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コピー機(複合機)の名刺管理について解説！一括スキャンで名刺管理！
数が多すぎて整理したり探したりすることが大変な名刺。
特に営業の方には重要な商売道具です。
新規のお客様元に訪問する機会の多い営業マンは、１ヶ月で多い人だと100枚くらいの名刺を配り切ってしまいます。
このように渡す名刺の分、頂く名刺も多くなります。
名刺をお客様にお渡しすることも大事ですが、頂いた名刺をきちんと保存・管理しておくことは営業マンとして次の仕事へ繋げるために欠かせません。
ただ、一枚一枚ファイリングしたり名刺を管理することはなかなか大変です。
その名刺管理をコピー機(複合機)で解決できることをご存知でしょうか？
最近のコピー機(複合機)はコピー・プリントやFAXをするだけでなく、スキャン機能を使って文書のデータ化や共有などを行う総合的な文書管理機器としての役割を担っており、中でも名刺管理はコピー機(複合機)が貢献できる業務内容の1つと言えます。
コピー機(複合機)はペーパーレスを推進するための機器としても利用できます。
今回はそんなコピー機(複合機)の名刺管理について解説していきます。
コピー機(複合機)の名刺管理機能を活用することで今まで大変だった名刺管理を効率的に行えるようになりますので、ぜひ参考にしてみてくださいね♪
コピー機(複合機)での名刺管理とは
まずはコピー機(複合機)でどのように名刺管理を行えるかについて見ていきましょう！
先ほども少し触れた通り、コピー機(複合機)で名刺管理を行う際はスキャン機能によって名刺の読み取りを行うところから始まります。
この時、名刺サイズに対応したADF(自動原稿送り装置)が搭載されているコピー機(複合機)であれば高速で大量の名刺読み取りが行えるほか、ガラス面に並べて読み取る場合も機種によってはランダムに並べた複数の名刺でも一気に読み取ることができるものもあります。
読み取られた名刺データはコピー機内部に保存できるほか、パソコンに送ったりクラウドにアップロードしたりすることができます。
OCR(光学的文字認識)を活用した場合は更に効果的な名刺管理が可能であり、読み取った名刺を画像データからデジタルの文字データに変換することで例えばパソコン上での顧客情報の取り扱いが容易になるなど管理の幅が広がります。
これらの読み取り機能と管理・共有機能により、コピー機では非常に効率的・効果的な名刺管理を行うことができます。
⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点
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コピー機(複合機)の名刺管理でできること
コピー機(複合機)でどのように名刺管理を行うか確認したところで、今度はメリットや活用方法について確認しておきましょう！
コピー機(複合機)での名刺管理では以下のようなメリット・活用方法が考えられます。
〇管理・共有が容易
〇安全な管理が可能
〇ペーパーレス化へ貢献
まずは何と言っても名刺管理が容易になるということが大きなメリットとしてあげられます。
大量の名刺を紙として保管しておく必要が無いためペーパーレス化へも貢献するほか、コピー機(複合機)のボックス機能やクラウド連携を活用することで簡単に共有することができます。
これらの機能は閲覧制限なども設定できるため、チームでの共有など非常に安全に名刺管理を行うことができるでしょう。データとして管理するため、紙での管理と異なり紛失のリスクも避けられると言えます。
これらのメリットに加えて、先ほども少し触れたOCRを活用することで更に管理の幅を広げることが可能です。
紙での管理の場合大量の名刺の中から目当ての名刺を探し出すことは大変な作業となりますが、OCRによって名刺をデータとして管理している場合は名刺を探す作業も非常に容易になります。
またデータ化して名刺管理ソフト等と連携することで、例えば会社ごとに名刺をまとめて顧客リストを作ったり、メールアドレスに基づいてメール配信リストを作成したりするということも可能になるでしょう！
このように、コピー機(複合機)を活用することで従来よりも圧倒的に効率的な名刺管理を行うことができます。
⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]
コピー機(複合機)メーカーの名刺管理サービス
最後に実際にコピー機(複合機)メーカーから展開されている名刺管理サービスを2つご紹介します。
富士フイルムビジネスイノベーション／ApeosPlus Cards R
富士フイルムビジネスイノベーションの提供するApeosPlus Cards Rはクラウドタイプの名刺管理サービスで、読み取った名刺画像をOCRでデータ化してクラウド上で管理することができます。
クラウド管理のため検索や整理・共有が非常に容易であるほか、オンラインで名刺を渡すといった機能もあります。
また同一人物の名刺を一つのものにまとめたり人事情報サービスと連携して所属や役職データを自動で更新したりと、名刺管理にまつわるすべての内容に対応できるサービスとなっています。
⇒富士フイルムビジネスイノベーションの高機能コピー機「ApeosPro」シリーズとは？
リコー／カンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくん
リコーのカンタン名刺電子化アプリ for 連絡とれるくんも先ほどと同様OCRを活用したクラウドタイプの名刺管理サービスで、コピー機で読み取った名刺画像をPhoneAppli社の「連絡とれるくん」に簡単に登録することができます。
ガラス面にランダムに名刺を並べるだけで簡単に読み取りが行える上コピー機の操作パネル上でフォルダーを選択するだけで連絡取れるくんへ登録できるなど、コピー機だけで簡単に完結するような内容になっています。
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コピー機(複合機)で名刺をスキャンする際のポイント
コピー機(複合機)で名刺をスキャンするの注意ポイントも見ていきましょう。
注意ポイントは２つです。
名刺の処分するタイミング
コピー機(複合機)で名刺をスキャンしてデータ化するメリットの一つは、紙の名刺を保管する必要がなくなることです。
スキャンした後は、不要になった名刺を順次処分することで、保管スペースを有効に活用できます。
不要になった名刺を処分する際は、シュレッダーにかけるか重要書類の廃棄専門業者などに依頼するか個人情報の管理も気を付けるようにしましょう。
名刺の裏面もスキャンする
名刺の表面は一般的に会社名・役職・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど基本的な項目が表記されています。
近年では名刺のサイズやデザインも多様化しており、名刺の裏面を活用してさらに知ってもらいたい情報を記載する事が増えております。
たとえば、SNS情報やQRコード、実績・経歴など取引に関する重要な情報が記載されていることもあります。
なのでコピー機(複合機)で名刺スキャンする際は表面だけではなく、裏面の情報も忘れずにデータ化するようにしましょう。
⇒コピー機(複合機)でスキャンしたデータのファイル形式は何がおすすめ？
まとめ
今回はコピー機(複合機)の名刺管理機能について解説しました。
コピー機(複合機)の文書管理機能とOCRを掛け合わせることで、従来とは比べ物にならない圧倒的に効率的な名刺管理を行うことが可能になります。
今回ご紹介した名刺管理をはじめ、近年のオフィス用コピー機は文書管理に役立つ優れた性能を多数備えています！
多機能な分どうしても細かい機能を扱うことには難しいイメージもありますが、オフィスの業務を効率化する機器へと進化していっているため今一度活用方法が無いか確認されてみてはいかがでしょうか？
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