業務用の大型コピー機(複合機)の設置時5大トラブルとは！？予防と対策を解説

業務用の大型コピー機(複合機)をオフィスに新しく導入したり、または入れ替えたりという時には、スムーズに利用開始できるのが理想です。

ただ、事前の状況確認や手配によってはトラブルが起きてしまうこともあります。

ここでは業務用の大型コピー機(複合機)設置時に起こりがちなトラブル事例5つと、その予防策や解決策について解説します。

設置や移動時のトラブルは付き物です。

これからコピー機(複合機)の新規導入や入れ替えを計画中の事業者様は、是非ご参考にしてみてください。

◆この記事でわかること

・業務用の大型コピー機(複合機)設置時によく見られるトラブル事例

・トラブルの防止法

⇒業務用コピー機(複合機)の設置の流れを予め確認しよう！-ゼロコピ-

業務用の大型コピー機(複合機)の設置時の5大トラブル
事例①【エレベーターがなくて運び込めない】
事例②【幅が狭くて搬入ができない】
事例③【配線が届かず接続できない】
事例④【古いコピー機の撤去前で設置できない】
事例⑤【ネット工事が完了していない】
事前確認でほとんどのトラブルは回避できる

業務用の大型コピー機(複合機)の設置時の5大トラブル

業務用の大型コピー機(複合機)はサイズも大きく、重さもあるので大掛かりな作業です。

また、精密機械になるのでコピー機の専門業者の設置が必要になります。

設置場所を現調してもらえる場合はある程度は回避できますが、電話対応だと伝え忘れなどでトラブルに発展する事があります。

業務用の大型コピー機(複合機)は数百万以上する機器が大半で大きな買い物なので、設置のトラブルは避けたいものです。

そんな中で設置時によくあるトラブルとしては以下の5つがあります。

・エレベーターがなくて運び込めない

・幅が狭くて搬入できない

・配線が届かず接続できない

・古いコピー機撤去前で設置できない

・ネット工事が完了していない

ではそれぞれ詳しく見ていきましょう。

⇒コピー機(複合機)のサイズはどれを選ぶのがおすすめ？事業規模に適したコピー機選びをご紹介

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事例①【エレベーターがなくて運び込めない】

「そんなことで？」「運べるでしょ？」と思われるかもしれませんが、業務用の大型コピー機(複合機)はかなりの大きさと重量があり、精密機械になります。

ですので、エレベーターがない場合、そのことを事前に搬入業者に伝えていないと、設置当日になって「人員不足」ということになりかねません。

写真のようにコピー機専用の背負子に乗せ、慎重に階段を上ります。

精密機械のコピー機(複合機)を数人で持ち上げ、階段を上って運び込まないといけないので、状況によっては搬入ができなくなります。

そうなると再度、日を改めて、人数を増やして設置に来てもらうということになってしまいます。

業務用コピー機(複合機)の設置ができず再日程になると追加料金が発生してしまいます。

また、階段作業も追加料金が発生するので注意が必要です。

予防策は単純で、「エレベーターの有無を忘れずに伝えること」また、階段作業が必要な場合は「階段数」「階段の幅」などの情報を事前に伝えておくといいでしょう。

また、2階などの設置ではないが、エントランスに段差がある場合なども細かく伝えておきましょう。

メーカーにも寄りますが、段差が5段以上で階段作業として追加料金が掛かる場合があります。

⇒業務用コピー機(複合機)の階段作業は大変！！階段作業で費用が掛かる理由とは

事例②【幅が狭くて搬入ができない】

業務用の大型コピー機(複合機)の入替え作業であれば、コピー機を搬入した事があるので問題ないと思います。

新しくコピー機(複合機)を設置する場合はとくに注意が必要です。

搬入する扉が狭い

業務用の大型コピー機(複合機)のサイズはメーカーによって多少違います。

扉が狭くて搬入できない場合は扉の分解作業が必要になります。

もちろん追加料金が必要です。

エレベーターに入らない

物件によってはエレベーターに業務用の大型コピー機(複合機)が入らない場合もあります。

エレベーターに入らない場合は先ほど解説した階段作業が必要です。

階段幅が狭い

こちらもトラブルが多いです。

階段の段数を伝えていても階段幅を伝え忘れてしまい、階段を上れない事もあります。

ストレートの階段なら分かりやすいですが、L字階段や折り返し階段、らせん階段などもあります。

階段を曲がる幅がないことが多々あります。

ご紹介させていただいた例はごく一部です。

設置場所までに業務用の大型コピー機(複合機)がどのように通るのかを予め確認しておきましょう。

不安な場合は幅を測って、予め設置業者に伝えておきましょう。

事例③【配線が届かず接続できない】

これはオフィスの設置だけではなく家庭でもよく起こる問題です。

業務用の大型コピー機(複合機)をLANケーブルで接続するわけですが、設置場所によってはLANケーブルが短すぎて届かないということが起こります。

この問題の防止策も単純で、設置場所が決まったら、どれくらいの長さのLANケーブルが必要か確認しておくことが必要です。

コピー機設置日の当日に急いで買いに行くなんてこともできますが、できればスムーズに進めたいものですよね。

コピー機(複合機)を無線接続でつなげば、ケーブルの問題は解決できますが、コピー機によって無線接続ができない機種もあるので事前に確認する事が必要です。

また、無線接続だと印刷時などに電波を飛ばして処理をするので、電波障害が生じた場合は印刷物が出てこないなどの事例があります。

なので、業務用の大型コピー機(複合機)の接続は有線接続をおすすめします。(LANケーブルで繋ぐ)

業務用コピー機(複合機)の設置場所や接続方法については事前に業者と相談しておくとスムーズに作業ができるので確認しておきましょう。

⇒コピー機(複合機)の４つの接続方法をご紹介！お勧めの接続方法とは？

事例④【古いコピー機の撤去前で設置できない】

こちらはなんとも段取りの悪い話ですが、意外によく起こる問題です。

もちろん当日になって古いコピー機を別の場所に移動させることもできますが、できればスムーズに設置を進めたいところです。

やはり前もって古いコピー機を撤去、処分しておくのがいいでしょう。

ただ、タイミングを考えなければ、コピー機(複合機)が使えない不便な期間ができてしまいますので注意が必要です。

古いコピー機の処分には取り決めがありますので、事前に手続きをしておかないと、当日いきなり廃棄ということはできません。

業務用の大型コピー機(複合機)を利用している方はリース契約や保守契約などの手続きの確認が必要です。

契約している会社に何も連絡しないでコピー機を引き上げる事はできません。

また、処分する場合は大型・小型に関わらず、コピー機は「産業廃棄物」として処分するよう義務付けられております。

なので、産業廃棄物の専門業者に事前に相談する必要があります。

又は新しく業務用コピー機(複合機)を導入した会社が引き取ってくれる場合もあります。

まずは新しくコピー機を導入する業者に「コピー機の撤去も可能か？」確認する事をおすすめします。

⇒コピー機の適正な処分方法は？家庭用・業務用コピー機の処分方法の違いを解説

事例⑤【ネット工事が完了していない】

これから「仕事を開始される方」や「新設法人」などの設置時に良くある事例になります。

ネット工事が完了していないと業務用の大型コピー機(複合機)を設定する事ができません。

コピー機を置く事はもちろんできますが、インターネットの接続がない為、コピー機の設定やパソコン設定ができなくなります。

そうなると、後日に再設定となってしまい追加料金が発生してしまいます。

インターネットはお申込してからネット工事までに時間が掛かります。

3月4月などの引越しシーズンの繁忙期になると申込してから1ヶ月以上掛かる場合があります。

通常でもネット工事まで2～3週間の時間が掛かります。

なので、インターネットの手配は最初に考えてスケジュールを組む必要があります。

また、ネット工事をしても何らかの問題でインターネットが開通しない場合もあります。

なので、業務用コピー機(複合機)の設置はネット工事日の翌日以降で設定する事をおすすめします。

⇒スタートアップ企業必見！「ゼロコピ流」設立から業務開始までの順番

事前確認でほとんどのトラブルは回避できる

業務用の大型コピー機(複合機)の設置時によく見られるトラブルを5つご紹介しましたが、どれも単純なものだと思います。

コピー機業者と事前に確認しておけば簡単に回避できるものです。

コピー機業者が事前に確認する事を忘れる場合もあるので、搬入設置はしっかり確認して進めていきましょう。