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業務用コピー機の認証プリントとは！？文書管理・セキュリティを向上
業務用コピー機(複合機)の機能の1つである認証プリント。
IDやパスワードの入力、またはICカードによってユーザーの認証を行った上でプリント(印刷)を行うものですが、なんとなく分かりづらく使っていないという方も多いのではないでしょうか？
また、コピー機(複合機)の認証プリント機能を聞いたのが初めての方もいるのではないでしょうか？
そこで今回はそんな認証プリントについて、認証プリントの概要をはじめメリットやデメリットについて解説します。
メリットやデメリットをしっかりと把握して利用することで、管理やセキュリティを向上させられる優れた機能ですので、認証プリントについてイマイチ分からないという方はぜひ今回の記事をご参考にしてください。
また、これから業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方も是非、参考にしてみてください。
コピー機(複合機)の認証プリントとは？
認証プリントとは、ユーザーを認証した上でプリント(印刷)を実行する機能のことです。
通常のプリントではパソコンから出力指示を出した後すぐにプリントが実行されるのに対し、認証プリントの場合は指定されたユーザーが認証を行った後でなければプリントが開始されません。
認証プリントを活用することで、出力物の覗き見や出力物の混在による情報漏えいといったリスクを避けることができます。
またユーザーごとに出力状況を確認したり使用制限を設定したりすることも可能です。
このように認証プリントは、文書管理とセキュリティを向上させる機能と言えます。
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コピー機(複合機)の認証プリントの種類
通常のプリント(印刷)ではなく、印刷するユーザーの認証後に印刷開始される事を理解いただけたかと思います。
認証するための方法はいくつかの種類があります。
昔はパスワード入力による認証が一般的でしたが、IT技術の進化によってさらに高度な認証システムが台頭してきました。
コピー機(複合機)で用いられている、代表的な２つの認証システムを紹介させていただきます。
パスワード認証
コピー機(複合機)でプリントする前に印刷するパソコン画面でパスワードを入力する認証システムです。
まずはパソコンでパスワードを設定して印刷指示をします。
その後、コピー機(複合機)のタッチパネル画面でその設定したパスワードを入力する印刷が開始されます。
このパスワード認証は10年以上前から存在するので操作に戸惑う事もないと思います。
現在の業務用コピー機(複合機)では追加料金を掛ける事なく、無料で使用する事ができます。
社内のちょっとしたルール決めで、セキュリティを向上させる事が可能です。
ＩＣカード認証
交通系ＩＣなど今は主流になりました。
電車の改札と同じようにＩＣカードをコピー機(複合機)にかざすと印刷が開始されます。
もちろんコピー機(複合機)以外にも様々な利用が可能です。
例えば、会社の出退勤カードや社員証とし活用する事ができます。
使用方法は簡単ですが、カードの紛失のリスクがあります。
ＩＣカードの盗難にあってしまうと第三者に悪用される事も考えられるので対策をとるようにしましょう。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
コピー機(複合機)の認証プリントのメリット
認証プリントのメリットについて詳しく見ていきましょう。
ここでは、「セキュリティの向上」「文書管理の向上」「コスト削減への貢献」の3つのメリットを解説します。
メリット① セキュリティの向上
認証プリントを活用することで、書類が第三者の手に渡るリスクを避けてセキュリティを向上させることができます。
認証プリントでは文書を出力したい本人がID／パスワードを入力するかカードをかざすことではじめてプリントが開始されるため、出力物の放置や混在・取り忘れや取り間違いといったリスクを避けることができます。
また放置や取り間違いによる機密文書の覗き見や持ち去りなどの情報漏えいのリスクも避けることができるでしょう。
メリット② 文書管理の向上
認証プリントのメリットとしては、ユーザーごとに文書を管理することで文書管理を向上させられるというものもあげられます。
認証プリントは特定のユーザーを複合機上で認証してプリントを行う機能であるため、その性質上ユーザー管理も含まれます。
複合機の機能によりますがユーザーごとに「いつ」「何を」「どこで」「どれだけ」プリントしたのかといったことが記録できるため、不正や情報漏えいが発覚した際のチェックを行うことができます。
またユーザーによって出力できる内容を制限したり、出力できないようにしたりすることも可能です。
⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
メリット③ コスト削減への貢献
認証プリントを活用することで、利用できる機能を制限したり利用状況を把握したりしてコスト削減を実現することができます。
先程認証プリントによってユーザーの出力制限を設けることができるとお話しましたが、例えばカラープリントや出力の上限枚数を設定するほか、両面印刷を強制することで事前にコストを抑えることができます。
また利用記録を取ることができるため、プリントの利用状況やコストを見直したい場合などに改善箇所を見つけることが容易になります。
ほかにもすぐに出力されない性質を活かしてコスト削減に貢献することもできるでしょう。
例えば出力指示後にミスに気付いた場合に、出力を取り消して無駄な文書の出力を抑えるといったことが可能です。
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コピー機(複合機)の認証プリントのデメリット
認証プリントを有効活用するため、デメリットについても把握しておきましょう。
有用なメリットを多数持つ認証プリントですが、あえてデメリットをあげるとするならば「ID／パスワード、ICカード紛失のリスク」「管理コスト向上の可能性」の2つがあげられます。
デメリット① ID／パスワード、ICカード紛失のリスク
認証プリントのデメリットとしては、IDやパスワードを忘れてしまったり、ICカードを紛失してしまったりといったリスクがあげられます。
これらを忘れてしまったり紛失してしまったりすると、認証プリントを利用できなくなる上に最悪の場合悪用されてしまう可能性もあります。
ただしICカードに関しては、社員証や入館証などをICカードにできる場合もあります。
デメリット② 管理コスト向上の可能性
紛失のリスクを抑えるために管理コストが向上してしまう可能性がある点もデメリットと言えます。
場合によって忘れや紛失が起こらないためのルール作りが必要になるということもあるでしょう。
また紛失した場合に限らず、ユーザー間でICカード利用を融通することでユーザーごとの利用制限や利用状況の確認といったメリットが機能しなくなるということも考えられます。
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まとめ
今回は業務用コピー機(複合機)の認証プリントについて解説しました。
認証プリントは一見複雑に思われがちですが、メリットやデメリットを把握して利用すれば非常に便利な機能です。
セキュリティや文書管理に力を発揮する上コスト削減にも貢献し得る機能で日々の業務に役立ちます。
認証プリントはコピー機(複合機)の機能の一部にすぎません。
業務用コピー機(複合機)は常に進化し続け、便利な機能が沢山あります。
そんなコピー機の機能を使いこなせていますでしょうか？
逆に利用しない場合は無駄な機能を無くすことによって経費削減ができます。
まずは今、利用しているコピー機(複合機)にどんな機能が搭載されているのか確認してみるのもいいでしょう。
また、これから業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は自分にとってどういう機能が必要なのか考えてみましょう。
考えても分からない場合は専門知識をもった業者に問い合わせしてみる事をおすすめします。
補足
大型コピー機レンタル『ゼロコピ』サービスではシャープ製の業務用コピー機(複合機)のレンタルを行っております。
シャープのコピー機ではユーザー認証という機能が予め搭載されております。
今回、ご紹介させていただいたパスワード認証と似た機能になります。
シャープにはその他、便利機能もいくつかありますので、業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は気軽にご連絡ください。
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