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スマホとコピー機を連携して印刷！連携方法・注意点・連携してできる事とは？
皆さんが普段から使っているスマートフォンは、今ではビジネス面やプライベートにおいても様々な場面で活躍しています。
しかし、スマホを利用している中で
・スマホの小さな画面で会社の資料が見辛い
・会議での資料やPDFを紙で共有したいと
・スマホから撮った画像をデータではなく紙で印刷したい
などの事を思ったことはありませんか？
印刷したいけど家にコピー機(複合機)がないからできない。
わざわざパソコンにスマホのデータを送ってパソコンから印刷するのが面倒だという方にも、スマホ一つでデータを印刷したりスキャンすることが可能になります。
今回の記事ではスマホからコピー機(複合機)の連携方法とコンビニのコピー機の連携方法を解説させていただきます。
また、スマホと連携するメリットや注意点などもご紹介します。
これからコピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。
コピー機(複合機)とスマホの連携方法
まずは会社や自宅のコピー機(複合機)をスマホで連携する方法を解説させていただきます。
iphoneとAndroidのによって違うので自分の利用しているスマホがどちらのものか確認した上でご確認いただければと思います。
iOSデバイスの連携方法
iOSデバイスはiphoneやipadのことを指します。
これらの機種には「Air Print」という機能があります。
Air Printを用いることで、iPhone、iPad経由で印刷やスキャンが可能になります。
Air Printとは、直接コピー機(複合機)から印刷することが可能となるiPhone標準の機能のことです。
iPhone標準搭載のため、特にApp Storeから特別なアプリをインストールする必要はありません。
コピー機(複合機)でLANやWi-fiに対応しているのであれば、このAir Print機能を対応していると可能性があるので一度試してみることをお勧めします。
使い方は、まずスマホとコピー機(複合機)を同じWi-Fiネットワークに接続します。
次に、対応するアプリケーションを端末にインストールします。
インストール後、スマホから印刷やスキャンを使用することできます。
スマホからコピー機(複合機)に読み取ったデータは他のスマホに直接転送したり、メールやFAXで送信することができます。
しかし、利用しているコピー機やスマホのアプリによっては全ての機能が使えない場合もあるので、その部分を注意したうえでご利用すると良いでしょう。
対応する機種がかなり多いので、もし現在利用しているコピー機(複合機)が対応しているのかを調べたい際はapple公式サイトから絞りこみ検索してみてください。
Androidデバイスの場合
Androidデバイスでコピー機(複合機)を操作するには、最初に専用アプリをインストールします。
メーカーにより対応アプリは異なりますので、事前に利用しているコピー機(複合機)がどれに対応しているのかを調べておくといいでしょう。
一部のアプリを紹介すると
「RICOHカンタン入出力」「Canon PRINT Business」「Brother iPrint&Scan」「Sharpdesk Mobile」などが配信されています。
Androidの場合、対応アプリをGoogle play storeからインストールする必要があるので対応するものに応じてダウンロードする必要があります。
使い方はまず、使用するコピー機(複合機)のメーカーをもとに、スマホから必要なアプリをダウンロードします。
次に、アプリを設定した後、同一のWi-FiまたはBluetoothでAndroid端末を機器に接続します。
接続後、スマホのアプリ上から文書を送信・印刷したり、スキャンデータを端末に取り込むことが可能になります。
また、Android端末が「NFCタッチプリント」に対応しているのであれば、端末本体をコピー機(複合機)に触れるだけで印刷可能です。
使用するには、Android端末から設定端末の設定にあるNFCを有効にする必要があるのでご注意ください。
こちらもiphone機種と同様に端末によって設定方法が異なるため、各メーカーのマニュアルやサポートページを確認した上でご利用ください。
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コンビニにあるコピー機とスマホの連携について
自宅にコピー機(複合機)がない場合の方にも印刷やスキャンを利用したい場合。
スマホを使うことでコンビニで印刷やスキャンすることが可能です。
セブンイレブンでは専用のアプリがありますが、他のコンビニは利用の仕方が違うのでご注意ください。
コンビニのコピー機とスマホ連携に関して解説させていただきます。
セブンイレブンのネットプリントを使う場合
セブンイレブンでは、セブンWi-Fiを通じてマルチコピー機にデータを送信すれば印刷ができます。
セブンWi-Fiにつなぐだけなので専用アプリの会員登録や予約も必要ないのですぐに利用することができます。
専用アプリを使う場合は、あらかじめ印刷したいデータを「ネットプリントセンター」に登録することであとは店舗にて「プリント予約番号」を入力するだけで印刷できます。
自宅から印刷したいデータを登録することが可能なので、コンビニに着くとプリンター予約番号を入力するだけで終わります。
アプリは2種類ありますが、その違いはユーザー登録の有無と、Webページやメールがプリントできるかどうかです。
以下、簡単な違いを説明させていただきます。
かんたんnetprint：ユーザー登録不要でセブンイレブンにてすぐ使える
netprint：ユーザー登録が必要であるがWebページやメールもプリントでき、印刷するファイルの有効期限が簡単ネットプリントが翌日の23時59分に対して約一週の猶予がある
他のコンビニで利用する場合はネットワークプリントを使う
ローソンやファミリーマート、セイコーマートでは、「ネットワークプリント」というサービスを利用できます。
ネットワークプリントで提供されているiOSかAndroid対応のアプリを使うことで簡単に印刷ができます。
ネットワークプリントを利用するには、まずは会員登録から始める必要があります。
次に、アプリにログインして印刷したいデータを登録し、店舗のマルチコピー機でユーザー番号を入力し、登録したファイルを選択することで印刷が可能です。
印刷までの基本的な流れはそこまで変わりませんが利用するコンビニによっては印刷の手順や方法が異なるので、その際はそこの店舗スタッフに確認を取るのがいいでしょう。
⇒お得なのはどっち？家庭用コピー機とコンビニのコピー機を徹底比較！！
コピー機とスマホを連携したらできること
スマホとコピー機(複合機)を連携することで様々なメリットがあります。
普段の使用している印刷作業がスマホと連携することでより仕事の業務が効率的かつ手軽になります。
スマホ内のデータを送信・印刷が可能になる
スマホとコピー機(複合機)を同一のWi-Fiで接続することで、スマホからデータを印刷したり、スキャンデータの送受信ができたりします。
スマホから印刷やスキャンが可能になることでオフィスの場で業務する際に席を離れる必要がなくなり、印刷業務の手間が省け仕事の効率が良くなります。
もちろん、スマホ内のデータをコピー機(複合機)に転送し、紙で印刷することもできます。
たとえば、スマホで会議やプレゼンに必要な資料やPDFファイル資料などを作成した際にできた資料をコピー機(複合機)に送って印刷することも可能です。
ペーパーレス化が進んでいる昨今、さまざまな書類は電子データで保存することが可能になりましたが、人と共有する際に紙媒体の方が必要な場面もやはりあります。
そのため、データ管理しているファイルを簡単に紙媒体にてすぐに作れることはよりビジネスの場で柔軟な対応を可能にするでしょう。
コピー機でスキャンしたデータをスマホに送信できる
コピー機(複合機)でスキャンしたデータは、スマホに直接転送できます。
さらに、スキャンしたデータは社内ネットワーク（NAS）やクラウドで一括で管理することができます。
紙の原稿をスキャンし、そのまま社用スマホに自動転送する、といったことも可能です。
紙媒体の資料を、コピー機(複合機)でスキャナーしてスマホに保存することもできます。
これにより、紙媒体の資料を持ち歩く必要がなくなるとともに、資料の紛失・盗難といったリスク防止にもつながります。
またクラウドにて共有して確認することが可能になるとともに資料の紙削減にも貢献することでしょう。
⇒コピー機(複合機)のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！
スマホで撮影した写真を直接印刷できる
いままではスマホで撮影後、一度パソコンにつないでコピー機(複合機)から印刷することが主流になっておりました。
現在ではスマホを連携することでパソコンを経由せずにそのままスマホの画像データや資料を送ることができます。
その為、デスクから離れている状況でもコピー機(複合機)などと連携していることで、スマホさえあればWi-Fiの届く社内のどこからでも画像の印刷が可能になります。
気軽に資料を出すことなどができ仕事の幅が広がるでしょう。
⇒レーザータイプのコピー機でキレイに写真を印刷するためのポイントを解説！
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コピー機とスマホを連携した際の注意点
コピー機(複合機)とスマホを連携することはメリットもありますが。その分連携することによって気を付ける点もあります。
連携する際の注意点をいくつか紹介させていただきます。
スマホ連携には対応のアプリが必要
コピー機(複合機)のスマホ連携機能を利用する場合は、指定の対応アプリのインストールが必要になります。
会社からスマホを支給している場合も利用する際にアプリがインストールされているのかを確認する必要があります。
また、従業員が、私用のスマホを業務に利用している場合、対応していないこともあるので注意が必要です。
従業員にはスマホ連携に伴い、指定アプリのダウンロードをする了承を取るようにしましょう。
また従業員側も会社での機密情報を扱うため、許可なくコピー機(複合機)と連携することなく必ず所属先の管理者に確認をとるようにしましょう。
⇒スマホを使って作業効率化！京セラMobile Printでできること５選！
対応有無の確認が必要
コピー機(複合機)のスマホ連携は、対応アプリのダウンロードをしてすぐに使えるものではありません。
スマホ連携に対応しているコピー機(複合機)とセットで利用することができます。
なので会社で利用しているコピー機が非対応の場合はスマホと連携可能な機種へのリプレイスが必要となります。
コピー機(複合機)は各メーカーが競い合って新しい機能がどんどん開発されております。
５年以上利用している古いコピー機の場合は、料金そのままでも新しいコピー機(複合機)にリプレイスが可能な場合もあります。
また、ご契約条件によっては、現在の利用額よりも安く導入できる場合もあります。
新しくコピー機(複合機)を導入する場合、搭載している機能を確認したうえで、導入するようにしましょう。
⇒コピー機のリース契約が終わりそうな企業必見！！コピー機を少しでも安く入替える方法
セキュリティ対策が必要
コピー機(複合機)とスマホの連携はとても便利なものです。
しかし、無線LANを経由してデータの送受信を行うことは情報漏えいのリスクが高まることにつながります。
パソコンやサーバーにはセキュリティ対策を施していても、コピー機(複合機)には何も対策していないという状態がよく見られます。
コピー機(複合機)とスマホを連携させるのであれば、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。
⇒コピー機(複合機)のセキュリティ対策は大丈夫？行うべき対策４選！
コピー機とスマホを連携した際の具体的なセキュリティ対策
コピー機(複合機)のセキュリティ対策といっても何をどうすればいいのかわからない場合があるかと思います。
以下、対策例としていくつか挙げさせていただきます。
オプションとして料金が掛かる対策や、無料で取り組める対策などもあるので、是非参考にしてみてください。
通信内容を暗号化する
SSLやTLSなどにより通信内容を暗号化する事が可能です。
暗号化する事によって利用許可のない第三者に読み取られないようにできます。
ユーザー認証を行う
ICカードを導入してユーザー認証を行う方法があります。
または、コピー機(複合機)を利用するたびにパスワード入力を求めることでアクセスを制限させる事が可能です。
ICカードの場合はカードの購入とICカードリーダーのオプションが必要になります。
パスワード入力に関しては、現在のコピー機(複合機)では標準搭載になるので無料で利用する事が可能です。
このユーザー認証を行う事により、使用者の権限のもとの制限がかかりセキュリティ強化に繋がります。
⇒業務用コピー機のICカード認証・パスワード認証とは？メリットやデメリットを紹介
端末のリモートワイプ機能
スマートフォンが紛失や盗難に遭った場合、リモートワイプ機能を活用して端末内のデータを遠隔で削除することが可能です。
これにより機密情報の漏洩を未然に防ぎます。
アプリの権限管理
連携に使用するアプリには最小限の必要な権限のみを与え、不必要な権限を削除します。
また、アプリの更新を定期的に行い、セキュリティの脆弱性が修正された最新のバージョンを利用することをお勧めします。
重要なデータはできるだけ印刷後に消去する
機密情報を印刷する場合は、必要がない限り、印刷データがコピー機(複合機)に残らないようすることも大切です。
データを逐一消去したり状況に合わせてデータを消すことで、紛失した際に他者から見られるリスクを軽減できます。
現在いろんな機種が扱いやすく便利になった分、不正アクセスの手口も年々巧妙化しています。
1度セキュリティ対策を講じたからといって、そのまま放置せずに定期的に対策の内容を見直すことが大切です。
便利だからといって不用心に使うのではなく、万全のセキュリティ対策を講じることも忘れないようにしましょう。
まとめ
コピー機(複合機)とスマホの連携に関して解説させていただきました。
スマホでコピー機(複合機)を連携することで印刷の手間が省けたり、情報の共有が簡単になったり、便利なことがたくさんあります。
しかし、それに伴って情報漏洩のリスクを孕む危険性もあります。
現在、ペーパーレスが進んでいることによって紙媒体以外のデータや情報を扱うために不正防止やセキュリティの知識も必要になります。
その為にスマホだけではなくご利用しているコピー機(複合機)のセキュリティ対策も念頭に置いていかないといけません。
始めるための手間がかかるかもしれませんが、少しの労力を費やしたことで、この先のビジネスや生活がより快適なものになるはずです。
今回の記事で少しでも参考にして頂けると幸いです。
ここまで最後までお読みいただきありがとうございます。
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