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コピー機の日時と時刻を設定する方法を解説！なぜ時刻設定が必要なのかも解説します！
コピー機や複合機をオフィスで使っていると、「いつ誰がどのような操作をしたのか？」という記録が重要になる場面があります。
そのとき必要になるのが「正しい日時と時刻の設定」です。
本記事では、なぜコピー機に時刻設定が必要なのか、そして設定方法についてわかりやすく解説します。
これからコピー機の導入を検討されている方は是非参考にしてみて下さい。
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時刻設定が必要な理由
コピー機の時刻設定が必要な理由は、以下の3つの機能を使えるようにするためです。
「電話の発信・着信履歴」
「ファクスの送信・受信履歴」
「スキャンした画像に自動で付くファイル名の一部」
これらの機能は、コピー機本体から実際の時刻に合わせた時刻設定を行うことで正しく作動します。
もし、実際の時刻とは違う誤った時刻を入力してしまったら、履歴表示がおかしくなったりなど誤作動が発生してしまう可能性があります。
企業で使われているコピー機ならば、大変な事になってしまいます。
これから時刻の設定方法を解説していきますので是非参考にしてみて下さい。
コピー機本体の時刻設定方法
もし時刻がズレていると、履歴や書類管理が混乱し、業務に支障をきたす可能性もあります。
特に法人利用では、信頼性やトラブル防止のために正確な設定が不可欠です。
まず最初にコピー機本体から時刻設定を行う必要があります。
以下の手順で設定します。
1．設定ボタンを押す
メニュー画面に映っている設定ボタンを押します。
2．【接続確認】を押す
通信ボックスとの接続が正常かどうかの確認を行います。
【通信ボックスとの接続は正常です】と表示されれば、問題はありません。
しかし、逆に接続に問題があったり、設定中にエラーメッセージが表示される場合はそれと一緒に処置方法も出てきます。
メモか写真かで控え、エラー画面を消して、設定を中止にしてください。
控えた処置方法を試しても解決しない時は、電源プラグを一度抜いて電源をOFFにしましょう。
数秒後に再度電源プラグを差し込めば、改善される可能性があります。
それでもなお、改善されない場合は、お客様相談窓口に連絡をしてください。
3．【OK】ボタンを押す
接続確認を行ったら、【OK】ボタンを押します。
4. 画面上にある日付部分を押す
ちなみに、【設定】ボタン、【全てのメニュー】、【初期設定】、【時計セット】の順番に押しても、時計セットメニューに入れます。
5. 【日付】を押す
そうすれば、年の入力画面が表示されます。
6. 画面上に表示されるテンキーで西暦の下2桁を押し、【OK】ボタンを押す。
例：2023年の場合は、【2】、【3】を押します。もし、日付と時刻を間違えた場合は【×】ボタンを押せば、入力し直すことが出来ます。
7. 画面上に表示されているテンキーで月を2桁入力し、【OK】ボタンを押す。
例：3月の場合は、【0】、【3】を押します。
こちらも間違えた場合は、【×】ボタンを押せば、入力し直せます。
8. 画面上に表示されているテンキーで日付2桁を入力し、【OK】ボタンを押します。
例：19日の場合は、【1】、【9】を押します。
9. 時刻を押す
時刻を入力する画面が表示されます。
10. 画面に表示されているテンキーで24時間制で入力し、【OK】ボタンを押します。
例：0時35分の場合は、【1】、【2】、【3】、【5】を押します。
これで日付と時刻の設定は完了です。
11. ホームボタンを押して、設定を終了する。
ホームボタンを押せば、待ち受け画面に戻り、設定した日付と時刻が表示されます。
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子機の時計設定方法
次に子機の時計設定方法をお伝え致します。
是非参考にしてみて下さい。
1. 子機の確定（機能）ボタンを押します。
2. 矢印キーで【時計設定】を選び、確定（機能）ボタンを押す。
3. 日付を入力して、確定（機能）ボタンまたは矢印キーを押してください。
例：2015年11月25日の場合は、【1】、【5】、【1】、【1】、【2】、【5】を押します。
4. 時刻を24時間制（4桁）で入力し、確定（機能）ボタンを押します。
例：13時45分の場合は、【1】、【3】、【4】、【5】を押します。
5．【切】ボタンを押して、設定は終了する。
待ち受け画面に戻った時に設定した日付と時刻が表示されます。
数字を入れ間違えた時は、矢印キーで間違えた箇所までカーソルを移動させ、入力し直してください。
通信エラーが起きたときの代表的原因と対処
その他にもエラーが出る原因はいくつかあります。それぞれの状況に合った処置方法をしてください。
通信エラー
インターネット回線状況が悪い可能性があります。
少し時間が経ってから再度送信すると改善される場合があります。
インターネット電話やIP電話など、IP網を使用している（相手側を含む）
インターネット電話やIP電話などIP網の状況によってはファックスの送受信が出来ない可能性があります。
IP網を使わずにファックスの送受信を行う必要があります。
ブランチ接続（並列接続）をしている
ブランチ接続とは、1つの元となる回線・配線から枝分かれさせる形で、複数の機器を横並びで接続する方式のことをいいます。
例えば、1つのLANケーブルを分岐させて、複数のパソコンやプリンターに接続する場合などが該当します。
一つの電話回線に複数の電話機を繋ぐブランチ接続で利用しないようにしましょう。
コピー機本体と通信ボックスが離れすぎている
鉄筋コンクリート、アルミサッシ、その他金属製の壁、扉等が防げになり、コピー機本体と通信ボックスが通信できないことがあります。
通信ボックスACアダプターの両端が、おのおの通信ボックスと壁側のコンセントに確実に差し込まれているかを確認してください。
コンセントに再度差し込み直したら、「接続確認」を行ってください。
参考として下記URLからブラザーで表示される本体メッセージをご覧頂けます。
タイムゾーン設定について
製品によっては、タイムゾーンが設定されています。
ちなみに、タイムゾーン設定とは、世界標準時間と日本標準時間の時差の設定の事です。
インターネット経由で送信するドキュメントのヘッダー表示に使われます。
次の手順で設定を行います。
1. 【設定】ボタン、【全てのメニュー】、【時計セット】、【タイムゾーン】の順番に押す。
2. 世界標準時間（グリニッジ）より早い（東に位置する）場合は「+」、遅い（西に位置する）場合は「－」になるように、「+/－」を押す。
3. 画面に表示されているテンキーで時差を設定し、【OK】ボタンを押す。
4. ホームボタンを押して、設定を終了します。
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時刻設定が招くリスクと注意点
こちらでは時刻設定が招く注意点やリスクについて説明していきます。
コピー機には自動時刻補正機能が備わっている場合もあります。
電源断や停電によるリセットに注意
多くのコピー機には内部電池（バックアップバッテリー）が搭載されていますが、古くなると電源断の際に時刻設定がリセットされることがあります。
よくある例としては、引越しや模様替えで一時的に電源を落とした場合やコンセントの抜き差しが頻繁にある環境などです。
こうした状況では、時刻がずれていないか都度確認するクセをつけましょう。
また、コピー機の電源を長時間オフにしていた場合、内部の時計がリセットされることがあります。
リセットされた場合は再設定が必要になるので先程の手順に沿って設定しましょう。
⇛コピー機(複合機)の電源と主電源の違いを解説！節電モードとは？
ネットワーク連携している機能に影響が出る
スキャン to E-mail（メール送信）やクラウド保存（Google DriveやDropboxなど）はネットワーク機能は、時刻が正しく設定されていないと通信エラーや送信ミスの原因になります。
特にメール送信時は、メールサーバ側で「送信時刻が未来になっているメール」をスパム扱いするケースがあるため、注意が必要です。
⇛コピー機(複合機)のクラウド接続方法とおすすめクラウドサービス３選！
監査・証跡管理で「不整合」と見なされる可能性
企業によっては、業務ログや紙出力物の履歴を証跡として保管しているケースもあります。
その際、出力日時が正しく記録されていないと、税務・法務対応で書類の信頼性が損なわれるリスクがあります。
とくに医療、教育、金融、官公庁など、文書管理が厳しい業界では致命的な問題になることもあります。
手動設定よりも自動同期が便利（NTP機能）
インターネットを通じてNTP（Network Time Protocol）による自動時刻同期機能を搭載しているものもあります。
この機能がある場合はオンにしておくと定期的に確認する必要がなくなり便利です。
ただ、コピー機とインターネットの接続が切れてしまうと時刻が重要になります。
自動時刻補正機能がついていないコピー機は定期的に時刻設定の確認が必要です。
特に業務上FAXやスキャン機能を頻繁に使う会社は定期的に確認をしておくと安心です。
複数拠点で使用する場合はタイムゾーンを統一する
拠点ごとにコピー機を導入している企業では、タイムゾーンの設定に差があると各拠点で混乱を招きます。
ファイル名・送信履歴・ログ管理で1時間のズレがあったら、大きなトラブルになりかねません。
本社と支社で導入しているコピー機がそれぞれ異なる設定になっていないか確認しておくと安心です。
まとめ
コピー機の時刻設定の方法とその重要性をお伝えさせて頂きましたがいかがでしたでしょうか？
誤った時刻設定だと履歴表示の混乱や業務トラブルにつながるため、正確な設定をすることが重要です。
一度設定すればしばらく気にしなくて済みますが、停電や電源を切った後などは必ず確認しておきましょう。
新しいコピー機を導入した際は設置時に設定をしてもらえることが多いですが、念の為確認しておきましょう。
もし利用しているコピー機の時刻が誤っていましたら、設定方法についても記載しましたので再設定をしましょう。
また、何かの手違いで時間がズレることがあるため、定期的な再確認と調整をすることをオススメ致します。
コピー機の時刻設定は、ただの「表示」ではなく、業務の記録やトラブル防止に直結する大切な設定です。
ぜひこの機会に正しく設定しておきましょう。
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