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リース契約が当たり前！？コピー機を「レンタル契約」にするべきポイント4つを紹介
ペーパレス化が進む現代でも、コピー機(複合機)は仕事するうえで欠かせない事務機器のひとつです。
コピー機(複合機)は高価な商品になるので導入するのに躊躇してしまう場合があると思います。
コピー機(複合機)を導入する際は「リース契約」「買取り」「レンタル契約」の３つの種類がございます。
今回は大型の業務用コピー機(複合機)で一番珍しい「レンタル契約」に焦点をあてて解説させていただきます。
また、レンタル契約をおすすめするケースなどもお伝えさせていただきます。
現在コピー機(複合機)の導入を検討している方や入れ替えを検討している方も是非参考にしてみてください！
⇒コピー機業界の悲しい「あるある」コピー機契約で損をしないための注意点を解説
コピー機(複合機)のレンタル契約とは
コピー機(複合機)のレンタル契約について解説させていただきます。
大型の業務用コピー機(複合機)の導入ではリース契約が一般的となります。
レンタル契約とリース契約を比較しながら解説させていただきます。
買取りに関しては下記の記事で紹介しておりますので参考にしてみてください。
レンタル契約の特徴
コピー機(複合機)の「レンタル契約」した場合の所有権は契約したレンタル会社になります。
仮にコピー機(複合機)を解約した場合は、借り物になるのでレンタル会社に返却する必要があります。
レンタル会社に返却する際の費用は実費負担となります。
「レンタル契約」は法人はもちろん、個人の方でも契約は可能になります。
レンタル会社にもよりますが、ほとんどのレンタル会社では個人契約も可能としています。
コピー機(複合機)の契約に対しての審査は必要ありませんが、個人契約だと実態がないので必要に応じて身分証などの提出を求められる場合があります。
利用期間はレンタル会社によって様々ですが、ほとんどのレンタルサービスでは1～2年契約になります。
リース契約と比べると契約期間が短いので気軽に利用する事が可能です。
利用期間が短いので、イベント会場や建設現場の設置に向いています。
「レンタル契約」の場合は途中解約が可能です。
契約内容にもよりますが、設定されている契約期間の残月分のレンタル料金を支払うか、解約金や撤去費用などの請求が必要になります。
「レンタル契約」も「リース契約」同様に金額の上限関係なしに経費計上が可能です。
「レンタル契約」はレンタル会社からコピー機(複合機)を借りる事になるので〈賃借料〉で計上する事ができます。
また、レンタル契約のサービス内容にもよりますが、消耗品など印刷するためにコストが発生した場合は〈消耗品費〉として計上します。
⇒コピー機の法定耐用年数と減価償却について解説！経費計上はできるのか？
「レンタル契約」の場合はコピー機(複合機)は自由に選ぶ事ができせん。
「レンタル契約」はコピー機メーカーではなく、レンタル会社のサービスになるので、レンタル会社が保有しているコピー機のみのサービスとなります。
また、コピー機は「リース契約」の新品とは違い中古品となります。
⇒中古のコピー機を検討している方必見！メリット・デメリット解説
リース契約の特徴
「リース契約」はリース会社からコピー機(複合機)を借りる契約となるので所有権はリース会社にあります。
なので、リース期間が満了した場合はコピー機をリース会社に返却する必要があります。
リース契約をする際は返却費用まで計算されていないのでリース会社に返却する場合は実費負担となります。
「リース契約」の対象は法人のみになり、契約するためには審査が必要になります。
審査には会社の代表者が連帯保証になる必要があります。
新設法人など審査に落ちてしまう事もあります。
個人の方は基本的に「リース契約」でコピー機(複合機)を導入する事はできません。
⇒業務用の大型コピー機(複合機)のリース審査基準とは？審査通過率をあげる方法！
「リース契約」の利用期間はリース会社に寄りますが5～7年になります。
5年契約にするのか6年契約、7年契約にするのかは自由に選べます。
コピー機販売店によってはリース期間の指定もあったりするので予め確認しておきましょう。
この際、契約期間によってリース料率が変動されます。
⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！
「リース契約」は原則、途中解約はできません。
解約をする場合はリース料金の残債と契約によっては解約金(リース料金2ヶ月分)が発生します。
「リース契約」は金額上限関係なく経費計上ができます。
コピー機(複合機)をリース会社から借りる事になるので〈支払利息〉として計上が可能です。
また、「リース契約」の場合は一般的に「カウント保守契約」をコピー機メーカーと締結します。
そのカウンター料金などは〈消耗品費〉として計上が可能です。
⇒業務用コピー機(複合機)の保守料金とは何ですか？保守サービスについても解説
「リース契約」は好きなメーカーや型番を自由に選ぶ事ができます。
基本的には各メーカーの最新機種から選択する流れとなります。
機種も新品になるのでコピー機(複合機)の状態も問題ありません。
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「レンタル契約」にするべきポイント
レンタル契約とリース契約の内容を解説しましたが理解いただけましたでしょうか？
続いて、コピー機(複合機)を「レンタル契約」で導入した方がいい場合の具体的な例を挙げさせていただきます。
１．コピー機(複合機)を短期利用したい方
「レンタル契約」の特徴は短期で契約ができる事です。
イベント時や工事現場など一時的にコピー機(複合機)を利用したい場合は「レンタル契約」がおすすめです！
「レンタル契約」した場合、所有権がレンタル業者になるため、コピー機(複合機)を廃棄する事なくレンタル業者に返却する事になります。
コピー機複合機の廃棄は費用が掛かったり手続きが面倒なので、短期利用の場合は「レンタル契約」をおすすめします。
２．新しくビジネスを開始される方
これから新しくビジネスを開始される方は「レンタル契約」がおすすめです。
「リース契約」は5～7年の長期契約となり、連帯保証人を付ける必要があります。
このご時世、何が起こるか分からないので「リース契約」よりもまずは気軽に始められる「レンタル契約」からスタートする事をおすすめします。
また、「レンタル契約」は審査なども必要ないので個人の方でも借りる事ができます！
⇒コピー機はいつ手配すればいい？新しく仕事を開始するまでの流れ
３．印刷枚数が少ない方
コピー機(複合機)の選び方として月間印刷枚数は重要なポイントです！
先程からお伝えしているように「リース契約」は5～7年の長期契約になり、途中解約はできません。
月間印刷枚数500枚程度の印刷を想定してコピー機(複合機)をリース契約して導入したが、実際の印刷枚数は3,000枚以上だった。という事もあります。
逆もまた然りです。月間印刷枚数5,000枚以上を想定したが、実際は1,000枚以下だった。などの事例もあります。
何を伝えたいかというと、コピー機(複合機)は月間印刷枚数によって、おすすめするスペックが変わります。
500枚程度であれば一番グレードが低いコピー機(複合機)ですし、5,000枚以上であれば1分間に35枚以上印刷が可能なコピー機が適切です。
要は月間印刷枚数は数年たてば変わっていくので、導入したコピー機(複合機)がオーバースペックになる可能性が高いです。
まずは、考えていただきたいのは印刷枚数が少ないのに「リース契約」をする必要はあまりないと思います。
月間印刷枚数が3,000枚程度であれば「レンタル契約」でも申し分ありません。
⇒コピー機の適正な印刷速度はどのくらい？月間印刷枚数で分かる選び方
３．メーカーなどに拘りが無い方
「リース契約」は自由にコピー機メーカーや機種を選べますが、「レンタル契約」はレンタル業者が保有している、メーカーのみのサービスとなります。
なので、富士フィルムビジネスイノベーションじゃないと絶対に嫌！などメーカーに拘りがある場合は「リース契約」をおすすめします。
逆に、指定するメーカーや型番など特に無い場合は「レンタル契約」がおすすめです
レンタルサービスを行っている業者はコピー機(複合機)のプロ集団です。
レンタル業者が取り扱っているコピー機(複合機)は自信があるメーカーや型番です。
それは故障した場合もレンタル業者が保守・メンテナンスを行うので、すぐ故障してしまうコピー機は取り扱いません。
なのでメーカーなどに拘りが無い場合は「レンタル契約」がおすすめです。
⇒業務用の大型コピー機市場の動向を解説！導入シェアランキングも紹介～2022年版～
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まとめ
今回はコピー機(複合機)を「レンタル契約」にするべきシチュエーションについて説明しましたが参考になりましたでしょうか？
大型の業務用コピー機(複合機)は8割以上の方が「リース契約」で導入しております。
コピー機(複合機)の導入は「リース契約」が当たり前だと思っていませんか？
そんな事はありません！！「レンタル契約」も検討してみてはいかがでしょうか？
「レンタル契約」にするべきポイントは4つです。
短期で利用する場合！これからビジネスを開始する場合！印刷枚数が少ない場合！メーカーに拘りがない場合！
「レンタル契約」は誰でも手軽に大型の業務用コピー機(複合機)を利用できます。
上記ポイントに当てはまる場合はまずは「レンタル契約」から試験的に利用する事をおすすめします。
月間の印刷枚数が5,000枚以上など増えていった場合、もしコピー機(複合機)のスペックに物足りなく感じた場合などはコピー機の入替えを検討してみると良いと思います。
補足
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスは「新しくビジネスを開始される方を応援したい！」「コピー機のグレードアップを検討している方を応援したい！」と考えてサービスを作りました。
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】は月額定額制でご利用いただけるレンタルサービスです。
業界初の契約期間の縛りを無くし、月額サービス料2,980円/月から大型の業務用コピー機(複合機)が利用できます！
定額料金の中には本体料金、トナー料金(プランによる)、保守メンテナンス費用、故障時の交換費用等全て無料でパッケージされています。
また、リース契約ではなくレンタル契約なので金融機関の審査不要！
新規創業の法人様も個人様も、スムーズにコピー機の利用を始められます。
お客様の要望に合わせたプランを作り、安さとメンテナンス体制にとことん拘りサービス展開しております。
ゼロコピサービスプランに関しては下記の記事で紹介させていただいておりますので参考までにご確認ください。
⇒コピー機のレンタルサービスとは？大型コピー機レンタル「ゼロコピ」料金プラン4つをご紹介！