コピー機(複合機)ペーパーレス化の方法を紹介！ペーパーレス化の重要性とは？

IT技術が進んでいる今、どんな職種であれペーパーレス化が必要とされてきています。

皆さんの会社ではペーパーレス化はできておりますでしょうか？

2022年1月から適用される電子帳簿保存法改正でも、帳簿書類の電子保存に関する要件が緩和されるため、その傾向はますます顕著化すると予想されます。

「そもそもペーパーレス化ってなに？」

「ペーパレス化は何故、注目されているの？」

「具体的にどのようにペーパーレス化を進めていくの？」

といった疑問を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

会社で使用する用紙の多くはコピー機(複合機)を通しているため、ペーパーレス化を進めるにあたって、コピー機は重要なポイントです。

そこで今回は、コピー機(複合機)でできるペーパーレス化の方法やメリットをまとめてご紹介いたします。

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方も是非、参考にしてみてください。

そもそもペーパーレス化ってなに？
なぜペーパーレス化が必要？
ペーパーレス推進の現状とは？
ペーパーレス化のメリット
コピー機(複合機)でのペーパーレス化方法
まとめ

そもそもペーパーレス化ってなに？

まずは、ペーパレスとはどのような事を差すのかをご紹介させていただきます。

ペーパーレス化とは、今まで紙媒体で保存していた書類などを、データ化して保存することを言います。

「ペーパーレス」や「ペーパーレス化」と表記・呼称するケースもあります。

ビジネスにおいては、紙で運用されていた文書・資料を電子化して、業務効率改善やコスト削減を図ることをペーパーレス化と呼びます。

すべての書類をデータ化してしまえば良いという訳ではありませんが、大半の書類はデータ化してしまっても問題ありません。

例えば会社では伝票や契約書などのデータ化、普段の生活では電子書籍などがデータ化の代表と言えるでしょう。

まずは何をデータ化し、何を書類として残すか検討してみましょう！

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なぜペーパーレス化が必要？

ペーパーレス化はなぜ必要とされているのでしょうか？

ペーパーレス化が必要になってきている主な理由は2つあります。

IT技術の進化

まず1つ目は、IT技術の進化により紙媒体が時代遅れになってしまっていることです。

今は遠く離れた場所同士でもすぐにやりとりできる時代です。

しかし、契約書のやりとりに書類を利用していては、お互いの会社に届くまで時間がかかってしまいますよね。

また、PCでさまざまな情報をすぐに集めることができても、それをいちいち書類に印刷していては業務の効率も上がりません。

また、テレワークなどの新しい働き方に対応する上でも、ペーパーレス化の推進は非常に重要な役割を果たします。

紙の書類は、今の時代にはミスマッチなのです。

環境問題

2つ目は、環境問題です。

紙は木から作られているため、紙を使用するということは、地球の木を消費しているということです。

爆発的に増えている情報をすべて、紙を使って保存してしまっては、いくら木があっても足りません。

地球の環境を守るためにも、ペーパーレス化は必要とされています。

ペーパーレス推進の現状とは？

ペーパーレス化の必要性を理解していただけかと思いますが、企業におけるペーパーレス化の取り組みはどの程度進んでいるのでしょうか。

ペーパーロジック株式会社は、東京に本社を構える企業の経営層105名を対象にペーパーレス化に関する調査を行いました。

この調査によると、ペーパーレス化を「積極的に行った」という回答が31.3%。

ペーパーレス化を「ある程度行った」という回答が41.0％となりました。

つまり、東京の企業で72.3%が社内のペーパーレス化に取り組んだ結果となりました。

（参照：ペーパーレス化に伴う2022年度予算に関する意識調査 | paperlogic.co.jp）

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットはいくつもあります。

ペーパーレス化の主なメリットとして3点をご紹介します。

コスト削減

まずは、コストの削減です。

会社で使用する用紙は、もちろんタダではありません。

毎月何百枚、何千枚と使っていては、紙の購入費も高くついてしまいます。

また、印刷用紙の費用だけでは無く、コピー機(複合機)で印刷する際は「カウンター料金」が発生します。

モノクロ〇円/枚、カラー〇円/枚と設定されており、一枚印刷する度に印刷コストが発生します。

特にカラー印刷が高く一枚当たり10円以上掛かってきます。

仮にカラーを100枚印刷すると、それだけで1,000円のカウンター料金が発生してしまいます。

しかし、ペーパーレス化することができればその費用はゼロになります。

1年間のコストで見ると、大きな差をつけることができます。

⇒コピー機のカウンター料金の仕組みとは？メリットとデメリットを解説

業務効率

ペーパーレス化は、企業の業務効率アップに大きく貢献します。

書類をデータ化してしまえば、場所を選ばずパソコンやスマホから確認することができるようになるため、わざわざ会社に書類を確認しに行く必要もありません。

例えば研修に使用する書類をデータ化してしまえば、最近増えているテレワークの研修でも活用できます。

そのほか、役所へ届ける書類をデータ化して効率を上げることも可能です。

⇒コピー機(複合機)標準搭載の基本機能からオプション機能！業務効率化に役立つ機能を紹介！

セキュリティ面

最後はセキュリティ面のメリットです。

大事な契約書や伝票を紙媒体で保存しておくと、紛失や盗難のリスクがあります。

しかし、ペーパーレス化によりデータ化してしまえば、セキュリティ対策をしたパソコンの中に保存できるため、そのリスクはグッと下がります。

データを確認したいときは検索機能ですぐに確認できるため、書類を探し回る必要もありません。

⇒コピー機(複合機)のセキュリティリスクとは？無料セキュリティ対策方法をご紹介！

メリット

・業務効率の上昇

・重要な情報の紛失や盗難のリスクを低下

コピー機(複合機)でのペーパーレス化方法

では、いよいよコピー機(複合機)のペーパーレス化の方法をお伝えします。

コピー機でできるペーパーレス化は主に2つです。

FAX ペーパレス化

まず1つ目は、クラウドを利用したFAXのペーパーレス化。

従来のFAXは通常、受信にも送信にも紙を使用します。

しかし、最近のコピー機(複合機)に搭載されているFAXの機能を利用すると、FAXの受信も送信も、データ上のみでやりとりすることが可能になります。

コピー機(複合機)で事前に宛先を設定しておくことで、受信したFAXを自動的に転送することができます。

また、転送先をクラウド上にすると、自宅のパソコンやスマホからでもFAX内容をすぐに確認できます。

送信に関してはもっと簡単です。

複合機からクラウド上の送信したいデータを呼び出し、宛先を入力するだけでデータとして送信できます。

この機能を利用することでFAXに使用する用紙はゼロになるので、ぜひ実践してみてください。

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]

OCR ペーパレス化

2つ目は、OCRを利用したペーパーレス化です。

OCR機能の搭載されているコピー機(複合機)なら、手書きの書類をすべてデータ化することができます。

手書きの文字をそのまま認識して文字データに変換してくれるので、書類とにらめっこをして文字を手打ちする必要もありません。

このOCR機能を利用すれば、さまざまな職種の伝票も一括してデータ化し管理できるため、ペーパーレス化に大きく貢献します。

OCRの使い方については機種ごとにやり方が異なるため、こちらも気になった方は是非調べてみてください！

⇒コピー機(複合機)で「OCR機能」を利用してペーパーレス化を推進！！

ペーパーレス化方法

・FAXの送受信をデータ化

・OCRで会社の書類をデータ化

まとめ

ペーパーレス化の重要性とコピー機(複合機)でできるペーパーレス化の方法をご紹介しましたが如何でしたでしょうか？

ご説明したとおり、ペーパーレス化には大きなメリットがいくつもあります。

しかし、なかなかペーパーレス化に取り組めていない企業も多くいます。

ペーパーレス化に伴う、初期コストが大きな要因ではないでしょうか。

普段、利用しているコピー機(複合機)でもペーパーレス化は促進が可能です。

今回ご紹介したコピー機(複合機)を利用したペーパーレス化はどれも簡単なものです。

ちょっとした心掛けで、ペーパーレス化は可能なので是非試してみてください！