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コピー機業界の悲しい「あるある」コピー機契約で損をしないための注意点を解説
ペーパレス時代に突入しても、まだまだコピー機(複合機)の印刷は欠かせないものですよね。
NTT西日本の“複合機利用実態調査2018”によると、8割を超える企業がコピー機(複合機)を導入済みとのこと。
しかし、いざコピー機(複合機)を導入しようとすると、メーカーやサービスの多様さに迷ってしまい選ぶのが大変ですよね。
ネット社会が進み、インターネットで検索すればいろんな記事やサイトがでてきますが、実際どのメーカー、サービス、どのプランが自分にとって最適なのかは分からないと思います。
コピー機(複合機)は他の事務機器とは違って、サービスや金額の相場が見えずらいのが現状です。
「買い手にとって何を注意しないといけないのか？」
「オーバースペックではないか？」
「金額は適正なのか、、、？」
今回はコピー機(複合機)の契約時の注意点や、暴露的な部分も踏まえてお伝えしたいと思います。
コピー機(複合機)業界の悲しい「あるある」
私がコピー機業界に10年以上携わってきて残念ながら感じた「あるある」があります。
販売代理店にとって一番利益が確保できる機種を提案する。
情報、知識がない人に対して利益を上乗せして契約する。
という風潮です。
必要のない、使った事のない機能がついたまま高額な契約をしてしまったり、印刷枚数などの使用状況に合わないスペックで契約をしてしまったりなど、自分のとって適正なコピー機選びをできていないと感じます。
適正なコピー機を選びをできていないとこんな事が起きます。
富士フィルムのコピー機(複合機)で比べてみると、下記のようになります。
ApeosPort C2570(25枚/分) 小売価格：1,900,000円(税別)
ApeosPort C5570(55枚/分) 小売価格：2,930,000円(税別)
コピー機(複合機)は印刷速度に応じて本体価格が大きく変わります。
25枚/分と55枚/分では100万円以上の金額の差があります。
例えば、毎月1,000枚程度の印刷にも関わらず、1分間55枚印刷ができる高性能コピー機を導入したりしてませんか？
また、そういう提案を販売店から受けた事はありませんか？
もちろんメーカーの小売価格から割引して提案を受けると思いますが、販売店目線でいうと高速機のコピー機(複合機)の方が利益幅が大きくなります。
毎月1,000枚程度であれば25枚/分で十分に満足ができるスペックです。
「この販売店とは長い付き合いで良くしてもらってるから・・・」など、コピー機販売店にすべて任せっきりになっていませんか？
販売店にすべて任せるのでは無く、コピー機(複合機)の知識を少なからず身に着ける必要があります。
では、具体的にコピー機(複合機)の新規導入や、契約の見直しをお考えの方はどういった点を注意する必要があるのでしょうか？
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コピー機(複合機)の契約で損をしないための注意点
注意したいポイントは業務に合う機能を備えたコピー機(複合機)を選べるか！です。
コピー機(複合機)はメーカーによって相場も違えば、備えてる機能も違います。
スマートフォンやパソコンのように、機種によって機能が異なります。
メーカーや型番を選びを間違えてしまうと、
「安いから契約したけど、スペックが低くて作業効率が上がらない、、」
「使ったことのない機能は沢山あるけど、気づいたら高い料金を払い続けてた、、」
なんて事が起こってしまいます！
コピー機(複合機)の基本機能はプリントアウト、コピー、スキャン、FAXとなります。
その他にもセキュリティ対策の機能や部門別印刷など様々な機能が搭載されている機種もあります。
コピー機(複合機)に搭載されている機能をすべて使いこなしている人は残念ながらいないと思います。
また、印刷品質重視しているメーカーもあれば料金重視しているメーカーもあります。
業務に合う機能を選ぶためには、まずは会社にとって必要な機能は何か？印刷品質を重視しるのか？料金重視するのか？
何が重要かを予め確認しておく事が重要です。
業務に合うコピー機(複合機) ～確認しておくポイント～
続いて業務に合うコピー機(複合機)の確認しておくポイントを具体的に解説させていただきます。
選ぶポイントを理解して正しいコピー機選びをしましょう。
月間の印刷枚数の確認
コピー機(複合機)メーカーの特徴は様々ですが、まずは月間印刷枚数を確認する事が一番重要です。
先ほどから伝えている通り、コピー機(複合機)は印刷スピードによって金額が大きく変わります。
速度が遅い機種で23～25枚/分
速度が速い機種だと60～80枚/分で印刷できる機種もあります。
ここを蔑ろにしてしまうと100万円以上も価格が変わってしまうので注意しましょう。
目安として月間印刷枚数が～3,000枚だと23～25枚機でストレスなくご利用できますできます。
3,000～5,000枚だと32枚機でストレスなくご利用できます。
中小企業の月間印刷枚数の平均だと約2,000枚程度なので一番スペックが低い23～25枚機で問題ないです。
印刷品質・メンテナンス重視 or 料金重視
コピー機(複合機)メーカー毎に売り出しているポイントや特徴が違います。
メーカー選びで重要なのが、品質・メンテナンス重視か料金重視の2択だと私は考えております。
■印刷品質・メンテナンス重視のメーカー
・富士フィルム
・キャノン
■料金重視
・京セラ
・シャープ
まずはコピー機(複合機)を導入するにあたり、どこの重点を置くのか考える必要があります。
あくまで個人的な意見ではありますが、富士フィルム、キャノンは印刷品質とメンテナンスに定評があります。
特に富士フィルムはMAC印刷の色の再現性に優れておりデザイン会社などに人気のコピー機メーカーです。
また、富士フィルムとキャノンは出荷台数が多いため、全国に保守拠点を多く構えております。
コピー機(複合機)をどのエリアに設置するかにも寄りますが、保守拠点が多いので故障やトラブルが起きた際は他メーカーよりは迅速に対応してくれると思います。
設置場所がコピー機(複合機)メーカーの保守拠点からどれくらい離れているのかが重要になるので予め確認しておきましょう。
優良な販売店によってはメーカーのエリア判定などもできるので確認してみる事をおすすめします。
富士フィルムとキャノンは印刷品質とメンテナンスに定評がある代わりにカウンター料金の金額が他社メーカーに比べて割高になります。
京セラはコピー機業界では後発的な会社になり、業界の価格破壊を起こしたイメージがあります。
京セラはカウンター料金が圧倒的に安く、出荷台数を一気に伸ばしました。
出荷台数が増えた分、保守・メンテナンスが不安視される声も上がっているのが現状です。
それでも全国に保守拠点を増やしていっているので、保守・メンテナンスの観点から言えば今後に期待っていう感じです。
このように各コピー機(複合機)メーカーによって、特徴があります。
業界の事をすべてを理解するのは難しいと思いますが、導入するにあたり、どこに重点を置くのか検討しておきましょう。
まとめ
コピー機(複合機)の選び方の注意点をご説明しましたが、少しは参考になりましたでしょうか？
コピー機(複合機)は仕事するうえで必ずと言っていいほど重要な事務機器です。
事務機器の中でも高額な商品になるので、慎重に選びましょう。
最後に、、、、
重要なのは適正なコピー機を選んだとしても販売店によって本体価格はバラバラです。
見積りを取得する場合はひとつの販売店に絞り込むのではなく、少し面倒ですが、複数の販売店に問合せをして見積り(相見積り)をとりましょう！！
そうする事によって、各メーカーの相場観なども見えてくるはずです。
また、コピー機(複合機)は相見積りで値引き交渉ができます！！
知らずに契約して損をしてしまわないように、ぜひ自社で必要な機能についてしっかり下調べしてみてくださいね。
冒頭でお話ししたと思いますが、コピー機業界の現状はこれです。
「販売代理店にとって一番利益が確保できる機種を提案する。」
「情報、知識がない人に対して利益を上乗せして契約する。」
適正なコピー機を適正価格で導入していただければと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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