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コピー機の保守は土日祝日対応してくれるの？メンテナンス内容についても解説します！
コピー機(複合機)が土日祝日に故障した場合、保守・メンテナンスの対応はしてくれるの？と疑問に思った経験はありませんか？
基本的にコピー機(複合機)の保守対応は平日のみとなり、土日祝日に故障してしまった場合は翌営業日の対応になります。
しかし、追加料金（オプション料金）を支払うことで、土日祝日の保守・メンテナンスをおこなってくれる保守会社もあります。
本記事では、コピー機(複合機)の保守・メンテナンスについて詳しく解説していきます。
また、保守契約についても解説していきますので、これからコピー機(複合機)を導入される方は是非参考にしてみてください。
コピー機の保守・メンテナンスは土日祝日でも対応してくれるのか？
冒頭にも説明しましたが、コピー機(複合機)の保守・メンテナンスは基本的に平日のみとなり、土日祝日に故障してしまった場合は翌営業日の対応になります。
しかし、保守会社によってはオプション料金を支払うことで、土日祝日・深夜に保守対応してくれる場合もあります。
土日祝日対応オプションの金額は月額制の場合もあれば、スポット対応になる場合もあります。
月額制だと4,000円/月、スポット対応だと50,000円が相場となっています。
また、土日祝日での保守対応をおこなっていないメーカー・保守会社ももちろんあります。
土日祝日がメインの事業者様は予め保守契約を確認して相談してみましょう。
また、近年では各メーカーが土曜日の保守対応化を進めており、土曜日のみ保守・メンテナンス対応してくれる場合もあります。
いずれにしろ、保守契約の内容がすべてになるので確認するようにしましょう。
⇒コピー機のリース契約＝保守メンテナンス無料ではない！？導入するための２つの契約をご紹介
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コピー機の保守契約について
コピー機(複合機)は精密機械で利用すればするほど劣化していきます。
故障が発生した場合、部品代や人件費など多い時は10万円以上の修理代金が発生してしまいます。
そんな大金を修理が発生するたびに払い続けるのは厳しい方のために「保守契約」があります。
保守契約の内容としては、毎月保守料金を支払うことで「トナーなどの消耗品が無料」「メンテナンスが無料」「修理代金の無料」といったサービスが受けられます。
保守契約の種類には以下の種類があります。
契約によって内容がかなり変わりますので、よく理解しましょう。
下記URLよりシャープの保守契約について記載されていますので、参考に確認してみて下さい。
①カウンター保守契約
カウンター保守契約は、毎月の基本料金と月間印刷枚数に応じて料金が発生する契約です。
コピー機(複合機)において最も一般的な保守契約で、利用者の大半がカウンター契約を選択しています。
この契約では、例えばモノクロ印刷は1枚あたり約1円、カラー印刷は10円というように、印刷するごとの単価があらかじめ設定されます。
コピー機本体に内蔵されたカウンターが、モノクロとカラーの使用枚数を正確に記録し、総額が請求される仕組みです。
また、カウンター料金とは別に基本料金が設定されております。
この基本料金は一枚も印刷しなくても毎月〇〇円は保守代として支払う必要があります。
カウンター保守契約は印刷量が増減する場合でも、実際の印刷使用分のみが課金対象になるので無駄を抑えることができます。
この契約を結ぶことにより、コピー機(複合機)の修理代やトナー代が無料となり、特に修理費用が高額になることの多いコピー機において、経済的な利点があります。
⇛コピー機のトラブルは自分で解決できる！？カウンター契約の落とし穴
②スポット保守契約
スポット保守契約は、毎月の保守料金が発生しない契約形式で、コピー機(複合機)の使用頻度が低い企業に適しています。
この契約では、コピー機(複合機)にトラブルが発生した場合のみ、修理費用やメンテナンス部品・消耗品の費用を支払います。
通常の保守サービスとは異なり、故障やトナー交換が発生したときに、都度依頼をして費用がかかる契約です。
この契約の主な利点は、月額費用がかからないため、コストを抑えられる点です。
ただし、修理やメンテナンスが必要な場合、依頼する度に料金が発生し、トナーやパーツの交換費用が発生します。
⇛コピー機(複合機)の保守契約！スポット保守契約とは何ですか？
③キット保守契約
キット保守契約は、指定のトナーを購入することで保守サービスを受けられる契約形態で、コピーキット保守とも呼ばれます。
トナーの代金に保守料金が含まれており、指定されたトナーを購入している限り保守メンテナンスは、無料で対応してくれます。
月間印刷枚数にばらつきがある場合、コストを抑えられることができます。
キット契約は運用にかかるコストを一定にし、予測しやすくするメリットがあります。
ただし、契約内容や追加料金の条件をしっかり確認し、自社の使用状況に合ったプランを選択することが重要です。
キット保守契約は珍しい契約形態となり、現在ではこの契約を行っている保守会社はほとんどいません。
⇛【ゼロコピでも採用】コピー機のキット保守契約とはどんな契約？
④年間保守契約
年間保守契約は、コピー機(複合機)に対して1年間の修理サービスを提供する契約形式です。
この契約では、製品購入後の初年度は無償または低価格での保守サービスが受けられ、以降は1年ごとの更新が可能で、通常最大5年間の延長が可能です。
年間保守契約では、修理技術者の派遣や修理費用は含まれますが、トナーやドラムなどの消耗品の費用は含まれていないため、これらはユーザーが負担します。
コピー機のメンテナンスって何するの？
保守・メンテナンスはコピー機(複合機)を正常な状態で使用し続けるためには必要不可欠です。
それでは、保守・メンテナンスの作業内容について紹介していきます。
セルフメンテナンスについて下記記事からご確認頂けますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
⇛コピー機(複合機)を長持ちさせる為に！！セルフメンテナンスの方法を解説
カウンター枚数の確認
メンテナンスでは、最初にカウンター枚数を確認します。
カウンター枚数を確認することで、月毎に大体どのくらいの印刷やコピーを使用しているかを把握します。
また、カウンター枚数が、設定された枚数を越した場合、故障する前に部品交換を行います。
早めの部品交換を行うことで、故障を未然に防げます。
JAM、エラーリストの確認
JAM、エラーリストの確認では、コピー機(複合機)の保守担当者しか入れない「サービスモード」から確認します。
サービスモードではJAMやエラーだけではなく、各部品の寿命を確認できます。
消耗品の確認
消耗品の確認では、トナーが不足していないかを確認します。
また、トナーの残量が減っている場合、在庫分として現地で納品するか、後日配達します。
また、同時に使用済みのトナーがある場合は回収も行います。
コピー機の内部と外部の清掃
コピー機(複合機)の清掃では、外装はもちろんですが、ガラス板や光学系、内部パーツといったユーザー側で清掃できない箇所を清掃していきます。
これらの部品を清掃することで、印刷物へのシロスジやモアレの発生を未然に防ぐことができます。
操作パネルや筐体の表面を清掃して、ホコリや汚れを除去します。
ガラス面（スキャナー部分）や給紙トレイの表面も拭き取り、用紙や印刷物に汚れが付着するのを防ぐことができます。
内部清掃では、トナー漏れや用紙粉などのゴミを取り除きます。
用紙経路、ローラー、排紙ユニットを重点的に清掃し、紙詰まりや印刷不良を防ぎます。
機械部品の点検・調整
給紙ローラーや搬送ローラーの摩耗を確認し、滑りが悪い場合は交換します。
また、用紙の引き込みミスや紙詰まりを防ぐため、ローラーの位置や角度を調整して不具合が起こりずらくなるようにします。
コピー機には、用紙検出センサーやジャム検出センサーといった部品があります。
それらの動作を確認をして、必要に応じてセンサーの清掃や再調整を行います。
お客様へのヒアリング
最後にお客様に、「最近コピー機のトラブルとかありましたか？」や「コピー機について何か異常はありませんでしたか？」と聞き取りをおこないます。
そこで、「最近カセット2で紙詰まりが頻繫に起きる」や「印刷物の色が薄い」と言われた場合、対応可能な場合は即座に修理し、部品交換が必要な場合は予定を決めて再訪問します。
そうすることで信頼関係を築くことができ、長期間ご利用頂けることに繋がります。
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コピー機のよくあるトラブルについて
コピー機(複合機)のよくあるトラブルについて紹介していきます。
対処法についても解説しているため、土日に発生した場合は参考にしてみてください。
皆さんも一度は経験したことのあるトラブルかと思います。
トラブルが起きた際は、落ち着いて対処しましょう。
⇛コピー機(複合機)のトラブルシューティング！知っておくと便利なこと8つの解決方法！
紙詰まり
コピー機(複合機)のトラブルで最も多いのは紙詰まりです。
紙詰まりの原因は主に２つあり、「異物（クリップやホチキス）が用紙経路に入り込んでいる」か「ローラーの摩耗」です。
ローラーが摩耗している場合は、清掃もしくは部品交換が必須です。
異物が入り、紙詰まりが発生した場合は紙詰まり箇所を開き用紙や異物を慎重に取り除けば解決します。
ただ、強引に引っ張ったりしると他の部品の故障につながりますので、注意しましょう。
また、コピー用紙が湿気を帯びていたり、折れ曲がっている場合も紙詰まりが発生するため、コピー用紙の管理にも注意が必要です。
基本的に湿気がなく暗くて涼しい場所でコピー用紙を保存しましょう。
⇒コピー機(複合機)の紙詰まりの原因とは？紙詰まりを起こりにくくするための対策
印刷物に汚れやスジ
コピー機(複合機)のトラブルで次に多いのが、印刷物に汚れやスジが発生することです。
汚れの原因としては、トナーが完全に定着されていないかスキャナガラスやローラーが汚れている可能性があります。
スジの原因は主に熱不足で感光ドラムに傷や汚れが付着することで発生します。
基本的には感光ドラムを清掃をすることで解決しますがそれでも改善されない場合は交換が必要です。
また、印刷物の汚れはコピー機の「諧調補正」や「ドラムリフレッシュ」を行うことで、汚れが消える可能性もあります。
⇒コピー機の印刷汚れを消す方法！自分で出来る簡単クリーニング方法とは？
印刷が始まらない
コピー機(複合機)で印刷が始まらない場合、大量の印刷データを処理したり、FAX接続の長時間化などで印刷データが混み合うことが挙げられます。
また、Windowsのアップデートなどによりプリンタードライバーの設定が突然変わり、用紙サイズや機種、IPアドレスの設定が正しくなくなることもあります。
さらに、冬場の寒さで結露が発生し、印刷が始まらないことがあります。
結露はコピー機の電源をいれ本体が暖かくなることで温度差をなくし解決されます。
しばらく電源を入れたままにして解消を待つのが有効です。
⇒IPアドレスってなに？コピー機(複合機)の設定でつまずかないために分かりやすく解説
スキャナが動作しない
コピー機でスキャンができない場合、ネットワーク設定がパブリックネットワークになっている可能性があります。
パブリックネットワークの状態だと、コピー機からのデータ受信ができずスキャンが不可能になります。
また、Windowsアップデートによりパスワード保護共有が「無効」から「有効」に変わることがあります。
これが原因でスキャンができない場合は、ネットワークと共有センターでパスワード保護共有を「無効」に変更する必要があります。
また、古いコピー機を使用している場合、WindowsアップデートによってSMB1.0サーバ機能が無効化されることがあります。
まずはとお使いのWindowsのバージョンと設定を確認してみましょう。
⇒コピー機(複合機)のネットワークスキャナーとは？活用事例をご紹介
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コピー機を修理依頼する場合の注意点
コピー機(複合機)が故障やエラーが発生した際は、メーカーや保守会社に連絡して修理してもらいます。
印刷結果に問題がある場合は、問題の印刷物を保管しておきましょう。
保守担当のスタッフが訪問した際に、問題の印刷物を渡してください。
サポートスタッフからすると上記のことを事前に教えていただくのと、知らない状態で現場に向かうとでは作業時間に大きな差が生じます。
コピー機(複合機)が故障して慌てるのもわかりますが、焦らず上記のことをサポートスタッフにお伝えください。
そこで修理依頼する際は、以下の点を伝えることを意識しましょう。
トラブルが発生した日時
トラブルの症状やコピー機（複合機）の状態
エラーコード（表示されている場合）
改善のため自分で試してみたことなど（電源のON OFF作業等）
まとめ
土日祝日のコピー機(複合機)の保守・メンテナンスの対応は保守会社によります。
土日祝日の対応は基本的に行っておらず、翌営業日の保守対応となります。
メーカーや保守会社によっては、その都度追加料金を支払う、又は土日祝日対応の月額制オプションに入る事によって対応してくれます。
すべての保守会社が対応するわけではないため契約前に保守契約書の確認が必要です。
また、保守契約には、カウンター契約、スポット契約、キット契約、年間保守契約があります。
メンテナンスでは、カウンター枚数の確認やエラーリストのチェック、消耗品の点検、清掃が行われ、故障を未然に防ぎます。
トラブルには紙詰まりや印刷物の汚れ、印刷開始の問題などがあり、土日のトラブル対応には限界があります。
コピー機(複合機)は仕事をするうえで欠かせない事務機器です。
また、長く利用する機械になるので、導入前に保守契約内容や土日祝日対応の確認をするようにしましょう。
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