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コピー機(複合機)を入替えるタイミングとは？入替える時に注意するべきポイント！！
業務用の大型コピー機(複合機)は一般的にリース契約で導入する事が多く、リース満了にあわせて入替えを検討する方が多いです。
また、リース満了前であっても、新型のコピー機が発売されたり、コスト面を考慮して入替える場合もあります。
コピー機(複合機)は精密機械で使用すればするほど劣化していき、不具合が多くなってきます。
トラブルが続くと仕事にも影響する可能性があるので入替えを検討する方も多くいます。
入替えるタイミングが様々ある中で、次のコピー機(複合機)をどのように選ぶべきか悩んでいるという方はいいのではないでしょうか？
今回の記事ではコピー機(複合機)を入替える主なタイミングや、入替えるの際に注意すべきポイントなどについて紹介します。
新しいコピー機(複合機)の選定にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
コピー機(複合機)を入替えるタイミングとは？
一般的に業務用の大型コピー機(複合機)は長期的に利用するケースが多いものの、入替えが必要になる理由はさまざまです。
ここでは、コピー機(複合機)を買い換えるタイミングとして代表的な3つの状況を紹介します。
リース契約期間が満期をむかえた
冒頭でお伝えした通り、業務用の大型コピー機(複合機)の導入は大半の企業でリース契約を利用して導入しております。
リース契約は５~７年の契約となりますが、リース契約満了後に契約更新する事を再リースと言います。
コピー機(複合機)の法定耐用年数は５年と言われているので再リースをする企業は少ないです。
現在利用しているコピー機(複合機)をリース契約で利用している場合、リース切れのタイミングで新たな機種に買い換えるのが一般的になります。
再リース契約も選択肢のひとつですが、同じコピー機(複合機)を使い続けると経年劣化が発生し、業務効率が落ちたり、故障が頻繁に起こったりする場合もあります。
だんだんと部品の取り扱いが少なくなり、ある日突然「もう部品を用意できない」と言われる可能性も否定できません。
思いがけずコピー機(複合機)を使えなくなる事態に見舞われる前に、新しい機種に買い替えを検討することをおすすめします。
リース契約期間が終わりそうな企業は下記の記事も参考にしてみてください。
⇒コピー機の再リース契約とは何か？リース契約が終わったらどうなる？
コピー機(複合機)が故障した
メーカーや保守会社と保守契約をしている中で、保守の範囲内でカバーできる範囲の故障はそのまま修理して利用できますが、明らかな自社の過失による場合など、保守対象にならない例も一部にはあります。
やむを得ず支払わなければならない高額な修理費を考えると、新たな機種に買い替えを検討した方が良い場合もあるでしょう。
ただし、リースを組んでいる場合は入替えると残債の一括返済を求められるので、さまざまな事情も加味して最善の対応を決めることが大切です。
⇒すべて無料じゃないの！？コピー機の保守契約で有料対応になる場合
レンタル利用でコピー機を変更したい
珍しい事例になりますが、コピー機(複合機)をレンタル契約で利用している場合は、利用期間の縛りは短期になるケースが多いです。
1ヶ月単位で契約を終了できるケースもあるので、オフィスの規模とコピー機の性能が見合わなくなってきた場合や、使いたい機能が他のコピー機(複合機)にしか搭載されていない場合は、コピー機をレンタルし直すという方法も考えられるでしょう。
リース契約のように残債などが発生しないので、比較的気軽に他の機種に乗り換えられるのがメリットです。
⇒リース契約が当たり前！？コピー機を「レンタル契約」にするべきポイント4つを紹介
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コピー機(複合機)を買い換える際に注意すべきポイント
新しいコピー機(複合機)を導入する際は自社にとって最善の機種を選びたいものです。
ここでは、コピー機(複合機)を入替える際に注意すべきポイントを、3つの観点から紹介します。
コピー機(複合機)の機能面
自社にとって必要な機能を満たしているか注意して検討しましょう。
現在、使っている機能で外せないものもあれば、ほとんど使っていない機能もあると思いますます。
その使っていない機能が追加料金でオプション契約している場合もあります。
買い替えのタイミングで機能の棚卸しを行うことをおすすめします。
今後必要としている機能があれば、次に選ぶコピー機(複合機)にその機能が備わっているかどうかもしっかりとチェックすることが大切です。
機能を充実させる事で作業効率が上げる事が可能ですが、使いこなせていない場合は余分な経費を出費している事になります。
コピー機(複合機)の価格面
基本的に予算に合わせたコピー機(複合機)を選ぶことになりますが、安さだけを理由に購入すると、必要なスペックを満たしていないなどの事態につながる可能性もあります。
かといって必要のない機能を搭載しているコピー機(複合機)を導入しても、使いこなせずに持て余してしまう場合もあるでしょう。
自社がかけられる範囲で最大限のコストパフォーマンスを発揮してくれる、バランスの良い機種を購入することが重要です。
設定した予算の中で最大限に希望を叶えてくれる機種を選ぶように心がけましょう。
⇒正しいコピー機選びを出来ていますか？ちょっとした知識で損しない方法！
オフィスのレイアウト
機能や価格に満足できても、設置する場所が確保されていないと利便性を著しく損なう場合があります。
オフィスのレイアウトに合わせて、適切なサイズのコピー機(複合機)を設置しましょう。
配線できる場所が業務スペースから遠いにも関わらず有線LANのモデルを購入してしまい、従業員が毎回遠くまで歩いて印刷しに行かなければならないなどの不便を感じるケースも少なくありません。
状況に応じて、無線LANの導入なども検討することが大切です。
⇒コピー機(複合機)の４つの接続方法をご紹介！お勧めの接続方法とは？
自社にとってお得な入替えを検討しよう
新しいコピー機(複合機)を購入するときに、契約方式をどのようにするかは重要です。
以前リースを組んでいた場合は新たにリース契約を締結する方法もありますし、一括で購入して保守契約を別途結ぶという方法も考えられるでしょう。
リース契約ではなくレンタル契約に切り替えて、長期間の縛りがない契約でコピー機(複合機)を利用する方法もあります。
リース契約は一度契約すると5～7年同じコピー機を利用するのが前提ですが、レンタル契約であればすぐに契約を終了できるという強みもあります。
状況に応じて適切な契約方式は異なるので、自社の現状を整理してからどの方法を選択するか決めると良いでしょう。
⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？
まとめ
ここまで、コピー機(複合機)を入替える主なタイミングや、買い替えの際に注意すべきポイントなどについて紹介してきました。
新たな機種を購入する際は、価格や機能のどちらかに偏りすぎず、ちょうど良いバランスの取れた機種を選ぶことが大切です。
リース契約や一括購入、レンタル契約など、契約の方法もさまざまです。
自社にとってメリットの大きい方法を選んで、十分な機能を備えたコピー機(複合機)をお得に利用しましょう。
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