テレワークに便利な複合機の機能とは？

未だ収束の見通しが立たないコロナウイルスの影響により、テレワークの機会が増えている方々もまだまだいらっしゃるかと思います。

自宅でオフィスと同じように業務を遂行するために必要なツールとしてパソコンやスマートフォンを利用されている方も多いかと思いますが、紙資料の取り扱いにお困りではないでしょうか？

実はテレワークにおいて非常に便利なのがコピー機・複合機になります！

中には「コピー機(複合機)はオフィスで利用するもの」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、コロナによるテレワーク以前からペーパーレス化への対応を続けてきたコピー機(複合機)にはテレワークに便利な機能が多数搭載されています。

今回はそんな複合機の持つ便利機能について解説していきます。

テレワークに複合機は必要？

まずは前提としてテレワークにコピー機(複合機)が必要かどうかという点に関してですが、複合機を導入することでオフィスとより近い環境でテレワークを行うことが可能になります。

特にまだまだ紙資料の取り扱いが多かったり、FAXでのやり取りが多かったりする場合は複合機導入の重要性が高まると考えられます。

パソコンやスマートフォンなどに比べると必須とは言い難いですが、複合機を活用することでよりスムーズなテレワーク環境を構築できることは間違いないでしょう。

冒頭でも少し触れたように、コピー機(複合機)はコロナ以前からペーパーレス化に対応するためにパソコンやクラウドとの連携機能や文書管理をはじめとした業務効率化のための様々な機能を充実させてきた歴史があるため、テレワークでも非常に役立つ機能を多数備えています。

コピー機(複合機)の備える機能の中で特にテレワークに役立つと考えられる機能について、ここでは以下の3つをご紹介します。

1.ペーパーレスFAX

2.スキャン to PC(またはメール)

3.モバイル／クラウド連携

それぞれの機能の内容について、以下で詳しく見ていきましょう！

まずはペーパーレスFAXですが、これはFAX受信した文書を紙に出力するのではなくデータ化して複合機内に保存することができる機能のことです。

複合機内に保存したデータはメールやネットワーク経由でパソコンやスマートフォンなどの端末に送ることができるほか、クラウドに保存することも可能です。(もちろん、任意のタイミングで複合機からそのまま紙で出力することも可能です。)

機種によっては複合機上で受信FAXの内容を確認し、必要なものだけ出力するといったことも可能になります。

FAXを利用して業務を行っている場合、テレワークのシーンにおいてもオフィスの複合機で受信したFAXを自宅のパソコンに送信するよう設定したり、クラウドに保存して離れていてもチームで共有したりといった活用方法が考えられます。

次に「スキャン to PC」または「スキャン to メール」ですが、これは複合機でスキャンした文書を任意のパソコンのフォルダやメールアドレスに送ることができる機能のことです。

ペーパーレスFAX同様一度複合機内にデータを保存するため、クラウド連携がある場合はクラウド上にアップロードすることも可能です。

テレワークのシーンにおいては、オフィスとテレワーク環境でのデータのやり取りをしたい場合やテレワーク環境同士でデータのやり取りをしたい場合に非常に役立つ機能と言えるでしょう。

スキャン機能を活用することでデータ共有がしやすくなるだけでなく、紙媒体を減らすことで文書管理をしやすくなるほかテレワーク環境で気になるセキュリュティ面にも寄与することが期待できます。

最後にモバイルやクラウドとの連携機能ですが、これはスマートフォンなどのモバイル端末から直接複合機を利用できる機能と、これまでにも少しお話してきたようにクラウドサービスと連携して文書管理ができる機能のことです。

モバイル連携については主にアプリケーションを利用してモバイル端末からプリントやスキャンなどの操作ができるほか、機種によってはNFCを利用してモバイル端末をかざすだけで複合機を使用したり、AirPrintを利用して簡単にWi-Fi経由での印刷を行ったりすることができます。

クラウド連携については今までも触れてきた通りFAXやスキャンなどで複合機内に保存されたデータをクラウドにアップロードして、パソコンや他のモバイル端末から確認することができます。

テレワークのシーンにおいては、クラウド連携が離れた環境下で利便性を発揮するのはもちろんのこと、スマートフォンをはじめとするモバイル端末と連携することでよりスムーズにテレワークを行うことができるでしょう。

今回はテレワークに便利な複合機の機能について解説しました。

保管・共有といった文書管理機能など、複合機の持つ機能はテレワークにおいて大いに役立つことがお分かりいただけたかと思います。

今回ご紹介した機能は現代の業務用複合機に多く搭載されている機能になりますので、ご自身のオフィスでご利用されている複合機をテレワークに活用することができないか、今一度確認してみてくださいね♪