業務用コピー機(複合機)を使いこなせていますか？意外と知らない豆知識５選

日々の業務で毎日コピー機(複合機)を使っているという方は多いと思います。

ですが、オフィスにあるコピー機(複合機)にどんな機能が搭載されているのか知っていますか？

最新のコピー機(複合機)には便利な機能が搭載されており、意外と知らないこともあるはずです。

業務用の大型コピー機(複合機)は高額な商品になり、100万円以上する機械がほとんどです。

そんなコピー機(複合機)を使いこなせていないのは勿体ないです。

基本的なコピー機能、プリントアウト、ファクス、スキャンなどは使っていても、それ以外の機能はなかなか使わないという場合がほとんどではないでしょうか。

この記事では機能やスペック、または知っておきたい知識について詳しく解説させていただきます。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方などは是非、参考にしてみてください。

複合機とプリンターの違いを理解しよう
コピー機の型番によって印刷速度が違う
パソコンから直接ファクスを送受信することができる
交換したトナーカートリッジは勝手に処分してはいけない
コピー機の印刷機能２色印刷
まとめ
補足

複合機とプリンターの違いを理解しよう

意外と知られていないですが、複合機とプリンターには違いがあります。

現在、多くの会社で使われているのが「複合機」と呼ばれる機械です。

また、ご家庭で使われているのが「プリンター」が多いと思います。

複合機、プリンターを総称してコピー機と言われたり、コピー機能のみ搭載の機械をコピー機と言ったりする場合もあります。

プリンターはプリントアウト機能のみのコピー機です。

複合機はプリントアウトだけでなく、コピー機能、ファクス、スキャンなどさまざまな機能が１台で使うことができます。

ひと昔前はプリンター、FAX機(電話機)、スキャナー機をそれぞれ購入して利用していましたが、今では1台で集約できる複合機が主流になりました。

プリンターに比べて複合機の方が本体価格は高くなりますが、一般家庭でも利用できるように複合機の本体価格は安くなっております。

本体価格だけではなく、消耗品であるインクカートリッジやトナーカートリッジも安価で販売されるようになってきました。

下記の記事に複合機とプリンターの違いを解説してますので気になる方はお読みください。

⇒コピー機の複合機とプリンターの違とは？それぞれのメリットとデメリットを解説

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コピー機の型番によって印刷速度が違う

コピー機(複合機)では「１分間にA4サイズ片面のモノクロ・カラー印刷が可能な枚数」が機種ごとに決められています。

従業員の人数も多くなく、毎月の印刷枚数もそこまで多くない会社では1分あたり２0〜２５枚の連続印刷が可能なコピー機(複合機)を使っている場合がほとんどです。

現在、使っているコピー機(複合機)の印刷速度がわからないという方はコピー機に書かれている機械の型番をチェックしてください。

例えば…

ApeosPort C2570　印刷速度25枚/分

TASKalfa 4054ci　印刷速度40枚/分

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのコピー機ラインナップはこちら

上記は富士フィルムビジネスイノベーションと京セラの人気機種になります。

メーカーや機種によって異なりますが、書かれている数字の前の２ケタが印刷速度を表しています。

印刷速度が早いほどスペックが高く、本体代金も高額になります。

現在の印刷速度を遅く感じている方は、次にコピー機(複合機)を切り替えるタイミングでスペックを上げた方が業務中に感じるストレスが少なくなるはずです。

印刷速度から適切な複合機の選び方はこちらの記事を参考にしてください。

⇒コピー機の適正な印刷速度はどのくらい？月間印刷枚数で分かる選び方

パソコンから直接ファクスを送受信することができる

通常FAXを送信するときには原稿送り装置(ADF)かガラス面に用紙をセットします。

しかし、そのやり方だと送りたい書類を紙で用意しなければなりません。

コピー機(複合機)と同じネットワーク内に繋がれたパソコンを使えば、インターネットFAXという機能が使えます。

インターネットFAXを使えば、パソコンにあるデータをプリントアウトしなくてもファクスを送信できます。

また、ファクスを受信する際もプリントアウトをせずに指定のパソコンやメールアドレス宛にファクスデータを送る事ができます。

その機能を使うためには、現在使っているコピー機(複合機)のメーカーのホームページから専用のドライバーをインストールするだけで利用する事ができます。

送信するときには、コピー機(複合機)に登録するアドレス帳から選択することもでき、送付状のテンプレートも用意されています。

インターネットFAXを使えば用紙やカウンター代の節約にもつながるのでぜひ活用してみてください。

インターネットFAXに関する詳しい記事はこちらからどうぞ

⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介

⇒富士フィルムビジネスイノベーションペーパーレスファクス設定取扱説明書

交換したトナーカートリッジは勝手に処分してはいけない

知っている方も多いかもしれませんが、コピー機(複合機)を使ったことがない方もいるかもしれないので触れておきます。

トナー交換し、不要になったトナーカートリッジは産業廃棄物として扱われるので、家庭ゴミと一緒に処分することはできません。

使用済みトナーカートリッジの回収方法は２種類あります。

①新品のトナーを届けてくれる配送業者の方に渡す

②販売代理店に連絡して回収してもらう

交換したトナーカートリッジが溜まっていくとどうしても邪魔になってしまうのでこまめに回収を依頼しましょう。

業務用コピー機(複合機)を利用している場合の大半は保守契約を結んでいるはずです。

保守契約の種類もいくつかありますが、一般的なカウンター保守契約の場合だと消耗品であるトナーカートリッジは無償提供をしてくれます。

基本的には新品のトナーカートリッジが届き、自分自身で交換する事になります。

なので使用済みトナーカートリッジは溜まっていきます。

ある程度のタイミングで保守契約をしている会社に回収依頼をしましょう。

ちなみに、家庭用のインクジェットプリンターのインクカートリッジは家電量販店の店頭に回収ボックスがあるのでそちらを利用しましょう。

⇒コピー機(複合機)導入時の保守契約の内容を把握していますか？3つの保守契約を解説

コピー機の印刷機能２色印刷

２色印刷という機能はリコーや京セラなどの１部のメーカーのみ対応の機能です。

どんな機能かというと、モノクロ＋１色のカラーの単価がカラー印刷の単価より安く印刷ができるといったものです。

２色印刷はモノカラーという事もあります。

モノクロの書類に赤の印鑑が押してある書類や、赤文字が少しでも入っている場合はフルカラー印刷の料金になります。

モノクロ印刷とカラー印刷では約10倍の金額差があるので勿体ないです。

２色印刷が使えるコピー機(複合機)ならカラー印刷より安く印刷が可能なので、カウンター料金の節約になります。

現在使っているコピー機(複合機)が２色印刷に対応していれば、積極的に使いたい機能です。

⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説

まとめ

この記事ではあまり知らないコピー機(複合機)の豆知識について解説させていただきました。

どのコピー機メーカーも性能に大きな違いはありませんが、細かな機能や使い勝手は異なります。

コピー機(複合機)についての知識が少しでもあれば、今後のコピー機選びや業務の効率化にもつながるので、コピー機選びは慎重に行う事が重要です。

補足

コピー機　リース代　カウンター代

自分にあったコピー機を選ぶ事はなかなか難しいのが現状です。

様々なメーカーがあり、そのメーカーでも型番によって特徴が異なります。

これからコピー機の導入を検討している方は、まずはいろんな業者から見積を取得する事が大切です。

そうする事によって、自分にあったコピー機が把握できていくと思います。

弊社のゼロコピでも様々のメーカーのコピー機をご用意しております。

また、大型コピー機レンタル「ゼロコピ」では月額2,980円から業務用コピー機をご用意させていただいております。

検討している方は是非、お問合せください。