実はコピー機に印刷データが残るんです!データ消去を行う方法と情報漏洩対策に関して解説します!

現代のオフィス業務で欠かせない存在となっているのがコピー機です。

しかし、この日常的に使用しているコピー機(複合機)が、意外な形で企業や個人の機密情報の漏洩リスクを高めていることをご存知でしょうか?

最近は何かと世間を騒がせている企業の情報漏洩ですが、実は、私たちが普段使っているコピー機の中にもパソコンやサーバー同様、重要な情報が多く残っています。

本記事では、コピー機(複合機)に残るデータについて徹底的に解説し、その消去方法と情報漏洩対策について詳しく紹介していきます。

また、私用で多く使われているコピー機やコンビニに設置してあるコピー機の安全性についても解説していきます。

現状コピー機を利用している方や、これからコピー機の導入を検討されている方はぜひ参考にしてみて下さい。

 

コピー機ってそもそもどんな機械?

一般的なコピー機とは、ガラス面(スキャナー)に原稿をセットして、原稿と同じ内容の印刷物が出力される機能を持っている機器です。

つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機といいます。

オフィスや学校などで一度は使ったことがある方も多いのではないでしょうか。

具体的にコピー機とは、原稿をガラス面に置くと、機械がその情報を読み取り、そっくりそのまま複製します。

こうした「原稿を読み取って印刷する機能」を持つ機器を、一般的にコピー機と呼ばれています。

 

コピー機と複合機って何が違うの?

本来はコピー機と複合機は別物として定義されていますが、今ではその境界があいまいになっています。

というのも、日本でも数十社以上の会社がコピー機を開発し続けており、流通しているコピー機の数が多くあります。

コピー機能だけではなく、プリントアウト、FAX、スキャンといった機能も備えている複合機タイプも多くあります。

複合機に「コピー機」という名称が用いられる事も多く、現在は純粋なコピー機能のみの流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えている方が多いのも事実です。

 

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コピー機にデータは残るの?

結論から言うとコピー機(複合機)にデータは残ります。

しかし、家庭用で使われているコピー機にはデータ保存機能はあまり搭載されていません。

オフィスでよく使われている業務用コピー機(複合機)のデータはコピー機内部の「ハードディスク」に保存されます。

ハードディスクにはバックアップデータ・スキャンデータ・プリントデータなど複数の情報が保存されています。

現代のコピー機ではFAXやスキャンデータを一時的にハードディスクで保存し、好きな時に印刷することができます。

これらはあとから印刷したり、再利用できるようになっている反面、情報漏洩のリスクもあります。

ハードディスク内のデータはそのほとんどが社外秘情報のため、削除する際は慎重に行わなければなりません。

また、大手企業や市役所では外付けのハードディスクを付けている割合が多いです。

安全に削除するなら業者に依頼することがおすすめします。

複合機のハードディスクは便利な一方でリスクが伴う場合があるため細心の注意が必要です。

⇛コピー機から情報漏洩するの!?情報漏洩のリスクと対策をご紹介します!

 

コピー機のデータ消去方法!!

先に説明した通り、コピー機(複合機)のハードディスクには重要なデータが蓄積されているため、定期的にデータを消去する必要があります。

データ消去のタイミングとしてはコピー機を廃棄する際、他社に譲渡する際に行いましょう。

また、定期的なデータリセットによって情報漏洩のリスクを抑えることができます。

それでは、コピー機(複合機)のデータ消去方法についてご紹介いたします。

 

コピー機の初期化

コピー機(複合機)を初期化することで、内部データや設定をすべて削除し、購入時の状態に戻すことができます。

これは、コピー機を廃棄したり譲渡したりする際に有効な方法ですが、頻繁に行うべきではありません。

初期化すると、電話帳の登録データや短縮ダイヤル、IPアドレスなどもすべて消去されるため、初期状態からの設定が必要になります。

また、初期化を行う際は、機種ごとに操作方法が異なるため、取扱説明書やメーカーのウェブサイトで確認することが重要です。

特に、顧客のFAX番号などの機密情報が含まれている場合、情報漏洩を防ぐために確実な初期化が必要です。

 

データセキュリティキットにて初期化

コピー機(複合機)のデータ消去には、各メーカーが提供するデータセキュリティキットの利用がおすすめです。

例えば、富士フィルムやシャープなどの大手メーカーが提供するデータセキュリティキットは、メモリーやハードディスク内のデータ消去、データ保護、暗号化といった機能を備えています。

これにより、ユーザーはコピー機内のデータを簡単に管理しやすくなります。

多くの機種で標準装備されており、視覚的にも扱いやすいため、専門知識がなくても簡単に扱うことができます。

 

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コピー機から情報漏洩する要因

こちらではコピー機(複合機)から情報漏洩をする要因について説明していきます。

参考にして頂きしっかりと対策をしていきましょう。

 

外部からの不正アクセス

コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の1つ目は外部からの不正なアクセスです。

コピー機はパソコンや携帯と同様にインターネットに接続されています。

外部からネットワークを経由して不正アクセスをすることも可能になります。

外部のユーザーがコピー機(複合機)を使用した際に権限を乱用することで、コピー機内に保存されているデータが盗まれるリスクがあります。

 

誤操作による人的ミス

コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の2つ目は外部からの誤操作による人的ミスです。

コピー機にはFAXやスキャン機能を使うことによって、取引先やお客様に直接送信することができます。

大事な機密情報を誤って送信することによって情報漏洩する場合があります。

 

パソコンからのウイルス・マルウェアの侵入

コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の3つ目はパソコンからのウイルス・マルウェア等の侵入です。

皆さんが普段会社で使っているコピー機はパソコンとネットを経由してプリントアウトやスキャンを行っています。

パソコンにウイルスやマルウェアが侵入したりした場合は、コピー機にも合わせて侵入されてしまいます。

マルウェアは、悪意のあるソフトウェアの総称で、コンピューターシステムに不正に侵入し、損害を与えるプログラムのことを指します。

ウイルス、ワーム、トロイの木馬、スパイウェアなど、様々な形態があります。

主な目的は、個人情報の盗み出し、システムの乗っ取り、広告表示の強制、迷惑メールの送信など様々な種類が存在しています。

⇒コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは?無料セキュリティ対策方法をご紹介!

 

USBや印刷原稿からの流出

コピー機(複合機)から情報漏洩する主な原因の4つ目はUSBや印刷原稿からの流出です。

USBはダイレクトプリントやスキャンデータを保存することが可能ですが、コンパクトで軽量なため紛失をしやすく情報漏洩のリスクが伴います。

また、印刷ミスした原稿を安易に廃棄してしまうと情報漏洩の原因となってしまいます。

不要の原稿を廃棄する場合はシュレッダーを通して破棄することをおすすめします。

⇒コピー機(複合機)でUSBメモリーを使う時の注意点と印刷方法をご紹介します!

 

コピー機からの情報漏洩を防ぐ方法を紹介!

こちらではコピー機(複合機)からの情報漏洩を防ぐ方法をお伝え致します。

内容を確認してしっかりと対策をしていきましょう。

 

暗号化

1つ目の対策は、コピー機本体のメモリ・ハードディスクに保存するデータを保護するために暗号化を実施することです。

コピー機販売会社(契約した会社)に依頼することで、内部データの暗号化設定を導入できます。

暗号化が実施されていれば、データが盗まれても解読が不可能となり、機密情報の保護が強化されます。

 

パスワード設定

2つ目の対策は、スキャンをする度にパスワードを設定することです。

少し手間ですが、スキャンをする度にパスワードを設定することでセキュリティ強化を図れます。

また、パスワードを単純な文字列や数字のみにせず、内部の方しかわからないパスワードを設定しましょう。

⇛業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは?メリットやデメリットを紹介

 

アクセス制限

3つ目の対策は、複合機にアクセスできるパソコンを制限することです。

実は、パソコンからコピー機にアクセスする方法があります。

やり方としては、パソコンと接続しているコピー機のIPアドレスをインターネットから検索するとコピー機へのアクセスができます。

しかしこの動作は基本的に販売会社のサポート役しか触らないでしょう。

誰でも簡単にアクセスできるため、IPフィルタリング機能を使うことをお勧めします。

あらかじめ設定した条件を振り分け、データの通過を制限できる機能です。

⇒IPアドレスってなに?コピー機(複合機)の設定でつまずかないために分かりやすく解説

 

ファームウェアの更新

4つ目はファームウェアを常に最新バージョンを入れておく方法です。

「フォームウェア」とは、本体内部の回路や装置などの基本的な制御を司るソフトウェアのことです。

ファームウェアの中にはウイルス対策ソフトが入っています。

ファームウェアを最新バージョンに保つことで、必然的にウイルス対策ソフトも最新状態を保つことによって、ウイルスの侵入を防いでくれます。

 

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コンビニのコピー機の情報漏洩についてよくある質問

コンビニのコピー機の情報漏洩についてよくある質問についていくつかご紹介いたします。

また、参考までにセブンイレブンのマルチコピー機のサービスを下記URLよりご確認頂けます。

⇛セブンイレブン:マルチコピー機

 

コンビニのコピー機は安全なの?

コンビニなどに置かれている有料のコピー機は個人情報流出防止のために強いセキュリティが引かれているため、学校や職場のコピー機より安全です。

また、コンビニのコピー機(複合機)は一般的な大型複合機と呼ばれるものではなく特別仕様で作られています。

使用した方はわかると思いますが、印刷が終了して支払いを行った後初期画面に切り替わると思います。

初期画面に切り替わったタイミングで自動的に、データが削除される仕組みになっています。

しかし、コンビニのコピー機を使用する際に2点注意する必要があります。

1つ目は、原本を忘れないようにしましょう。

コピー機(複合機)を使用した後は、資料等は必ず持って帰りましょう。

もし忘れてしまうと個人情報漏洩のリスクが高まります。

2つ目は、印刷に失敗した原稿をゴミ箱に捨てないようにしましょう。

印刷に失敗してしまったからといって、そのまま資料等はそのまま捨てずに、必ず持ち帰るようにしましょう。

失敗した書類には個人情報が残ったままなので、ゴミ箱から見えてしまったときに個人が特定されてしまいます。

⇛コピー機に残るデータに注意!コンビニのコピー機は安全なのか徹底解説!

 

コンビニに大事な書類を忘れた場合

もし、コンビニに大事な書類や個人情報が記載された原稿を忘れた場合は以下の要件を確認しましょう。

原本や印刷後の書類を忘れた場合、まずは利用したコンビニへ連絡をしましょう。

利用した店舗名等がわからない場合は、レシートに記載してあるので必ず確認しましょう。

次に使用した人が店員に届けてくれるか、コピー機(複合機)上部に挟まっているかもしれません。

免許書などの個人情報を特定できる書類を忘れたら悪用される可能性があるため、すぐに連絡をしましょう。

コンビニに連絡をして、忘れた書類が見つかったが、すぐには取りに行けない場合は、必ず保管期間を確認しましょう。

コンビニでは忘れ物を一定期間保管されその後、警察に届けられます。

警察まで届けられると手続き等に手間がかかるため、なるべくコンビニに保管している間に取りに行きましょう。

 

コピー機からの情報漏洩って実例はあるの?

コピー機(複合機)から情報漏洩したいくつかの事例ご紹介します。

 

セキュリティの欠陥をついた不正アクセス

東京大学など国内の複数の大学にて、コピーやスキャナー、ファックスにて読み取った情報が、インターネット上で誰でも閲覧できる問題が発生しました。

この事例では、セキュリティー対策が不十分なWebサーバーに検索エンジンを使用し、コピー機の管理画面に侵入したという事例がありました。

 

パソコンからのマルウェア侵入

とある中小企業にてパソコンからコピー機(複合機)にマルウェアが侵入してしまう事例がありました。

コピー機がマルウェアに感染してしまうと、コピー機に登録してあるFAX番号に永遠にFAXを送信してしまいます。

その場合は、パソコンからコピー機、すべてのネットにつながるものを買い替える必要があります。

 

コンビニに忘れ物

コンビニにて住民票のコピーを印刷したところ、コピーした原稿のみを持って帰り、原本をコンビニに忘れてしまう事例が発生しました。

幸い、コンビニの店員が発見し保護していましたが、悪い人に取られていた可能性もあります。

 

まとめ

現代のオフィスで欠かせないコピー機(複合機)が、意外にも企業や個人の情報漏洩リスクを高める要因となっています。

コピー機には多くのデータが蓄積され、特にオフィス用の機器ではハードディスクにスキャンデータやプリントデータが保存されます。

情報漏洩の要因には、不正アクセス、誤操作、ウイルス侵入、USBや印刷原稿からの流出などが多くあります。

これらを防ぐために、定期的なデータ消去が必要不可欠となっています。

データ消去方法として、コピー機の初期化やデータセキュリティキットの利用が推奨されています。

さらに、暗号化の実施、スキャン時のパスワード設定、アクセス制限、ファームウェアの更新などの対策でコピー機からの情報漏洩を抑制することができます。

また、コンビニのコピー機には強いセキュリティが施されており、データが自動的に削除されますが、使用後の原本の忘れ物や印刷ミスした原稿の取り扱いには注意が必要です。

コンビニにおける住民票の忘れ物などの事例が報告されています。

安全に利用するためには、機密情報の管理と適切な対策が不可欠です。

 

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