当然ではありますが、審査する為に連帯保証人を付ける必要があります。

5～7年の間に万が一、会社が傾いてしまった場合は連帯保証人である代表者が責務を負います。

ゼロコピであれば業務用コピー機(複合機)を少額でリスクなく始められるます。

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⇒なぜ高い？コピー機業界の現状とゼロコピサービスに懸ける想い