初めて業務用コピー機(複合機)を導入する方は絶対に見て！！抑えておくべき３つのポイント

ペーパレスと言われ印刷枚数は減ったものの、あらゆる業務において必要な機能を備えたコピー機(複合機)は今後も欠かせない事務機器です。

だからこそ、新規事業などでコピー機(複合機)の導入をお考えの方もいらっしゃるかと思います。

導入する際にどんなことに注意すれば良いのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、初めてオフィスにコピー機(複合機)を導入する際に必要な、３つの注意点を解説していきます。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

 

コピー機(複合機)の３つの導入方法について

業務用の大型コピー機(複合機)をオフィスに導入する方法は、大きく分けると３通りあります。

リース契約、一括購入、レンタル契約の３つです。

それぞれに特徴がありますので、そのメリットとデメリットをご紹介したいと思います。

費用や利用する期間など、目的に合わせて検討してみましょう。

 

リース契約

多くの事業所で利用されているのが、コピー機(複合機)のリース契約です。

コピー機(複合機)を導入している企業の8割がこのリース契約で利用しています。

初期費用がかからず、月額料金を支払うことで最新のコピー機(複合機)を導入することができます。

まとまった予算のない場合は、リース契約を考えてみましょう。

ただし、リースの場合は５～７年と長期の契約設定がされているうえ、会社の代表者が連帯保証人になる必要があります。

また、原則中途解約はできず、もし解約する場合は残債を全額支払う必要があります。

コピー機(複合機)の所有権は契約したリース会社にあり、リース会社にはリース料率を支払っております。

なので、コピー機(複合機)を一括購入するより高額になる事を覚えておきましょう。

⇒コピー機(複合機)をリース契約した場合の料率とは？リース契約に潜む謎を解説！

 

一括購入

予算に余裕があるのでしたら、コピー機(複合機)本体の一括購入がおすすめです。

初期費用はかかりますが、後々まで考えるとお得です。

新品だけではなく、中古機器も選択ができます。

一括購入で注意すべきポイントは経費精算に関してです。

コピー機(複合機)を一括購入した場合は購入金額によって経費計上の仕方が変わります。

購入価格が10万円以上の場合は勘定科目が〈工具器具備品〉となります。

あまり聞きなれた勘定科目ではないかもしれませんが、コピー機(複合機)の購入価格が10万円以上の場合は、購入時に費用計上ができません。

会社の資産として減価償却をしながら、5年かけて計上する流れとなります。

また、コピー機(複合機)の購入価格が10万未満の場合は、勘定科目が〈消耗品費〉となります。

税法上ではコピー機(複合機)の購入価格が10万円未満の場合は少額減価償却資産として損金処理ができます。

そのため〈消耗品費〉として一括で購入時に費用計上ができます。

コピー機(複合機)を一括購入する場合は購入金額によって経費計上の仕方が変わるので予め確認しておきましょう。

⇒コピー機は経費計上できるのか？導入方法による経費の勘定科目と仕訳方法をご紹介

 

レンタル契約

数日～数年単位でのコピー機(複合機)をレンタルする事ができます。

業者が所有する、主に中古の機器を借りる契約で、審査も無く手続きが簡単なうえ、その日から利用できる手軽さが魅力と言えます。

審査がないので個人の方でもコピー機(複合機)の利用が可能です。

デメリットとしては、リース契約と比較して月額料金は割高になる点です。

とはいえ、短期間の利用であればレンタル契約がベストな選択だと言えるでしょう。

⇒リース契約が当たり前！？コピー機を「レンタル契約」にするべきポイント4つを紹介

 

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ポイント１：コピー機の導入方法によるメリット・デメリットの理解

リース契約、一括購入、レンタル契約の説明をしてきました。

この項では、それぞれのメリットとデメリットをまとめてみましょう。

 

メリット

 

デメリット

 

ポイント２：コピー機の必要な機能を明確にする

新しくコピー機(複合機)を導入する際、最も迷うポイントが機種選びではありませんか？

メーカー各社から豊富な機種が提供されているので、慣れない人が最適な機器を決めるのはなかなか至難の業です。

まずは自社の業務内容に基づいて、必要な機能を明確にしましょう。

技術革新が進み、最新のコピー機(複合機)には高機能なものが多くなっています。

基本的に、そのような機種は高額にならざるを得ません。

不必要な機能を備えた機器を導入するのは費用面でも無駄になってしまいますので、必要な機能だけを正しく見極めることが大切です。

また、機能面を考慮せず価格だけを見て判断するのも避けましょう。

業務がキチンと回らないと、それもまた無駄になってしまいます。

業務内容を明確にすれば、必要な機能もおのずと明らかになりますので、オフィスに合った最適な機種を選びましょう。

⇒正しいコピー機選びを出来ていますか？ちょっとした知識で損しない方法！

 

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ポイント３：コピー機(複合機)の相見積もりを取りましょう

コピー機(複合機)選びの最後のポイントは、業者の選定です。

どんな導入方法であっても、費用は見積もりを取ってみないと分からないものです。

全く同じ機器でも業者によって、違う費用となるケースも多々あります。

少しでも経費を抑える為に、必ず複数の業者から相見積もりを取ることをおすすめします。

相見積もりはどの業者も想定していますので、何も失礼なことではありません。

むしろそれを伝えることで競争原理が働き、よりよいサービスを受けられます。

業者にも伝えたうえで相見積もりを取り、条件を見比べて判断しましょう。

⇒複合機の見積もりを安くする裏技3選！検討している方は絶対みてください！！

 

まとめ

今回の記事では初めて業務用コピー機(複合機)を導入する際のポイントを解説してきました。

コピー機(複合機)の導入には３通りの方法があります。

どの方法がいいかは一概に断言はできません。

リース契約、一括購入、レンタル契約のメリットとデメリットを理解して自分にとっての選択をしましょう。

また、今後の業務内容を見極めることで必要な機能から機種を絞り込んで、いきましょう。

業務用コピー機(複合機)は高額な商品になり、営業マンの言葉を鵜呑みにしてしまうと、必要のない機能を付けてしまう可能性があります。

そういう事も防ぐために、必ず相見積もりを取って最適な業者を判断しましょう。

これから初めてオフィスへの複合機をお考えの方は、ぜひこの記事を参考に失敗のないスムーズな導入をしてください。

 

補足

大型コピー機レンタル「ゼロコピ」では、名前の通りコピー機(複合機)のレンタルサービスを行っています。

レンタル契約のデメリットとしてリース契約より月額料金が割高になるとご紹介しましたが、「ゼロコピ」では月額2,980円からご案内しております。

「ゼロコピ」サービスではお客様にあわせた４つのプランを提供しております。

月額2,980円のプランは【ゼロコピ startup】プランとなり、こちらのプランはインターネットと同時申込する事により業界最安値でコピー機(複合機)のレンタルを行っております。

これから起業する方などは必ずインターネット契約をする必要があると思います。

コピー機(複合機)と一緒に契約する事で安く利用する事ができます。

また、一番人気のプランとして【ゼロコピ neo】月額4,980円のプランをご用意しております。

弊社のお客様の大半が月額4,980円のプランでご利用いただいております。

月額4,980円のプランでもかなりお手頃価格だと思います。

コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、お問合せください。

 

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