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コピー機(複合機)を守るために遠隔監視が必須！？遠隔監視サービスに関して解説します！
皆さんはコピー機(複合機)のセキュリティ対策は行っておりますか？
パソコンのセキュリティ対策を行っている企業は多いかもしれませんが、コピー機(複合機)の対策を行っている企業は少ないのが現状です。
そもそもコピー機(複合機)からサイバー攻撃を受ける可能性があるこ事を知らない方も多いはずです。
コピー機(複合機)はパソコンやサーバーに比べて不正アクセスの被害に遭いやすく、セキュリティ対策が不十分な場合、ネットワーク全体が乗っ取られる危険性があります。
日本企業に対するサイバー攻撃が増加している近年、コピー機のセキュリティ対策は重要な課題となっています。
そこで、コピー機(複合機)のセキュリティを高める方法の1つに遠隔監視があります。
この記事では、遠隔監視の概要やメリット、実際に導入する際のポイントについて詳しく解説します。
また、各メーカーが提供する遠隔監視サービスについてもご紹介させて頂きます。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は、是非参考にしてみてください。
コピー機(複合機)からの情報漏洩について
冒頭で説明した通り、コピー機(複合機)は不正アクセスの被害にあいやすく、情報漏洩のリスクが比較的高い機器となっています。
まずは、コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因をこちらでいくつかご紹介させていただきます。
外部からの不正アクセス
コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の1つ目は外部からの不正なアクセスです。
コピー機はパソコンや携帯と同様にインターネットに接続されています。
外部からネットワークを経由して不正アクセスを受けると、外部のユーザーがコピー機(複合機)を使用した際に権限を乱用することが可能になります。
そうすると、コピー機内に保存されているデータが盗まれるリスクがあります。
⇛不正情報の持ち出しを撲滅！コピー機(複合機)の「追跡情報印字プリント」機能でセキュリティ対策！
誤操作による人的ミス
コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の2つ目は誤操作による人的ミスです。
コピー機にはFAXやスキャン機能を使うことによって、取引先やお客様に情報を直接送信することができます。
大事な機密情報を誤って送信することによって情報漏洩する場合があります。
パソコンからのウイルス・マルウェアの侵入
コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の3つ目はパソコンからのウイルスやマルウェア等の侵入です。
皆さんが普段会社で使っているコピー機はパソコンとネットを経由してプリントアウトやスキャンを行っています。
パソコンにウイルスやマルウェアが侵入した場合、コピー機(複合機)にも影響が及びます。
※マルウェアとは
マルウェアは、悪意のあるソフトウェアの総称で、コンピューターシステムに不正に侵入し、損害を与えるプログラムのことを指します。
ウイルス、ワーム、トロイの木馬、スパイウェアなど、様々な形態があります。
主な目的は、個人情報の盗み出し、システムの乗っ取り、広告表示の強制、迷惑メールの送信など様々な種類が存在しています。
USBメモリーや印刷原稿からの流出
コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の4つ目はUSBメモリーや印刷原稿からの流出です。
USBメモリーはダイレクトプリントやスキャンデータを保存することが可能ですが、コンパクトで軽量なため紛失をしやすく情報漏洩のリスクが伴います。
また、印刷ミスした原稿を安易に廃棄してしまうと情報漏洩の原因となってしまいます。
不要の原稿を廃棄する場合はシュレッダーを通して破棄することをおすすめします。
⇛コピー機(複合機)でUSBメモリーを使う時の注意点と印刷方法をご紹介します！
システムの脆弱性
コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の5つ目はコピー機自体のシステムの脆弱性です。
コピー機(複合機)には「ファームウェア」と呼ばれる、本体内部の回路や装置などの基本的な制御を司るソフトウェアが存在します。
ファームウェアの中にはウイルス対策ソフトが入っているのでファームウェアの更新を怠るとコピー機(複合機)自体のセキュリティが脆弱になり、ウイルスの侵入を許してしまいます。
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コピー機(複合機)の遠隔監視システムについて
コピー機(複合機)における遠隔監視システムは、ほとんどのメーカーが導入しています。
コピー機からの情報漏洩を防ぐために大手メーカーは、コピー機(複合機)が近くになくても常に監視することができる遠隔監視システムに力を注いでいます。
遠隔監視とは、実際に現場にいなくてもカメラやセンサーなどを使って遠隔から状況を監視することです。
例えば、セキュリティカメラを使って家やオフィスを監視したり、工場の生産ラインを監視したりすることができます。
コピー機(複合機)における遠隔監視はセキュリティを高めると共に、不自由なくコピー機(複合機)を使ってもらうためのシステムとなっています。
基本的な遠隔監視システムの内容は以下のようになります。
トナーやカートリッジの残量確認
コピー機(複合機)の遠隔監視システムではトナーやカートリッジの残量をサポート会社側で確認してくれます。
メーカーや設定によって異なりますが、トナー残量が20％を下回った段階でサポート会社に通知が届き、トナーが配送されます。
ユーザー側がわざわざトナー発注を行う手間が省かれる為、トナー不足でコピー機(複合機)が使えなくなるということが起きません。
⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
モニタリング
コピー機(複合機)を常に監視することができるため、万が一の場合に即時に対応することができます。
また、コピー機内のパーツ消耗率を遠隔で監視できるため、故障のリスクを大幅に抑えることができます。
トラブル対策
コピー機(複合機)は精密機械の為、紙詰まりなどの不具合が起きてしまいます。
そういった場合に、遠隔でどういった不具合が発生しているのか確認することができ、状況を把握した状態で修理に来てもらえるので保守の対応がスムーズになります。。
⇛コピー機(複合機)の紙詰まりの原因とは？紙詰まりを起こりにくくするための対策
アドレス帳の追加
メーカーによって異なりますが、コピー機(複合機)内のアドレス帳（FAX番号、ワンタッチキーなど）を遠隔で登録してくれるサービスもあります。
予め確認しておきましょう。
ファームウェアのアップデート
コピー機(複合機)の本体内部の回路や装置などの基本的な制御を司るファームウェアですが、遠隔監視システム導入前はUSBメモリーにアップデートデータを入れていました。
そしてユーザー側が業務中にコピー機(複合機)のアップデートを行っており、現場への負担になっておりました。
しかし、現在はファームウェアのアップデートを遠隔で行うことができます。
また、日時設定により、業務外の時間帯でアップデートを終えることができます。
カウンター検針
リース契約を行ったコピー機(複合機)では、毎月カウンター料金が発生します。
遠隔監視システム導入前は、訪問してカウンター枚数を記録していましたが、現在は遠隔でカウンター枚数を確認することができます。
カウンター方式の複合機は「カウンター単価×使用枚数」で請求金額が決まります。
遠隔監視システム導入を導入することでより正確な印刷枚数を把握することが可能になり請求金額に差異が生じることがなくなります。
⇒カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して
遠隔監視システムのメリット
遠隔監視システムには様々なメリットが存在します。
メリットの部分を確認して遠隔監視システムを活用しましょう。
導入費用が無料
コピー機(複合機)の遠隔監視システムを導入するための費用はメーカーによって異なりますが、ほとんどが無料サービスとして提供しています。
先に説明したトナーやカートリッジの残量確認などの機能が無料で導入することができます。
現地に行かなくても状況を知れる
遠隔監視システム最大のメリットは現地に行かなくても状況を把握することです。
本来、コピー機(複合機)が壊れた場合は現場に行って調査を行い、修理を開始します。
しかし、遠隔監視によって故障の原因を事前に把握できるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
⇒これは故障！？業務用コピー機(複合機)のよくあるトラブルと対処法
手間を省ける
先に説明した通り部品やトナーの残量も遠隔監視システムによってサポート会社は把握することができます。
そのため、「トナーが無くてコピー機が使えない」「急にコピー機が壊れた」といったリスクを最小限に抑えることができます。
作業効率を落とさずにコピー機(複合機)を使用する事ができます。
⇒インク・トナーは何枚くらい印刷できるの？コピー機の印字可能枚数を調査
遠隔監視システムの注意点
遠隔監視システム導入にはインターネットの接続が必要となります。
サービス会社はインターネットを通してコピー機(複合機)を遠隔監視しています。
導入の際にはインターネット環境が必須条件となりますので、インターネット導入前にコピー機(複合機)の設置は避けましょう。
また、利用しているネットワークに変更があった際には、メーカーの窓口に変更の連絡する必要があります。
メーカーや機種によっては、遠隔監視システムを導入することができない可能性もあるので確認しておきましょう。
⇛コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！
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各メーカーの遠隔監視システム
各コピー機メーカーが導入している遠隔監視システムについてご紹介いたします。
基本的なサービスや機能は同じになりますが、それぞれ特徴がございます。
是非参考にしてみて下さい。
Canon NETEYE（ネットアイ）
Canonが提供するネットアイは、コピー機(複合機)をはじめ、レーザープリンターや大判プリンターをインターネットを通して監視しています。
コピー機の稼働状態や消耗品の残量などをリアルタイムで監視しているため、故障・消耗品の配送などを迅速に対応することができます。
また、ネットアイサーバーとコピー機(複合機)のデータ通信は完全に暗号化されているため、安心してデータのやり取りを行えます。
さらに、外部からの不正アクセス要求を防ぎ、パソコンでのインターネット接続と同等のセキュリティレベルを搭載しています。
RICOH @Remote
RIOHが提供する@Remoteはインターネットを経由し、コピー機(複合機)の運用効率化を実現するサポートサービスです。
リモートでコピー機を監視し、データに基づいた点検作業を行い未然に故障を防ぎます。
コピー機(複合機)の自己診断で故障が判明した場合、リコーテクニカルセンターへ自動通報が届きます。
また、コピー機(複合機)のタッチパネルからリコーテクニカルセンターへ修理依頼が可能となっており、迅速な対応が可能です。
⇛RICOH「@Remote」出力機器のリモート管理サービス
富士フイルムビジネスイノベーション EP-BB
富士フイルムビジネスイノベーションが提供するEP-BBは、お客様の複合機をEPシステムにインターネット経由で接続します。
メーターカウントの自動確認、消耗品の自動配送、日常の状態監視、故障時の自動通知などを行われます。
コピー機(複合機)ユーザーの負担を軽減し、安心してご利用いただけるようサポートします。
また、リモート監視や機器診断の精度を絶えず向上させることで、最適なタイミングでの消耗品や部品の交換を実現し、機器の安定稼働を促進しています。
⇛富士フイルムビジネスイノベーション「EP-BB」複合機のリモート管理サービス
コニカミノルタ CS Remote Care 遠隔診断システム
コニカミノルタが提供するCS Remote Care 遠隔診断システムはコピー機(複合機)とCSRCセンターをオンラインで結び、機器の状態をリモートで管理する保守サービスです。
機器の状態を定期的にチェックし、必要に応じて点検訪問を行います。
トラブルが発生した場合は自動的にCSRCサーバーに通報し、修理のダウンタイムを最小限に抑えます。
また、収集する情報は機器の状態や使用状況、故障情報のみで、文書や画像データ、ワンタッチ登録情報は収集しません。
⇛KONICA MINOLTA 「CS Remote Care」 遠隔診断システム
京セラ ECOSYS NET
「ECOSYS NET」とは、京セラドキュメントソリューションズが提供するリモートサービスのプラットフォームです。
インターネット経由でドキュメント機器からリアルタイムで情報を取得し、リモートで管理します。
京セラが提供するECOSYS NETはカウンター情報、紙詰まり、サービスコール、トナー残量などの情報を「ECOSYS NET Server」へ自動通知します。
リモートで取得したデータに基づいた様々なサービスにより、お客様の働き方やオフィスの課題を迅速に解決し、コストを最小限に抑えます。
遠隔監視システム以外のセキュリティ対策
コピー機(複合機)の遠隔監視システムについて理解していただけましたでしょうか？
続いては遠隔監視システム以外のセキュリティ対策についてご紹介させていただきます。
お使いのコピー機(複合機)で対応している機能もあると思いますので、参考までにご覧ください。
データ暗号化
コピー機(複合機)本体のメモリ・ハードディスクに保存するデータを保護するために暗号化を実施することです。
コピー機販売会社(契約した会社)に依頼することで、内部データの暗号化設定を導入できます。
暗号化が実施されていれば、データが盗まれても解読が不可能となり、機密情報の保護が強化されます。
パスワード設定
次に、スキャンをする度にパスワードを設定することです。
少し手間ですが、スキャンをする度にパスワードを設定することでセキュリティ強化を図れます。
また、パスワードを単純な文字列や数字のみにせず、内部の方しかわからないパスワードを設定しましょう。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
アクセス制限
ご存じの方は少ないと思いますが、パソコンからコピー機(複合機)にアクセスする方法があります。
やり方としては、パソコンと接続しているコピー機のIPアドレスをインターネットから検索すると、利用しているコピー機へのアクセスができます。
しかし、この動作は基本的に販売会社のサポート役しか触らないでしょう。
誰でも簡単にアクセスできるため、IPフィルタリング機能を使うことをお勧めします。
あらかじめ設定した条件を振り分け、データの通過を制限できる機能です。
セキュアプリント
セキュアプリントの機能は、印刷物への不正アクセスや改ざん、外部への持ち出しを防ぐための機能になります。
「印刷ログの記録」「印刷時の認証要求」「透かしの強制挿入」を行い印刷部のセキュリティを高めてくれる機能です。
⇛コピー機(複合機)のセキュリティ対策！認証システムの種類を紹介
まとめ
コピー機(複合機)のセキュリティ対策は、ネットワーク全体の安全性を保つために欠かせません。
情報漏洩のリスクが高いコピー機を守るためには、遠隔監視システムの導入が有効です。
遠隔監視により、トナー残量の確認、モニタリング、エラーコードの確認、ファームウェアのアップデートなど、さまざまな機能が提供されます。
これにより、トラブルの早期発見や迅速な対応が可能となり、セキュリティ向上と共に業務効率を向上させることができます。
主要なメーカーも各自の遠隔監視システムを提供しており、セキュリティと利便性の向上に努めています。
さらに、データ暗号化やパスワード設定、アクセス制限、セキュアプリントなどの追加対策を行うことで、コピー機(複合機)の安全性をさらに高めることができます。
遠隔監視システムの導入を検討し、総合的なセキュリティ対策を強化することで、安心してコピー機(複合機)を利用できる環境を整えましょう。
⇛コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！
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