コピー機から情報漏洩するの！？情報漏洩のリスクと対策をご紹介します！

現代のオフィス業務で欠かせない存在となっているコピー機(複合機)。

ペーパレスと言われ、印刷枚数は減少傾向にありますが、仕事をするうえで必要不可欠な事務機器です。

しかし、この日常的に使用しているコピー機が、意外な形で企業や個人の機密情報の漏洩リスクを高めていることをご存知でしょうか？

本記事では、コピー機(複合機)から情報漏洩するリスクとその予防策について徹底的にご紹介します。

これからコピー機の導入を検討している方は参考にしてみてください。

情報漏洩による影響
コピー機から情報漏洩する原因
実際にあった情報漏洩の事例集
コピー機のセキュリティ強化方法
よくある質問
まとめ

情報漏洩による影響

まずは情報漏洩に関して知識を深めていきましょう。

情報漏洩とは、個人や会社が保有する機密情報が意図しない方法で外部に公開されることを意味します。

これには、個人情報、企業秘密、顧客情報、国家機密など、様々な種類の情報が含まれます。

情報漏洩は、ハッキング、不適切な情報管理、物理的なセキュリティの欠如、人為的なミスや意図的な内部告発など、様々な原因によって引き起こされます。

情報漏洩が発生すると、その影響は個人、企業、場合によっては国家レベルにまで及びます。

具体的な影響としては以下のようなものが挙げられます。

個人に対する影響

個人情報が外部に漏れることで、様々なリスクが想定されます。

そもそも個人情報とは特定の個人を識別できる情報のことを指します。

個人情報が悪用され、クレジットカードの不正使用やアカウントの乗っ取りやなりすましの可能性があります。

近年は企業の情報漏洩や紛失事故件数が右肩上がりになっており、個人情報が流出した際の企業や事業者に対する責務が強化されました。

下記の情報が個人情報に該当します。

・氏名

・住所

・生年月日

・顔写真

・マイナンバー

・免許証番号

企業に対する影響

情報漏洩は、顧客の損失、訴訟費用、罰金、事業の中断など、直接的な経済的損失を引き起こします。

企業の顧客情報管理やセキュリティ体制への不信感が高まり、企業の信用やブランドイメージが損なわれ、顧客の信頼を失う可能性もあります。

契約解除や新規顧客開拓の困難化といった結果に直面する恐れがありますので、注意する必要があります。

また、顧客情報が漏洩してしまった場合、顧客からの損害賠償請求や訴訟などの法的措置が取られる可能性も考えられます。

最近のコピー機はほとんどがインターネットと接続して利用しています。

インターネットのセキュリティ対策が不十分であればネットワークを介してコピー機の情報が漏洩する危険性があるのです。

特に最近では、企業を標的としたハッキングやマルウェアなどのコンピュータウイルスによるサイバー攻撃が多くみられます。

実例として、PCにマルウェア付きのメールを開いた企業がネットワークを通してコピー機に侵入します。

コピー機内の保存文書をFAX番号を登録しているお客様に永遠と送り続けるという事例がありました。

また、コピー機のセキュリティ対策をする企業が増えたきっかけとなる事件もあります。

2013年に東京大学・東北大学・琉球大学にてコピー機内部のデータがインターネットを経由して誰でも閲覧できることが発覚しました。

実際に各大学では学生の名前や学籍番号・免許証・大学での試験結果などの個人情報が閲覧できる状況になっていたようです。

国家レベルでの影響

国家の重要な機密情報が漏洩することで、国の安全保障を脅かす可能性があります。

また、外交文書などの漏洩は、他国との関係悪化を招く可能性があり、最悪の場合戦争に発展する可能性があります。

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コピー機から情報漏洩する原因

情報漏洩してしまう原因は実は沢山あります。

コピー機(複合機)からも情報漏洩してしまう可能性は大いにあります。

コピー機から情報漏洩する主な原因をいくつかご紹介させていただきます。

情報漏洩が発生する原因は、データの取り扱いやセキュリティ対策の不足、不正アクセスなど、多岐にわたります。

参考にして頂き情報漏洩が起きないようにしっかりと対策をしましょう。

ネットワーク接続による不正アクセス

コピー機(複合機)はパソコンや携帯と同様にインターネットに接続されています。

外部のユーザーがコピー機を使用した際に権限を乱用することで、不正アクセスを行うことができます。

不正アクセスをされることで、保存されているスキャンデータ、印刷履歴、あるいは個人情報や機密情報が盗まれるリスクがあります。

適切なセキュリティ対策を施して不正アクセスのリスクを低減させましょう。

⇒不正情報の持ち出しを撲滅！コピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能でセキュリティ対策！

誤操作による人的ミス

コピー機(複合機)での人的ミスによる情報漏洩は、操作時の注意や確認不足が原因で発生します。

印刷物の放置や誤送信・誤印刷などにより情報漏洩につながる可能性があります。

人的ミスによる情報漏洩はデータ消去やアクセス制限、宛先確認の徹底などの対策を講じることで対策することができます。

パソコンからのウイルス・マルウェアの侵入

皆さんが普段会社で使っているコピー機(複合機)はパソコンとインターネットを経由してプリントアウトやスキャンを行っています。

マルウェアはウイルス、ワーム、トロイの木馬、スパイウェアなど、様々な形態があります。

感染経路も様々ありますが、パソコンから送信された印刷データにマルウェアが含まれている場合、コピー機がそれを処理する過程で感染することもあります。

マルウェアに感染すると、スキャンデータや印刷データ、送信履歴などの情報が、マルウェアによって外部に送信されたり、データを改ざんなどが発生します。

多大な影響を及ぼしますので、対策を徹底しましょう。

⇒コピー機(複合機)のファイアウォール設定とは？セキュリティ強化をしましょう！！

USBや印刷原稿からの流出

USBはダイレクトプリントやスキャンデータを保存することが可能ですが、コンパクトで軽量なため紛失をしやすく情報漏洩のリスクが伴います。

また、印刷ミスした原稿を安易に廃棄してしまうと情報漏洩の原因となってしまいます。

不要の原稿を廃棄する場合はシュレッダーを通して破棄することをおすすめします。

システムの脆弱性

コピー機(複合機)には「ファームウェア」と呼ばれる、本体内部の回路や装置などの基本的な制御を司るソフトウェアが存在します。

ファームウェアの中にはウイルス対策ソフトが入っているので更新をしっかりとしましょう。

ファームウェアの更新を怠るとコピー機事態のセキュリティが脆弱してしまい、ウイルスの侵入を許してしまいます。

そうすることで、マルウェアの感染リスクが高まり、情報漏洩に繋がります。

実際にあった情報漏洩の事例集

こちらでは情報漏洩によってどんな影響が出るのか実際に起こった事例と交えてお伝えさせて頂きます。

情報漏洩によってどのような影響がでるか、しっかりと理解しましょう。

コピー機のリース返却時にデータが消去されていなかった事例

ある企業で、リース契約を結んでいたコピー機(複合機)を返却した際、コピー機のハードディスク内に取引先情報や社内機密情報が残っていたことが判明しました。

返却された機器が他社に再リースされる際にデータが発覚し、情報漏洩が発生しました。

このケースでは、データ消去が不十分であったことが原因でした。

リース返却時や廃棄前には、コピー機内のデータを完全に消去することが必要です。

多くのコピー機にはデータ消去機能があるため、設定の確認と完全消去を徹底するべきです。

⇒コピー機はなぜリース契約？？コピー機(複合機)業界の不透明なリース料について！！

公共施設のコピー機に残ったデータからの情報漏洩

公共施設のコピー機(複合機)を使用した際、スキャンやコピーで使用したデータが一時的にコピー機に保存されていました。

その後の利用者が操作することでデータが表示されてしまい、個人情報が漏洩する事態が発生しました。

コピー機の設定でデータが完全に消去されていないことが情報漏洩の原因となりました。

公共施設や共有のコピー機では、自動消去設定を有効にし、利用者ごとにデータが確実に削除されるようにする必要があります。

業務終了後にコピー機に放置された印刷物による情報漏洩

原稿や記録媒体を置き忘れることで情報漏洩する可能性もあります。

ある企業で、社員が業務終了後に重要な資料をコピー機(複合機)に放置してしまい、翌朝まで放置された状態で他の社員が発見するという事態が発生しました。

この印刷物には機密情報が含まれており、場合によっては外部に情報が流出するリスクもありました。

置き忘れなど人的ミスも設定をすることで未然に防ぐことができますので、しっかりと対策をしていきましょう。

⇒コピー機(複合機)の電源と主電源の違いを解説！節電モードとは？

コピー機のセキュリティ強化方法

コピー機(複合機)本体にセキュリティ強化する設定が施されています。

無料で行えるセキュリティ対策は数多くあります。

情報漏洩を未然に防ぐために知識を深めていきましょう。

⇒コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！

データ暗号化機能

データ暗号化機能は、コピー機に保存されるデータを保護するための重要なセキュリティ機能となっております。

コピーやスキャン、プリントなどの処理で扱われるデータを不正アクセスや漏洩から保護するために、暗号化して保存・転送することができます。

暗号化により、不正アクセスを受けてもデータが解読されにくくなり、情報漏洩リスクを軽減し、企業の情報セキュリティや法令遵守において大きな役割を果たします。

情報漏洩の危険はコピー機の廃棄や再利用の際もあります。

そこで暗号化をすることでデータは解読されにくいため、情報漏洩のリスクが軽減されます。

データ消去機能

コピーやスキャン、印刷などの処理で一時的に保存されたデータを完全に削除する機能です。

この機能により、コピー機を通じて処理された情報が機器内に残らないようにします。

データ消去機能は、機器内に残る可能性のあるデータを完全に削除し、情報漏洩を防ぐための重要な機能です。

上書き消去やフォーマット機能など、複数の手段でデータを消去することで、より高いセキュリティ対策をすることができます。

地紋印字コピー機能

地紋印字コピー機能とは、コピー用紙に地紋（目に見えにくい模様や文字）を印刷することで、不正コピーや改ざんを防ぐための機能です。

地紋には「複写禁止」や「COPY」などの文字、または細かい模様が設定されます。

これらの地紋は通常の状態ではほとんど目立たないように印字されており、目に見えにくくなっています。

地紋は、コピー機で複製を試みたときに模様や文字が浮き上がるように設計されています。

そのため、地紋印字は特に機密文書や重要書類に使用されることが多いです。

コピーした際に文字や模様が浮かび上がる仕組みにより、複製が不正であることが明らかになります。

この機能は特に、企業や組織のセキュリティ強化に役立ちます。

下記URLよりシャープの地紋印字コピーの説明がされていますので、参考にしてみて下さい

⇛公式サイト：地紋印字コピー　セキュリティ機能

ユーザー認証機能

ユーザー認証機能は、不正アクセスを防ぎ、デバイスの使用を認証されたユーザーにを限定するためのセキュリティ機能となっております。

この機能は、セキュリティの向上になる上に、どのユーザーがいつ何を使用したのかを記録できるので、機器の利用管理にも役立ちます。

認証方法としてはID・パスワード認証、ICカード認証、PINコード（暗証番号）認証などがあります。

たとえば、特定のユーザーにはカラープリントの利用を制限したり、スキャン機能のみ許可する設定ができます。

認証方式やアクセス制限を柔軟に設定できるので、さまざまな業界や用途で活用されています。

⇛コピー機(複合機)のセキュリティ対策！認証システムの種類を紹介

よくある質問

こちらでは情報漏洩に関してのよくある質問をご紹介します。

ぜひ参考にしてみて下さい。

コピー機にデータは残るの？

通常、コピー機(複合機)にはデータが一時的に保存されます。

コピーやスキャン、印刷などを行うとデータは一時的にコピー機の内部メモリやハードディスクに保存されます。

その後、処理が完了すると削除される仕組みになっています。

しかし、設定によっては完全にデータが削除されず残るケースもあるため、注意が必要です。

コンビニのコピー機にもデータが残るの？

コピー機(複合機)にデータが残ると知ると「コンビニのコピー機で印刷とかしない方がいいの？」と思いますよね。

多くのコンビニで使用されているコピー機では、セキュリティ対策としてデータが自動的に削除される仕組みが取り入れられています。

ただ、利用者がセキュリティの意識を持って操作を終了することも大切です。

コピーやプリントが完了した後、画面を閉じて操作が完了したことを確認するとより安心です。

⇒コピー機に残るデータに注意！コンビニのコピー機は安全なのか徹底解説！

まとめ

コピー機(複合機)からの情報漏洩は、企業や個人に甚大な影響を及ぼす可能性があります。

不正アクセス、人的ミス、マルウェアの侵入、USBや原稿からの流出、システムの脆弱性など、多岐にわたる原因により情報漏洩が発生するリスクがあります。

しかし、適切な対策を講じることで、これらのリスクを大幅に低減させることが可能です。

具体的な対策方法としては、データの暗号化、パスワード設定によるスキャンのセキュリティ強化、コピー機へのアクセス制限、ファームウェアのアップデートが挙げられます。

さらに、コピー機自体に搭載されているセキュリティ機能—データ暗号化、データ消去、地紋印字、ユーザー認証機能—を有効活用することも重要です。

これらの機能を適切に設定・管理することで、機密情報の不正な取り扱いを防ぎ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

コピー機(複合機)からの情報漏洩防止は、今では必要不可欠な対策です。