コピー機(複合機)のFAX振り分け機能を解説！FAX送受信データを自動管理

業務用コピー機・複合機に欠かせない機能の1つであるFAX機能。

まだまだ利用機会の多いFAX機能ですが、FAXの送受信数が多ければ多いほど振り分けたり整理したりするのが大変ですよね。

そこで近年進んでいるのがFAXの振り分け機能です。

とりわけデータとしてFAXを受信・管理し、ネットワークを介してPCなどに自動的に振り分ける機能です。

今回はそんなFAXについて、ペーパーレスFAXによる送受信・管理の仕組みやメリットについて解説します。

リモートワークなどでFAX処理をお困りの方には必見の内容になりますので、ぜひ最後までチェックしてくださいね！

これからコピー機(複合機)の導入を検討している方も是非、参考にしてみてください。

 

FAXはデータ受信・ネットワーク自動振り分けが基本

FAXと言えば紙で送受信するイメージがありますが、近年のFAXの取り扱いはデータでの送受信・管理が基本になりつつあります。

FAXは通信回線を介して画像を送受信するシステムであり、従来は送信機で読み取った画像データを音声信号に変換して送信し、受信機で紙に印刷するという仕組みでした。

振り分けに関して言えば排出口を分けることで受信したFAX文書が一緒になってしまうことを避ける機能もありますが、外部に増設するタイプだと場所を取るうえどうしても振り分け先にも数的な限界がありました。

近年ではFAX受信時にすぐに紙に印刷するのではなく、内蔵メモリなどに記録することで、FAXをデータとして扱うことができるようになっています。

コピー機(複合機)によってはメモリに保存してあるデータを紙で出力しなくても操作パネル上で確認するということも可能です。

さらにネットワーク接続することによって、FAXデータはメモリに保存できるだけでなく、指定したフォルダやネットワーク上のアドレスに保存したり、E-mailで送信したりすることができます。

これにより振り分けに関しても、FAX文書が混ざってしまうことを避けつつ豊富な指定先に振り分けることができるというわけですね。

このようにFAXをデータで扱うことで利便性が圧倒的に向上するため、近年のFAXはデータ送受信・管理が基本となっていると言えます。

⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介

 

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FAXをデータで振り分けるメリット

FAXをデータとして扱って振り分けることで得られるメリットについて、もう少し詳しく見ていきましょう。

ここでは「ペーパーレス」「業務効率化」「共有」の3つのメリットを解説します。

 

メリット①　ペーパーレス

受信したFAXを紙で出力せずにデータとして振り分けることで、保管場所を柔軟に選択してペーパーレスに貢献することができます。

複合機内のメモリに保存されたFAX文書は複合機の操作パネル上で確認することもできるほか、複合機内の指定のボックスに自動振り分けすることもできるため、複合機のみでFAX処理を完結させることが可能です。

もちろん指定したPCやクラウドに自動的に振り分けることができるため、複合機のメモリがいっぱいになってしまったら使えなくなるといった心配もありません。

このようにFAXをデータで振り分けることで、ペーパーレスに貢献することができます。

⇒富士フィルムビジネスイノベーションのおすすめ機能をご紹介[ペーパーレスファクス仕分け]

 

メリット②　業務効率化

FAXをデータで振り分けるメリットとしては、FAXの受け取り・確認作業にかかる時間を削減して業務効率化に貢献するというものもあげられます。

従来の紙の受信の場合、紙として出力されたFAXを自席から複合機まで取りに行かなければなりませんでした。排出口を分けている場合も1人1つの排出口となっていない場合は自身のFAX文書を探す作業が必要となったでしょう。

またFAX受信に気付かずに返信などの対応が遅れる、別のFAXと混ざってしまうリスクもありました。

FAXをデータで自動振り分けすることで、こういった手間やリスクを解消することができます。

受信したFAXはメールや共有フォルダ、クラウドを通してPCまで自動的に振り分けられるため、自席から動く必要はありません。

また受信した際にパソコンで通知するように設定しておけば、FAX受信に気付くのが遅れたといったリスクを避けることも可能です。

このようにFAXをデータで振り分けることで、FAX受信作業を効率的に行うことができます。

⇒コピー機(複合機)利用者の上手な使い方！便利機能おすすめ5選！

 

メリット③　共有

FAXをデータで振り分けることで、FAX文書の共有を簡単かつ効率的に行うことができるという点もメリットと言えます。

従来FAX文書を共有する際には、一度出力したFAX文書をコピーして配布したり、データとして共有するとしても再度スキャンしたりする必要がありました。

FAX文書を直接データとして共有フォルダやクラウドに保存することで、そういった手間を複合機側で自動的に行わせることができます。

予め指定した場所にしかデータは入らないため、共有漏れや情報漏えいといったリスクも避けることができるでしょう。

このようにFAXをデータで振り分けることで、FAX文書の共有を効率的・安全におこなうことができます。

 

まとめ

今回はFAXの振り分け機能について、ペーパーレスFAXとネットワークによる自動振り分け機能を解説しました。

受信FAXが大量の場合や文書の共有を行いたい場合に非常に便利な機能と言えます。

またペーパーレスFAXに関して言うと受信だけでなく送信もデータで行うことができるため、テレワーク環境にも有用と言えるでしょう。

FAXの振り分けについてコストや課題を感じている場合は、ぜひ一度今回ご紹介した内容を検討してみてくださいね。

 

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