新設法人や小規模オフィスでもコピー機が必要なのか？理由を解説します！

小規模オフィスや新しく設立された会社が

そのため、「小規模オフィスに合うコピー機ってあるの？」や「コピー機の選び方がわからない。」といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？

近年、新しい働き方が進む中で、コピー機の必要性が問われています。

本記事では、新設法人や小規模オフィスにコピー機の必要性についての解説や、おすすめのコピー機をご紹介いたします。

これからコピー機の導入を検討されている方は是非参考にしてみて下さい。

新設法人や小規模オフィスにはコピー機は必要なのか？
リース契約のメリットとデメリット
中古機一括購入のメリット・デメリット
新設法人や小規模オフィス向けのコピー機の選び方！
小規模オフィス向け　おすすめコピー機3選
よくある質問
まとめ

新設法人や小規模オフィスにはコピー機は必要なのか？

結論から言うと、新設法人や小規模オフィスに関係なくコピー機は業務を行う上で必需品といえます。

理由としては以下のような点が挙げられます。

これからコピー機を導入参考にしてみて下さい。

業務効率アップ

コピー機にはコピー機能以外にも「プリントアウト機能」「スキャン機能」「FAX機能」といった便利機能が搭載されています。

ペーパーレス化によって紙媒体の文書が少なくなってきましたが、社内文書などでは紙媒体の文書が多く使われています。

また、近年のコピー機は受信FAXやスキャンデータをクラウドと連携しています。

出先からでもスマホやタブレットを通していつでもデータを管理することができるため、事務員の負担を減らし業務効率化を図ることができます。

コスト削減

コピー機を導入することによって、多角的なコスト削減が可能になります。

先に説明した通り、コピー機には、FAX、プリンター、スキャナーの機能を一台に統合しており、これによって各機器の購入費用やメンテナンス費が不要になります。

また、機器の設置スペースも節約できます。

外部の印刷サービスを利用する場合と比較しても、自社でコピー機を導入することで、必要に応じた印刷が可能となり、長期的なコスト削減をすることができます。

このように、総合的な運用コストを抑えつつ、効率的な業務の進行をサポートすることが可能です。

電子帳簿保存法にも対応している

近年のコピー機では、電子帳簿保存法に対応した下記のような機能を搭載している物も増えてきました。

・コピー機からスキャン保存を行った際、コピー機側でファイル名を変更・保存ができる機能

・PDFや画像ファイルにオリジナルのスタンプを作成して、回覧印や日付印などを貼り付けることができる機能

・受信したFAXを紙に出さずに自動でPDFに変換し、メール転送やパソコンに保存する機能などがあります。

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リース契約のメリットとデメリット

リース契約は、企業や個人が設備や機器を所有せず、一定期間使用料を支払うことで利用する契約形態です。

リースは資金繰りを柔軟にし、最新設備を効率よく利用する手段として非常に有効です。

一方で、長期的なコストや所有権が必要な場合は購入が適していることもあります。

以下に、リース契約のメリットとデメリットを詳しく解説します。

⇛大型の業務用コピー機(複合機)にリース契約が多い理由とは？リース契約のメリットをご紹介

初期費用が掛からない

コピー機をリース契約することによって先に説明した通り初期費用が掛かりません。

コピー機の本体価格や諸々の諸経費が月額料金に含まれています。

コピー機を買い取る場合はA3カラー機だと150万円以上かかり、オプションを追加するとさらに高くなります。

また、カウンター料金にトナー代金が含まれているため、追加でトナーを購入する必要がなくなります。

トナーの残量も遠隔で確認している為、少なくなったら自動的にトナーが郵送されます。

カウンター保守が有効になる

コピー機をリース契約する場合はカウンター保守も同時に結びます。

カウンター保守では毎月の使用枚数分を支払う代わりに、メンテナンスを無償で対応してくれます。

⇛カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して

買取よりも総額が高くなる

実はリース契約を結ぶと買取よりも高い金額を支払うことになります。

リース金額には本体価格以外にも金利、諸費用、保険料など複数の料金が加算されています。

例えば、コピー機を一括で購入する場合は100万円となりリース率が2％の場合、買取価格よりも2万円高く支払うことになります。

途中解約できない

コピー機のリース契約は基本的に途中解約することはできません。

万が一リース期間中に解約する場合は、途中解約時点での残債分を一括で支払う必要があります。

もしくは、新しいコピー機を導入し、リースを上乗せする必要があります。

もし短期で利用することが決まっているのであれば、リース契約はオススメできません。

中古機一括購入のメリット・デメリット

コピー機の中古機購入は所有権が購入者のお客様になるため、契約期間の縛りが無くなります。

また、リース契約では新品のコピー機を利用できますが、購入は予算に合わせて中古機を選ぶことができます。

費用がリース契約より安い

中古機購入で最大のメリットは総費用がリース契約よりも安いという点です。

先に説明した通り、リース契約には金利、諸費用、保険料といった追加料金がありますが、中古機購入の場合は本体料金のみです。

所有権が購入者にある

先に説明した通り、中古機購入の場合は所有権は購入者にあります。

そのため、転売や廃棄などが自由に行えます。

例えば、古いコピー機を売却し、その金額を新しいコピー機に上乗せすることができます。

カウンター料金が高い

コピー機は精密機械になるため、保守契約は必須と言えるでしょう。

ただ、中古機だと故障するリスクが高いのでカウンター料金も高く設定されます。

本体代だけで見ればリースやレンタルに比べて安く感じますが、カウンター料金も考慮して考えた方がいいでしょう。

初期費用がかかる

コピー機を購入する際には、当然ながら本体の費用を支払う必要があります。

また、導入時には本体費用に加え、搬入・設置・設定にかかる費用も一度に発生します。

そのため、初期費用が高額であり、経済的に余裕のある企業でなければ、コピー機の購入は難しいです。

また、中古機でも基本的に10万円は超えてきますので、資産となり経費として落とすことはできません。

この点も注意をしたほうがいいでしょう。

新設法人や小規模オフィス向けのコピー機の選び方！

新設法人や小規模オフィスのコピー機の選び方のポイントをお伝え致します。

是非参考にしてみて下さい。

サイズ感

新設法人や小規模オフィスでは、限られたスペースを最大限に活用するためのコピー機選びが重要になります。

まず、本体のサイズを確認し、設置予定場所の寸法を正確に測定しましょう。

そして、気になる「本体サイズ」ですが、業務用コピー機と小型コピー機ではサイズ感が異なります。

小型コピー機はコンパクトな設計で、場所を取らないのが特徴です。

通常の業務用コピー機は高さ120cm、幅60cm、奥行60cm程度ですが、小型コピー機は高さ40cm、幅40cm、奥行40cmと、かなり小さく設計されています。

小規模オフィスや自宅兼オフィスなど、スペースが限られた場所では、小型コピー機が適しています。

⇛コピー機(複合機)のサイズはどれを選ぶのがおすすめ？事業規模に適したコピー機選びをご紹介

スペック

コピー機のスペックはメーカーや機種によって異なりますが、基本的には「プリントアウト機能」・「FAX機能」・「スキャン機能」が備わっているものを選びましょう。

また、「印刷速度」も確認しましょう。

コピー機の印刷速度は1分間に印刷可能な枚数で表示されます。

コピー機は「低速機」「中速機」「高速機」の３種類に分かれています。

一日の印刷枚数が少ない方は「低速機」、１日に会議資料などをたくさん作る方向けには「高速機」など用途に合った機会を選びましょう。

印刷方式

コピー機には「レーザー方式」と「インクジェット方式」の２種類が存在します。

レーザー方式のコピー機はランニングコストが安いため、文書の印刷が多いオフィスや、大量印刷を多くしたい方におすすめです。

インクジェット方式のコピー機は色の再現性が高く、仕上がりが高水準のため、文書よりも写真やイラストを多く印刷するオフィスや、設置スペースが限られており、導入予算があまりない方におすすめです。

最大給紙サイズ

最大給紙サイズも必ず確認しましょう。

通常の業務用コピー機であればA3サイズまで対応していますが、小型コピー機の場合はA4サイズまでしか対応していない機種もあります。

A3用紙の印刷もしたい場合は、必ず最大給紙サイズがA3のコピー機を選びましょう。

小規模オフィス向け　おすすめコピー機3選

小規模オフィス向けのおすすめコピー機を3つご紹介します

これから導入をされる方は参考にして頂ければと思います。

富士フィルム　Apeos C3530

価格メーカー価格：684,000円
本体サイズ：高さ565mm×幅420mm×奥行500mm
印刷方式：レーザー方式
最大給紙サイズ：A4

Apeos C3530は、カラー・モノクロともに毎分40枚の高速プリントが可能で、ファーストコピー・タイムはモノクロが7.5秒、カラーが8.0秒と高速です。

また、高速起動モードでは7秒以内に操作パネルの使用が可能となっています。

低電力モードからは約1秒で操作パネルが使用できます。

コンパクトながら最大2,860枚の給紙容量を持ち、標準装備のトレイは850枚の給紙が可能です。

手差しトレイ180枚、標準給紙トレイ670枚の構成で、オプションのトレイモジュールを3段追加することで、最大手差しトレイと給紙トレイ4段の構成が可能です。

さらに、大量の原稿も表裏一度に高速スキャンでき、原稿を反転させずに表と裏を同時に読み取ることで、業務の効率化を図ることができます。

⇛富士フィルムApeos C3530　公式サイト

シャープ　BP-20C25

価格メーカー価格：1,150,000円
本体サイズ：高さ560mm×幅560mm×奥行653mm
印刷方式：レーザー方式
最大給紙サイズ：A3

BP-20C25は、多様な用紙に対応する高機能コピー機となっています。

標準トレイはA3からA5サイズに対応し、オプションカセットでは厚紙（最大220g/m²）の対応が可能です。

手差しトレイを使用すれば、最大256g/m²の用紙にも対応できます。

また、耐水性に優れたPOP用紙や封筒、はがきなど、多彩な用紙への印刷が可能です。

フルカラースキャナーを搭載し、読み取ったデータをFTPサーバーや共有フォルダー、USBメモリーに送信できます。

さらに、E-mailによる配信や指定したパソコンへの直接送信にも対応しており、データ活用の効率化をサポートします。

コピー速度は、カラーが片面原稿で毎分26枚（A4ヨコ、600x400dpi時）、モノクロが片面原稿で毎分31枚（A4ヨコ、600x400dpi時）と、高速印刷が可能です。

BP-20C25は、オフィスの多様なニーズに応える高性能なコピー機となっています。

⇛シャープ：BP-20C25　公式サイト

Canon　LBP861C

価格：オープン価格
本体サイズ：高さ556mm×幅585mm×奥行403mm
印刷方式：レーザー方式
最大給紙サイズ：A3

LBP861Cは、カラーもモノクロも片面毎分36枚、両面毎分36ページの高速印刷が可能です。

また、A5やB5などの異なる用紙の連続印刷速度を初期設定に比べ約32%高速化しました。

この機能は、印刷頻度の高い業務でかつやくします。

さらに、LBP861Cは「オンデマンド定着方式」を採用しており、瞬時に加熱する定着器によりクイックウェイクアップを実現します。

スリープ状態からでも素早く立ち上がり、最短6.7秒でファーストプリントを出力することができます。

⇛Canon：LBP861C　公式サイト

よくある質問

新設法人や小規模オフィスの方からよくある質問をまとめました。

参考にしてしみて下さい。

Q.コピー機が一時的に必要な時はどうすればいいの？

A.スモールオフィスの立ち上げや仮事務所で一時的にコピー機を使いたい場合は、購入やリース契約ではなく、レンタルがおすすめです。

ランニングコストがリースや購入より高くなりますが、不要なタイミングで返却できます。

数カ月だけ使いたい場合は、レンタルも検討してみてください。

Q.新設法人で新しくコピー機を買う場合、FAX機能はなくてもいいですか？

A.メールでのデータやり取りが多くなり、必要性が疑われるFAX機能ですが、FAX機能は搭載しておくべきでしょう。

どんな業種でもFAXを使用してお客様とやり取りをしている会社は少なくはありません。

FAX機能をなくすことで、顧客の規模が小さくなることは間違いありません。

コピー機を導入する際はFAXの必要性について十分に考えてみてください。

まとめ

新設法人や小規模オフィスにおいて、コピー機の導入は業務効率化とコスト削減に大きく貢献します。

リース契約と買取の選択肢があり、それぞれにメリットとデメリットがありますが、用途や予算に応じた最適な選択が必要です。

また、オフィスのスペースや業務内容に合わせて、コンパクトで高性能なコピー機を選ぶようにしましょう。

紹介したApeos C3530、シャープ BP-20C25、Canon LBP861Cは、多様なニーズに対応できる優れたモデルとなっています。

この記事を参考に、自社に最適なコピー機を選びましょう。