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富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]
コピー機(複合機)の機能は様々ありますが、完全に使いこなせる方は少ないと思います。
様々な機能の中で今回は「ペーパーレスファクス」の機能についてご紹介いたします。
日本一の出荷台数を誇る、富士フィルムビジネスイノベーションの【ペーパーレスファクス仕分け】に焦点をあて解説させていただきます。
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はじめに
コピー機(複合機)には様々な機能が標準で備わっていますが、ペーパーレスファクスの機能もその1つです。
無駄な紙の出力を削減し、FAX文書の紛失情報漏えい防止、用紙のコスト削減にも繋がります。
ペーパレスファクスを使いこなせている方は少ないのではないでしょうか？
設定さえ完了させちゃえば、とても便利な機能の1つである「ペーパーレスファクス」についてご紹介します。
ペーパーレスファクスとは
他のコピー機メーカーでは「インターネットファクス」と呼ばれている機能に類似しています。
FAXで受信した文書を紙にプリントすることなく、この「ペーパーレスファクス」機能利用する事によりデータファイルとしてボックスに保存されます。
ボックスに保存したファクス文書は、インターネットサービスを使用してパソコンで取り出したり、任意のパソコンに転送したり、メールに添付して送信したりできます。
予め設定する事で、受信したFAXデータを PDFに変換してファイルサーバーに保管したり、メールに添付して送信することができます 。
コピー機(複合機)の機能によっては相手の電話回線ごとに、受信したFAXデータを振り分けて保存することができます。
また、送信はパソコンから直接FAXを送信することが可能なので無駄な紙を削減し、また席を立つ必要がないので作業効率と生産性が上がります。
富士フィルムビジネスイノベーションの【ペーパーレスファクス仕分け】
コピー機(複合機)のペーパレスファクス機能を理解していただけましたでしょうか？
ここからは富士フィルムビジネスイノベーションの【ペーパーレスファクス仕分け】機能についてご紹介させていただきます。
ペーパレスファクスと言えども、各コピー機メーカーで多少の機能は異なります。
富士フィルムビジネスイノベーションの【ペーパーレスファクス仕分け】はファクス受信した文書のプリント、ボックスへの保存や転送、仕分けを自動で行う、有償の追加型アプリケーションになります。
ペーパーレスファクス仕分けを使うと、ファクス文書をプリントアウトすることなく、サーバーや共有フォルダーに転送、メールに添付して送信したりする事できます。
ファクス文書の転送するときは、ファクス番号などの受信情報や受信した日付で文書を仕分けることができます。
ファクス文書の保存形式は、PDF、DocuWorks、およびTIFFを選択できます。※DocuWorksは富士フィルムビジネスイノベーションの独自のサービスとなります。
紙にプリントしなくても保存できるので、カウンター料金や印刷用紙の節約に繋がり、また情報漏えいの危険を減らすことができます。
富士フィルムビジネスイノベーションのマニュアルURLを記載しますので詳しく知りたい方はご確認ください。
ペーパーレスファクス仕分けの特徴
次にペーパーレスファクス仕分けのそれぞれの特徴について解説していきます。
共有フォルダに保存するだけではなく、メールでFAX送信が可能
冒頭でお伝えした通り、共有フォルダに受信したFAXデータを保存する事が可能です。
また、コピー機(複合機)にメールアドレスを予め設定しておく事で、PDF形式のファイルを登録のメールアドレス宛にFAX送信する事ができます。(複数のメールアドレスに送信も可能)
FAX送信する際もわざわざコピー機に行く必要がないので業務効率が向上します。
受信したファクスを条件によって仕分ける
ファクス転送時に、ファクス番号や受信した日付、ファクス処理担当者ごとに文書を自動的に仕分け、転送先のフォルダーに保存できます。
迷惑ファクスだけを別のフォルダーに仕分けることもできます。
簡単な操作でFAX設定の切替えが可能
コピー機(複合機)にインターネットファクス仕分けを設定している際、サーバーやネットワークに何らかのトラブルが発生した時は簡単な操作で、受信したFAXを紙で出力するという設定が簡単に切り替えることができます。
デバイス設定ツールで新規作成や編集が可能
デバイス設定ツールとはネットワーク上にあるコピー機(複合機)に対して、 パソコン操作から一括管理することができるソフトウェアです。
ネットワーク上にある機器の状況を把握し 、状況に応じて設定を変更することができます。
このデバイス設定ツールを使用することで、それぞ コピー機に移動して操作をする必要がなく、パソコン操作のみで設定することができます。
ペーパーレスファクス仕分けのメリット
富士フィルムビジネスイノベーションの【ペーパーレスファクス仕分け】について理解いただけましたでしょうか？
続いて、ペーパレスファクス仕分けのメリットについてご紹介させていただきます。
①受信FAXをいつでも確認できる(テレワークにも最適)
受信したFAXを外出先でも確認できます。
共有サーバーに保管することやメールで受信して受け取ることもできるので、外出先でも確認できます。
パソコン上でFAXの送信受信の処理ができるので、例えば社内ネットワークにアクセスする仕組みがあれば、自宅やカフェ等の外出先から処理をすることができます。
②受信FAXの自動仕分けが可能
受信したファクスを条件によって仕分ける事ができます。
相手のファックス番号や受信した日付などで任意のフォルダに自動で仕分けをすることが可能。
ファクス番号や日付などで仕分ける事ができるのでデータが探しやすかったり整理整頓ができます。
迷惑ファクスで悩まされている方も迷惑ファクス専用のフォルダを作成すれば振分ける事ができます。
③経費の削減
受信したFAXを印刷する必要がありません。
よって紙代やトナー代などの印刷にかかるコストを削減できます。
また、ファクス受信時だけではなくファクス送信の際も印刷物をファクスするのではなく、データをファクスするのでコスト削減が可能です。
ファクス受信送信データをEメールの添付ファイルとして直接送受信することで、通信費の削減にも繋がります。
④セキュリティ性が高い
受信したFAXが紙で印刷された場合、 受信されたことに気が付かないで放置されていることがあります。
また、重要書類にもかかわらず裏紙などに再利用してしまう可能性もあります。
ペーパーレスファクス仕分け機能によって受信したFAXをメールアドレス宛に送ったり、サーバーに保管されるので無関係の人の目に触れることがなくなります。
また、FAX受信データを開く為に、パスワードを予め設定する事ができます。
その結果、情報漏洩を防ぐことができます。
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ペーパーレスファクス仕分けのデメリット
続いて、ペーパレスファクス仕分けのデメリットについてご紹介させていただきます。
①ネットワークなどの影響を受ける
受信したファクスをプリントをしないのでサーバー、ネットワークに障害が発生したときはフォルダ分けなどが上手くいきません。
その場合は受信したファックスがエラーという形で紙で出力されます。
簡単な操作で通常の紙で出力することができるので、大きなデメリットではないです。
②ITに不慣れな方は使いにくい
インターネットファクス仕分けは最初に設定するのが一般的ですが相手先が増えたり、追加設定する事が多々あります。
IT関係に不慣れな方は設定に苦戦するかもしれません。
仮に設定し終わった後にエラーが起きてしまった場合は対処が大変です。
インターネットファクス仕分けの設定に慣れる必要がありますが、分からない場合はサポート窓口に連絡するようにしましょう。
③有償の機能もある
富士フィルムビジネスイノベーションの「ペーパーレスファクス仕分け」は有償の追加型アプリケーションになります。
カストマーエンジニアによるインストール作業が必要になります。
また、富士フィルムビジネスイノベーションが提供しているDocuWorksやWorking Folderを利用したい場合は別途費用が掛かります。
どれも便利な機能になるので販売店に問合せをしてみましょう。
まとめ
今回は富士フィルムビジネスイノベーションの「ペーパーレスファクス仕分け」機能について解説しましたが、ご理解いただけたでしょうか？
「ペーパーレスファクス仕分け」機能の主な機能や特徴をまとめると、下記の通りです。
■受信したFAXを PDF に変換してデータファイルとしてファイルサーバーなどに保管や登録のメールアドレス宛に送ることができる。
■受信だけではなく、FAX送信の際もEメール添付などで送信する事ができる。
■「ペーパーレスファクス仕分け」を利用する事で業務効率の向上や経費削減、情報漏洩を防ぐ事ができる
また、FAX受信時にメールアドレスにお知らせが届いたり、アプリケーションで受信時にポップアップメッセージで知らせてくれるので、受信したファックス を見逃しにくくなります。
ペーパーレス化の目的は、印刷にかかるコストの削減や仕事効率アップになります。
『ペーパーレスファクス仕分け』のメリットとデメリットを紹介しましたが、デメリットはほとんどないと言えます。
ペーパーレス化が進んでいる世の中ですが、日本ではペーパーレス化があまり浸透していないのが現状です。
ITに不慣れな方は設定に手こずるかもしれませんが、各コピー機メーカーのサポート窓口が親身に対応してくれます。
必ずと言っていいほど便利な機能になるのでまずは「ペーパーレスファクス」から試してみてはいかがでしょうか？
今回の記事を読み、少しでも参考にしていただければと思います。
補足
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスでも「ペーパーレスファクス」を推奨させていただいております。
「ペーパーレスファクス」「インターネットファクス」の存在は知っているけど、設定が面倒だからやっていない方が多くいると思います。
「ペーパーレスファクス」は多くのメリットが存在し、デメリットはほとんどない機能です。
【ゼロコピ】ではコピー機(複合機)の搬入時に「ペーパーレスファクス」の設定もさせていただいております。
コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。
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