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コピー機(複合機)に残るデータに注意！コンビニのコピー機は安全なのか徹底解説！
最近何かと世間を騒がせている企業の情報漏洩ですが、実は、私たちが普段使っているコピー機の中にもパソコンやサーバー同様、重要な情報が多く残っています。
本記事では、コピー機(複合機)からの情報漏洩の危険性と対策について徹底的に解説していきます。
また、私用で多く使われているコンビニに設置してあるコピー機は本当に安全なのかも解説していきたいと思います。
よくコンビニでコピー機をご利用される方は参考にして頂ければと思います。
そもそもコピー機(複合機)とは何？
まずはコピー機(複合機)について簡単に解説させていただきます。
一般的なコピー機とは、ガラス面（スキャナー）に原稿をセットして、原稿と同じ内容の印刷物が出力される機能を持っている機器のことを指します。
つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機といいます。
定義上は違いがあるコピー機と複合機についてですが、実は一般的な区別はあいまいです。
複合機に「コピー機」という名称が用いられる事も多く、現在は純粋なコピー機は流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えている方が多いのも事実です。
また、最近のコピー機(複合機)は、複写するだけの機器ではなく、FAX、プリンター、スキャンといった機能も備わっています。
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コピー機(複合機)のデータが情報漏洩するリスク
コピー機(複合機)の利用にあたって、事前に考慮しなければならないセキュリティリスクはいくつか存在します。
コピー機内のハードディスクの情報が一体どのようにして外部に漏れてしまうのか実例をふまえてご紹介します。
ぜひ参考にしてみて下さい。
不正アクセス
コピー機(複合機)の情報漏洩の1つとして、コピー機内のデータが不正アクセスされるケースがあります。
最近のコピー機はほとんどがインターネットと接続して利用しています。
インターネットのセキュリティ対策が不十分であればネットワークを介してコピー機の情報が漏洩する危険性があるのです。
特に最近では、企業を標的としたハッキングやマルウェアなどのコンピュータウイルスによるサイバー攻撃が多くみられます。
実例として、PCにマルウェア付きのメールを開いた企業がネットワークを通してコピー機に侵入します。
コピー機内の保存文書をFAX番号を登録しているお客様に永遠と送り続けるという事例がありました。
また、コピー機のセキュリティ対策をする企業が増えたきっかけとなる事件もあります。
2013年に東京大学・東北大学・琉球大学にてコピー機内部のデータがインターネットを経由して誰でも閲覧できることが発覚しました。
実際に各大学では学生の名前や学籍番号・免許証・大学での試験結果などの個人情報が閲覧できる状況になっていたようです。
コピー機(複合機)のデータ保存先
結論から言いますとコピー機のデータは「ハードディスク」に保存されています。
ハードディスクにはバックアップデータ・スキャンデータ・プリントデータなど複数の情報が保存されています。
現代のコピー機ではFAXやスキャンデータを一時的にハードディスクで保存し、好きな時に印刷することができます。
ハードディスク内のデータはそのほとんどが社外秘情報のため、削除する際は慎重に行わなければなりません。
また、大手企業や市役所では外付けのハードディスクを付けている割合が多いです。
安全に削除するなら業者に依頼することがおすすめです。
複合機のハードディスクは便利な一方、リスクが伴う場合があるため細心の注意が必要です。
⇛コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
誤操作による人的ミス
意外と多くあるのが、誤操作などによる人的ミスです。
FAX送信時に番号を1つでも間違えれば情報漏洩の原因になりかねます。
コピー機を操作する際には、細心の注意をしましょう。
⇒コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！
コピー機(複合機)の情報漏洩対策
それでは実際にこちらではコピー機からの情報漏洩を防ぐための対策方法をご紹介します。
機密情報が漏洩したら重大なトラブルや損失を引き起こす可能性が高いので、よく理解しましょう。
⇛コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！
暗号化
１つ目の対策は、コピー機本体のメモリ・ハードディスクに保存するデータを保護するために暗号化を実施することです。
コピー機販売会社（契約した会社）に依頼することで、内部データの暗号化設定を導入できます。
暗号化が実施されていれば、データが盗まれても解読が不可能となり、機密情報の保護が強化されます。
パスワードを設定
2つ目の対策は、スキャンをする度にパスワードを設定することです。
少し手間ですが、スキャンをする度にパスワードを設定することでセキュリティ強化を図れます。
また、パスワードを単純な文字列や数字のみにせず、内部の方しかわからないパスワードを設定しましょう。
⇛業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
アクセス制限
3つ目の対策は、複合機にアクセスできるパソコンを制限することです。
あらかじめ設定した条件を振り分け、データの通過を制限できる機能です。
実は、パソコンからコピー機にアクセスする方法があります。
やり方としては、パソコンと繋いでるコピー機のIPアドレスをインターネットから検索するとコピー機へのアクセスができます。
仮にログイン情報がデフォルトのまま、あるいは「000000」などの安易なものであれば、かんたんに外部からの不正アクセスを受けてしまいます。
誰でも簡単にアクセスできるため、IPフィルタリング機能を使うことをお勧めします。
ファームウェアのアップデート
4つ目はファームウェアを常に最新バージョンを入れておくことです。
フォームウェアとは、本体内部の回路や装置などの基本的な制御を司るソフトウェアのことです。
ファームウェアの中には、ウイルス対策ソフトが入っているのでファームウェアを最新バージョンに保つことで、必然的にウイルス対策ソフトも最新状態を保てるからです。
ファームウェアは、メーカーが定期的に最新バージョンを提供している場合が多いため、更新の通知が来たらアップデートを行うようにしましょう。
以上が基本的なコピー機の情報漏洩対策になります。
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コンビニのコピー機で印刷する際の注意点
コンビニなどに置いている有料のコピー機(複合機)を使ったことはありますでしょうか？
「個人情報が盗まれそうで怖い」「ウイルスが入ってそうで怖い」など懸念を抱く方は少なくないでしょう。
しかし、コンビニなどに置かれている有料のコピー機は個人情報流出防止のために強いセキュリティが導入されている為、学校や職場のコピー機よりも安全です。
また、コンビニのコピー機(複合機)は一般的な大型複合機と呼ばれるものではなく特別仕様で作られています。
使用した事がある方はわかると思いますが、印刷が終了して支払いを行った後、初期画面に切り替わると思います。
初期画面に切り替わったタイミングで自動的に、データが削除される仕組みになっています。
そんな安全性が担保されているコンビニのコピー機ですが、利用者の不注意で個人情報や重要書類が漏洩する可能性があります。
こちらではコンビニのコピー機(複合機)を使用する場合の注意点を紹介します。
原本を残さない
コピー機(複合機)を使用した後は、資料等は必ず持って帰りましょう。
もし忘れてしまうと誰かに持ち帰られてしまい、個人情報漏洩のリスクが高まります。
コピー機利用時には置き忘れがないかしっかりと確認しましょう。
印刷に失敗した原稿をゴミ箱に捨てない。
印刷に失敗してしまったからといって、そのまま資料等を捨てるのはやめましょう。
失敗した書類には個人情報が残ったままなので、ゴミ箱から見えてしまったときに個人が特定されてしまいます。
そのまま捨てずに、必ず持ち帰るようにしましょう。
パスワードの設定
コンビニのコピー機(複合機)にはネットプリントというネットワークにアップロードしたデータを、コピー機で印刷できる機能があります。
ネットプリントを使う場合は必ずパスワードを設定しましょう。
特定されないためにも誕生日などではなく、第三者がわかりにくい複雑なパスワードを設定しましょう。
コンビニに書類を忘れた場合
①コンビニに問い合わせる
原本や印刷後の書類を忘れた場合、まずは利用したコンビニへ連絡をしましょう。
利用した店舗名等がわからない場合は、レシートに記載してあるので必ず確認しましょう。
次に使用した人が店員に届けてくれるか、コピー機上部に挟まっているかもしれません。
免許書などの個人情報を特定できる書類を忘れたら悪用される可能性があるため、すぐに連絡をしましょう。
②保管期間を確認する
コンビニに連絡をして、忘れた書類が見つかったが、すぐには取りに行けない場合は、必ず保管期間を確認しましょう。
コンビニでは忘れ物を一定期間保管されその後、警察に届けられます。
警察まで届けられると手続き等に手間がかかるため、なるべくコンビニに保管している間に取りに行きましょう。
③運転免許証を忘れた場合
運転免許証を忘れた場合は、必ず車以外の手段で取りに行く必要があります。
また、警察に連絡が言っていた場合、事前連絡にて車で来ないように伝えられる場合もあります。
もし車で取りに行ってしまうと、免許不携帯の扱いになり、3000円が徴収されてしまいます。
違反点数に加点されませんが、軽微な違反に該当するため注意してください。
運転免許証を忘れて取りに行くときは歩いていくか、遠方の場合は送迎をしてもらいましょう。
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コンビニ別でコピー機メーカーの紹介
コンビニで使われているコピー機(複合機)のメーカーを紹介していきます。
こちらではセブンイレブン・ローソン・ファミリーマート・デイリーヤマザキのコピー機をご紹介させて頂きます。
それぞれ設置されているメーカーが異なりますので、特徴を捉えておきましょう。
セブンイレブンで使われているコピー機 富士フィルム「Apeos C2570」
セブンイレブンでは、富士フイルム製のコピー機(複合機)が利用されており、写真印刷やネットプリント、行政サービス関連のプリントなど多岐にわたる機能を提供しています。
富士フイルムのコピー機は、印刷品質の高さが評価されています。
高い画質再現能力を持つため、特に印刷の品質が重要なプロフェッショナル向けのコピー機になります。
また、全国にメンテナンス拠点があり、優れたアフターサポートが提供される点も大きな魅力になります。
万一の故障にも迅速に対応してくれるため、業務への支障を最小限に抑えれます。
しかし、高性能な機器でありサポートも充実しているため、価格が高いという点がデメリットとして挙げられます。
性能やサポートを重要視したい方には最適なメーカーとなっています。
「Apeos C2570」の特徴は、さまざまな用紙に対応している点です。
オフィス文書から販促ツールまで対応しているので、いろいろな場面で活躍してくれます
ローソン・ファミリーマートで使われているコピー機 シャープ「MX-2661」
ローソン・ファミリーマートでは、シャープ製のコピー機(複合機)が利用されています。
シャープ製のコピー機は、操作性の高さが特徴です。
パソコン・スマートフォンでも用いられているタッチパネルを使用しているので、直感的に操作できます。
また、シャープは長年にわたり電子機器の分野で信頼性の高い製品を提供してきました。
そのため、シャープ製のコピー機も高い耐久性が期待できます。
他のコピー機(複合機)より安く提供されています。
一方で、高性能なコピー機と比較すると、印刷物の質が劣るというデメリットもあります。
一般的な印刷物の利用であれば問題がないため、「一般的なオフィス文書の利用のみである」「お手頃なコピー機を利用したい」という場合におすすめです。
「MX-2661」は、コンパクトなサイズで導入しやすいコピー機です。
操作性も高く、ユーザー画面をカスタマイズすることもできます。
デイリーヤマザキで使われているコピー機 京セラ「TASKalfa 3554ci」
デイリーヤマザキでは、京セラ製のコピー機(複合機)が利用されています。
京セラは自社開発のドラムを搭載したコピー機を提供しており、その耐久性は業界でも高く評価されています。
また、カウンター料金も手頃なため、コストパフォーマンスに優れています。
さらに、大型のタッチパネルを搭載しており、スマートフォンと同様の操作感を提供しています。
これにより、誰でも簡単に操作できる使いやすいコピー機となっています。
「TASKalfa 3554ci」は、定番2553ciの最新後継機種で、2021年1月に発売されました。
長寿命ドラムと大容量トナーを搭載しており、ランニングコストを抑えることができます。
以上がコンビニ別のコピー機紹介になります。参考にしてみてください。
まとめ
コピー機(複合機)も残るデータやコンビニのコピー機に焦点をあて解説させていただきました。
コピー機には重要なデータが保存されており、情報漏洩のリスクがあります。
主にハードディスクに保存されるデータには注意して取り扱う必要があります。
セキュリティ対策を強化し、情報漏洩を防止するためには、暗号化やパスワード設定などの対策を取ることが重要です。
コンビニのコピー機(複合機)は一般的に安全性が高いですが、利用する際には個人情報の保護に注意する必要があります。
また、コンビニのコピー機を利用していて情報漏洩する割合は忘れ物が一番多くを占めています。
もし、忘れ物をした場合は、迅速な対応が求められます。
インターネットが復旧してきた現代では、僅かな情報でも本人を特定することなど簡単にできます。
各メーカーの特徴や利点を理解し、安全かつ効率的なコピー機の利用を心がけましょう。
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