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コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！
コピー機(複合機)は仕事の生産性を向上させてくれる、日々の業務になくてはならない便利な事務機器です。
とはいえ、会社のネットワークに繋げるため、便利な分だけセキュリティリスクも付きものです。
「コピー機の内部に残っている顧客データが流出した」という事件もありました。
オフィスに設置しているコピー機(複合機)のセキュリティ対策をどのように進めれば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、代表的なセキュリティリスクや、コピー機(複合機)の機能を活用したセキュリティ対策について紹介します。
追加費用を掛けなくてもセキュリティ対応は可能です。
オフィスのコピー機(複合機)のセキュリティに課題を抱えている方は、ぜひ最後までご一読ください。
コピー機(複合機)に起こりやすいセキュリティリスクとは？
コピー機(複合機)の利用にあたって、事前に考慮しなければならないセキュリティリスクはいくつか存在します。
ここでは、コピー機に起こりやすい代表的なセキュリティリスクを紹介します。
①なりすまし
他人に成り代わった第三者がコピー機(複合機)から情報を発信するなどの「なりすまし」はよくあるセキュリティ事故のひとつです。
自分の名前を勝手に利用されてしまうと、知らないうちに何らかのトラブルに巻き込まれてしまう可能性もないとは言えません。
認証技術などを有効に活用して、本人以外がデータを不正に送受信できない体制を整えるなどの対策が必要です。
②盗聴・改ざん
第三者が不正にコピー機(複合機)内のネットワークに侵入し、情報を盗み見たり、勝手に内容を書き換えたりする被害に遭うリスクも考えられます。
重要な商談や新商品の企画など、機密をのぞかれてしまうと業務に重大な影響を及ぼす場合もあるでしょう。
経理情報などの大切なデータを書き換えられてしまえば、正常な企業運営がままならないケースも起こり得ます。
③情報漏えい
印刷物を放置して紛失したり、コピー機(複合機)内のデータを誤って第三者に送信したりするなど、ヒューマンエラーによる情報漏えいは少なくありません。
ちょっとした会議資料などであれば大きな問題にはならずに済むかもしれませんが、重要機密を誤って外部に流出させてしまうと、取引先を巻き込む大問題に発展するケースも考えられます。
外部からの攻撃によって情報が抜き取られるリスクにも対応すべきですが、社内の利用者による操作ミスにも対策が必要です。
コピー機(複合機)のセキュリティ対策には何がある？
日々の業務で起こり得るセキュリティ事故に対応するため、コピー機(複合機)を開発するメーカー各社はさまざまなセキュリティ対策を講じています。
それでは、具体的にはどんな機能があるのでしょうか。ここでは、代表的な5つの機能を見ていきましょう。
①ユーザー認証
コピー機(複合機)を利用するのが本人であることを確認するための認証機能です。
ユーザーIDとパスワードを入力しなければ印刷できないようにしたり、ICカードにユーザー情報を記録して複合機で認証させたりするなどの方法があります。
印刷ログを残せるので、あるユーザーが異なるユーザーの名前を使って文書を送信するなどの行動を後から振り返る際にも役立ちます。
第三者が不正にデータを送信する「なりすまし」などに効果が期待できます。
基本的にパスワード認証とICカード認証の２つの方法がありますが、パスワード認証は追加料金なしで利用する事が可能です。
印刷する前にパソコン画面からパスワード認証の設定をする事で完了です。
誰でもできる対策のひとつになるので、社内ルールを徹底する事で効果が期待できます。
下記の記事で詳しく解説しておりますので気になる方はご確認ください。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
②データ消去機能
コピー機(複合機)に残っているデータを誤って転送してしまうなどの事故を起こさないために、蓄積したコピー機内のデータを定期的に消去する機能です。
新しいデータが追加されるたびに古いデータに上書きするなどの方法がよく取られます。
外部から不正アクセスされたときに被害を食い止める意味もありますが、内部の従業員によるヒューマンエラーを防止する効果もあります。
コピー機(複合機)には日々、印刷やコピー、スキャンやファクスなどのデータが蓄積します。
その蓄積したデータにはメモリーとハードディスクの2種類の記憶装置が組み込まれています。
メモリーは各処理を進めるため一時的にデータを記憶しておくためのものになり、ハードディスクはより重要なデータを長期的に記憶しておくためのものです。
情報漏洩を防ぐためには定期的にコピー機(複合機)のデータ消去をするようにしましょう。
データ消去はコピー機の操作で簡単に行えます。
こちらも無料でできる対策のひとつになるので是非、行ってみてください。
③IPフィルタリング
事前に許可した特定のIP以外の接続を禁止する設定です。
IPフィルタリングを設定しておくと、外部のIPアドレスからコピー機(複合機)に接続しようとしても自動的に拒否されるので、不正アクセスされる危険性が下がります。
第三者による攻撃や不正アクセスによる盗聴・改ざんなどを抑制する効果があると言えるでしょう。
④暗号化通信
印刷するデータを暗号化して、他者が解読できない状態にする方法です。
最近では、「SSL/TLS」と呼ばれる暗号化通信が一般的に使われています。
万が一不正アクセスによって情報が盗み出されたとしても、暗号化されたデータを解読されなければ情報が完全に外部に流出することはありません。
アクセスされないことが第一ではありますが、されてしまっても漏えいを防ぐ予防策が重要です。
⑤送り先確認機能
FAXを送信する際に宛先のFAX番号を2回入力して、一致した場合にのみ送信を受け付ける機能です。
1回の入力では誤って宛先を設定している場合も考えられるため、二重に確認することで誤送信を防ごうとする目的があります。
あらかじめ送り先を登録しておくアドレス帳機能などと併せて活用すると、より厳重に誤送信を防止できるでしょう。
まとめ
ここまで、コピー機(複合機)の代表的なセキュリティリスクや、具体的なセキュリティ対策について紹介してきました。
今回紹介したセキュリティ対策はあくまで一部になり、他にもまだまだ種類が多くあります。
コピー機(複合機)のセキュリティ事故は一歩間違えると、想像以上に大きなトラブルにつながる可能性もあるので、しっかり対策を取ることが大切です。
コピー機(複合機)にはさまざまなセキュリティ対策の工夫が凝らされています。
上手く活用して、無用なトラブルを起こさない運用を心がけましょう。
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