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業務用コピー機(複合機)を導入する必要性とは！？利用するメリットとデメリットを解説
会社を新たに立ち上げたり移転したりしたときに、オフィスに業務用コピー機(複合機)と家庭用プリンターのどちらを置くかは悩ましい問題です。
予算や利便性などを考えていくと、どちらが正解なのか分からなくなってしまう人も少なくないのではないでしょうか。
ある程度、まとまった印刷業務が発生するなら、大型の業務用コピー機(複合機)の導入がおすすめです。
そこで今回は、業務用コピー機(複合機)に焦点を当て、利用するメリットやデメリットについて詳しく解説します。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
業務用コピー機(複合機)の代表的な機能は4つ
業務用コピー機(複合機)には印刷機能以外にもさまざまな機能が搭載されています。
ここでは代表的な機能を4種類紹介させていただきます。
①印刷機能
業務用コピー機(複合機)のもっとも重要かつ基本的な機能です。
印刷機能はプリンタータイプでも可能ですが、業務用コピー機(複合機)は資料作りなどに便利なさまざまな印刷方法を指定できます。
両面印刷はもちろんの事、ソート機能や2in1印刷などいろんなシーンにあわせて印刷が可能です。
また、オプションになってしまいますが、ホッチキス止めや自動的に製本してくれたりと、作業効率を上げる事ができる機能も搭載しております。
⇒コピー機(複合機)をより便利に使えるツール(機能)を７つ紹介！！
②コピー機能
もともと用意されている資料などを複製する機能です。
最近ではプリンターで簡易コピーを行える機種もありますが、業務用コピー機(複合機)は高品質なコピーが可能です。
色の濃度などの設定もできるので、読みやすい印刷結果を期待できます。
③スキャン機能
用意した紙の資料を読み取ってPDFなどに変換し、コピー機(複合機)のストレージやネットワーク上の共有フォルダなどに保存する機能です。
手元にある紙媒体の資料をPC上で編集したい場合や、チームのメンバーで共有したい場合などに役立ちます。
印刷せずにデータを確認できるので、用紙代の節約や環境への配慮にもつながります。
⇒コピー機(複合機)でスキャンしたデータのファイル形式は何がおすすめ？
④ファクス機能
特定の相手にFAXを送信する機能です。
プリンターとFAXを別々に用意する必要がなく、コピー機(複合機)があれば良いので、印刷した資料を持って別の場所に置いてあるFAXのところに足を運ぶなどの手間がなくなります。
また、受信したFAXを印刷後に削除したり、誤送信を防ぐために2回入力したりするなどのセーフティ機能なども充実しているので、安心して使えるのもメリットです。
⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介
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業務用コピー機(複合機)を利用するメリット
ここでは、業務用コピー機(複合機)を導入するメリット4つを紹介します。
①印刷速度が速い
プリンターに比べると、業務用コピー機(複合機)は搭載しているソフトウェアが高性能なので、高速な印刷が可能です。
たとえば会議用の資料を何十人分も作らなければならない場合でも、製本まであっという間に自動で完了するので、準備の時間を短縮できます。
⇒コピー機の適正な印刷速度をご存知ですか！？３つの印刷基準と２つの単位（ipm,ppm）
②毎月の費用を予測しやすい
業務用コピー機(複合機)は印刷がカウント式になっていて、印刷した枚数だけ業者に支払うタイプのものが数多くあります。
自社でトナーを用意していると、備品がいつなくなるか分からないので急な支出が発生する場合もあるでしょう。
しかし、カウント式ならトナーの補充代金も含まれている場合が多いので、毎月の費用を事前に予測しやすいというメリットがあります。
⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説
③ランニングコストが安い
一般的に、プリンターよりも業務用コピー機(複合機)のほうが印刷単価は安いので、ランニングコストを抑えられます。
長く使うほど差が出るので、長期的に印刷機能を利用する予定がある場合は複合機を導入するのがおすすめです。
④さまざまな機能がある
前述したコピーやスキャン機能のほかにも、ICカードリーダーで認証したり、ネットワークを構築して拠点間で印刷データを共有したりする機能が付いている複合機もあります。
業務用コピー機(複合機)には、日々の業務を便利にするさまざまな機能が搭載されているのです。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
業務用コピー機(複合機)を利用するデメリット
便利な一方で、デメリットもあります。導入の前に、事前に十分検討しましょう。
①本体の費用が高い
購入して使う場合、業務用コピー機(複合機)の本体はプリンターよりも高額になります。
初期設定などの費用がかかることもあるので、初期費用が思ったよりも高くなることもあるでしょう。
高性能になるほど、価格は上がる傾向にあります。
②十分な設置スペースが必要
業務用コピー機(複合機)はプリンターに比べるとサイズが大きいので、オフィスに設置するには十分なスペースが必要です。
天井が低かったり、通路の狭い部屋は機種によっては設置に適さない場合もあるので、設置場所を計測しておきましょう。
⇒オフィスを圧迫しないコピー機・複合機のサイズとその基準とは？
コストを抑えて業務用コピー機(複合機)を使うには？
日々の業務を効率的に行うには、やはり業務用コピー機(複合機)を導入するのがおすすめです。
とはいえ、あまりコストをかけられない企業も多いでしょう。
初期費用がネックになっているなら、レンタル契約やリース契約を検討するのも選択肢のひとつです。
特にレンタル契約なら1ヶ月単位でいつでも解約できるので、利用期間が決まっている場合などには便利です。
保守費用なども含まれているのが一般的なので、難しい手続きもなく安心して利用できます。
⇒リース契約が当たり前！？コピー機を「レンタル契約」にするべきポイント4つを紹介
まとめ
ここまで、企業が業務用コピー機(複合機)を利用するメリットやデメリットについて解説してきました。
プリンターに比べて多機能な複合機は、日々の業務を大幅に効率化してくれます。
機器の購入は予算面で導入が難しいという場合でも、レンタルなどの方法もあるので、ぜひ導入を検討してみてください。
補足
大型コピー機レンタル【ゼロコピ】サービスでは月額2,980円から複合機の利用が可能です。
契約期間の縛りを無くし、誰でも気軽に複合機を利用できるようにパッケージしました。
少しでも気になる方があればお問合せください。
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