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コピー機(複合機)究極のコスト削減方法を伝授！！必ずコスト削減に成功します！
近年はペーパーレス社会と言われていますが、まだコピー機(複合機)の印刷は日々の業務に欠かせません。
いまだに毎月、大量に印刷している企業はいいのではないでしょうか？
コピー機(複合機)の仕組み上、印刷物が増えれば増えるほど、印刷コストも合わせて上昇してしまうものです。
本記事では、印刷コストの削減を考えている企業向けに、印刷枚数を減らして印刷コストを削減する方法をご紹介します。
印刷コスト削減は売上の倍以上の価値があります。
ちょっとした工夫でコスト削減に繋がるので是非、参考にしてみてください。
印刷コストの削減 -両面印刷を使う-
一番簡単な印刷枚数の削減方法は、両面印刷機能を使うことです。
今まで片面での印刷を月に100枚行っていた場合、両面印刷に変えるだけで単純に半分の50枚で済むようになります。
設定の変更はパソコンの印刷画面で両面印刷を選ぶだけなので、全く手間がかかりません。
両面印刷には短辺印刷と長辺印刷に分かれます。短辺とじ、長辺とじとも言われます。
両面印刷した資料を冊子にする際に、どっちの向きで両面印刷をするかで設定方法が変わります。
片面印刷の場合、使い終わった用紙をメモ用紙として再利用している企業もいるかもしれませんが、両面印刷に切り替えた方がメリットが大きいです。
ほとんどの企業はコピー機(複合機)の保守契約は、印刷枚数に応じて料金がかかるカウンター料金という仕組みが多く採用されております。
カウンター料金は両面印刷すると2枚分発生してしまいますが、印刷用紙の節約になります。
また、裏紙の再利用は、取引先によっては嫌う企業があります。
一度使った資料を再利用するので、機密情報の取り扱いがずさんなのでは？と疑われてしまうからです。
その点、両面印刷は再利用不可なので、使い終わったらシュレッダーにかけるしかありません。
そのため、機密情報の漏洩も防げるようになるので、取引先が訪問しても信用を落とす心配がなくなります。
⇒コピー機のカウンター料金の相場！？カウンター料金にバラつきがあるのは何故？
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印刷コストの削減 -複数のページを集約する-
両面印刷よりも印刷コストを削減できるのが、複数のページを1枚に集約する方法です。
2in1印刷、4in1印刷みたいに1枚のコピー用紙に分割する数で呼び方が変わります。
それぞれのページを画像データなどに変換して1枚の用紙範囲に収めることで、最大で7ページ分の印刷枚数の削減を可能にできます。
ただし、複数のページをまとめるので、1枚あたりのサイズが小さくなってしまう点は注意が必要です。
画像の確認ならば問題ありませんが、文字がびっしり入っているページをまとめてしまうと、全く読めないという事態になってしまう可能性があります。
複数のページをまとめる際は、中身を確認してから印刷してください。
⇒印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介
印刷コストの削減 -A3用紙を活用する-
カウンター料金は用紙サイズに関係なく、1枚あたりの金額で設定されているのはご存知でしょうか？
なのでA4用紙もA3用紙も一枚当たりのカウンター料金は同じです。
印刷コストの削減2でご紹介した「複数のページを集約する」ですが、A3サイズで2in1印刷すれば節約に繋がります。
これはあくまで保守契約がカウンター保守契約の場合の削減方法となります。
コピー機(複合機)のインクやトナーを購入して利用している方は、カウンター料金は関係ないので印刷用紙だけの削減になります。
今の保守契約を確認して上手く利用するようにしましょう。
⇒業務用コピー機(複合機)の保守料金とは何ですか？保守サービスについても解説
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印刷コストの削減 -カラー印刷を控える-
社内で使うちょっとした資料、カラーで印刷していませんか？
カラー印刷は、モノクロ印刷の約10倍近いコストがかかります。
このカラー印刷をモノクロ印刷に変えるだけで、1回あたりの印刷コストを約1/10に削減できます。
顧客とデザインの打ち合わせに使うようなデータは、カラー以外の選択肢はありません。
ですが、社内のちょっとした会議に使うグラフや表などはモノクロでも問題ありませんよね。
モノクロとカラー印刷をうまく使い分けることで、印刷コストは削減可能です。
カラー印刷のカウントは印刷物の中の色付きの文字が1文字でもあればカラーカウントとなってしまいます。
驚きですよね！！
カウンター保守契約の中にモノカラー(2色)で金額を設定している契約もあります。
印刷物が2色使いが多い場合はモノカラーでカウンター料金を設定できないか交渉する事をおすすめします。
⇒カウンター保守契約の方必見！コピー機の印刷枚数(カウンター枚数)の算出方法に関して
印刷コストの削減 -データを共有化する-
会議の資料を印刷している企業は、その内容をデータで共有することで印刷枚数を一気に減らすことができます。
ノートパソコンやタブレットが複数あれば、印刷することなく会議の資料や営業資料を共有することが可能です。
タブレットなら持ち運びも簡単です。
社内だけでなく、外での打ち合わせ時も使用できるのは大きなメリットですね。
タブレットなら、カバンの中で提案に使う用紙が曲がってしまったというトラブルも起きません。
端末の購入には別途費用が発生しますが、端末は資料の閲覧以外にも多岐に渡って使用できます。
現在は手ごろな値段のタブレットが多数発売しているので、複数まとめて導入しやすいでしょう。
まだ端末を導入していない企業は、これを機にデジタル化を進めてみるのも良いかもしれませんね。
⇒コピー機(複合機)でスキャンしたデータのファイル形式は何がおすすめ？
印刷コストの削減 -インターネットFAXを活用する-
FAXを送受信が多い企業は特におすすめです。
FAXはモノクロ印刷になるのでカウンター料金はそこまで高くないですが、FAXが多い企業はコストが積みあがってしまいます。
インターネットFAXを活用する事でFAX受信する際はプリントアウトしないで、届いたFAXデータをパソコンに飛ばす事ができます。
またFAX送信の際もFAXデータを印刷する事なく、パソコンの操作のみでデータをFAX送信する事ができます。
コピー機(複合機)にわざわざ行く事もないですし、業務効率も上がり、一石二鳥です。
⇒コピー機(複合機)のネットワークファクス機能とは？活用方法をご紹介
印刷コストの削減 -コピー機の契約を見直す-
次は印刷枚数とはちょっと違いますが、コピー機(複合機)の契約を見直して印刷コストを削減する方法もあります。
現在、使っているコピー機ですが、モノクロ印刷とカラー印刷1枚にいくらかかっているか把握していますか？
企業によっては、知らず知らずのうちに相場より高い保守契約をしてしまっている可能性があります。
コピー機(複合機)はリース途中でも新しく保守契約(カウンター料金)を見直すことが可能です。
コピー機メーカーの企業努力もあり、カウンター料金は10年前よりも安くなってきております。
コピー機(複合機)の1枚あたりのカウンター料金を下げられないか交渉してみてください。
⇒コピー機業界の悲しい「あるある」！！コピー機契約で損をしないための注意点を解説
印刷コストの削減 -コピー機を入替える-
リース期間が満了する際や、あとわずかの場合はコピー機を入替える事をおすすめします。
5年前に比べてカウンター料金の相場やコピー機本体価格は安くなっております。
新しいコピー機(複合機)の本体価格やカウンター料金を見直す事で今までの印刷コストより大幅に安くする事が可能です。
より確実に印刷コストを下げたいなら、相見積もりを取ってみてください。
相見積もりとはいろんなメーカーや業者に問い合わせて見積をもらう事です。
営業マンによっては、月々の保守料金が入るなら、本体やカウンター料金を下げてくれる場合があります。
他からも見積もりを取っていると伝えて、どのくらい料金を下げてもらえるか確認しましょう。
⇒コピー機(複合機)を安く導入する裏技！？そもそもリース契約とは何？
まとめ
今回の記事では印刷コスト削減について解説しましたが参考になりましたでしょうか？
印刷枚数を減らすために、両面印刷や複数のページをまとめなどやれる事はたくさんあります。
ちょっとした工夫をすれば、カウンター料金、インク代、用紙代を含めると、大きなコスト削減になるでしょう。
コストを削減するためには、その他にカラー印刷を控える、タブレットを導入する、コピー機の契約を見直すのも有効です。
印刷コストを削減して、より多くの利益を獲得してみてください。
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