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コピー機で領収書の効率的な管理方法を解説！電子帳簿保存法に準じた保存方法とは？
今まで、領収書の管理方法は「ファイルや封筒で保管」や「ノートに貼り付けて保管」が一般的でした。
しかし「電子帳簿保存法」の改正により、領収書や関連書類を電子的に管理する必要性が高まってきています。
皆さんが普段会社で使われているコピー機を活用すれば、業務の効率化と法令遵守を両立することができます。
本記事では、コピー機を活用した領収書の効率的な管理方法を解説します。
是非、最後までご覧ください。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、企業が会計帳簿や関連資料をデータ化して保存する際のルールを定めた法律になります。
この法律の目的は、紙の文書をデータ化して保存することで、企業の文書管理や会計業務の効率化を促進することにあります。
電子帳簿保存法に基づいて、企業は会計業務やその他の取引に関連する文書（契約書、請求書、領収書etc..）をデータとして保存することができます。
ただ、データとして保存する際には、税務調査に対応するために一定の条件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法は大きく3つの区分に分けられており、詳細をご説明します。
①電子取引に関する情報の保存
1つ目の条件は電子的に作成した帳簿や書類のデータを保存することです。
電子取引に関する情報の保存に該当する書類は以下になります。
電子決済・メールデータ・EDI取引（Electronic Data Interchange）など
※EDI取引とは、企業間での注文書、請求書、納品書などの商業文書を電子的な形式で直接交換することを指します。
②スキャン保存
2つ目の条件は紙媒体で受領・作成した書類をスキャンでデータ化して保存することです。
スキャン保存に該当する書類の例は以下のようになります。
領収書・請求書・発注書・見積書・注文書・納品書など
③電子帳簿の保存
3つ目の条件はメールなど電子的に受け取った情報をデータで保存することです。
これはすべての業者が対象となります。
電子帳簿の保存に該当する書類の例は以下のようになります。
仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・領収書（控え）・請求書（控え）・発注書（控え）など
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電子帳簿保存法の改正ポイント
電子帳簿保存法は、企業が会計帳簿や関連書類を電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。
2024年1月から施行される改正により、以下の主要な6つの変更点が導入されます。
これらの改正により、企業は電子データの保存・管理が容易になり、業務効率の向上が期待されます。
詳細は下記の国税庁の公式サイトをご参照ください。
①事前承認制度の廃止
税務署長の事前承認制度が廃止されます。
現行の運用３ヶ月前までの申請が不要になりました。
そして電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやスキャナなどを導入次第、データ保存を開始できるようになるのです。
②タイムスタンプの要件緩和
これまでの電子帳簿保存法では、データの保存においては厳密なタイムスタンプの要件が課されていました。
しかし、法改正により、タイムスタンプの要件が一部緩和されました。
具体的には過去に作成されたデータのタイムスタンプは付与期間が３営業日以内でしたが、最長２ヶ月＋７営業日以内まで緩和されました。
厳密な要件が緩和され、柔軟性が高められました。
③検索要件の緩和
書類のデータ化において、「取引の年月日」「金額」「相手先」の3つの検索機能があれば対応可能になりました。
そのため検索機能の実装が簡素化されました。
④スキャン保存後の原本の廃棄が可能
これまでは帳簿や会計関連の書類は原本が必要であり、データだけでは法的な証拠として認められない場合がありました。
しかし、電子帳簿保存法による改正により、スキャンなどを使って書類をデータ化し、適切な手続きを経て保存すれば、原本を廃棄できるようになりました。
そのため保管スペースの削減にも期待ができます。
⑤電子データの保存義務化によるセキュリティ強化
電子帳簿保存法により、企業や組織は取引や会計情報などのデータを一定期間保持する義務が定められました。
これにより、情報の保存が従来の紙ベースからデータ化されることで、情報管理のセキュリティ強化を図ることができます。
⑥不正行為に対して重加算税+10％
不正行為とは、電子帳簿保存法に違反して、電子帳簿や関連する情報を不正に操作、データの改ざん、隠蔽する行為のことです。
例えば、取引の内容を意図的に変更して税金を不正に逃れる行為や、会計上の収支を操作して企業の財務状況を偽装する行為などが挙げられます。
重加算税は、不正行為に対する罰則として追加される税金であり、不正行為によって免税や軽減税率が適用された場合に、元の税金に対して10％の追加税金が課されます。
コピー機のスキャン機能を活用方法
コピー機のスキャン機能は、領収書を電子データとして保存し、効率的に管理するための強力なツールです。
電子帳簿保存法にも対応しやすく、紙の領収書をデジタル化することで業務効率化やコスト削減につながります。
以下に、コピー機のスキャン機能を活用した領収書管理の具体的な方法を解説します。
下記の記事でも電子帳簿保存法の対策について解説していますので、参考にしてみて下さい。
⇛コピー機(複合機)でも対応できる！？改正後の電子帳簿保存法の対策方法を解説！
スキャン機能の基本
コピー機のスキャン機能を使用すると、紙の領収書を電子データ（PDFやJPEGなど）として保存できます。
特にPDF形式での保存は、電子帳簿保存法に適しています。
PDFが適している理由としては、データを一元管理しやすく、検索機能が使えるため必要な情報を迅速に見つけることが可能になります。
スキャン機能の設定手順
コピー機からスキャンデータを直接送信するためのフォルダをパソコン上に作成します。
下記に手順を記載致します。
1.デスクトップに「新規フォルダ」を作成します。
2.フォルダ名を「scan」や「領収書」と変更します。
3.フォルダのプロパティで「共有設定」を有効化し、必要なユーザーにアクセス権限を付与します。
4.作成したフォルダをコピー機のスキャン先として設定します。
5.コピー機の操作パネルで設定メニューを開きます。
6.宛先編集から「新規宛先」を作成します。
7.パソコンのIPアドレス、フォルダ名、ユーザー情報を入力します。
8.コピー機からテストスキャンを行い、データが正しくフォルダに保存されるか確認します。
9.接続に問題がある場合は、ネットワーク設定やセキュリティ設定を見直します。
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領収書をスキャン保存するメリット
領収書をスキャンして電子データとして保存することには、業務効率の向上やコスト削減など多くのメリットがあります。
また、電子帳簿保存法への対応も容易になり、法的要件を満たす形で安全に管理することが可能です。
こちらでは電子データとして保存するメリットを解説します。
ぜひ参考にしてみて下さい。
⇛コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット
管理コストや保管スペースの削減
領収書は7～10年の保存が求められる場合がありますが、データ化すれば長期間の保存も容易になります。
しかしスキャン保存を活用することで、領収書の保管にかかるコストを削減し、管理や検索が簡単に行えます。
また、電子データにすることでペーパーレス化が進み、紙の使用量を減らすことで環境負荷を軽減します。
これにより、作業の効率化や紙の使用量の削減といった多角的なコスト削減が可能です。
そして紙の領収書を保管するためのスペースが不要になり、オフィススペースを有効に活用できます。
事務作業の効率化を大幅に上げる
領収書をスキャン保存することで、管理が簡易化されます。
紙の領収書は、保存期間や種類に応じて整理し、必要なときにすぐ確認できるように管理する必要があります。
紙媒体では仕分けや分類が必要ですが、電子化すればフォルダごとに自動分類することができます。
そのためデータ化された領収書はファイル名やタグを使った検索機能で効率的に探し出せます。
デジタルデータはクラウドストレージや外部ドライブに簡単にバックアップを取ることができ、災害や紛失に備えられます。
紙媒体だと紛失のリスクがありますが、電子データであればそのリスクがなくなります。
また、スキャン機能付きコピー機では、保存先の指定やファイル名の付与を自動化することができます。
スキャンから保存までがスムーズで手間がかかりません。
セキュリティ強化と情報漏洩リスクの低減
電子データは暗号化して保存することで、外部からの不正アクセスを防ぐことができます。
また、電子データは特定のユーザーだけがアクセスできるように設定することが可能です。
そうすることで、情報漏洩のリスクが低減します。
領収書をスキャン保存する際の注意点
領収書のスキャン保存は電子帳簿保存法の対応策になりますが、データ化を進めるうえで注意点があります。
領収書をスキャン保存することで、管理効率やコスト削減といったメリットを享受できます。
ただ、適切な運用を行わないと法令違反やデータの紛失リスクを招く可能性があります。
以下に、スキャン保存を行う際の注意点を詳しく解説します。
こちらではいくつか注意点をご紹介致します。
ぜひ参考にして下さい。
領収書の保存期間
領収書などの重要書類は、法律で定められた年数を保存する必要があります。
一般的な保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間ですが、繰越欠損金がある場合は10年間となります。
個人事業主の場合、青色申告者は取引記録の帳簿を通常7年間保存し、前々年の事業所得や不動産所得が300万円以下の場合は5年間です。
白色申告者は領収書を5年間保存する義務があります。
電子帳簿保存法により、スキャナ保存の条件を満たせば、スキャン後の原本は管理担当者のチェックを経て破棄が可能です。
データ改ざん
電子帳簿保存法では、データの改ざんに対する重加算税の加重規定が新設されました。
たとえば偽装された電子領収書による過剰申告には、通常の罰則35％に加え、10％のペナルティが課され、合計45％の重加算税となります。
さらに、意図的でなくても、誤って破棄すべき領収書を保存してしまうなどのミスを防ぐため、事前に業務フローを整える必要があります。
法改正への対応
今後、電子帳簿保存法は改正される可能性があるため、国税庁や専門機関の最新情報を定期的に確認し、運用を見直す必要があります。
法律だけではなく、使用しているスキャナや会計ソフトが法令に対応していることを確認し、必要に応じてアップデートを行いましょう。
まとめ
領収書の管理方法として、電子帳簿保存法に準じた電子上での保存が重要になります。
特にコピー機のスキャン機能を活用することで、効率的な領収書管理が可能となります。
電子帳簿保存法は、会計帳簿や関連資料をデータ化し保存するための法律で、データ保存には一定の要件を満たす必要があります。
これには、電子取引情報の保存、スキャン保存、電子帳簿の保存の3つの区分があります。
また、改正により事前承認制度の廃止、タイムスタンプ要件の緩和、検索要件の緩和、原本廃棄の許可、セキュリティ強化、不正行為への重加算税などが含まれます。
スキャン機能を使うことで、ファイル名の編集や文書の編集、FAXの自動PDF化が可能になり、管理コストや保管スペースの削減、事務作業の効率化が期待できます。
領収書の保存期間やデータ改ざん防止策を考慮し、適切な業務フローを整えることが重要です。
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