コピー機(複合機)標準搭載の基本機能からオプション機能！業務効率化に役立つ機能を紹介！

コピー機(複合機)とは、その名の通りさまざまな機能が複合して搭載されている機器の事です。

基本機能であるコピー機能以外にも、業務を効率化するための便利な機能がたくさん搭載されています。

業務用コピー機(複合機)は高額な商品で数百万程度します。

そんなコピー機(複合機)の便利な機能を使いこなせている会社は少ないのが現実です。

それは宝の持ち腐れといっても過言ではありません。

コピー機(複合機)の機能を上手に使いこなすことができれば、コスト削減や業務効率は大きくアップします。

そこで今回は、今さら聞けないコピー機(複合機)の基本機能から、知っておくと便利な機能まで、業務の効率化に役立つ機能をまとめてご紹介いたします！

これから業務用コピー機(複合機)の導入を検討している方は是非、参考にしてみてください。

コピー機(複合機)の基本機能４つ
知っておくと便利なコピー機(複合機)の機能
まとめ

コピー機(複合機)の基本機能４つ

「複合機」という名が表しているように、搭載されている機能は、コピー機能だけではありません。主に4つの基本機能が搭載されています。

①コピー機能

言わずと知れた、コピー機(複合機)の一番メジャーな機能です。

複合機のことを「コピー機」と呼ぶ方も多いでしょう。

セットされた原稿を読み取り、新しい用紙に文字や画像を複写できます。

使い方も簡単で、原稿をセットした後は出力する用紙のサイズや枚数などを設定するだけ。

数回ボタンを押すだけでコピーを開始できます。

また、コピー機能では原稿台で読み取る場合とADFで読み取る事も可能です。

コピーしたい用紙が複数枚ある場合、原稿台に一枚一枚セットしてコピーするのは手間が掛かります。

そんな場合はADFに複数枚セットして、一気に読み込む事が可能です。

ADFに関しては下記の記事で詳しく解説しているので、ご確認ください。

⇒コピー機の便利機能ADF(自動原稿送り装置)でできること！！気を付けるべき注意点

②プリント機能

こちらも、コピー機能と並ぶほどにメジャーな機能です。

パソコンやUSBメモリーなどからデータを受信し、用紙にプリントできます。

コピー機能との違いは、原稿用紙をわざわざセットしなくとも良いところ。

パソコンなどからデータを送信するだけでプリントできるため、手間がかかりません。

また、現在ではスマートフォンやタブレットからも印刷できるコピー機(複合機)が増えています。

パソコンにデータを移さなくても、スマートフォンから直接印刷ができるので手間なく利用ができます。

⇒スマホやタブレットからコピー機(複合機)で印刷する方法を解説！すべて0円で可能！？

③スキャン機能

こちらもコピー機(複合機)の基本機能ですが、もしかすると知らない人もいるかもしれません。

スキャン機能は、複合機にセットされた原稿を読み取り、読み取った画像データをそのままパソコンなどにデータとして取り込める機能です。

一昔前はスキャン専用の機器がありましたが、現在ではコピー機(複合機)のスキャン機能で集約する事ができます。

スキャン機能もコピー機能と同様に、原稿台もしくはADFから読み込む事が可能です。

この機能を上手に利用できれば、会社の書類をすべて電子化してパソコンで保存する、といったことも可能になります。

⇒コピー機(複合機)のスキャン機能！紙文書をPDF化して保存するメリットとデメリット

④FAX機能

その名の通り、FAXの受信や送信ができる機能です。

最近ではFAXを利用している会社も少なくなってきていますが、それでもまだまだ現役の機能です。

取引先がFAXを希望している場合には、このFAX機能を利用してやりとりすることができます。

こちらも使い方はとても簡単。

コピー機(複合機)に原稿をセットして、送り先のFAX番号を入力、あとは送信するだけです。

⇒コピー機(複合機)のFAX送信方法の理解を深めよう！FAX送信時の一般常識と注意事項

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知っておくと便利なコピー機(複合機)の機能

コピー機(複合機)の基本機能は上記でお伝えした4つになりますが、コピー機によっては、この4つの基本機能を補完し効率を上げる便利なオプション機能がたくさん用意されています。

それでは、代表的なオプション機能をご紹介しましょう。

割り込み印刷機能

割り込み印刷機能は、プリント機能やコピー機能に関係したオプション機能です。

印刷中のコピー機(複合機)を途中で止めて、別の印刷を割り込ませることができます。

大量印刷の途中で急ぎの印刷が必要になったときでも、大量印刷が終わるのを待つ必要はありません。

この割り込み印刷機能を利用することで、必要な印刷を先に済ませることができます。

⇒急いでるときに使いたい！コピー機【割り込み印刷】機能を上手に活用しよう

OCR機能

OCR機能は、スキャン機能を補完してくれるオプション機能です。

このOCR機能が付いているコピー機(複合機)では、スキャンした画像を文字データとして取り込むことが可能になります。

名刺や領収書などをスキャンするだけでデータをデジタル文字としてパソコンに保存できるため、画像や原稿を見ながらデータを手打ちする、といった作業はすべてカット。

高性能なOCRが搭載されているコピー機(複合機)では、手書きの文字も認識できるため、さまざまな用途で業務を効率化できます。

⇒コピー機(複合機)で「OCR機能」を利用してペーパーレス化を推進！！

インターネットFAX機能

こちらは、その名の通りFAXについてのオプション機能です。

通常は電話回線でやり取りされるFAXを、インターネット回線を利用しておこないます。

通常のFAXとの違いは、受信したデータを紙に印刷せずに、PDFデータとしてそのままパソコンに保存できます。

印刷コストの節約になるほか、やりとりに必要な工数も減るため、とても便利です。

また、メールでFAXを確認することもできるため、外出先でも簡単にFAX内容を把握できるようになります。

⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介

クラウド連携機能

クラウド連携機能は、複合機に取り込んだデータをインターネット上のクラウドに保存することで、いつでもどこでもデータの共有や編集ができるようになる機能です。

クラウドへは、パソコンやモバイルデバイスからログインIDやパスワードを入力することで簡単にアクセスできるため、自宅からパソコンでデータ編集したり、外出先からスマートフォンで内容を確認したり、といったことが可能になります。

また、逆にクラウド上に保存されたデータを複合機で呼び出してプリントすることもできるため、テレワークでの利用にも最適です。

⇒コピー機(複合機)のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！

まとめ

今回はコピー機(複合機)の基本機能からオプション機能まで紹介させていただきました。

業務用コピー機(複合機)のコピー機能についてはしっかりと扱えていても、スキャン機能やFAX機能の知識がない、という方もいるのではないでしょうか？

また、オプション機能については上記以外にも、業務を効率化できる機能がたくさん存在しています。

ぜひ一度、普段使っているコピー機(複合機)にどんな機能が搭載されているか確認してみてください。

ご自身の業務に利用できる機能を上手に使いこなし、コピー機(複合機)を最大限利用できれば、業務の効率アップ間違いなしです！