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新設法人必見！コピー機(複合機)はいつ手配すればいい？仕事を開始するまでの流れ
新しく仕事を開始する場合は事務所の契約はもちろんのこと、業務を行うために必要なものが沢山あり、計画して準備をする事が必要です。
なかには工事が必要な場合もあり、手続きを忘れてしまうと工事までに時間がかかり、せっかく契約した事務所で仕事を始めるのが遅くなってしまうケースもあります。
特に法人登記した際には事務所のこと以外にもやるべきことがたくさんあるので忘れてしまいがちです。
今回の記事では事務所を契約してから実際に業務を始めるまでにやるべきことを解説させていただきます。
これから起業などを検討している方は是非、参考にしてみてください。
手順１ ネット回線・電話回線の手配
新しい事務所や仕事がする場所が決まったらはまず最初に、インターネットと電話の手配が必要です。
インターネット、電話工事は申込してから工事までに時間がかかります。
繁忙期の3月4月だと申込してから1ヶ月以上かかる事もあります。
仕事をするうえでインターネットや電話が繋がってないと業務に支障がでてしまいます。
まずは働く場所が確定したらインターネットと電話をどこで申込をするか検討する必要があります。
インターネットと電話が工事までに一番時間が掛かるので覚えておきましょう。
建物の状況によっては繋ぐことができないインターネット回線などもあります。
NTTのフレッツ光が一般的ですが、フレッツ光だけではなく、インターネットコラボ事業者も増え、料金形態も様々です。
インターネットネット回線はいろんな業者が参入しておりますので、まずはいろんな会社に問合せする事をおすすめします。
また、インターネットの回線種類は大きくわけてマンションタイプ(集合住宅)とファミリータイプ(戸建て)の２つがあります。
マンションタイプはインターネットネット回線を使い分けているので時間帯によってはネットが遅くなってしまいます。
ファミリータイプはインターネット専用線を建物に入れ込むのでマンションタイプよりはスピードが速いです。
ファミリータイプの方が金額は高くなりますが、個人的にはファミリータイプを導入する事をお勧めします。
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手順２ OA機器やオフィス家具のリストアップ
業務をするうえでOA機器やオフィス家具は必ず必要になるので、何が必要か予め選定しておきましょう。
【家具】・デスク・チェア・ロッカー・棚
【OA機器】・コピー機・ビジネスフォン(電話機)・パソコン
上記のものは必要最低限のものになりますので、その他の使いそうなものもリストアップしておきましょう。
OA機器に関しては契約種類が様々あり、リース契約となる場合もあるので、余裕をもって手続きをしておきましょう。
⇒業務用コピー機(複合機)の一括購入・レンタル契約・リース契約を徹底比較～お得なのはどれ？～
手順3 リストアップしたもののレイアウトを決める
必要なもののリストアップが済んだら、事務所内のレイアウトを決めましょう。
業務の効率が下がらないように人の動線を考えたり、コンセントの位置やネットワーク機器などの配線が邪魔にならないような配置を考える必要があります。
コンセントの場合は電源タップを使えば良いですが、ネットワーク機器に関してはルーターやハブ、LANケーブルなどを使う必要があります。
また、社内でWi-Fiを使う場合にはアクセスポイントの設置場所もこの段階で決めましょう。
Wi-Fiが届かない場所がなるべくなくなるような配置が望ましいです。
コピー機(複合機)は手差しトレイを使うときや紙詰まりが発生したときに本体の側面が開くようになっています。
その分の予め想定し空間を確保しておきましょう。
⇒コピー機(複合機)の手差し印刷とは？設定方法と注意点を解説します！
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手順４ オフィス家具やパソコンなどの設置
電源タップやLANケーブルなどはケーブルが必要以上に長いとスッキリしません。
そのために導線を確保すると共に、購入するケーブルの長さに気をつけましょう。
また、床や壁の配線がそのままでは見栄えが悪く、足に引っかかってしまう可能性もあります。
そのため、配線を隠すモールを使ってまとめるようにしましょう。
手順５ コピー機(複合機)の納品
コピー機(複合機)の設置はネットや電話回線の契約がされていないとコピー機の設定をする事ができません。
ネット、電話やパソコンなどの準備ができてからコピー機の設置をおこないましょう。
・インターネット、FAXが使える状態でないと設定ができない
・パソコンがないとプリントアウトの設定ができない
インターネット、FAXが使えないコピー機(複合機)ではコピー機能しか使うことができません。
回線の工事前に納品しても、工事後にもう一度業者に設定してもらうことになるので二度手間になってしまいます。
コピー機(複合機)の納品のタイミングはインターネット、FAX回線やパソコンの設定が終わってからにしましょう。
コピー機の設定が後日になってしまうと追加料金が発生してしまうので注意が必要です。
大抵の場合はコピー機を発注してから5営業日以降で設置日時の指定ができます。
なので、そこまで急ぐ必要はありません。
ただ、リース契約をしてコピー機(複合機)を導入する場合はリース審査が必要であったりと、時間が掛かります。
新設法人などはリース審査に落ちてしまう事もあります。
コピー機(複合機)販売店にも仕事開始時期を説明して、予め相談しながら日程調整をしましょう。
⇒業務用の大型コピー機(複合機)のリース審査基準とは？審査通過率をあげる方法！
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手順６ その他の事務用品・消耗品の発注
業務をする上でボールペンやコピー用紙などの事務用品は欠かせません。
それらを購入するときに店舗に買いに行っても良いですが、オフィス用品専用の通販のアスクルやモノタロウといったサービスを使うと便利です。
事務用品だけでなく、お茶や水などの飲料も販売しています。
まとめ買いで送料がお得になったりするので活用してみましょう。
まとめ
今回の記事では新しい事務所で仕事ができるようにするための手順を解説しました。
業種によって必要なものは異なりますが大まかな流れは理解できたと思います。
事務所をオープンさせるとなると、やることが多く忘れがちになってしまいます。
事務機器などは設置業者を手配したりするので時間がかかります。
オープン日までに余裕をもって進めましょう。
特にインターネット、電話は必ず必要になると思いますが、接続するためには時間が掛かります。
時期によっては1ヶ月以上掛かる場合があるので、まずはインターネット、電話回線から手続きする事が必要です。
補足
大型コピー機レンタル「ゼロコピ」サービスではインターネット、電話回線の手続きのお手伝いをさせていただきます。
コピー機(複合機)と同時にネット回線の手配をしていただくと、その分、コピー機のレンタル料金をお値引きさせていただいております。
ネット同時申込でコピー機のレンタル料金が2,980円/月(スタートアッププラン)になります。
ゼロコピではNTTのフレッツ光を推奨しております。
その他、ビジネスフォンやパソコンの手配などもお手伝いさせて頂いております。
これから事業を開始される方はまとめて依頼した方が楽でお得になります。
分からなことも多いと思うのまずはご相談ください。
適正なプランなどをご提案させていただきます。
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