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テレワークにコピー機(複合機)は必要？テレワークに便利な機能をご紹介！！
コロナウイルスの影響により、テレワークでお仕事をしている人は増えたのではないでしょうか？
自宅でオフィスと同じように業務を遂行するために、ネットワーク環境は勿論のこと、必要なツールとしてパソコンやスマートフォンを利用されている方も多いかと思います。
また、紙資料を取り扱っている方も多くいらっしゃるかと思います。
この紙資料の取り扱いにお困りの方は多いのではないでしょうか？
実はテレワークにおいて非常に便利なのがコピー機(複合機)になります！
中には「コピー機(複合機)はオフィスで利用するもの」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
コピー機(複合機)はコロナによるテレワーク以前から、ペーパーレス化への対応を続けてきました。
各コピー機メーカーが開発を続け、便利な機能が多数搭載されています。
勿論、テレワーク時に便利な機能も搭載されております・
今回はそんなコピー機(複合機)の持つ便利機能について解説していきます。
現在、コピー機(複合機)をご利用な方や、これから導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
⇒印刷枚数が少ない人向け！家庭用プリンターの特徴とおすすめ機種5選【2023年版】
テレワークにコピー機(複合機)は必要？
まずは前提としてテレワークにコピー機(複合機)が必要かどうかという点に関して解説させていただきます。
結論として、自宅にコピー機(複合機)を導入することで、オフィスとより近い環境でテレワークを行うことが可能になります。
特に、まだまだ紙資料の取り扱いが多かったり、FAXでのやり取りが多かったりする場合はコピー機(複合機)導入の重要性が高まると考えられます。
テレワークでコピー機(複合機)があるだけで、作業効率が上がったり、仕事の幅が広がるので報酬がアップするかもしれません。
パソコンやスマートフォンなどに比べると必須とは言い難いですが、コピー機(複合機)を活用することで、よりスムーズなテレワーク環境を構築できることは間違いないでしょう。
⇒スマホやタブレットからコピー機(複合機)で印刷する方法を解説！すべて0円で可能！？
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テレワークに便利な機能はこの3つ！
冒頭でも少し触れたように、コピー機(複合機)はコロナ以前からペーパーレス化に対応するために開発を続けております。
パソコンやクラウドとの連携機能や文書管理をはじめとした業務効率化のための様々な機能を充実させてきております。
コピー機(複合機)にはそういう経緯があるため、テレワークでも非常に役立つ機能を多数備えています。
コピー機(複合機)の備える機能の中で特にテレワークに役立つと考えられる機能について、ここでは以下の3つをご紹介します。
1.ペーパーレスFAX
2.スキャン to PC(またはメール)
3.モバイル／クラウド連携
それぞれの機能の内容について、以下で詳しく見ていきましょう！
⇒コピー機(複合機)利用者の上手な使い方！便利機能おすすめ5選！
コピー機の便利機能①：ペーパーレスFAX
まずはペーパーレスFAXをご紹介させていただきます。
ペーパーレスFAXとは、FAX受信した文書を紙に出力するのではなくデータ化してコピー機(複合機)内に保存することができる機能のことです。
コピー機(複合機)内に保存したデータはメールやネットワーク経由でパソコンやスマートフォンなどの端末に送ることができます。
また、FAX受信データをクラウドに保存することも可能です。(もちろん、任意のタイミングで複合機からそのまま紙で出力することも可能です。)
機種によってはコピー機(複合機)上で受信FAXの内容を確認し、必要なものだけ出力するといったことも可能になります。
FAXを利用して業務を行っている場合、テレワークのシーンにおいてもオフィスのコピー機(複合機)で受信したFAXを自宅のパソコンに送信するよう設定したり、クラウドに保存して離れていてもチームで共有したりといった活用方法が考えられます。
⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]
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コピー機の便利機能②：スキャン to PC(またはメール)
次にご紹介するのが、「スキャン to PC」または「スキャン to メール」です。
これはコピー機(複合機)でスキャンした文書を任意のパソコンのフォルダやメールアドレスに送ることができる機能のことです。
ペーパーレスFAX同様、一度コピー機(複合機)内にデータを保存するため、クラウド連携がある場合はクラウド上にアップロードすることも可能です。
テレワークのシーンにおいては、オフィスとテレワーク環境でのデータのやり取りをしたい場合や、テレワーク環境同士でデータのやり取りをしたい場合に非常に役立つ機能と言えるでしょう。
スキャン機能を活用することでデータ共有がしやすくなるだけでなく、紙媒体を減らすことで文書管理をしやすくなるほかテレワーク環境で気になるセキュリュティ面にも寄与することが期待できます。
⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
コピー機の便利機能③：モバイル／クラウド連携
最後にモバイルやクラウドとの連携機能をご紹介させていただきます。
これはスマートフォンなどのモバイル端末から直接コピー機(複合機)を利用できる機能になります。
また、これまでにも少しお話してきたようにクラウドサービスと連携して文書管理ができる機能のことです。
モバイル連携については主にアプリケーションを利用してモバイル端末からプリントやスキャンなどの操作ができるほか、機種によってはNFCを利用してモバイル端末をかざすだけでコピー機(複合機)を使用したり、AirPrintを利用して簡単にWi-Fi経由での印刷を行ったりすることができます。
クラウド連携については今までも触れてきた通りFAXやスキャンなどで複合機内に保存されたデータをクラウドにアップロードして、パソコンや他のモバイル端末から確認することができます。
テレワークのシーンにおいては、クラウド連携が離れた環境下で利便性を発揮するのはもちろんのこと、スマートフォンをはじめとするモバイル端末と連携することでよりスムーズにテレワークを行うことができるでしょう。
⇒コピー機(複合機)のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！
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まとめ
今回はテレワークに便利なコピー機(複合機)の機能について解説しました。
保管・共有といった文書管理機能など、コピー機(複合機)の持つ機能はテレワークにおいて大いに役立つことがお分かりいただけたかと思います。
今回ご紹介した機能は現代の業務用コピー機(複合機)に多く搭載されている機能になります。
ご自身のオフィスでご利用されているコピー機(複合機)をテレワークに活用することができないか、今一度確認してみてください。
また、業務用コピー機(複合機)だけではなく、家庭用コピー機(複合機)も便利な機能が沢山搭載されております。
テレワークが急増したからこそ、家庭用コピー機(複合機)も注目されてきました。
今では手軽に購入する事もできますので是非、検討してみてください。