リース契約以外の選択肢！コピー機のレンタル契約がお得な利用とは？

仕事をするうえでコピー機(複合機)は必要不可欠な事務機器です。

しかし、大型の業務用コピー機(複合機)の本体価格が100万円以上掛かり、なかなか手が出せないのが現状です。

大型の業務用コピー機(複合機)を導入するには、自社で機器を購入するか、レンタル契約やリース契約を利用するなどの方法があります。

一般的には高額商品になのでリース契約をしてコピー機(複合機)を導入しております。

企業の7割以上がこのリース契約で導入しておりますが、リース契約の内容を把握してますでしょうか？

リース契約の他にレンタル契約という選択肢もあります。

レンタル契約とリース契約の違いは分かりにくいので、どちらを選べばよいのか悩んでいるという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回の記事では、大型の業務用コピー機(複合機)のレンタル契約について解説させて頂きます。

当たり前のようにコピー機の導入はリース契約でするものと考えている方も多いかもしれませんが、レンタル契約の方がお得に利用できる場合があります。

大型の業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

コピー機(複合機)のレンタル契約とは？
コピー機(複合機)のレンタルとリース契約は違う！
コピー機(複合機)のレンタルがお得な理由
コピー機(複合機)のレンタルを利用する際の注意点
まとめ
補足

コピー機(複合機)のレンタル契約とは？

まずは大型の業務用コピー機(複合機)のレンタル契約とはどういう契約なのかを解説させていただきます。

レンタル契約とはレンタル会社が所有する複合機、コピー機を希望する企業に貸し出す契約形態です。

コピー機(複合機)を借りている事になるので契約期間が終了したら返却する必要があります。

リース契約の5～7年の長期的な契約ではなく短期間で利用することが可能です。

また、契約する際の審査も必要なく気軽にコピー機(複合機)を利用できます。

レンタル契約期間の途中でも解約する事も可能なので、スタートアップ企業などにもおすすめできます。

たとえばあるプロジェクトを立ち上げるにあたって期間限定でオフィスを借りて、
「リースを組んだり買ったりするほど長い期間は必要ないけれど、複合機は使えるようにしたい」というシチュエーションになった場合などにはレンタル契約が便利です。

また、これから仕事をスタートする個人事業主や企業にとってもレンタル契約は気軽に大型の業務用コピー機(複合機)を導入できるのがメリットのひとつです。

⇒大型コピー機のレンタル契約は短期でOK？リース契約お特徴と比較しながら解説

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コピー機(複合機)のレンタルとリース契約は違う！

レンタル契約と混同されやすい契約方式にリース契約があります。

ここでは、リース契約との違いを詳しく解説させていただきます。

①契約期間

レンタル契約とリース契約では、契約期間が異なります。

レンタル契約はコピー機(複合機)を借りる企業が1ヶ月単位で自由に期間を設定でき、希望したタイミングで解約も可能です。

一方、リース契約は最初にリース会社と取り交わした契約期間(5～7年)が満了するまでは解約ができません。

もし5年間のリース契約を結んでいる場合は、5年が経過するまでコピー機(複合機)を使い続ける義務があります。

どうしても途中で契約を反故にする場合は、リース料率を含めた残債を全額支払う必要があります。

また、レンタル契約もリース契約も所有権は自社ではなので契約が終了した場合はコピー機(複合機)を返却する必要があります。

②製品の種類

レンタル契約の場合は、レンタル会社が独自に所有しているコピー機(複合機)の中から選んで使用します。

そのため、どんな機種でも自由に選べるわけではありません。

もし途中で他の機種を利用したくなったら変更が可能なところもレンタル契約の魅力のひとつですが、希望の機種を所有していなければ、業者ごと選び直さなければならない場合もあるので注意が必要です。

事前にラインナップをよく確認して、業者を選定するように心掛けましょう。

リース契約の場合はメーカーや型番を自由に選定する事が可能です。

企業の選んだ大型の業務用コピー機(複合機)をリース会社が代わりに購入し、そのコピー機を企業に貸し与える方法です。

そのため、自由に機種を選定できます。

③会計方式

レンタル契約の場合のレンタル費用は「賃借料」として経費処理ができます。

レンタル料金の支払いは賃借料の計上ですが、レンタル料金の他に請求が発生する場合もあるのでサービス内容を確認してみましょう。

リース契約の場合はリース費用は「リース資産」として経費計上ができます。

リース費用の金利は支払利息として処理する必要があります。

また、リース契約とは別に保守契約をコピー機メーカーもしくは保守会社と締結する必要があります。

コピー機(複合機)を導入するにはリース契約、保守契約の２つの契約が必要になり、支払いもバラバラとなります。

保守契約では一般的ににカウンター保守という契約を締結します。

カウンター保守契約とは一枚印刷するごとにモノクロ印刷〇〇円、カラー印刷〇〇円と設定されております。

一枚印刷するごとに発生する料金の事をカウンター料と言います。

このコピー機メーカーもしくは保守会社から請求が来るカウンター料金は「消耗品費」として経費計上ができます。

⇒コピー機は経費計上できるのか？導入方法による経費の勘定科目と仕訳方法をご紹介

④新品か中古か

レンタル契約は基本的に中古のコピー機(複合機)を選択する事になります。

リース契約はリース会社が企業の代わりに購入したコピー機(複合機)を借りるので、新品を利用することになります。

普段あまり使用しないのに新品のコピー機を導入するのはもったいない！！と思う場合もあるでしょう。

そんなときは、中古の機種をレンタル契約するとコストを下げられる場合があります。

⇒中古のコピー機を検討している方必見！メリット・デメリット解説

コピー機(複合機)のレンタルがお得な理由

結論からお伝えすると大型の業務用コピー機(複合機)を導入するなら、リース契約よりもレンタル契約がおすすめです。

ここでは、レンタル契約がお得な理由を紹介します。

①1ヶ月単位で解約できる

前述のとおり、レンタル契約なら1ヶ月単位で任意の時期に解約ができます。

もし2～3年しか利用しないコピー機(複合機)を5～7年リースで契約すると、使わない期間の利用料が無駄になってしまいます。

かといって、コピー機を購入するほど予算をかけられない場合も多いでしょう。

好きなタイミングで解約できるレンタル契約は、総合的にお得になる可能性が高いです。

②保守費用が含まれている

大型の業務用コピー機(複合機)は万一のトラブルに備えて、保守サービスを契約するのが一般的です。

この保守費用は、レンタル契約とリース契約で負担先が異なります。

レンタル契約はコピー機業者がを所有しているので、業者側が保守・メンテナンスを行います。

一方、リース契約は保守契約をメーカーや外部の保守サービス業者と締結するケースがほとんどです。

リース会社と保守を含めた契約を結べる場合もありますが、費用は上乗せされるので、結果的にはレンタル契約のほうがコストを抑えられるでしょう。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

コピー機(複合機)のレンタルを利用する際の注意点

続いて、レンタル契約で大型の業務用コピー機(複合機)を利用するときの注意点を紹介します。

①希望の機種がない場合がある

業者が所有しているコピー機(複合機)を借りるので、必ずしも希望の機種があるとは限りません。

ラインナップの中から選ぶか、別の業者を探すかどちらかになります。

なのでコピー機(複合機)のメーカーに拘りがある場合はレンタル契約に向いてないかもしれません。

②初期費用がかかる

レンタル契約を開始するときと終了するときに、搬入・搬出費を負担する場合がよくあります。

大型の業務用コピー機(複合機)になので専門スタッフが作業を行います。

搬入設置費用の相場は50,000円程度になり、最初に支払う必要があります。

リース契約も同じく搬入設置費用は発生しておりますが、費用の総額を5～7年で支払っていくので実質、初期費用が無い言えます。

レンタル業者によって発生する費用は異なるので事前にどんな費用がかかるか確認しておきましょう。

⇒事前に確認必須！！業務用の大型コピー機の搬入設置時に気を付ける事

まとめ

大型の業務用コピー機(複合機)のリース契約とレンタル契約の違いや、レンタル契約がなぜお得か解説させて頂きました。

簡単にまとめると、新品では無いと嫌だ！このメーカーじゃないと嫌だ！と言う方はリース契約をしましょう。

逆にそこまで拘りが無い場合は、断然レンタル契約がおすすめです！

冒頭でお伝えした通り、大型の業務用コピー機(複合機)は100万円以上する事務機器です。

どのメーカーであろうと最低限の機能があり、印刷品質も問題ありません。

皆様は何故リース契約でコピー機(複合機)を導入していますか？

10年以上前よりコピー機の導入する選択肢は増えております。

短いスパンで気軽に使いたい場合や、少しでもコストを抑えてコピー機を使いたいなら、レンタル契約の利用を検討するのがおすすめです。

補足

大型コピー機レンタル「ゼロコピ」サービスはレンタル契約とリース契約どちらともご案内させていただいております。

どちらがお得にコピー機を利用できるのか、どちらがお勧めなのか、メリット、デメリットを踏まえて対応させていただいております。

大型の業務用コピー機(複合機)の導入を考えている方が是非、お問合せください。

⇒なぜ高い？コピー機業界の現状とゼロコピサービスに懸ける想い