コピー機(複合機)を長持ちさせる方法！誰でもできる8つの項目をご紹介

数年前より印刷枚数は減ったものの、仕事をするうえでコピー機は必要不可欠な事務機器になります。

コピー機(複合機)は法定耐用年数が5年と法律で定めれられたおります。

この法定耐用年数はコピー機の寿命を指しており、財務処理において法定耐用年数をもとに購入費用を減価償却していきます。

ただ、法定耐用年数が5年と決まっているコピー機(複合機)ですが、5年で壊れてしまうと決まっているわけではありません。

無茶な使い方をしては5年以内に壊れてしまう可能性がありますが、丁寧に扱っていれば5年を大きく超えても使い続けることができます。

コピー機(複合機)は高額な事務機器になるので、できれば長く利用したいものですよね。

そこで今回は、コピー機をなるべく長く使えるように、長持ちする使用方法をご紹介したいと思います！

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方や、すでに利用している方も参考にしてみてください。

⇒入替え時期は近いかも！？コピー機(複合機)の耐用年数は何年？減価償却の計算方法も徹底解説！

コピー機(複合機)の正しいメンテナンスをしよう
コピー機(複合機)は水平な場所に設置しよう
コピー機(複合機)の湿気を避けよう
印刷用紙は定期的に交換しよう
コピー機(複合機)の電源は落とさないようにしよう
コピー機(複合機)は定期的に印刷しよう
コピー機メーカーの純正のトナーを使おう
正しい用紙設定で印刷をしよう
まとめ

コピー機(複合機)の正しいメンテナンスをしよう

コピー機(複合機)は、使用しているとホコリやインク・トナーなどによって汚れていくものです。

業務用コピー機(複合機)を導入している方は保守契約を契約していると思います。

お金を支払って保守契約を締結しているから安心！！とは思わないようにしましょう。

それは保守契約をしていても、基本的には定期メンテナンスを行っていないからです。

保守契約はトラブルや故障時に対応してくれる内容となります。

なのでご自身で出来る限り、コピー機(複合機)のメンテナンスを行う様にしましょう。

コピー機のパーツ汚れは印刷不良に繋がるため、定期的にメンテナンスが必要です。。

ガラスの原稿台やカバーの裏面などはこまめな拭き掃除を行うと、印刷汚れをある程度防ぐことができます。

中でも特に重要なパーツが給紙ローラーです。

このローラーが汚れていると、給紙の際に紙詰まりが起こったり、汚れがついてしまったりと、トラブルが頻繁に起こるようになります。

給紙ローラーも濡らした布で掃除することができますが、メンテナンス方法はコピー機(複合機)の機種によって変わる場合もあるため、それぞれのメンテナンス方法は取扱説明書で確認しておきましょう。

また、コピー機(複合機)本体に清掃機能が搭載されているものであれば、定期的にこの機能を使用して清掃するようにしましょう！

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

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コピー機(複合機)は水平な場所に設置しよう

コピー機(複合機)は精密な機械なので、凹凸や少し傾斜のある場所に設置するだけでも内部に負荷がかかってしまい、故障の原因となります。

そのため、設置場所にはなるべく水平なところを選びましょう。

下に何かを噛ませたりして水平に保とうとすることもあまりオススメできません。

精密機械は複合機に限らず傾斜が故障の原因になりやすいものです。

もし、コピー機(複合機)の他にも業務用の機械を導入しているならば、そちらも水平な場所に設置することを意識しておくと良いでしょう。

⇒これは故障！？業務用コピー機(複合機)のよくあるトラブルと対処法

コピー機(複合機)の湿気を避けよう

コピー機(複合機)は湿気に弱い機械です。

内部にガラスを使用しているため、湿気のある場所に設置していると、結露によって内部に水分が溜まってしまい、印刷汚れや故障の原因となります。

特に、湿気によって画像処理に関わるパーツが故障してしまうと、印刷時に常に線が入るようになってしまいます。

こうなると業者を呼んで修理してもらわなければいけなくなるため、注意が必要です。

エアコンの真下や加湿器の近くなどは湿気が強くなるため、設置しないようにしましょう。

また、玄関や窓際などの外気に触れる場所もあまりオススメできません。

⇒寒くなるとコピー機(複合機)が故障する原因は「〇〇」だった！！

印刷用紙は定期的に交換しよう

こちらもコピー機(複合機)本体と同様に湿気を防ぐためです。

印刷用紙を長時間給紙カセットに入れっぱなしにしていると、湿気によって用紙が水分を含むようになってしまいます。

用紙が水分を含むと、印刷したときに文字が滲んだり、うまく給紙されずに紙詰まりを起こしたりと、印刷不良や故障の原因になります。

複合機を頻繁に使用する場合はそこまで注意する必要はありませんが、数ヶ月同じ用紙がセットされているようであれば、念のため交換したほうが良いでしょう。

⇒意外と知らない！？コピー用紙のサイズや種類！基礎知識を徹底解説！

コピー機(複合機)の電源は落とさないようにしよう

省エネのために使用していないときは電源を落としている、という方は要注意です。

コピー機(複合機)は、基本的に電源を落とさずに使用することを想定して設計されているため、電源は付けっぱなしにしたほうが長持ちします。

コピー機(複合機)にはある程度湿気を防ぐための機能も内蔵されていますが、電源を切ってしまうことでこれらの機能が作動しなくなるため、より湿気のダメージを受けやすくなってしまいます。

また、電源を付けるという動作は機械に負荷がかかってしまうため、頻繁に付けたり消したりすることも故障の原因になります。

ほとんどの複合機にはスリープモードが搭載されているので、省エネを意識する場合はスリープモードを活用するようにしましょう。

⇒コピー機(複合機)の省エネ方法を紹介！！消費電力が大きいコピー機とは？

コピー機(複合機)は定期的に印刷しよう

コピー機(複合機)を長期間使わずに置いておくと、中のトナーが固まってしまう可能性があります。

トナーが固まると印刷不良が起こるため、交換が必要になってしまいます。

毎日のようにコピー機(複合機)を使用する方は問題ありませんが、滅多に使わない、という方は注意が必要です。

最低でも週一回は印刷してコピー機(複合機)を動かすようにしましょう。

コピー機メーカーの純正のトナーを使おう

コピー機(複合機)のトナーには、純正以外にもリサイクルトナーというものが存在します。

これはカートリッジをそのままに中身を入れ替えたトナーですが、長持ちの観点で言えばあまりオススメできません。

リサイクルトナーは純正のトナーよりも安価なため、節約のために使っているという方もいるかもしれませんが、このトナーは純正のトナーと比べて故障率が高くなっています。

安いから、という理由で使用してしまい、故障してしまって修理費が高くなってしまっては本末転倒です。

コピー機(複合機)を長持ちさせたい場合は、純正のトナーを使うようにしましょう。

⇒レーザーコピー機(複合機)のリサイクルトナーは大丈夫？純正品との違いとは何か？

正しい用紙設定で印刷をしよう

封筒や厚紙などの、定形外の印刷を行うときは、コピー機(複合機)で事前に用紙を設定して印刷するようにしましょう。

通常の設定でこれらの印刷を行ってしまうと、故障に繋がります。

用紙の設定を行わずに印刷した場合、複合機の中にトナーが残ってしまい、汚れが付着します。

また、厚紙はトナーがしっかりと着かないことで印字不良になってしまいます。

コピー機(複合機)の内部にトナーがこぼれてしまうと修理が必要になるので、定形外の用紙で印刷する場合は注意が必要です。

⇒コピー機(複合機)で使用する印刷用紙について徹底解説！用紙サイズで選ぶコピー機とは？

まとめ

いかがでしたでしょうか？

コピー機(複合機)は、丁寧に扱っていれば長持ちする機械です。

想定していた年数より何年も長く使うことが出来れば、大幅なコストカット、節約に繋がります。

無駄な修理代を無くすためにも、是非こちらの方法を実践してみてくださいね♪