コピー機は経費計上できるのか？導入方法による経費の勘定科目と仕訳方法をご紹介

仕事をするうえでコピー機(複合機)は欠かせない事務機器のひとつです。

書類のコピー・印刷・スキャン・FAX送信など、日々の業務を支える多機能な機器として活躍しています。

業務用コピー機(複合機)は高性能かつ長時間の使用を前提とした設計になっているため、その分価格も高額になるので慎重に導入を進める必要があります。

そして、もうひとつ重要になってくるのが、コピー機に関する経費処理の方法です。

コピー機の導入が問題なく完了してから、そのコピー機の経費処理はどうすればいいのか気になる方も思います。

契約形態や導入方法によって会計処理のルールや勘定科目が異なります。

そのため、内容をしっかり理解していないと誤った仕訳をしてしまう可能性があります。

今回の記事ではコピー機(複合機)を導入した後の経費計上についてご説明させていただきます。

コピー機(複合機)の契約内容やサービス内容などをしっかり理解したうえで、導入後もスムーズに処理できるようにしましょう。

導入方法の違いによる経費計上
コピー機をリース契約した場合の経費計上
ファイナンスリースをもっと詳しく！！
リース契約時の保守料金に関して
コピー機をレンタル契約した場合の経費計上
コピー機を買取りした場合の経費計上
経費計上の勘定科目
まとめ
補足

導入方法の違いによる経費計上

コピー機(複合機)を導入するためには【リース契約】【レンタル契約】【買取り】の３つの方法がございます。

8割以上の企業ではリース契約でコピー機(複合機)を導入しております。

導入時の初期費用を抑えられえうことや中長期での利用に適した契約形態であることから、スタンダードな選択肢として定着しています。

ですが、「みんながリース契約だから」「勧められたから」という理由だけで契約を結んでいませんか？

契約種類でメリットやデメリットはもちろんありますが、経費計上の仕方も変わります。

経費計上の違いを理解する事によって導入方法の考え方も変わるかもしれません。

導入後の支払いもしっかり把握したうえで適正なコピー機選びをできるようにしましょう。

コピー機には様々なコストがかかり、契約形態や用途によって勘定科目は変わります。

複式簿記や財務諸表を記入するときに勘定科目を間違えないために、それぞれの計上の仕方を理解しましょう。

今回は【リース契約】【レンタル契約】【買取り】それぞれでどのような経費計上をする事ができるのか解説させていただきます。

⇒リース契約が当たり前！？コピー機のレンタル契約のメリットとデメリットを解説

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コピー機をリース契約した場合の経費計上

コピー機(複合機)をリース契約した場合は【リース資産】として経費計上ができます。

リース契約の際はリース料率が設定されており、リース会社に金利を支払う必要があります。

この金利は【リース資産】には含まれません。

リース料の金利は支払利息として処理する必要があります。

⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！

コピー機(複合機)のリース契約には「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」2つの取引形態があります。

この2つは会計処理の方法や契約の性質に違いがあり、どちらの契約形態で導入しているかによって、経費の計上方法や勘定科目も異なってきます。

業務用コピー機のリース契約では、基本的にファイナンスリースが主流となっていますが、念のため両者の特徴を理解しておくことが重要です。

それでは、それぞれのリース形態の違いについて詳しく見ていきましょう。

【ファイナンスリース】

ファイナンスリースは、リース契約期間中の中途解約ができない契約です。

契約期間中はユーザーがコピー機を使用しますが、実質的には所有に近い形での利用となるため、会計上は資産計上（リース資産）と負債計上（リース債務）を行い、減価償却などの処理が必要になります。

さらにこのファイナンスリースは、所有権が移転するかどうかによって【所有権移転ファイナンスリース】と【所有権移転外ファイナンスリース】に分類され、それぞれで経費処理の方法が異なります。

【オペレーティングリース】

一方、オペレーティングリースは、コピー機を一時的に借りて使用する契約です。

期間終了後に返却することが前提となっています。

所有権はリース会社にあり続けるためコピー機の資産計上は行いません。

支払うリース料は【賃借料】などの勘定科目でそのまま経費処理が可能なので、会計処理も比較的シンプルです。

ただし、この形態はコピー機のような高額で長期利用を前提とする機器にはあまり用いられず、短期契約や特殊なケースで使われることが多いです。

⇒コピー機(複合機)の固定資産税を把握していますか？リース契約と固定資産税の関係

ファイナンスリースをもっと詳しく！！

コピー機の導入の場合は基本的に【ファイナンスリース】での契約となります。

ファイナンスリースとはリース契約期間中に契約解除ができないという特徴があります。

ファイナンスリースでさらに細かく区分され、【所有権移転ファイナンスリース】と【所有件移転外ファイナンスリース】に分かれます。

この二つのリース契約の区分で経費処理の方法が変わるので解説させていただきます。

まずはリース契約した場合のコピー機の所有権はリース会社にあるという事を前提に確認していただければと思います。

所有権移転ファイナンスリースとは

所有権移転ファイナンスリースはリース期間満了するとリース契約していた資産の所有権を移せるという事です。

要は期間満了後にコピー機(複合機)をリース会社から貰い受け、そのまま使用する事が可能です。

リースだけど実質的には分割払いで買っているような状態であるため、会計上は資産として処理する必要があります。

経費計上としては【リース資産】として、支払い時には【リース債務】として費用計上となります。

所有権移転外ファイナンスリースとは

所有権移転外ファイナンスリースはリース期間満了した場合、リース会社にコピー機を返却する必要があります。

コピー機(複合機)を返却する際はリース会社が支持した場所に返却する必要があります。

費用は実費となり、設置場所から距離が遠い場合もあったります。

経費計上は所有権移転ファイナンスリースと同様に【リース資産】として計上する事が可能で、支払い時には【リース債務】として費用計上となります。

リース責務として費用計上しますが、【リース資産定額法】が適用されるため減価償却を行う必要があります。

具体的にはリース資産総額をリース契約期間の月数で割り、事業年度ごとにその年度の契約月数分の金額を【減価償却費】として処理しなくてはいけません。

詳しくは下記の記事で紹介しているので参考にしてみてください。

⇒コピー機の法定耐用年数と減価償却について解説！経費計上はできるのか？

【所有権移転ファイナンスリース】と【所有件移転外ファイナンスリース】を解説させていただきましたが、参考になりましたでしょうか？

簡単にお伝えすると、リース期間満了した時にコピー機を貰い受けるか、リース会社に返却するかになります。

コピー機(複合機)リース契約の場合は所有件移転外ファイナンスリースが大半になります。

なのでコピー機(複合機)のリース契約が満了した場合は、リース会社が指定する場所にコピー機を返却する必要があります。

また、再リースという手段もあります。

再リースに関して気になる方は下記の記事をご確認ください。

⇒コピー機の再リース契約とは何か？リース契約が終わったらどうなる？

リース契約時の保守料金に関して

リース契約の「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」を解説させていただきましたが、コピー機(複合機)をリース契約した場合はリース料の支払いだけではありません。

いずれの契約形態においても、導入するとリース料の支払いが基本となりますが、コピー機の運用に関してはそれだけでは完結しません。

リース契約とは別に保守契約をコピー機メーカーもしくは保守会社と締結する必要があります。

コピー機(複合機)を導入するにはリース契約、保守契約の２つの契約が必要になり、支払いもバラバラとなります。

保守契約では一般的ににカウンター保守という契約を締結します。

カウンター保守契約とは一枚印刷するごとにモノクロ印刷〇〇円、カラー印刷〇〇円と設定されております。

一枚印刷するごとに発生する料金の事をカウンター料と言います。

このコピー機メーカーもしくは保守会社から請求が来るカウンター料金は「消耗品費」として経費計上ができます。

今回はカウンター保守契約に関して解説させていただきましたが、保守契約の内容によって経費処理の方法が変わります。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

コピー機をレンタル契約した場合の経費計上

コピー機(複合機)をリース契約した時の経費計上の仕方や、リース契約に不随した保守契約に関しても解説させていただきました。

保守契約の内容で脱線してしまいましたが話しを戻します。

コピー機(複合機)の導入方法として【リース契約】【レンタル契約】【買取り】の３つがあるとお伝えしましたがレンタル契約はどうなのでしょうか？

結論として、コピー機(複合機)をレンタル契約した場合も経費計上ができます。

レンタル契約した場合の勘定科目は「貸借料」となります。

レンタル契約の場合は基本的にコピー機の搬入設置が完了した日が契約日となり、費用計上ができます。

リース契約の場合はリース会社と保守会社の２つの契約が必要でしたが、コピー機(複合機)をレンタル契約をした場合は基本的にはレンタル会社からのみの請求となります。

コピー機(複合機)のレンタル料金の支払いは賃借料の計上ですが、レンタル料金の他にトナーやカウンター料金などの請求が発生する場合もあるのでサービス内容を確認する事をおすすめします。

⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？

コピー機を買取りした場合の経費計上

コピー機を買取りした場合は購入金額によって経費計上の勘定科目が変わります。→(注意！)

注意すべきポイントは購入金額が10万円を超えるかどうかです。

この金額が、税務上の重要な境界線になります。

10万円未満の場合 → 一括で経費にできる！

購入価格が10万円未満の場合は、少額減価償却資産となります。
この場合、購入したその年に全額を一括で経費計上してOKです。

・勘定科目例：消耗品費（販売管理費）

10万円以上20万円未満の場合 → 3年で分割して経費に！

この価格帯の場合は、一括償却資産として扱うことが可能となります。
つまり、購入額を3年間で均等に割って、毎年その1/3ずつを経費にする方法です。

【たとえば：15万円のコピー機を購入した場合】
　1年目：5万円、2年目：5万円、3年目：5万円をそれぞれ経費にできます。

・勘定科目例：一括償却資産

20万円以上の場合 → 5年かけて減価償却！

購入金額が10万円以上（特に20万円以上）になると、そのコピー機は会社の固定資産（有形固定資産）と見なされます。

この場合、すぐに全額を経費にすることはできません。

耐用年数に従って少しずつ経費にしていく、減価償却という方法で処理をします。

コピー機の法定耐用年数は、原則5年となります。

【たとえば：25万円のコピー機を購入した場合】

　毎年5万円ずつを5年間にわたって経費にします。

・勘定科目例：工具器具備品

⇒公式サイト参照：コピー機(複合機)の仕分けと勘定科目まとめ

経費計上の勘定科目

コピー機(複合機)の導入方法としてリース契約、レンタル契約、買取りの３つを解説させていただきました。

どの導入方法でもコピー機(複合機)の機械本体費用だけでは無く、コピー機を日常業務で使っていくには、印刷やメンテナンスに関わるさまざまな費用が定期的に発生します。

これらの費用も経費計上の対象となります。

そのため、どの費用がどの勘定科目に当てはまるのかを事前に把握しておくことで、正確な経理処理や資金計画がしやすくなります。

機械本体以外の項目について、ご紹介させていただきます。

【搬入・設置費用】→【消耗備品費】

【インク・トナーカートリッジ費用】→【消耗品費】

【カウンター費用】→【消耗品費】

【コピー用紙費用】→【事務用品費】

【保守・メンテナンス費用】→【修繕費】

コピー機の保守契約は様々あるので、出費する費用や勘定科目も変わります。

保守・メンテナンス費用が無料のサービスやインク・トナー代が含まれているサービスなどもあったりします。

なので、コピー機(複合機)を導入する際は、導入後にどのような費用が発生するのか予め確認しておくといいでしょう。

⇒業務用コピー機(複合機)の保守契約を徹底解剖！

まとめ

今回はコピー機の経費計上に関して解説させていただきましたが参考になったでしょうか？

コピー機(複合機)を導入した場合、勘定科目の違いはありますが基本的に経費計上ができます。

ただし買取りでコピー機を導入する場合は注意が必要です。

なぜなら、購入金額によって経費としてすぐに処理できるかどうかが変わるからです。

【買取りした場合】

コピー機の所有権は会社（購入者）に移ります。

→ 原則として固定資産として計上する必要があります。（＝資産になる）

購入価格が10万円未満であれば、そのまま消耗品費などで一括経費処理となります。

→ 10万円以上になると経費にできず、資産として登録し減価償却をしながら5年かけて経費化します。

10万円以上20万円未満であれば一括償却資産として、3年間で均等に減価償却する特例もあります。

→コピー機の価格によって処理が大きく変わるため、導入前に見積書や契約書をしっかり確認しておくことが重要となります。

【リース契約・レンタル契約の場合】

所有権はリース会社・レンタル会社にある

→ 借りている扱いになり、コピー機本体は会社の資産にはなりません。

コピー機本体の代金を資産として計上する必要はなく、毎月の支払分をそのまま経費（賃借料やリース料）として処理できます。

また、コピー機本体の代金だけではなく、コピー機を導入してからは印刷コストが発生します。

【保守契約にトナー代が含まれている】【保守は定額で無料対応】【印刷1枚ごとに課金される】など、サービス内容は会社ごと変わります。

印刷コストは保守内容やサービス内容によって様々になるので自分に見合ったサービスを選ぶ事が重要です。

今回の記事で少しでも参考にしていただければと思います。

補足

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスではその名の通り、レンタル契約となります。

レンタル契約の場合は〈借貸料〉として経費計上ができますので覚えておいてくださいね♪

月額2,980円からご案内させていただいております。

大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスはカウンター料金は発生いたしません。

サービス料の中に印刷する料金が含まれているプランや必要に応じてトナーカートリッジを購入していただくプランがございます。

どのプランが一番安く利用できるのか、ご説明させていただきます。

気になった方は是非お問合せください。