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コピー機で使える裏技をご紹介します！コピー機をもっと便利に使いましょう！
仕事をするうえでコピー機(複合機)は欠かせない事務機器のひとつです。
しかし、オフィスで使われているコピー機の機能は40％ほどしか使われていません。
ほとんどの利用者がコピー、プリントアウト、スキャン機能だけを利用しているのではないでしょうか？
コピー機(複合機)は日本国内でも数十社以上あり、各メーカーが開発を続けております。
数年ごとに新しい機種を発表しているコピー機(複合機)ですが、様々な便利機能が搭載されております。
もっと便利に使用するための裏技や、有能な機能がコピー機には備わっています。
そこで今回は、コピー機(複合機)を便利に使うための裏技、機能についてご紹介いたします。
コピー機を利用している方やこれからコピー機を導入する方も是非参考にして下さい。
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そもそもコピー機(複合機)とは？
まずはコピー機(複合機)についておさらいしていきましょう。
一般的なコピー機とは、ガラス面（スキャナー）に原稿をセットして、原稿と同じ内容の印刷物が出力される機能を持っている機器のことを指します。
つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器を【コピー機】といいます。
定義上は違いがあるコピー機と複合機についてですが、実は一般的な区別はあいまいです。
複合機に「コピー機」という名称が用いられる事も多く、現在は複写機能だけのコピー機の流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えている方が多いのも事実です。
また、最近のコピー機(複合機)は、複写するだけの機器ではなく、FAX、プリンター、スキャンといった機能も備わっています。
コピー・スキャン・ファックスの知られざる便利機能をご紹介！
皆さんが普段使われているコピー機(複合機)のコピー、スキャン、ファックス機能以外にも、たくさんの便利な機能が搭載されています。
こちらでは、その他便利な機能をご紹介致します。
是非ご覧いただき業務効率改善に繋がれば嬉しく思います。
コピーの便利機能
片面を両面コピーすることができることを知っていましたか？
コピー機能の両面コピーには「両面→両面」のほかに「片面→両面」のコピーができます。
この機能は片面印刷の資料2枚を1枚に両面印刷することで用紙を節約することができます。
操作方法は、原稿をセットし、コピー画面から「片面→両面」を選択した後に、印刷を開始すれば完了です。
また、「2in1」や「4in1」といった集約機能を合わせることで、用紙を大幅に節約することもできます。
2in1は2枚の資料を1枚に集約する機能になり、4in1は4枚の資料を1枚に集約する機能です。
8枚の資料を1枚に集約する8in1が備わっているコピー機もあります。
この機能を用いる事で、用紙の節約だけではなく、カウンター保守契約の場合はカウンター料金の節約も可能です。
⇒印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介
A3サイズをA4サイズにて印刷
コピーする時の倍率メニューの中にはA3サイズをA4サイズに縮小したり、A4サイズをA3サイズに拡大することが可能です。
操作方法は、メーカーによって多少異なりますが、原稿をセットして、コピー画面から「倍率」ボタンを押します。
A3からA4に変更する場合は「倍率71％」A4からA3に変更する場合は「倍率141％」を選択し、印刷を開始します。
最近の機種では、用紙サイズに合わせて自動で倍率を設定してくれる「用紙指定変倍」という機能が搭載されています。
倍率変更の際の注意点は拡大をするのでどうしても画質が落ちてしまいます。
画質とのバランスを見て倍率を調整してみましょう。
補足ですが、カウンター保守契約の場合はA4サイズでもA3サイズでも同じカウンター料金になります。
⇒カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して
用紙サイズの違いもまとめてコピー
コピー機能の中には「サイズ混載原稿機能」という機能があります。
A4サイズの原稿の中にB5サイズの原稿が含まれている場合でも、すべての原稿を一度にまとめてコピーすることができます。
原稿を読み取る際に、自動的に原稿の大きさを判別して原稿サイズに合わせた用紙でコピーできます。
また、コピー以外にスキャンも同様に使用することができます。
使用方法はメーカーによって異なりますが、設定メニューから「サイズ混載原稿機能」をONにすることで基本的には使うことができます。
便利な機能ですので、一度お使いのコピー機(複合機)でお試し下さい。
スキャンしたデータをe-mailに直接送信
スキャン機能の中にはスキャン後のデータを登録したメールアドレスに直接送信することが可能です。
PCを経由する必要がなくなるため、業務の効率化を図れます。
利用するためにはコピー機(複合機)にメールアドレスを登録しておく必要があります。
ただ、この機能は比較的新しい機種に搭載されているため、古い機種には搭載されていません。
事前にこの機能が搭載されているか確認しておきましょう。
⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
様々なファイル形式での保存
従来のスキャン機能はPDFのみパソコンに送信して保存がされていましたが、最近のコピー機(複合機)では、PDF以外にもJPEGやTIFF、XPSなど様々なファイル形式での保存が可能となっています。
また、スキャンしたデータに名前を付ける機能がついており、データの管理が簡易化されています。
その為、視覚的に認識しやすくなり、業務の効率化に繋がります。
このようなスキャン機能の進化はコロナが流行して発売されたコピー機に搭載されていることが多いです。
時代のニーズに合わせてコピー機(複合機)にも新しい機能がどんどん増えていっています。
⇒コピー機(複合機)でスキャンしたデータのファイル形式は何がおすすめ？
スマホからファックスの送受信
スマホやタブレットとコピー機(複合機)を接続することで外出先やリモートワーク中でもファックスの送受信を行うことができます。
接続方法は機種やメーカーによって異なりますが、基本的には「インターネットFAX」という機能を用います。
インターネットFAXとは、通常のFAXとは異なり、電話回線ではなくインターネット回線を利用してデータの送受信を行うサービスです。
インターネットFAXを利用することにより、受信したデータをクラウドと連携することができ、スマホでの操作が可能になります。
⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介
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コピー機(複合機)の便利な裏技4選！
いくつか便利機能のお伝えさせて頂きましたが、続いてはコピー機(複合機)の販売員だからこそ知る便利な裏技4選をご紹介いたします。
裏技を覚えてコピー機(複合機)をより活用していきましょう。
結露対策
梅雨時期や冬になるとコピー機(複合機)にも結露が発生します。
結露が起きやすい原因としましては、コピー機はガラスが多く使われているためです。
結露の発生によって給紙トレー内の用紙が湿気を吸い取り、紙詰まりの原因となってしまいます。
そういった場合に給紙トレーにシリカゲルなどの乾燥剤を入れることで結露を予防することができます。
シリカゲルとは「乾燥剤」のことで、空間内の水分を吸収してくれる作用があります。
シリカゲルを給紙トレーの隙間に入れておくことでトレー内の水分を吸うため、用紙が水分を含むまえに防ぐことができます。
シリカゲルは100均やホームセンターで購入できるほか、お菓子にも入っており手に入れやすいため、気軽に実践できる方法です。
注意点として、給紙トレー以外にシリカゲルや乾燥剤を入れることはやめましょう。
コピー機本体の中は基盤やコネクターなど、破損するだけでコピー機が動かなくなる部品が存在します。
また、何らかの衝撃で機械内部に入ってしまった場合は、機械を一度ばらす可能性があるため注意しましょう。
Amazonでシリカゲルを購入できるURLを添付致しますので、是非ご検討下さい。
⇒早めに備えよう！コピー機トラブルが多い「梅雨」対策を徹底解説
画像調整
コピー機(複合機)を購入して1年以上経過すると「画質が以前より落ちてる」「色合いが不自然」と思ったことはないでしょうか。
そういった場合の対処法としてコピー機の「階調・濃度補正」機能があります。
階調・濃度補正の使用方法はメーカーによって異なりますが、基本的には設定の「メンテナンス」or「画像調整」項目にあります。
今回は、CanonのiR-ADVシリーズ「フル補正」の方法をご紹介いたします。
①ホーム画面より「設定」ボタンを押します。
②「調整/メンテナンス」→「画質調整」→「自動階調補正」の順で押します。
③「フル補正」を押します。
④「プリント」を押し補正画像を印刷します。
⑤ガラス面に補正画像が印刷されている面を下にして、黒の帯が奥側になるようにセットします。
⑥「読み込み開始」を押します。
⑦読み込みが完了した後、「プリント」を押し補正画像を印刷します。
⑧ ④～⑦の工程を2回繰り返し、完了します。
⇛コピー機で印刷した時の色味の違い！RGBとCMYKの違いについて
印刷枚数カウント機能
通常業務で大量の紙の枚数を数える必要がある場合、手動で数えるのは非常に面倒です。
そんなときに便利なのが、印刷枚数カウント機能です。
この機能は、複合機が自動で紙の枚数を数えてくれます。
基本的な使用方法は以下のようになります。
①原稿を自動原画送り装置（ADF）にセットします。
②ファックスのボタンを押し、架空の番号（例：0000）を入力します。
③スタートボタンを押すと、自動で枚数を数えてくれます。
⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点
モノカラー印刷
モノカラー印刷は別名２色印刷と呼ばれており、通常フルカラーで印刷した場合4色（ブラック、イエロー、マゼンタ、シアン）のトナーを使用します。
モノカラ―印刷の場合は、ブラックとその他1色（イエロー、シアン、マゼンタ）の2色で印刷する方式となります。
モノカラー印刷は2色で印刷を行うため、フルカラーで印刷するよりも印刷コストは少なくなります。
今までは見積書や請求書の印鑑（赤色）を印刷する場合はフルカラーで印刷していたものをモノカラ―で印刷することができます。
また、コピー機メーカーのRicoh（リコー）では、モノクロ印刷とモノカラ―印刷のカウンター料金を同一に設定しているため、カウンター料金を節約することができます。
基本的な使用方法は以下のようになります。
①印刷したいファイルでプリンターのプロパティを開きます。
②印刷設定画面が表示されます。印刷品質をクリックします。
③「色数の設定」をクリックします。
④「2色カラー」にチェックを入れ、黒と組み合わせる色を選択します。
⑤「OK」をクリックし、印刷を開始します。
⇒コピー機のカウンター料金を安くする方法！！導入後でもカウンター料金は安くできます！
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オプション搭載で更なる効率化へ！
コピー機(複合機)には追加オプションがいくつか存在します。
標準では搭載されていない機能をオプションにて追加することによって業務の効率化を図れます。
また、オプションには「外部オプション」と「内部オプション」の2種類があります。
その名の通り「外部オプション」はコピー機の外部につけるオプションになり、「内部オプション」はコピー機内部につけるオプションとなります。
フィニッシャー
フィニッシャーはコピー機(複合機)の横に取り付ける外付けのオプションとなります。
基本的な用途は以下の5種類があります。
①ステープル
ステープル機能は用紙をまとめるという機能で、フィニッシャーのステイプル機能は「針ありステープル」と「針なしステープル」があります。
②パンチ
パンチ機能は印刷した用紙に綴じ穴をあける機能になります。
資料をファイリングする際に多く使用されます。
③中綴じ
中綴じは印刷された用紙を真ん中で折り、折り目にホッチキスで止め冊子状にしてくれる機能です。
④ソート
ソート機能は印刷された用紙の向きや位置を自動で変えてくれる機能です。
ソート機能の種類は以下の２つがあります。
・回転ソート：任意の部数に応じて排紙向きを90°変えてくれる。
・シフトソート：任意の部数に応じて排紙位置を変えてくれる
⑤折り
折り機能は印刷された用紙を自動で折ってくれる機能です。
折り方の種類は「２つ折り」「内三つ折り」「外三つ折り」「中折り」「Z折り」があります。
⇒コピー機(複合機)のフィニッシャーとは？適正なフィニッシャーの選び方
給紙カセット
給紙カセットは文字通り、紙を給紙するカセットになります。
ここには基本的に定型用紙(A3/A4/B4/B5など)を収納します。
皆さんが普段会社で使われているコピー機は4段給紙でしょうか？
４段給紙の場合は３段目、４段目の給紙はオプションとなっています。
３段目、４段目の給紙カセットが不必要な方はメーカーによってはキャスター付きの台（収納可能）を購入することをお勧めします。
また、給紙カセットがたくさんほしいという方には2段給紙＋横づけの給紙トレイオプションもあります。
⇒業務用コピー機の給紙カセットについて！給紙カセットは4段も必要？？
ICカードリーダー
ICカードリーダーは、コピー機のセキュリティを強化し、コスト管理や利便性を向上させるオプションです。
通常のコピー機では、パソコンからコピー機にプリントアウト命令が下り即時に出力されます。
ただ、ICカードリーダーが付いている場合は、ユーザーが複合機の場所まで行き、ICカードで認証を行う必要があります。
これにより、出力された用紙の取り忘れを防ぐことができ、外部による不正利用のリスクも軽減することができます。
また、ICカードには部門情報を設定できるため、どの部署がどれだけの印刷を行ったかを追跡することが可能です。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
OCR（光学文字認識）
OCRはOptical Character Readerの略称で、スキャンされた文書や画像から文字情報を読み取り、それをデジタルテキストデータに変換する機能です。
この技術は、コピー機だけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリにも広く搭載されています。
具体的には、OCRを使用することで、紙の文書をスキャンしてデジタルフォーマットに変換し、PDF作成や他のデータ形式での保存が可能になります。
また、Microsoft Officeなどのソフトウェアで編集ができるため、手書き文字や印刷物の文字をデジタル化し、ペーパーレス化に貢献できます。
⇒コピー機(複合機)で「OCR機能」を利用してペーパーレス化を推進！！
まとめ
コピー機(複合機)の機能の多くは実は活用されていません。
今回紹介した便利な裏技を活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。
例えば、片面印刷を両面にまとめる「片面→両面」機能や、異なるサイズの原稿を一度にコピーできる「サイズ混載原稿機能」は、用紙節約や時間短縮になります。
また、スキャン機能を利用してデータを直接メールで送信したり、PDF以外の形式で保存することで、業務の効率化やデータ管理が簡易化されます。
ファックス機能では、スマホからの送受信が可能となり、リモートワークの利便性が向上します。
さらに、コピー機の結露対策や画像調整機能、印刷枚数カウント機能、モノカラー印刷など、日常のメンテナンスやコスト削減にも有効です。
これらの裏技を駆使して、コピー機(複合機)での業務効率を最大限に引き出しましょう。
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