スタートアップ企業はコピー機を導入すべき？判断基準からオススメの導入方法まで解説！

事業を始めたばかりのスタートアップ企業のみなさん！

ペーパーレスの時代と言ってもまだまだオフィスに必要不可欠なコピー機(複合機)の導入について、

「うちに業務用コピー機はそもそも必要なのだろうか……」

「導入するとしてどのような機種や契約を選べばいいのだろうか……」

とお悩みではないでしょうか？

今回はそんなお悩みを解決すべく、スタートアップ企業にコピー機(複合機)が必要かどうかについて解説させていただきます。

今回の内容を見ていただければ、ご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要かどうか、どういった基準でそれを考えれば良いかお分かりいただけるかと思います。

また、スタートアップ企業がコピー機(複合機)を導入される場合にオススメの契約についても解説いたします。

ぜひ、最後までご覧いただき、コピー機(複合機)導入の際のご参考にしてくださいね。

スタートアップ企業にコピー機は必要？不要？
コピー機導入する際の契約種類
スタートアップ企業にお勧めの契約とは？
まとめ
補足

スタートアップ企業にコピー機は必要？不要？

早速ご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要かどうか考えていきましょう。

考える基準はたった一つです！！

コピー機がオフィスに必要かどうかについては、「月間印刷枚数」を確認するだけで判断ができます。

月間印刷枚数とはシンプルに「月に何枚印刷するか」を表す指標で、以下の計算式で算出することができます。

月間印刷枚数＝従業員数 × 従業員1人あたりの1日の利用枚数 × 月間営業日数

一般的に月間印刷枚数が500枚を超える場合はコピー機(複合機)を導入した方が良いと言われています。

まずは「月に500枚以上印刷するかどうか」を基準にコピー機の導入が必要かどうか考えると良いでしょう。

⇒コピー機で月間印刷枚数を聞かれるのは何故？

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コピー機導入する際の契約種類

先ほどの基準でご自身のオフィスにコピー機(複合機)が必要ということが分かった場合、今度はどのようにしてコピー機を導入するかについて考えていきましょう。

コピー機(複合機)導入の際の契約手段としてはリース契約・購入・レンタル契約の3つがあげられます。

まずはそれぞれの導入方法にはメリット・デメリットがあるので理解する事が大切です。

リース契約のメリット・デメリット

▷▷リース契約のメリット

・最新機種を新品で導入できる

・初期費用がかからない

・会計処理が容易

▷▷リース契約のデメリット

・途中で解約ができない

・審査が必要

・連帯保証人をたてる必要がある

⇒コピー機導入時の悩み！リース契約とレンタル契約はどっちがお得？

購入のメリット・デメリット

▷▷購入のメリット

・総額の費用が安い

・コピー機の所有権が自分にある

・期間に縛られずに使用できる

▷▷購入のデメリット

・初期費用が掛かる

・会計処理の手間が多い

⇒コピー機のリース契約と買取りはどっちが良い？

レンタル契約のメリット・デメリット

▷▷レンタル契約のメリット

・短期間から契約ができる

・審査が必要ない

・途中解約ができる

・個人でも契約ができる

▷▷レンタル契約のデメリット

・中古品になる

・初期費用が掛かる

・月々の支払額が割高になる

⇒コピー機を「レンタル契約」にするべきシチュエーション

スタートアップ企業にお勧めの契約とは？

コピー機(複合機)を導入する際のリース契約・購入・レンタル契約の3つのメリット・デメリットを紹介させていただきました。

それではスタートアップ企業の場合はどの契約が相応しいのでしょうか？

結論から言うとスタートアップ企業のみなさんにオススメの契約はレンタル契約になります。

レンタル契約がオススメの理由としては、スタートアップ企業の場合コピー機(複合機)の用途についてまだ定まっておらず先の見通しが立っていないことがあげられます。

コピー機(複合機)にかかるコストは主に本体の性能によって変動しますが、コピー機を初めて導入する場合などはどれほどの性能のコピー機が必要か判断することが難しいかと思います。

最近のコピー機にはPCやクラウドとの連携のほかホチキス留めや中綴じといった、フィニッシャー機能などさまざまな機能が搭載されていますが、スタートアップ企業の場合それらの機能が本当に必要かどうかまだ判断がつかないことが多いかと思います。

そのため大きな初期費用がかかる購入や審査が必要で中途解約ができない長期契約であるリース契約よりも、まずはレンタル契約でコピー機を利用してみることがオススメです。

また、レンタル契約は一括購入より少ない初期費用でコピー機の利用を始めることができる点もオススメです。

レンタル契約の場合リースのような期間の制限がなく最短1日から借りられるケースもあり、少ないコストで様々な機種を使ってみたりご自身のオフィスのコピー機の用途について確認したりすることができます。

レンタル契約は短期で借りられるメリットはもちろんですが、契約するうえでリース契約とちがい審査がありません。

なので、法人ではなく個人の方でも気軽にコピー機(複合機)を利用する事が可能です。

一つ注意点としてレンタル契約は他の選択肢に比べると本体価格で見た時には割高になってしまうという点があげられますが、短期的に見ると多額の費用が必要になるものではないためレンタル契約のまま長期契約をしないのであれば問題ありません。

レンタル契約でコピー機(複合機)の用途について確認しつつリース契約など他の選択肢についても考えるということも可能ですので、総合的に考えるとスタートアップ企業のみなさんにはレンタル契約がオススメの契約になります。

まとめ

今回はスタートアップ企業がコピー機(複合機)を導入すべきかどうかについてお話しました。

スタートアップ企業の場合、月間印刷枚数からコピー機が必要かどうかをまず判断し、レンタル契約でご自身のオフィスでの用途について確認をしながらコピー機(複合機)を利用してみるという流れがオススメです。

ただしそれでもやはりコピー機(複合機)を初めて導入する際は、

「一人で判断するのは不安……」
「レンタル契約の中でもどんなプランがあるのか知りたい……」

とお考えの方もいらっしゃるかと思います。

まずはいろんな業者に問い合わせてみましょう。

コピー機(複合機)はリース契約が一般的でレンタル契約で対応できる会社は少ないです。

ただ、ネットで探せばレンタル業者は数社出てくると思うので見積り依頼をしましょう。

見積りはどの業者も無料で提示してくれるので1社に絞るのではなく、複数の会社に見積依頼をし、見比べてみましょう。

そうする事によって、自分にとって最適な契約が見えてくるはずです。

見積り依頼をしてみたらそもそもコピー機は必要ないかも・・・って事も起こるかも知れません。

スタートアップ企業は今後の見通しが立てにくい分、コピー機(複合機)の導入を慎重に選んでもらえればと思います。

補足

弊社で展開している大型コピー機レンタルサービス【ゼロコピ】はその名の通り、レンタル契約でコピー機の導入をさせていただいております。

ゼロコピは一都三県(東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県)でレンタルサービスを展開しています。

特にスタートアップ企業の皆さまには、月額2,980円で高性能なコピー機がご利用いただけるzerocopy startup（ゼロコピスタートアップ）プランをご用意しています！

こちらのプランは月額料金の中に保守・メンテナンス代も含まれており面倒な審査も必要ありません。

コストを抑えながらお気軽に高性能なコピー機をご利用されてみたい方にはオススメのプランとなっています。

また、レンタルサービスのほか全国対応のリースサービスもご用意していますので、

レンタルの途中で「やっぱりリースで長期的にコピー機を運用したい」といったご要望が出てきた際にもご対応させていただきます。

プランのご提案から実際のコピー機運用までお手伝いさせていただきますので、少しでもコピー機導入をお考えの方はぜひ一度ゼロコピにお問い合わせください！