コピー機(複合機)を導入する際に掛かる費用とは？初期費用とランニング費用を解説！

コピー機(複合機)の導入にあたって、コストについての悩みを抱えている担当者は多くいるのではないでしょうか？

トナーカートリッジなどの消耗品や保守費用など、本体の購入以外に細かい費用が発生するので、どのように運用すべきかお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。

コピー機には大型サイズや小型サイズ、プリンタータイプや複合機タイプなど様々な種類があって大変です。

また、コピー機(複合機)の種類だけではなく、導入方法(契約内容)や保守内容など考える事が沢山です。

コピー機(複合機)の導入や利用するにはに、皆様が思っている以上にさまざまな費用がかかります。

そこで今回は、コピー機(複合機)を導入する際にかかるコストを初期費用と月額費用それぞれの面から詳しく解説します。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

コピー機(複合機)の導入にかかる初期コスト
コピー機(複合機)の利用にかかる月額コスト
コピー機の導入は「カウンター保守契約」を利用する！？
まとめ

コピー機(複合機)の導入にかかる初期コスト

まずは大型の業務用コピー機(複合機)の初期コストに関して解説させていただきます。

導入時にかかる初期コストは、機器本体の代金以外にもあるので注意しましょう。

搬入費用や初期設定費用などは見落としやすいので、予算として想定しておくことが大切です。

①機器購入費用

まずは、コピー機(複合機)本体を購入する費用がかかります。

導入方法は一括購入の他にリース契約や、レンタル契約などがあります。

一括購入は一度に支払う金額こそ大きいものの、購入した機器は自社の資産です。

一括購入は月々の機器利用料の支払いがなく、金利なども発生しないので、購入する総額では安くなります。

大型の業務用コピー機(複合機)を導入する7割以上の企業がリース契約を選択しております。

キャッシュフローに余裕がある場合は一括購入を検討しても良いでしょう。

ただし、経理処理の方式がリース契約やレンタル契約とは異なり、税金が発生する場合もあるので事前の検討が必要です。

コピー機(複合機)の導入方法により経費項目は下記の記事で詳しく解説しておりますので気になる方は参考までに見てみてください。

⇒コピー機は経費計上できるのか？導入方法による経費の勘定科目と仕訳方法をご紹介

②運搬・設置費用

続いて、オフィスにコピー機(複合機)を運び入れて設置する費用です。

購入費用に含まれている場合もあります。

大型の業務用コピー機(複合機)の運搬は基本的に2名体制で行われます。

遠方への運搬や2階以上で階段作業が必要な場合は追加料金対応になるケースがほとんどです。

運搬作業の相場金額などもあるので、不要な費用が含まれていなか確認しておきましょう。

⇒業務用コピー機(複合機)の階段作業は大変！！階段作業で費用が掛かる理由とは

③初期設定費用

印刷設定やネットワークの構築、FAXの送受信設定など、初期設定費用がかかります。

設定内容によって費用が大きく左右される部分なので、見積もりは細かく項目別に出してもらうことをおすすめします。

パソコンドライバー設定で追加料金が発生するケースが多いです。

パソコン設定方法を教えてもらえれば自分たちで設定する事もできるので初期設定費用は担当者と確認しながら決めていくようにしましょう。

業者に委託せず自社で行う場合も、厳密には作業時間分の人件費がかかることを意識しておくと良いでしょう。

⇒IPアドレスってなに？コピー機（複合機）の設定でつまずかないために

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コピー機(複合機)の利用にかかる月額コスト

続いて、大型の業務用コピー機(複合機)の搬入時以外に想定される月額コストを紹介します。

コピー機(複合機)は長く使用する事務機器になるので必ず事前に把握しておきましょう。

①トナーカートリッジ

コピー機(複合機)はCMYKそれぞれのトナーを使って印刷を行います。

使い切った段階で新しく購入しなければならないケースもあるので、あらかじめ一定の予算を計上していてもオーバーしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

コピー機(複合機)を導入した際は基本的にメーカーや保守会社と保守契約を結びます。

保守契約はカウンター保守契約、キット契約、スポット契約と様々な種類があります。

その中でも大半の企業ではカウンター保守契約を締結してコピー機(複合機)の利用をしています。

保守契約の内容をしっかり理解した上で契約をすすめる事が大切です。

⇒【ゼロコピでも採用】コピー機のキット保守契約とはどんな契約？

②用紙代

A3やA4などのコピー用紙を購入する費用です。

1束ごとはそれほど高額に思えなかったとしても、量が増えるほど大きな差につながるので、品質が良く安価な用紙を選びましょう。

トナー同様、印刷が集中した月は予算を上回るリスクがあります。

用紙代の削減として、2in1印刷などの方法もあるのでコスト意識を持ちつつ検討するようにしましょう。

⇒コピー機(複合機)で使用する印刷用紙について徹底解説！用紙サイズで選ぶコピー機とは？

③電気代

コピー機(複合機)を利用する電気代がかかります。

最近ではエコを重視した機種が増えており、消費電力もかなり少なくなりましたが、それでも稼働時間が長ければそれなりの負担は想定されます。

本体の電源を24時間切らない場合でも、使わない時間は待機状態になるように設定しておくなどの工夫で節電が期待できます。

コピー機(複合機)は印刷する際の立ち上がりに一番電気代が掛かります。

工夫しながら利用する事でコスト削減ができるので検討するようにしましょう。

⇒業務用コピー機(複合機)の消費電力や電気代はどれくらい？節電方法もご紹介！

④保守費用

故障や不具合などのトラブルが起こったときのために、専門業者と保守契約を結ぶのが一般的です。

用紙代や電気代などと異なり、固定費用に近いので、金額を想定しやすい費用です。

契約の際はサポート範囲がどこまでなのかをしっかり確認しておきましょう。

不利な契約を結ばされていることに気付かず、一部の修理にオプションが適用されて想定外の修理費用がかかってしまった、というケースも起こり得ます。

先程お伝えした通り、保守契約はカウンター保守契約、キット契約、スポット契約と様々な種類があります。

どの保守契約が一番適切なのか判断した上で決めるようにしましょう。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

⑤機器利用料金（リース・レンタル契約の場合のみ）

リース契約やレンタル契約を結んでいる場合は、月額費用として機器利用料金を支払います。

この場合、初期費用の機器購入費用がなくなるので、一括購入が難しいときはこちらを利用すると良いでしょう。

リース契約は企業が選んだ任意のコピー機(複合機)をリース会社が購入して貸与する方式になります。

レンタル契約はレンタル会社が所有しているコピー機(複合機)のラインナップから企業が選択して借りる方式です。

後述しますが、リースやレンタル契約を利用すると保守費用にトナーの代金も含められるので、あえて一括購入せずに初期費用をあまりかけない運用もおすすめです。

⇒コピー機はリース契約する必要があるのか？ZEROコピはこんな方におすすめしたい！

コピー機の導入は「カウンター保守契約」を利用する！？

リースやレンタル契約は、毎月の印刷枚数に応じて保守費用が変動する「カウンター保守」の契約が便利です。

点検や修理、部品の提供などの保守に加えて、トナーの補充も無料で行えるので、自社で買い替えを行う必要がありません。

1枚あたりの印刷コストが決められており、「何枚印刷したか」で月々の支払いが決定します。

「基本の保守料金 + 印刷総額 = 支払額」の計算式です。

もし基本保守料が1,500円でモノクロが1枚1.5円で100枚、カラーが1枚12円で100枚印刷された場合、その月の支払いは2,850円になります。

メンテナンスもトナーの補充もすべて任せられて契約も自動的に更新される、手間がかからず便利な保守契約なので、積極的に利用すると良いでしょう。

⇒カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して

まとめ

ここまで、大型の業務用コピー機(複合機)を導入する際にかかるコストについて解説してきました。

機器本体を購入する費用以外にも、トナーや用紙代、保守費用など、毎月かかるコストがあります。

トータルコストをしっかりと試算して導入を検討することが大切です。

その都度トナーを購入したり、保守契約を更新するのは手間がかかるので、カウンター保守なども上手く活用して効率的な運用を目指しましょう。

様々な契約種類がある中で、どのコピー機(複合機)をどのように契約で導入するのか？また、保守契約はどうするのか？見極める必要があります。

自分にとってのコピー機(複合機)選びはとても大変です。

今後、大型の業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、気軽にご連絡ください。

プロの専任スタッフがあなたにピッタリのプランをご紹介させていただきます。

今回の記事ではご紹介できませんでしたが、弊社のゼロコピでは大型の業務用コピー機(複合機)のレンタル契約を行っている業者になります。

大型機のレンタル契約はとても珍しい契約になります。

7割以上の企業がリース契約でコピー機(複合機)を導入していると伝えましたが、リース契約が当たり前になっておりませんか？

何故、リース契約でコピー機(複合機)を導入したのですか？

コピー機選びは今ではいろんな選択肢があります。

少しでも皆様のお役に立てればと思います。